Contoh Email Pengingat Pembayaran yang Terbukti Berhasil!
Contoh Email Pengingat Pembayaran yang Terbukti Berhasil! Penggunaan email pengingat pembayaran di dalam dunia bisnis
Dalam dunia jual beli, istilah purchase order cukup sering digunakan dalam industri accounting ataupun procurement. Di masa lalu, pembelian produk dapat dilakukan dengan mudah dengan menghubungi supplier. Misalnya melalui telepon atau email. Lain halnya dengan saat ini, dimana permintaan produk sangat masif.
Untuk itulah hadir pesanan pembelian sehingga dapat menunjukkan apa saja barang yang hendak dibeli. Tidak hanya itu, dokumen ini pun bermanfaat dalam membantu menjalankan bisnis. Sehingga bisa dipastikan semua pembelanjaan sudah sesuai anggaran yang dimiliki.
Pengertian purchase order adalah dokumen yang dibuat oleh pembeli untuk menunjukkan barang atau jasa yang hendak dibeli dari penjual. Dokumen ini bersifat resmi dan berisikan kontrak yang membentuk kesepakatan antara pembeli dan penjual. Pembeli membuatnya sebelum melakukan transaksi bisnis untuk menghindari kesalahan harga pembelian barang.
PO atau purchase order ini memuat daftar barang-barang yang hendak dibeli. Sementara itu untuk pihak penjual, PO berfungsi sebagai bukti kontrak terkait transaksi yang dilakukan. Barang akan dikirimkan, sesudah penjual sudah menerima dokumen tersebut.
Hal ini berarti, PO juga bisa dikatakan sebuah kontrak kesepakatan antara dua pihak, yakni pembeli dengan penjual terkait pembelian barang. Di dalamnya, ada informasi mengenai detail pesanan. Contohnya nama barang, harga, kuantitas, tanggal, dan lain-lain.
Semakin spesifik jenis pesanannya, begitu juga dengan rincian yang diikutsertakan. Dengan begitu, aktivitas pemesanan akan lebih efektif. Banyak yang salah kaprah menyamakan purchase order example dengan faktur.
Keduanya berbeda pada aspek waktu. PO diterbitkan pada awal proses pada saat pembeli memesan barang. Lain dengan faktur atau invoice, yang diterbitkan di akhir proses. Pembuatan faktur dilakukan penjual berdasarkan informasi PO yang sudah dibuat untuk melakukan penagihan.
Sekarang ini membuat PO bisa lebih mudah dengan bantuan aplikasi. Ada banyak account payable softwareĀ yang dapat digunakan untuk menunjang kelancaran bisnis.Ā
Salah satu contohnya adalah Peakflo. Dengan procurement management software ini, pembuatan PO menjadi singkat dan mudah dalam beberapa langkah:Ā
1. Tidak perlu lagi Google Form untuk membuat purchase order.Ā Anda dapat langsung membuatnya di Peakflo, formatnya pun sudah mendukung berbagai kebutuhan dari pengadaan barang hingga jasa.Ā
2. Anda akan dibawa ke tabĀ purchase order, di mana Anda perlu mengisi semua kolom kosong yang tertera, mulai dari detail barang-barang yang dibeli, keterangan vendor, sampai total pengeluaran beserta pajak. Pastikan tidak ada informasi terlewat.Ā
3. Jika dibutuhkan, tambahkan dokumen dukungan sepertiĀ fileĀ PDF atau lainnya.
Ā
Ada banyak hal yang mendasari mengapa perlu membuat PO. Berikut merupakan berbagai fungsi dari adanya PO, sehingga dapat bermanfaat untuk pihak penjual maupun yang membeli:
Pemesanan ganda bukan tidak mungkin terjadi. Ini termasuk situasi yang cukup sering terjadi akibat kesalahan kecil. Kekeliruan jumlah, kesalahan spesifikasi produk, dan risiko lainnya dapat dicegah dengan membuat pesanan pembelian.
Biasanya PO digunakan untuk usaha ritel, sehingga pesanannya cenderung banyak. Dengan mengisi PO secar mendetail, akan memudahkan untuk memeriksa lagi pesanannya. Double order dapat diatasi dengan mencatat secara benar dan teratur.
Di Peakflo contohnya, entri ganda dapat dieliminasi begitu saja. Sistem akan memberi tahu jika ada PO atau tagihan yang terduplikasi untuk menghindari kesalahan manusia.Ā
Selain mencegah terjadi pemesanan ganda, fungsi purchase order PO adalah mengatasi kekeliruan pesanan. Jika pesanannya keliru, tentu akan berdampak juga pada pengiriman. Misalnya mengirimkan ke orang yang salah, ketidaksesuaian metode pengiriman, dan lain-lain.
Baik pembeli maupun penjual sama-sama bisa lalai. Untuk itulah pembeli bisa membuat PO, yang kemudian dikirimkan kepada penjual. Sebelum PO dikirimkan, pembeli wajib memeriksa lagi item pesanannya dengan seksama.
Selanjutnya pihak penjual juga harus mengecek kembali barang-barang pesanan pembeli sebelum dikirimkan. Jika PO tidak ada, dapat dibayangkan seberapa rumitnya proses untuk klaim bila terjadi kekeliruan pesanan atau pengiriman. Sebab, tidak terdapat bukti otentik akan adanya transaksi.
Beberapa softwareĀ bahkan menghadirkan teknologi canggih yang dapat memidai detail tagihan secara akurat. Teknologi ini yang disebut dengan OCR (Optical Character Recognition), fitur unggulan Peakflo yang meminimalisir kesalahan sedari awal prosedur.Ā
Fungsi yang ketiga dari PO yaitu menjadi bukti adanya transaksi serta sumber informasi. Dengan informasi dari PO, penjual bisa mengirimkan tagihan ke pembeli sesuai dengan waktu yang telah disepakati bersama.
Bisa melalui online invoice dari email, bisa juga dengan cara yang lain. PO tersebut memuat waktu pesanan, perkiraan barang datang, jenis, serta jumlah barang yang dibeli oleh pihak pembeli. Data-data tersebut, kemudian akan digunakan sebagai acuan untuk menyusun invoice.
Untuk pembeli, PO bisa menjadi sumber informasi untuk mencatat stok barang, inventaris, hingga biaya pengeluaran serat data jenis barangnya. Informasi ini sangat penting, untuk kepentingan stok opname. Sehingga dapat membuat pembukuan arus keuangan, serta strategi pengembangan usaha.
Sayangnya, seringkali bukti transaksi yang sensitif seperti PO tercecer, terlebih lagi jika pengelolaannya manual. Peakflo menghadirkan automasi untuk pelacakan PO yang lebih mudah, disajikan dalam dasborĀ user-friendly yang terpusat. Data juga tampil secaraĀ real-time, ditarik langsung dariĀ accounting software yang Anda gunakan dan tersinkronisasi dua arah.
Sebelumnya telah dijelaskan mengenai definisi serta fungsi dari PO. Selain itu, penting untuk mengetahui seperti apa cara kerja dari dokumen ini. Sehingga, bisa mendapatkan gambaran terkait penggunaannya secara langsung.
Secara garis besar, cara kerja dari PO adalah menjembatani apa yang dibutuhkan pembeli dari penjual. Dimulai dari pembuatan PO yang berisi informasi lengkap terkait kebutuhan pembeli. Contohnya nama produk, kuantitas, tanggal transaksi, harga, dan sebagainya.
Barulah dokumen tersebut digunakan oleh penjual untuk melakukan pemeriksaan akan kesanggupannya memenuhi permintaan. Jika disetujui, maka bisa segera membuat faktur serta pengiriman setelah pembayarannya dilakukan.
Menjalankan PO ini memerlukan ketelitian serta kecermatan agar kedua pihak sama-sama diuntungkan. Demi memastikan purchase order workflow berjalan dengan lancar, terdapat beberapa aspek yang wajib diperhatikan:
PPO berperan besar untuk memastikan kelancaran pesanan yang dilakukan pembeli hingga pembayarannya diterima penjual dan barang dikirimkan. Cara kerjanya sederhana, namun perlu melalui beberapa tahap. Berikut adalah gambaran umum langkah-langkah yang biasa dilakukan oleh perusahaan:
Itu tadi informasi mengenai purchase order yang sangat penting untuk proses transaksi jual dan beli. Keberadaan PO bisa mengatasi terjadinya perselisihan kedua pihak. Sebab, dokumen PO bersifat resmi sehingga dapat berperan menjadi bukti kontrak penjual dengan pembelinya.
Manajemen PO adalah komponen penting dari bisnis apa pun, karena dapat menentukan keberhasilan atau kegagalan seluruh perusahaan. Karena itu, penting untuk memahami masalah terbesar yang muncul dalam manajemen PO. Jika Anda melakukan PO management secara manual akan memukan 3 isu terbesar yaitu entri data, PO matching, dan approval.
Dengan software seperti Peakflo, Anda dapat mengatasi ketiga masalah tersebut dengan lebih mudah:
Bagaimana, tertarik untuk meningkatkanĀ proses PO managementĀ Anda dengan Peakflo? Yuk, jadwalkan konsultasi gratis denganĀ finance expertĀ kami dan dapatkanĀ free trialĀ selama 30 hari.
Masih Ingin Membaca?
Contoh Email Pengingat Pembayaran yang Terbukti Berhasil!
Contoh Email Pengingat Pembayaran yang Terbukti Berhasil! Penggunaan email pengingat pembayaran di dalam dunia bisnis
Pahami Jenis-Jenis Piutang Berikut Agar Tidak Salah Rekap
Pahami Jenis-jenis Piutang Berikut Agar Tidak Salah Rekap Piutang adalah sejumlah pinjaman baik berupa uang,
8 Langkah Menulis Outstanding Payment Letter
8 Langkah Menulis Outstanding Payment Letter Outstanding payment letter adalah surat yang dikeluarkan ketika masih
Ā© 2021 by Peakflo. All rights reserved.