Pengertian proses procurement adalah tindakan perusahaan dalam mendapatkan barang atau jasa. Kegiatan pengadaan dilakukan untuk memenuhi kebutuhan menjalankan bisnis. Langkah tersebut memang umum terjadi disemua perusahaan, terutama skala besar.
Kegiatan pengadaan memerlukan kesinergian antara beberapa departemen di perusahaan. Tujuannya, agar barang dan jasa yang didatangkan sesuai kebutuhan. Selain itu, jika semua pihak bersinergi, procurement juga lebih optimal dan efisien.
Ada beberapa tahapan pengadaan sebelum pesanan yang diajukan ke pemasok tiba di perusahaan. Berikut dijelaskan langkah-langkahnya sedari awal. Diuraikan pula cara-cara supaya procurement atau pengadaan barang dapat dijalankan secara efektif.
7 Langkah dalam Proses Procurement
Agar proses pengadaan bisa sesuai dengan kebutuhan perusahaan, ada tahapan yang harus diikuti. Pada umumnya, procurement stages ada tujuh langkah. Berikut dijelaskan masing-masing langkah pengadaan tersebut:
1. Identifikasi
Procurement dimulai dengan melakukan identifikasi. Ini untuk melihat barang atau jasa apa yang diperlukan dalam bisnis. Karena ada dua material yang berkaitan dengan operasional perusahaan, yakni kebutuhan internal dan eksternal.
Pada tahapan proses procurement yang permulaan ini juga menetapkan berapa besar anggaran. Dimulai dengan membuat permintaan, baik sederhana maupun kompleks secara rinci dan tertulis. Permintaan selanjutnya diajukan ke departemen purchasing.
2. Seleksi Vendor
Setelah mengidentifikasi barang dan jasa yang diperlukan, langkah selanjutnya yaitu menyeleksi pemasok. Bagian pengadaan harus mencari vendor yang potensial. Dinilai dari kemampuan vendor, dalam memberikan kualitas dan nilai barangnya.
Tapi sebenarnya tidak cukup hanya soal kualitas saja. Seleksi vendor lebih menyeluruh dengan melihat tawaran harga yang kompetitif. Selain itu, memastikan bahwa supplier mempunyai reputasi yang bagus di mata konsumennya.
Tugas ini menjadi tanggung jawab dari departemen procurement. Jadi dari item yang akan diminta, lihat bagaimana penawarannya. Kecepatan layanan yang diberikan juga menjadi poin penting yang harus dipastikan dan melewati proses negosiasi. Sebelum akhirnya putusan akhir ditentukan dan kesepakatan dibuat.
3. Kirim Permintaan Pembelian
Procurement process dapat dilanjutkan dengan mengirimkan permintaan pembelian kepada departemen internal perusahaan. Mengapa harus melewati tahapan ini? Sebab, departemen itulah yang mengontrol keuangan untuk pengadaan barang dan jasa.
Petugas pengadaan harus membuat dokumen permintaan atas pembelian barang atau layanan. Rincian item harus dijelaskan dengan cara tertulis. Selanjutnya, menyerahkan dokumen kepada departemen tersebut.
Oleh departemen internal, nantinya masih harus diselidiki. Mulai dari pihak yang meminta, jumlah barang atau jasa, informasi supplier, harga, hingga deskripsinya. Jadi pada intinya, pesanan ke vendor bisa dibuat setelah disetujui departemen internal.
Peakflo memudahkan Anda untuk membuat permintaan pembelian. Tidak perlu lagi Google Form karena formulir purchase quote (PQ) sudah dilengkapi detail barang yang dibeli, harga, pajak, dan lainnya. Terlebih lagi, PQ ini dapat diakses dan diperbarui oleh pihak yang terkait, mulai dari staf, tim keuangan, sampai tim pengadaan. Selain koordinasi yang lebih mulus, pembuatan PQ dengan e-procurement seperti Peakflo memberikan transparansi mengenai status PQ itu sendiri.
4. Buat Pesanan Pembelian (Purchase Order)
Jika permintaan pembelian sudah disetujui, dapat melanjutkan ke tahapan berikutnya. Di sini pihak pengadaan memberikan sinyal kepada vendor terkait permintaan yang dimaksudkan. Pesanan dikirimkan kepada vendor agar bisa ditindaklanjuti.
Tapi bukan hanya sekedar cukup membuat pesanan saja. Ada hal-hal yang mungkin dapat dikembangkan dalam onboarding pemasok, dan kedua pihak harus sama-sama memahaminya. Contohnya seperti bermaksud melakukan kerja sama jangka panjang. Pastikan PO Anda memiliki semua spesifikasi yang butuhkan, cari tahu praktik terbaik dalam pembuatan PO di blog kami.
Umumnya, setelah PQ diproses, tim keuangan harus mengubahnya menjadi pesanan pembelian. Hal ini tentunya menghabiskan waktu untuk pekerjaan yang cukup repetitif, yang sebenarnya lebih baik digunakan untuk tugas yang lebih penting.
Dengan Peakflo, Anda tidak perlu khawatir soal ini lagi! Peakflo otomatis mengubah PQ menjadi PO. Anda bahkan tidak perlu repot-repot mencari-cari nomor PQ dan PO yang akan otomatis tergenerasi oleh Peakflo. PQ dan PO juga langsung dapat dilacak oleh pihak terkait dalam dasbor yang terpusat untuk PO management yang lebih mudah.
Jika permintaan pembelian sudah disetujui, dapat melanjutkan ke tahapan berikutnya. Di sini pihak pengadaan memberikan sinyal kepada vendor terkait permintaan yang dimaksudkan. Pesanan dikirimkan kepada vendor agar bisa ditindaklanjuti.
Tapi bukan hanya sekedar cukup membuat pesanan saja. Ada hal-hal yang mungkin dapat dikembangkan dalam onboarding pemasok, dan kedua pihak harus sama-sama memahaminya. Contohnya seperti bermaksud melakukan kerja sama jangka panjang. Pastikan PO Anda memiliki semua spesifikasi yang butuhkan, cari tahu praktik terbaik dalam pembuatan PO di blog kami.
Umumnya, setelah PQ diproses, tim keuangan harus mengubahnya menjadi pesanan pembelian. Hal ini tentunya menghabiskan waktu untuk pekerjaan yang cukup repetitif, yang sebenarnya lebih baik digunakan untuk tugas yang lebih penting.
Dengan Peakflo, Anda tidak perlu khawatir soal ini lagi! Peakflo otomatis mengubah PQ menjadi PO. Anda bahkan tidak perlu repot-repot mencari-cari nomor PQ dan PO yang akan otomatis tergenerasi oleh Peakflo. PQ dan PO juga langsung dapat dilacak oleh pihak terkait dalam dasbor yang terpusat untuk PO management yang lebih mudah.
5. Penerimaan Faktur dan Pesanan
Memang proses procurement terdiri dari beberapa tahapan yang penting. Termasuk penerimaan pesanan yang disertai faktur. Tapi masalahnya, antara pesanan dengan bukti tersebut tidak datang bersamaan. Terkadang faktur dikirim oleh vendor jarak beberapa hari.
Faktur yang dikirimkan vendor itu menjelaskan detail pesanan yang dibuat oleh perusahaan. Selain itu sebagai bukti konfirmasi penjualan. Informasi yang ada di dalamnya, juga menyebutkan jatuh tempo pembayaran atas pembelian tersebut.
Ketika perusahaan menerima pesanan, itu akan diberi waktu beberapa hari oleh vendor. Maksudnya dipakai melaporkan kalau ada barang atau jasa yang mengalami masalah. Tentunya dibuktikan dengan kuitansi, faktur, serta pesanan pembelian.
Jangan sampai faktur dikirim terlambat! Hal ini tidak hanya dapat berdampak negatif pada hubungan bisnis Anda dengan vendor, namun juga mengundurkan pemesanan sehingga Anda tidak mendapatkan kebutuhan atau servis di waktu yang tepat. Tentunya ini dapat memengaruhi operasional bisnis Anda.
Dengan Peakflo, masalah tersebut cepat teratasi. Setelah PO disetujui, Peakflo langsung mengirimkannya ke vendor. Selama kamu mengisi detail vendor dengan tepat, PO akan langsung sampai di tangan vendor dengan selamat, dan pesananmu bisa langsung diproses!
6. Pembayaran
Langkah procurement yang keenam adalah menyelesaikan pembayaran. Uang dikeluarkan jika pesanan dipastikan pas dan sesuai kriteria. Pada umumnya, tahapan ini sudah melewati beberapa persetujuan dari departemen yang berwenang di perusahaan.
Pembayaran diselesaikan sesuai dengan metode yang sudah disepakati dengan pemasok. Ada jangka waktu penyelesaian yang tidak boleh dilewati. Nantinya, pembayaran dikeluarkan oleh departemen keuangan, bukan bagian pengadaan.
Pembayaran yang terlambat dapat memberikan pengaruh yang buruk pada bisnis lain dan bisnis Anda. Untuk bisnis lain, tentunya pembayaran terlambat dapat mengganggu performa cash flow mereka.
Untuk bisnis Anda, karena cash flow vendor menurun, hubungan binis pun dapat rusak, dan kedepannya pemesanan barang atau jasa dapat dipersulit. Anda pun tidak dapat melanjutkan operasional bisnis sesuai target.
Selain itu, Anda mungkin saja kehilangan uang. Sebab, pembayaran yang terlambat biasanya didenda, atau Anda kehilangan kesempatan untuk menggunakan kredit dan diskon.
Untungnya, Peakflo sebagai payment automation mempermudah pembayaran dan memastikan Anda untuk membayar bahkan sebelum jadwal yang disetujui fitur-fitur unggulan berikut:
- Setelah faktur disetujui, Anda dapat langsung menjadwalkan pembayaran sesuai tenggat waktu atau bahkan lunasi beberapa pembayaran sekaligus.
- Untuk melancarkan pembayaran Anda dapat menggunakan dompet digital Peakflo untuk membayar vendor domestik dan internasional, serta dapat diisi dengan konvenien. Riwayat transaksi pun tercatat dengan rinci untuk reporting yang akurat.
- Ingin membayar di luar Peakflo? Tenang, Anda dapat langsung menambahkannya di billing system Peakflo. Faktur yang dibayar pun akan langsung ditandai sebagai lunas.
7. Rekam Untuk Audit
Pembukuan jadi tahapan yang menempati langkah paling akhir. Ini merupakan langkah yang sangat penting. Karena pencatatan diperlukan untuk audit di masa yang akan datang.
Untuk keperluan ini, pihak auditor memerlukan dokumentasi yang lengkap. Semua pembelian yang dipesan oleh perusahaan harus memiliki bukti yang rinci dan jelas supaya bisa dilakukan pembukuan. Karena itulah semua dokumen yang relevan disimpan dan satu lokasi.
Kalau perusahaan menggunakan media digital, ada hal yang wajib diperhitungkan. Karena masalah mungkin saja muncul dari cara digital tersebut. Sebaiknya, perusahaan mencetaknya dengan versi kertas apabila metode digitalisasi tidak bekerja.
Audit sendiri cukup menantang karena dapat memakan waktu berminggu-minggu, bahkan berbulan-bulan tergantung jumlah faktur yang diproses. Dengan Peakflo, Anda dapat langsung merekam jejak audit semua faktur.
Karena semua terekam dengan jelas, rekonsiliasi accounts payable pun akan terjadi hanya dalam puluhan menit! Sebabnya, semua data yang masuk di Peakflo akan dialirkan ke software akuntansi Anda. Contohnya, jika Anda memiliki integrasi Jurnal untuk accounts payable, Peakflo akan menyinkronisasi 2 arah data yang penting mulai dari PO, tagihan, pajak, sampai pembayaran. Data pun akan disamakan secara otomatis.
Bagaimana Cara Agar Proses Procurement Berjalan Efektif dan Efisien?
7 langkah procurement yang sudah diterangkan itu pasti memerlukan banyak waktu. Agar bisa lebih optimal, penting untuk menggunakan cara-cara yang efektif. Berikut dijelaskan cara bagaimana proses procurement itu dapat lebih efisien:
1. Melakukan Pemeriksaan Barang yang Akan Dibeli
Sebelum diputuskan melakukan pembelian, purchasing harus melakukan pengecekan. Tujuannya agar tidak ada kekeliruan. Selain itu, melihat tingkat kepentingan barang yang dibutuhkan perusahaan.
Pemeriksaan ini bertujuan untuk membantu purchasing dalam memutuskan prioritas pembelian. Jangan sampai uang keluar untuk barang yang sebenarnya tidak penting bagi perusahaan. Karena, hal tersebut mengakibatkan pembengkakan biaya.
2. Bina Hubungan Baik dengan Supplier
Cara selanjutnya adalah memiliki relasi yang bagus dengan supplier. Pemasok itu jadi pihak yang paling penting dalam procurement process. Karena itulah, perlu terjalin hubungan yang baik.
Jika memilih vendor yang baik dan memiliki hubungan yang bagus, proses pembelian barang akan menjadi lancar. Vendor pun pasti berusaha memberikan pelayanan dan kualitas barang terbaik. Bahkan bisa mendapatkan potongan harga.
3. Lakukan Quality Control Secara Rutin
Tim pengadaan itu, memiliki tugas yang sangat krusial. Secara rutin, tim procurement harus mengadakan quality control. Tujuannya, supaya terdeteksi barang yang kurang sesuai dan rusak. Ini penting, agar nantinya tidak mengecewakan konsumen.
Biasanya, quality control memiliki jangka waktu tertentu, seperti satu bulan sekali. Keadaan barang di cek sesuai kategori dan jumlahnya oleh tim gudang. Kemudian membuat daftar barang-barang yang mengalami kerusakan.
4. Memantau Tren Pengadaan yang Sedang Terjadi
Cara berikutnya yaitu menantu tren oleh tim purchasing. Departemen tersebut perlu melihat harga pasar dari barang yang hendak dibeli. Termasuk juga jenis-jenis barang yang sering digunakan oleh konsumen, untuk meningkatkan penjualan.
5. Pelatihan Tim Secara Berkala
Kinerja perusahaan dapat meningkat jika karyawannya bagus. Untuk memastikan skill dan pengetahuan terus bertumbuh, bisa mengadakan pelatihan. Ini akan membantu karyawan memahami banyak hal terkait kelangsungan perusahaan.
6. Menggunakan Aplikasi Pengadaan Digital
Saat ini sudah muncul terobos pengadaan yang lebih efektif dan efisien dengan revolusi procure-to-pay. Perusahaan tidak lagi mengelolanya secara manual. Tapi memakai software tertentu yang mendukung.
Aplikasi pengadaan sebaiknya dipilih yang menyediakan fitur lengkap. Fitur-fitur tersebut harus membantu tim procurement agar lebih mudah mengadakan barang/jasa. Tentunya kinerja dapat meningkat dan efisien.
Demikian penjelasan langkah-langkah proses procurement yang umumnya dilakukan oleh perusahaan. Tahapannya memerlukan persetujuan oleh beberapa departemen. Agar lebih efisien dan lancar, bisa menggunakan cara yang juga diuraikan.
Efisiensikan Proses Procurement Dengan Peakflo
Hadirnya fitur procurement to pay dari Peakflo tentu menjadi salah satu proses yang membuat pengadaan barang dan jasa lebih efisiensi. Pasalnya perusahaan dapat mencari dan memilih supplier yang sesuai dengan kebutuhannya. Hal inilah yang dapat membuat proses procurement menjadi efisien. Selain itu, adanya penggunaan software Peakflo untuk perusahaan sangat penting. Terlebih dalam melakukan pengelolaan pengadaan barang dan jasa. Memungkinkan otomatisasi list dari setiap pengadaan, membuat resiko kurangnya barang pun dapat dihindari.
Bagaimana, tertarik untuk meningkatkan sistem procurement Anda dengan Peakflo? Yuk, cari tahu bagaimana Peakflo dapat menguntungkan keuangan bisnis Anda dengan mengikuti tur produk dan menjadwalkan konsultasi gratis dengan expert kami.
