Buku kas (cash book) dalam akuntansi berguna dalam pencatatan seluruh transaksi tunai. Transaksi tunai yang tercantum dalam buku kas meliputi penerimaan, pengeluaran, setoran, dan penarikan uang dari rekening bank.
Antara buku kas dan buku besar, keduanya memiliki keterkaitan satu sama lain yang mana buku kas menjadi informasi bagi buku besar (general ledger).
Buku besar (general ledger) sendiri memuat informasi debit dan kredit dari transaksi keuangan.
Informasi-informasi transaksi keuangan dalam general ledger kemudian terbagi menjadi informasi untuk akun aset (asset), kewajiban (liabilities), ekuitas (equity), pendapatan (revenue), dan biaya (expense).
Catatan yang terdapat di buku besar bersumber dari buku kas (cash book) yang tersaji dalam urutan kronologis dan telah terverifikasi.
Dalam ulasan kali ini, Peakflo membahas seputar buku kas dalam akuntansi, mulai dari manfaat hingga jenis-jenisnya.
Buku Kas adalah Catatan Transaksi Tunai, Ini Maksud Penjelasannya
Buku kas adalah buku catatan akuntansi yang memuat informasi transaksi tunai secara rinci, baik itu penerimaan maupun pengeluaran kas, termasuk penyimpanan dan penarikan dana di bank.
Pencatatan transaksi di buku kas (cash book) terbagi menjadi catatan debit dan kredit yang tersaji dalam dua sisi sebagaimana di buku besar.
Di buku besar, ada informasi akun kas (cash account) yang berbeda dengan buku kas. Akun kas adalah akun yang menjadi bagian dan tercatat di buku besar. Sementara buku kas adalah buku terpisah yang berisi transaksi tunai.
Selain itu, dibandingkan dengan akun kas, informasi transaksi tunai yang tercantum di buku kas lebih detail.
Keuntungan pencatatan di buku kas adalah kemudahan untuk melacak dan memantau saldo kas sehingga membantu dalam mengidentifikasi kesalahan.
Cara Kerja Buku Kas
Buku kas berperan untuk menyajikan semua transaksi tunai dalam urutan kronologis selama periode akuntansi. Transaksi tunai yang terdapat di cash book meliputi pengeluaran kas dan penerimaan kas.
Pengeluaran kas di cash book memasukkan biaya (expense), upah (wage), sewa (rent), dan utang dagang (accounts payable). Sementara penerimaan kas memasukkan penjualan secara tunai, penjualan aset, bunga, dividen, pinjaman, dan piutang dagang (accounts receivable).
Dilihat dari perannya, keberadaan buku kas bertujuan untuk mengelola kas secara efisien, menentukan saldo kas kapan saja, mempermudah dalam menentukan saldo kas kapan saja, dan memungkinkan penganggaran kas secara efektif.
Selain itu, keberadaan buku kas juga mempermudah dalam mengakses informasi kas dibandingkan melihatnya di buku besar.
Manfaat Buku Kas (Cash Book)
Manfaat buku kas yang utama adalah untuk menunjang informasi buku besar (general ledger) yang mana transaksi tunai selama periode akuntansi yang tercatat dalam urutan kronologis dapat ditemukan di buku kas.
Masih ada manfaat-manfaat buku kas lainnya, seperti:
1. Menyajikan Catatan Transaksi yang Akurat
Di buku kas transaksi yang terjadi tercatat secara terstruktur dan sistematis, baik itu arus kas masuk maupun arus kas keluar. Pencatatan pun memberi hasil yang akurat sehingga meminimalkan munculnya kesalahan atau kelalaian.
2. Terciptanya Manajemen Arus Kas (Cash Flow Management)
Penggunaan cash book membantu akuntan dalam menciptakan manajemen arus kas. Adanya manajemen arus kas memungkinkan akuntan atau pemilik usaha untuk mendapat gambaran jelas posisi arus kas, memonitor likuiditas, dan melihat kecenderungan cash flow.
Bicara soal manajemen arus kas, Peakflo punya fitur inovatif yang mempermudah pemilik usaha atau akuntan dalam mengelola dan memantau cash flow.
Fitur Cash Flow Management dari Peakflo memberi keuntungan berupa:
✅ Akurasi dalam prediksi cash in-flow.
✅ Pengambilan keputusan lebih tepat dengan informasi kas yang akurat.
✅ Terima pembayaran 2X lebih cepat.
✅ Impor data secara cepat dan mudah dari software akuntansi.
Penasaran bagaimana cara Peakflo membantu para pebisnis dalam mengelola arus kasnya? Langsung saja cari tahu informasi di Software Manajemen Arus Kas untuk Perusahaan.
3. Mempermudah Analisis dan Pelaporan Keuangan
Cash book memberi manfaat sebagai salah satu referensi yang digunakan untuk melakukan analisis dan pembuatan laporan keuangan.
Informasi penerimaan dan pembayaran kas perusahaan dari cash book berguna dalam penyusunan laporan keuangan, seperti laporan laba rugi (income statement) dan neraca keuangan (balance sheet).
Dari penyusunan laporan tersebut, perusahaan dapat mengevaluasi kondisi keuangan perusahaan dan membuat keputusan.
4. Membantu Penganggaran (Budgeting) dan Perkiraan (Forecasting)
Pemantauan arus kas masuk dan keluar di cash book memungkinkan pembuatan anggaran dan forecasting. Dari analisis arus kas masuk dan keluar, perusahaan dapat menetapkan anggaran dan mengidentifikasi perbedaan arus kas (cash flow gap).
5. Mengontrol Transaksi Tunai
Menjaga akurasi catatan di buku kas mendorong terciptanya kontrol internal dari transaksi yang terjadi. Informasi arus kas masuk dan keluar menjadi jelas karena catatan akurat tersebut.
Informasi tersebut nantinya berguna untuk rekonsiliasi, audit, serta mendeteksi ketidaksesuaian dan ketidakberesan yang bisa meminimalkan penyalahgunaan uang tunai sehingga laporan dapat dipertanggungjawabkan dengan benar.
Jenis-Jenis Buku Kas
Buku kas terbagi dalam beberapa jenis berdasarkan format penyusunannya: single column, double column, dan triple column.
1. Single Column Cash Book
Single column cash book adalah jenis buku kas yang pencatatan transaksinya dalam satu kolom yang berisi jumlah uang yang diterima dan dibayar kemudian diperbarui setiap penghujung hari.
Jenis cash book ini umumnya digunakan individu dalam mencatat ataupun memonitor keuangan pribadinya.
Kelebihan dan Kekurangan Single Column Cash Book
| Kelebihan | Kekurangan |
| Mudah penggunaannya | Tidak memungkinkan pelacakan transaksi lebih lanjut. |
| Semua transaksi tercatat dalam 1 kolom | Sulit untuk melacak pembayaran tunai serta tanda terimanya. |
| Selalu diperbarui tiap penghujung hari |
Contoh Single Column Cash Book
2. Double Column Cash Book
Double column cash book adalah jenis buku kas yang pencatatan transaksinya dalam dua kolom yang berisi penerimaan uang (cash receipts), pembayaran (payments), dan info detail transaksi perbankan.
Jenis cash book ini digunakan bisnis untuk membantu pelacakan setiap transaksi secara mendetail.
Kelebihan dan Kekurangan Double Column Cash Book
| Kelebihan | Kekurangan |
| Membantu pelacakan lebih lanjut tiap transaksi | Lebih kompleks dibandingkan single column cash book |
| Cocok untuk usaha kecil | |
| Pembaruan total penerimaan dan pembayaran di setiap penghujung hari |
Contoh Double Column Cash Book
3. Triple Column Cash Book
Triple column cash book adalah jenis buku kas yang pencatatan transaksinya dalam tiga kolom yang memuat info penerimaan uang (cash receipts), pembayaran (payments), transaksi perbankan, serta pembelian dan diskon penjualan.
Penggunaan jenis cash book ini lazim dalam bisnis yang ingin melacak transaksi sedetail mungkin.
Kelebihan dan Kekurangan Triple Column Cash Book
| Kelebihan | Kekurangan |
| Membantu pelacakan transaksi sedetail mungkin | Lebih kompleks dari single column dan double column |
| Menampilkan detail info dari single column dan double column | |
| Pilihan terbaik untuk akuntansi yang lebih detail |
Contoh Triple Column Cash Book
Kesimpulan
Baik pemasukan maupun pengeluaran, keduanya mesti tercatat dengan baik dan pencatatan ini dapat dilakukan lewat buku kas.
Berbeda dengan buku besar atau general ledger, buku kas berguna sebagai sumber informasi dalam pencatatan di buku besar.
Itulah kenapa pemilik usaha perlu memiliki buku kas selain buku besar. Sebab fungsi buku kas dapat membantu pemilik usaha dalam meminimalkan kerugian, memproyeksikan profit, dan menjaga kondisi keuangan.
