Surat resmi memiliki peranan dalam komunikasi bisnis. Contoh surat bisnis akan membantu mereka yang baru menjalankan usaha dan butuh pedoman bagaimana berkomunikasi secara formal lewat tulisan.
Lingkup surat resmi dalam komunikasi bisnis mencakup surat rekomendasi, surat undangan, surat pengaduan, surat pengantar, surat perjanjian utang piutang, dan surat kuasa.
Surat resmi tentu saja berbeda dengan internal memo perusahaan atau memorandum internal. Umumnya internal memo disampaikan dengan gaya komunikasi informal atau nonresmi antaranggota dalam internal perusahaan.
Karena itu, penting untuk mengetahui penjelasan contoh surat resmi dari Peakflo berikut ini sebagai panduan berkomunikasi secara efektif antarperusahaan.
Apa Itu Surat Resmi?
Surat resmi adalah surat yang penulisannya mengikuti format standar dengan elemen-elemen, seperti alamat pengirim, tanggal, alamat penerima, sapaan/salam, pengantar/pembuka, bodi paragraf, penutup, tanda tangan, dan lampiran.
Biasanya pembuatan surat resmi bertujuan untuk urusan bisnis ataupun kepentingan profesional. Penyampaiannya menggunakan bahasa sederhana, mudah dibaca, dan dipahami.
Terkadang surat resmi atau surat formal dilengkapi kop surat organisasi atau perusahaan kalau dicetak dalam bentuk fisik.
Terkait urusan bisnis, semua surat bisnis merupakan surat formal. Namun, tidak semua surat formal merupakan surat bisnis.
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan saat membuat surat resmi.
- Ikuti format baku penulisan.
- Hindari penggunaan kata-kata yang tidak perlu.
- Langsung ke intinya.
- Relevan dan objektif.
- Kompleks dan menyeluruh.
- Sopan meskipun itu adalah surat pengaduan.
- Bebas dari kesalahan: tata bahasa atau ejaan.
Fungsi dan Tujuan Surat Resmi
Surat resmi dalam kepentingan bisnis berfungsi sebagai sarana komunikasi kepada pemangku kepentingan (stakeholders) eksternal, seperti klien atau pelanggan, partner, pemasok, dan organisasi lainnya. Karena itu, surat formal bersifat serius.
Jika diuraikan, fungsi dan tujuan surat resmi adalah sebagai berikut.
1. Menyampaikan Informasi Penting Terkait Bisnis
Surat formal memiliki fungsi dan tujuan untuk mengomunikasikan urusan penting terkait bisnis, seperti aktivitas bisnis, perubahan kebijakan, perubahan prosedur ataupun syarat dan ketentuan, transaksi keuangan, dan masalah hukum.
2. Mengajukan Permintaan
Fungsi surat formal lainnya adalah untuk mengajukan permintaan informasi, dokumen, dan persetujuan. Penulisannya harus menggunakan bahasa yang sopan dan profesional serta permintaan diajukan dengan detail atau informasi yang diperlukan.
3. Membangun Relasi Bisnis
Surat formal juga berperan dalam menjalin hubungan bisnis dengan klien baru. Peran ini yang menjadi fungsi dari surat pengantar yang berfungsi untuk memperkenalkan diri ataupun memperkenalkan produk dan jasa ke calon klien.
4. Menyelesaikan Kendala secara Profesional
Dalam kegiatan bisnis, ada saja kendala yang muncul dan perlu penyelesaian segera yang tetap mengutamakan profesionalitas. Contohnya saja pengajuan komplain yang membutuhkan solusi.
Isi surat formal harus objektif dengan menggambarkan masalah secara jelas dan membeberkan fakta yang relevan hingga mengusulkan solusi.
5. Mendokumentasikan Transaksi Bisnis
Keberadaan surat formal juga memiliki fungsi dan tujuan yang berkaitan erat dengan dokumentasi transaksi bisnis. Transaksi bisnis yang dimaksud di sini mulai dari kontrak hingga perjanjian yang mengikat secara hukum.
Dalam isinya, surat resmi memuat informasi syarat dan ketentuan transaksi, termasuk pembayaran, jadwal pengiriman, dan informasi relevan lainnya.
Terdapat syarat yang mesti dipenuhi dalam aktivitas bisnis, termasuk dalam transaksi. Syarat yang dimaksud di sini meliputi pengiriman pemberitahuan, pengajuan aplikasi, hingga menanggapi pertanyaan.
Struktur Penulisan dalam Surat Resmi
Penulisan surat resmi atau surat formal memiliki standar baku dan tidak seluwes surat informal atau nonresmi.
Minimal elemen-elemen esensial harus termuat di dalamnya sebagai mana disebutkan di atas, seperti alamat pengirim, tanggal, alamat penerima, sapaan/salam, pengantar/pembuka, bodi paragraf, penutup, tanda tangan, dan lampiran.
Mulailah merancang surat resmi dengan mengikuti struktur penulisannya berikut ini.
1. Awali dengan Nama dan Alamat Pengirim sebagai Kepala Surat
Bagian ini biasanya memuat nama pengirim (instansi), alamat, nomor telepon, faks, email, dan website. Contoh:
PT Perusahaan Ekspor
Jl. Lokasi Perusahan 1234, Kota, Negara
Telp. 021 – 123456 Fax. 031 – 123456
2. Tulis Tanggal
Bagian bertuliskan tempat dan tanggal yang menjadi waktu pembuatan surat saat itu dan penempatannya di pojok kanan atas. Contoh: Jakarta, 20 April 2023
3. Nama dan Alamat Penerima
Bagian ini berisi nama penerima (instansi) dan alamat. Contoh:
PT Perusahaan Impor
Jl. Alamat Perusahaan 4321, Kota, Negara
Telp. 021 – 654321 Fax. 031 – 654321
4. Subjek Surat
Bagian ini penting karena menjelaskan maksud dari surat kepada penerima. Penulisannya harus satu baris. Contoh: Subjek: Undangan Peluncuran Mesin Cetak Offset 123 Generasi ke-2
5. Salam Hormat
Bagian ini bertujuan untuk menghormati penerima surat sekaligus menunjukkan kesopanan dengan menggunakan kalimat seperti “Dengan hormat,”.
6. Bodi Surat
Bagian ini menerangkan maksud pengiriman surat ini dengan penjelasan mendetail dan lugas. Paragraf pertama menjadi bagian perkenalan dan pernyataan tujuan surat. Paragraf kedua menjelaskan semua informasi. Paragraf ketiga menjadi penutup yang berisikan ekspektasi pengirim.
7. Penutup
Seperti namanya, bagian ini mengakhiri isi surat. Biasanya menggunakan salam hormat yang singkat. Contoh: “Hormat kami,”.
8. Tanda Tangan dan Nama Pengirim
Lengkapi bagian penutup dengan menempatkan tanda tangan beserta nama di bawahnya. Adanya tanda tangan beserta nama memperjelas kalau surat ini benar-benar ditulis sepengetahuan si pengirim sebagai pihak yang bertanggung jawab.
Jenis Surat Resmi
Surat resmi terdiri dari beberapa jenis yang menyesuaikan dengan tujuannya. Berikut ini jenis-jenis dari surat formal.
1. Surat Permohonan
Surat permohonan adalah surat resmi dengan maksud mengajukan permintaan kepada penerima surat.
2. Surat Undangan
Surat undangan adalah surat resmi yang tujuannya sebagai pemberitahuan dan permintaan dari pengirim ke penerima surat untuk hadir dalam acara atau kegiatan.
3. Surat Keputusan
Surat ini dikenal sebagai SK yang biasanya digunakan dalam instansi pemerintahan. Surat keputusan adalah surat resmi yang bertujuan untuk menentukan status final sesuai dengan aturan atau hukum.
4. Surat Kuasa
Surat kuasa adalah surat resmi yang menyatakan pemberian hak atau kewenangan atau kuasa dari penulis surat kepada pembawa surat untuk mengurus hal-hal terkait aturan atau hukum.
5. Surat Perintah Kerja
Surat perintah kerja adalah surat resmi yang menjadi bukti relasi antara pemberi kerja dan penerima kerja.
6. Surat Pengantar
Surat pengantar adalah surat resmi yang menjadi pemberitahuan informasi kepada penerima surat karena digunakan sebagai syarat yang diminta penerima surat.
7. Surat Edaran
Surat edaran adalah surat resmi yang dimaksudkan untuk menyampaikan atau mengumumkan informasi kepada banyak orang dan tidak bersifat rahasia.
Contoh Surat Resmi Berbagai Jenis
Untuk memberi gambaran contoh surat resmi dan bagaimana struktur penulisannya, berikut ini beberapa contohnya sesuai dengan jenis-jenis surat.
Contoh Surat Permohonan
Contoh Surat Undangan
Contoh Surat Keputusan
Contoh Surat Kuasa
Contoh Surat Perintah Kerja
Contoh Surat Edaran
Kesimpulan
Menjaga baik relasi bisnis berdampak positif terhadap kelancaran usaha. Upaya menjalin relasi bisnis yang baik dapat dilakukan dengan salah satunya membuat surat resmi.
Surat resmi bersifat formal yang berbeda dengan memo perusahaan. Tata bahasanya pun betul-betul memerhatikan etika dalam komunikasi bisnis.
Inilah kenapa penting sekali bagi pemilik usaha atau bisnis untuk menulis surat formal yang baik dan benar demi tersampaikannya maksud dan mencapai kesepahaman.
