Pemasok (Supplier): Peran, Cara Kerja, Contoh, dan Kriterianya
Pemasok memainkan peran penting dalam rantai pasok (supply chain). Ada beberapa peran utama dalam rantai pasok yang saling terhubung, yaitu pemasok (supplier), manufaktur, distributor, pengecer (retailer), dan pelanggan (customer).
Keterlibatan peran-peran tersebut dalam rantai pasok (supply chain) memiliki tujuan yang sama, yaitu meningkatkan nilai tambah komoditas karena terjadinya proses pengolahan, pengangkutan, ataupun penyimpanan.
Pemasok atau supplier mengambil peran sebagai penyedia sumber daya yang diperlukan manufaktur atau pengecer (retailer) dalam kegiatan produksinya.
Dalam ulasan kali ini, Peakflo mau mengulas tentang peran pemasok, contoh jenis-jenisnya, hingga cara kerjanya.
Table of Contents
Apa Itu Pemasok?
Pemasok adalah pihak dalam rantai pasok yang berperan dalam menyediakan barang ataupun jasa ke manufaktur ataupun pengecer.
Dalam penjualan produk, pemasok menyediakan bahan mentah bagi manufaktur atau menyalurkan barang jadi ke pengecer.
Terkait dengan produksi, produsen menerima bahan mentah dari pemasok lalu mengolahnya menjadi produk yang nantinya dijual dan didistribusikan distributor atau pengecer ke konsumen.
Dalam kenyataannya, peran supplier bisa dijalankan produsen dan distributor. Semisal distributor membeli banyak barang dari satu produsen lalu menyalurkannya ke produsen lain yang butuh barang tersebut untuk diolah menjadi produknya.
Apa Peran Pemasok?
Sebagai sosok utama sekaligus sosok kunci, pemasok atau supplier memiliki tanggung jawab untuk menjamin ketersediaan barang atau jasa bagi manufaktur ataupun pengecer.
Dalam memenuhi tanggung jawabnya tersebut, supplier menjalankan peran-peran yang detailnya sebagai berikut.
1. Menyediakan Bahan Baku atau Barang atau Jasa
Dalam menjalankan kegiatan produksi, produsen atau manufaktur memerlukan bahan baku untuk menciptakan barang yang nantinya dijual ke konsumen.
Supplier mengambil peran dalam penyediaan bahan baku ataupun barang yang dibutuhkan produsen.
Supplier menyediakan bahan baku atau barang tersebut sesuai kuantitas dan kualitas yang dibutuhkan pada waktu yang ditentukan.
Demi memenuhi ekspektasi konsumen, produsen harus menjamin barang produksinya benar-benar lolos uji kualitas.
Kualitas barang yang diproduksi produsen tergantung pada bahan baku atau bahan mentah yang dipasok supplier. Karena itu, produsen telah menetapkan standar kualitas yang mesti dipenuhi supplier.
Untuk memenuhi standar kualitas dari produsen, supplier dalam menjalankan kegiatannya harus memiliki kontrol kualitas, mulai dari inspeksi secara teratur, pengujian, dan pendokumentasian.
3. Negosiasi Harga
Harga barang dari produsen sangat ditentukan harga bahan baku atau bahan mentah dari pemasok. Produsen pastinya menginginkan kualitas dan harga yang murah. Sementara pemasok menginginkan harga yang adil.
Dalam upaya mencapai kesepakatan inilah, pemasok harus bisa menyakinkan produsen kalau harga bahan baku yang disuplainya sudah ideal dan sebanding dengan kualitas bahan baku.
4. Mendukung Manajemen Persediaan
Manajemen persediaan adalah kegiatan perusahaan untuk merencanakan dan mengendalikan persediaan barang untuk memenuhi permintaan konsumen.
Peran supplier adalah menjamin ketersediaan bahan mentah bagi produsen agar produsen tetap terus memenuhi permintaan konsumen.
Baik supplier maupun produsen, keduanya harus mengomunikasikan ketersediaan bahan baku ini dengan mempertimbangkan perkiraan permintaan, pengaturan stok, dan ketersediaan produk saat dibutuhkan.
5. Memberi Pandangan Sesuai Keahlian
Peran pemasok tak terbatas sebagai penyedia, tetapi juga membantu manufaktur dengan pemberian pandangan sesuai keahlian dan wawasan si pemasok.
Pandangan dari pemasok bisa saja berguna untuk pengembangan produk, desain, dan hal-hal terkait proses produksi.
Misalnya saja, pemasok dapat membantu produsen dalam perbaikan proses dan penggunaan teknologi terbaru.
6. Mengelola Risiko
Risiko dalam bisnis itu pasti ada, apalagi risiko yang terkait dengan rantai pasok (supply chain). Pemasok perlu memiliki rencana dalam mengantisipasi kejadian tak terduga yang berdampak pada rantai pasok, seperti bencana alam hingga ketidakstabilan politik.
Cara Kerja Pemasok
Dari peranannya, kita bisa mengetahui kalau pekerjaan pemasok adalah menyalurkan bahan mentah ke produsen ataupun menyalurkan produk jadi ke pengecer.
Karena memainkan peran penting dalam rantai pasok (supply chain), pemasok mengemban beberapa tanggung jawab, yaitu mencari sumber daya, pengelolaan sumber daya, mengontrol kualitas, memperbarui informasi ketersediaan sumber daya, hingga membangun relasi bisnis.
Lebih jelasnya, bagaimana cara kerja pemasok tergambar sebagai berikut.
- Pemasok atau supplier memastikan ketersediaan bahan mentah ataupun barang dengan mencari sumber daya yang dibutuhkan.
- Setelah menemukan sumber daya tersebut, supplier melakukan negosiasi harga dan membuat kontrak kesepakatan dengan produsen ataupun supplier yang menjadi penyedia sumber daya tersebut.
- Selama berlangsungnya penyaluran bahan mentah ataupun barang jadi, supplier harus terus memantau persediaan, membuat perkiraan permintaan, dan menjamin barang yang tersedia bisa memenuhi permintaan.
- Supplier juga perlu menjamin pengiriman barang tepat waktu dengan mengatur transportasi pengiriman dan menjamin kondisi barang sesuai standar .
- Terkait komunikasi dengan produsen, supplier harus aktif menyampaikan informasi yang terus diperbarui. Contohnya saja, informasi ketersediaan barang ataupun waktu pengiriman.
Intinya, pekerjaan supplier bisa lancar lewat jalinan hubungan baik antara supplier dan manufaktur ataupun pengecer. Hubungan baik ini bisa tercipta selama kondisi-kondisi di atas mampu dipenuhi supplier.
Untungnya, inovasi sekarang ini dapat mempermudah manajemen pemasok atau supply chain management. Salah satu inovasinya adalah integrasi dari Peakflo.
Peakflo menawarkan beragam fitur yang menjadi solusi dalam mengatasi kendala-kendala pada supply chain. Benefit dari integrasi Peakflo, yaitu:
✅Dapat membuat berbagai jenis penawaran barang di satu dasbor dan persingkat pencatatan dengan auto-fill.
✅Eliminasi data entry manual yang error dan langsung scan purchase order dengan teknologi OCR dengan jaminan akurasi 98%.
✅Berikan vendor akses eksklusif untuk mengakses status pembayaran invoice mereka secara aman.
✅Komunikasi dengan vendor lebih mudah dengan update status PO atau pembayaran melalui WhatsApp yang dikirim otomatis.
✅Lakukan 3-way matching untuk PO, bill, dan GRN untuk manajemen inventaris yang lebih baik.
Siap untuk mempersingkat procure-to-pay dengan Peakflo?
Langsung saja cek Product Tour dari Peakflo dan dapatkan konsultasi gratis dari expert.
Contoh Jenis Pemasok dalam Rantai Pasokan
Pemasok dalam rantai pasok terbagi berdasarkan sumber daya yang disediakan: pemasok barang dan pemasok jasa.
1. Pemasok Barang
Pemasok barang adalah individu atau organisasi bisnis yang menyediakan barang, baik bahan mentah maupun barang, ke manufaktur ataupun pengecer.
Contoh bahan mentah yang disalurkan pemasok meliputi logam, plastik, atau bahan kimia yang digunakan dalam produksi barang jadi.
Sementara contoh barang yang disalurkan pemasok meliputi suku cadang yang disediakan pemasok komponen kendaraan.
2. Pemasok Jasa
Pemasok jasa adalah individu atau organisasi bisnis yang menyediakan jasa ataupun layanan yang dibutuhkan dalam operasi bisnis.
Contoh jasa yang ditawarkan pemasok meliputi jasa IT, pemasaran (marketing), hingga layanan hukum. Di luar itu transportasi dan pergudangan tergolong sebagai jasa yang ditawarkan pemasok.
Kriteria Pemasok yang Baik
Pemasok yang baik adalah pemasok yang bisa memenuhi ekspektasi manufaktur ataupun pengecer serta bisa membangun relasi yang kuat.
Berikut ini beberapa kriteria pemasok yang baik.
1. Kualitas Barang atau Jasa Sesuai dengan Permintaan
Konsisten dalam menghadirkan produk ataupun layanan berkualitas adalah kriteria yang harus ada pada supplier. Kriteria ini pula yang menjadi pertimbangan manufaktur ataupun pengecer.
Kualitas barang atau jasa yang berbeda yang cenderung menurun bisa menjadi alasan manufaktur ataupun pengecer tidak loyal.
2. Menawarkan Harga Kompetitif
Menjadi supplier juga harus pandai dalam membuat penawaran harga. Baik manufaktur maupun pengecer, keduanya cenderung menginginkan harga yang terjangkau beriringan dengan kualitas yang baik.
Tentu saja kualitas terbaik dengan harga termurah dalam realitanya terlalu bagus untuk menjadi kenyataan (too good to be true).
Karena itu, supplier harus bisa menyakinkan manufaktur ataupun pengecer, tidak terbatas dengan harga kompetitif, tetapi juga menyampaikan secara persuasif kalau barang atau jasa yang ditawarkan akan memberi nilai tambah.
3. Layanan Pengiriman
Waktu adalah faktor penting dalam proses produksi. Ketidaktepatan waktu produksi disebabkan salah satunya oleh waktu pengiriman bahan baku yang meleset dari waktu yang seharusnya.
Di samping itu, kuantitas bahan baku yang disalurkan ke manufaktur juga memengaruhi proses produksi. Manufaktur punya target kuantitas dalam produksi barang.
Namun, target kuantitas ini bisa tidak tepat sasaran karena kurangnya kuantitas bahan baku. Kelancaran waktu dan proses produksi tergantung dari seandal apa supplier dalam memenuhi dua hal tersebut. Supplier yang andal pasti menjadi pilihan manufaktur.
4. Flexibilitas
Supplier harus siap menghadapi perubahan. Perubahan yang dimaksud di sini berasal dari manufaktur ataupun pengecer yang mengajukan permintaan perubahan waktu pengiriman dan kuantitas barang. Kapabilitas supplier akan diuji ketika menghadapi situasi tersebut.
5. Responsibilitas
Ada saja kendala yang muncul selama penyaluran pasokan barang berlangsung. Supplier harus cepat tanggap dan menawarkan solusi atas kendala-kendala yang dikeluhkan manufaktur ataupun pengecer (retailer).
Integrasi dengan Peakflo, Tingkatkan Performa Keuangan Bisnismu!
Hadirkan end-to-end automation untuk manajemen accounts payable & receivable. Maksimalkan produktivitas dan maksimalkan keuntungan, dan intergrasi sekarang!
