Menagih outstanding payment sejatinya merupakan hal yang wajib dilakukan pada perusahaan. Namun untuk menghadapi klien yang kurang kooperatif, diperlukan strategi agar penagihan lebih efisien. Selain itu, software automasi accounts receivable juga dapat dipakai.
Bagi yang belum paham, pembayaran terutang atau outstanding payment artinya kondisi suatu pembayaran yang sedang ditunda, namun belum jatuh tempo. Meski terdengar biasa, pembayaran terutang dapat merugikan perusahaan untuk jangka panjang.
Pembayaran terutang dapat menambah tunggakan perusahaan untuk membayar pinjaman, gaji, dan biaya lain. Alhasil, efektivitas perusahaan menurun. Mau tidak mau, perusahaan perlu memastikan invoice dibayar sebelum jatuh tempo.
Cara Menagih Pembayaran Terutang
Yang namanya tunggakan memang harus dibayar klien, terutama selama masa pembayaran yang tertera pada invoice. Untuk menunggaknya, perusahaan perlu menerapkan lima cara penagihan yang dianjurkan. Simak penjelasannya berikut:
Langkah 1: Follow-Up
Langkah pertama dapat dimulai dari mengingatkan klien kembali mengenai pembayaran terutang. Bisa saja klien lupa membayar karena kesibukan atau alasan tertentu. Untuk sekedar mengingatkan, perusahaan perlu menerapkan hal-hal berikut:
- Pastikan untuk mengingatkan klien secara baik-baik dan sopan. Namun, perusahaan harus tetap tegas kepada klien yang menunggak pembayaran.
- Kirimkan follow-up melalui platform yang sering digunakan klien, misalnya dalam bentuk email atau SMS, agar dapat langsung terlihat.
- Berikan klien opsi untuk menelepon kembali perusahaan apabila sudah membayar. Jika masih belum membayar, maka perusahaan dapat menelepon klien.
Sekilas, follow-up memang terlihat sederhana. Namun, bayangkan jika tim keuangan dan sales harus melakukan follow-up terhadap lebih dari puluhan faktur, bahkan ratusan. Tentunya hal ini sangat menghabiskan waktu, menyebabkan pihak yang terlibat kehilangan fokus dari pekerjaan utama mereka.
Untungnya, Peakflo menghadirkan workflow otomatis untuk mengirim follow-up yang dapat dikustomisasi berdasarkan frekuensi, channel pengiriman seperti WhatsApp sampai email, juga konten.
Bingung menuliskan pesan yang efektif untuk menagih pembayaran ke pelanggan? Cek contoh email pengingat pembayaran yang terbukti berhasil!
Langkah 2: Cari Tahu Masalahnya
Perusahaan perlu menerapkan prinsip, bahwa pasti ada masalah yang membuat klien menunggak pembayaran terutang. Masalah pada klien, secara tidak langsung dapat menjadi masalah bagi perusahaan. Lalu, bagaimana solusinya?
Perusahaan dapat menghubungi klien untuk meminta alasan lamanya pembayaran klien. Di saat krisis era pandemi dan resesi, pendapatan sebagian perusahaan dapat menurun drastis. Jika ini yang terjadi, maka perusahaan dapat memberikan solusi.
Biasanya, permasalahan seperti finansial dapat diatasi dengan memperpanjang masa pembayaran. Sebagian perusahaan juga menerapkan kebijakannya masing-masing. Cara ini perlu diterapkan, agar usaha terus berjalan.
Langkah 3: Berikan Solusi
Outstanding payments dapat terkesan menuntut bagi klien yang sedang mengalami krisis finansial. Sebab itu, perusahaan dapat mencoba memberikan metode pembayaran alternatif kepada klien, misalnya cicilan per bulan.
Sebagai contoh, jika klien menunggak pembayaran terutang sebesar Rp100.000.000,-, maka pembayaran dibagi menjadi lima bulan. Klien dapat membayar Rp20.000.000,- per bulan hingga lunas. Perusahaan juga dapat memberikan bunga atau tidak.
Namun sebelum memberikan solusi tersebut, ada baiknya perusahaan mempertimbangkannya kembali. Apakah keputusan tersebut dapat mengganggu cash flow dan efektivitas perusahaan? Maka perusahaan dapat menawarkan metode lain.
Sayangnya, sebagian besar perusahaan tidak memiliki laporan arus kas yang akurat. Sebab, laporan dibuat di spreadsheet, yang mana tidak menghadirkan data secara real-time dan butuh banyak waktu serta usaha untuk mengelola dan memperbaruinya.
Dengan cashflow management Peakflo, Anda dapat langsung mengakses laporan cash flow perusahaan. Laporan dilengkapi dengan prediksi AI untuk cash inflow di masa mendatang sehingga Anda dapat langsung memutuskan strategi yang depat untuk kedepannya.
Langkah 4: Ambil Tindakan Hukum
Apabila klien memang masih tidak berupaya membayar setelah diberikan keringan, maka perusahaan dapat mengambil jalur hukum. Meski terdengar pahit, namun pada akhirnya hutang harus dibayar apapun yang terjadi.
Untuk situasi ini, perusahaan dapat memberikan surat berupa demand letter kepada klien. Demand letter ini berupa surat yang menegaskan klien, bahwa perusahaan akan menuntut secara hukum apabila klien tidak membayar hutang.
Dalam membuat demand letter, perusahaan dapat meminta bantuan pengacara yang sudah berpengalaman dalam surat-menyurat. Pastikan, jika keputusan tersebut sudah dirundingkan terlebih dahulu sesuai dengan fee yang ditentukan.
Tantangan terbesar dalam pengiriman letter of demand sendiri ialah perusahaan seringkali kelewatan untuk mengirimkannya pada pelanggan. Ini karena perusahaan tidak memiliki visibilitas terhadap performa penagihan perusahaan sehingga jumlah piutang dagang pun semakin meningkat. Kalau diteruskan, tidak hanya ini bisa dapat memengaruhi arus kas perusahaan, namun juga operasional bisnis karena kekurangan biaya.
Dengan workflow Peakflo, Anda tidak hanya dapat menambahkan action seperti pengingat WhatsApp dan email, namun juga pengiriman letter of demand. Anda dapat langsung kustomisasi dalam tahap apa dan kapan waktu letter of demand harus dikirimkan, contohnya satu bulan setelah tanggal jatuh tempo.
Kontennya pun dapat dikustomisasi, atau langsung manfaatkan template Peakflo yang sudah berdasarkan praktik terbaik industri.
Langkah 5: Eskalasi Masalah
Mungkin perusahaan tidak ingin menempuh jalur hukum karena pengurusannya lama. Lalu, apakah ada jalur alternatif yang bisa dicoba? Salah satunya dengan menggunakan agen khusus untuk mendatangi klien, seperti debt collector (DC).
Tetapi, perusahaan tidak bisa menggunakan jasa debt collector secara sembarangan. Hal tersebut, karena ada sebagian jasa yang DC nya kurang baik saat proses penagihan. Alih-alih dapat pembayaran, reputasi perusahaan dapat jadi taruhannya.
Menggunakan jasa tersebut sebaiknya dihindari, jika perusahaan tidak terlalu memikirkan outstanding payment klien. Perusahaan dapat mengambil jalur yang lebih baik, seperti yang sudah tertera pada langkah ketiga.
Jika perusahaan Anda memang ingin menempuh jalur hukum dengan vendor terkait, biasanya bagian yang cukup lamban yaitu koordinasi dengan tim legal dan juga mengumpulkan dokumen-dokumen pembuktian.
Peakflo dapat membantu Anda mempersingkat proses eskalasi legal. Sistem kami akan otomatis memetakan berbagai faktur dan dokumen yang tertanda untuk klien terkait dan mengumpulkannya dalam satu link yang akan dilampirkan dalam email. Email ini kemudian akan langsung dikirim ke tim legal sehingga tindak lanjut pun lebih cepat.
Strategi Agar Penagihan Outstanding Payment Lebih Efisien
1. Bangun Strategi Pengumpulan yang Dipersonalisasi dan Sistematis
Setiap perusahaan tentu ingin menghindari overdue payment, agar arus kas dapat mengalir semestinya. Adapun strategi yang bisa diimplementasikan, yaitu dengan meminimalkan pengecekan manual, menggunakan software automasi.
Misalnya dengan menggunakan Peakflo, perusahaan dapat merencanakan strategi penagihan yang efektif dan lengkap secara otomatis. Pada opsi workflow, perusahaan dapat membuat reminder mengenai outstanding pembayaran kepada klien yang juga otomatis.
Anda dapat mengirim pengingat secara manual ataupun otomatis dalam berbagai channel seperti WhatsApp dan email, dan jarak antara satu follow-up dengan lainnya dapat diatur sesuai kebutuhan. Kontennya sendiri dapat Anda kustomisasi dengan placeholder yang akan langsung menggenerasi data otomatis untuk Anda dengan akurat, seperti detail invoice, tanggal jatuh tempo, dan sebagainya. Perhatikan langsung contohnya di bawah ini:
Sejujurnya, meminta tagihan outstanding payment adalah hal yang susah-susah gampang. Oleh karenanya, perusahaan juga memerlukan strategi khusus agar pembayarannya lebih efisien. Kira-kira seperti inilah strateginya:
Workflow Peakflo juga mendukung action manual dan otomatis lainnya seperti pengiriman letter of demand, eskalasi legal, follow-up lewat telfon, dan lainnya. Action ini nantinya akan ditugaskan ke account manager vendor terkait.
Anda pun dapat membuat berbagai macam workflow, seperti untuk pembayar tepat waktu atau terlambat. Peakflo pada dasarnya sudah menyediakan workflow dan semua pelanggan akan otomatis masuk dalam kategori tersebut, dan Anda dapat menyuntingnya kapan saja. Pelanggan yang sudah masuk workflow akan mendapatkan pengingat otomatis atau pun manual sesuai dengan strategi yang telah dibuat.
Berikut contoh template workflow untuk pembayar terlambat.
2. Pastikan Seluruh Tim Anda Memahami Peran Mereka dalam Proses AR
Adalah hal yang ideal bagi perusahaan, untuk memiliki staf yang paham mengenai proses AR. Account receivable process atau proses AR, merupakan suatu proses yang ditempuh untuk mengoleksi dan mencatat hutang.
Peakflo menghadirkan invoice status tracking report untuk melacak status invoice yang tertunda sehingga pegawai pun tahu langkah selanjutnya yang harus ditempuh.
Biasanya, pegawai juga kewalahan karena banyak sekali tindaklanjut yang mereka harus lakukan sehari-harinya, entah itu follow-up atau menelfon pelanggan. Di Peakflo, tim koleksi, manager akun, dan tim keuangan akan memiliki dasbor sendiri dengan keterangan rinci tentang tugas yang mereka harus lakukan dari hari ke hari beserta tenggat waktu.
3. Mudahkan Pembayaran untuk Pelanggan
Tahukah Anda mengapa klien seringkali mandek dalam membayar? Bisa jadi, opsi pembayaran yang Anda tawarkan tidak cukup luas. Ini tentu saja dapat memperburuk pengalaman klien dan akhirnya memengaruhi citra hubungan bisnis.
Pada software automasi seperti Peakflo, pelanggan dapat langsung membayar lewat customer portal yang mendukung berbagai jenis pembayaran seperti kartu, bank, atau eWallet. Portal ini memiliki keamanan tertinggi, juga memungkinkan pelanggan melampiri bukti pembayaran dan potong pajak, bahkan mengajukan sengketa.
4. Rancang Rencana Darurat untuk Faktur yang Belum Dibayar
Setiap perusahaan dituntut untuk memiliki “plan B“, apabila sebagian klien masih belum membayar pembayaran terutang. Lantas, bagaimana sebuah perusahaan merancang rencana darurat? Kira-kira seperti ini hal yang bisa dilakukan:
- Hubungi klien sekali lagi mengenai reminder pembayaran terutang. Komunikasi melalui telepon akan lebih baik karena akan lebih sulit bagi klien untuk mengabaikannya.
- Ajukan demand letter sebagai peringatan halus, bahwa perusahaan tidak memberikan kelonggaran lagi. Pastikan surat sudah tertera seluruh keterangan terkait faktur atau invoice.
- Ambil jalur hukum atau gunakan agen debt collector. Sekali lagi, hanya gunakan opsi ini apabila klien tidak memiliki niat untuk membayar tunggakan.
Tentu saja, semua ini dapat menjadi bagian workflow Anda di Peakflo. Kami akan memastikan klien Anda membayar tepat waktu!
Sekian penjelasan lengkap mengenai outstanding payment, dan strategi untuk menagihnya secara efisien. Kesimpulannya, outstanding tagihan adalah tagihan yang dapat berpengaruh ke perusahaan, sehingga perlu dibayar klien dengan segera.
Hemat Waktu Lebih Banyak dengan Peakflo
Untuk perusahaan yang mengelola ribuan pembayaran terutang, maka sebaiknya manfaatkan software AR dan invoicing seperti Peakflo. Tidak hanya mempermudah proses pendataan, software akan dapat menghemat jam kerja perusahaan lebih banyak. Seperti case study Ninja Van yang berhasil menghemat menghemat 1000+ jam kerja/bulan dan mengurangi DSO hingga 12 hari menggunakan Peakflo.
Tertarik untuk menghemat lebih banyak waktu Anda dan mendaptkan pembayaran lebih cepat dengan Peakflo? Yuk, jadwalkan konsultasi gratis dengan finance expert kami dan dapatkan free trial selama 30 hari.
