Outstanding payment letter adalah surat yang dikeluarkan ketika masih ada sisa pembayaran yang belum diselesaikan klien setelah jatuh tempo. Surat tersebut perlu dikeluarkan dalam beberapa keadaan. Terutama untuk pelanggan baru yang tidak membayar tepat waktu.
Seperti pada umumnya, perusahaan akan mengirimkan invoice atau faktur setelah melayani pesanan klien. Tapi tidak semua membayar tagihan pada faktur sesuai batas yang ditentukan. Karena itulah, bisa dikirimkan surat sebagai pengingat maupun peringatan.
Agar mendapatkan pembayaran yang cepat, surat harus dibuat profesional dan friendly. Tapi juga dengan tegas menyampaikan maksud penagihan. Supaya surat ditanggapi oleh pelanggan, simak langkah-langkahnya berikut:
1. Follow-Up Secara Proaktif
Follow-up harus dilakukan setelah faktur dikirimkan kepada klien. Tapi ternyata tidak semua pelanggan perlu untuk ditindaklanjuti. Salah satu faktor yang menentukan perlunya follow-up adalah bagaimana hubungan perusahaan dengan klien.
Jika perusahaan sudah bekerja sama dengan pelanggan tersebut selama bertahun-tahun, sepertinya tidak membutuhkan follow-up. Apalagi jika klien mampu menyelesaikan tagihan sebelum tenggat waktu pada invoice. Tapi follow-up diperlukan untuk kondisi berikut:
- Kerja sama belum lama terjalin.
- Sering menunda pelunasan.
- Sudah melewati jatuh tempo.
Agar follow-up berjalan efektif, ada tips penting untuk diperhatikan. Inilah beberapa cara menagih outstanding payment yang efektif:
- Lakukan setelah pelanggan menerima faktur.
- Hubungi klien satu hari setelah jatuh tempo.
- Lakukan secara berkala, bisa 30, 60, atau 90 hari.
- Kirimkan outstanding payment letter to customer di akhir pekan. Karena pada saat itu klien punya banyak waktu untuk memeriksa pesan.
2. Jangan Ketinggalan Detail Apa Pun
Langkah selanjutnya adalah menambahkan detail-detail yang penting pada invoice. Pemberian detail ini sangat diperlukan dan harus sesuai. Karena rincian yang tidak akurat dan salah dalam faktur akan memberikan kesan buruk bagi klien.
Selain itu, kesalahan detail juga bisa mengakibatkan kerugian bagi perusahaan. Contohnya ketika akuntan membuat faktur dengan nominal Rp20.000.000, padahal aslinya Rp35.000.000. Pastinya klien akan menolak membayarnya, meski itu jumlah yang seharusnya.
Ketika membuat outstanding payment letter draft, ada beberapa hal penting. Periksa hal-hal sebagai berikut:
- Nomor dan tanggal dikeluarkan faktur.
- Tanggal jatuh tempo.
- Rincian tagihan dan instruksi pembayaran.
- Syarat pembayaran.
- Menyertakan kalimat seperti, “faktur sudah melewati jatuh tempo” di atas surat.
- Menyebutkan nama perusahaan dan pembeli, beserta alamatnya.
3. Sesuaikan Bahasa Anda
Bahasa reminder for outstanding payment letter itu tidak sama di semua keadaan. Ada situasi tertentu yang mengharuskan surat dibuat dengan bahasa yang halus atau lebih tegas. Jumlah hari penunggakan juga membedakan penggunaan bahasa tersebut.
1—15 Hari Lewat Jatuh Tempo
Kalau pelanggan menunggak 1—15 hari setelah jatuh tempo, kirimkan surat dengan bahasa yang lembut. Karena ini masih pertama kali, maka nada yang ramah sangat dianjurkan. Di dalamnya menjelaskan kalau surat hanya sebagai pengingat.
Agar tidak terbaca sebagai peringatan, bisa diberikan panduan cara pembayaran dan ketentuannya. Dapat pula disertakan permintaan tanggapan surat dengan cara membalasnya. Jadi jangan hanya terpaku dengan overdue payment letter example yang beredar di internet.
30—60 Hari Lewat Jatuh Tempo
Kalau setelah surat pertama masih saja tidak ada pelunasan, bisa mengirimkannya lagi 30 hari lewat jatuh tempo. Untuk kasus ini surat harus disusun lebih profesional, tapi tetap sopan. Perlu penekanan mengenai urgensi permasalahan tersebut.
Selain itu dapat melampirkan salinan faktur dan surat sebelumnya. Penggunaan bahasa yang lebih tegas juga dianjurkan. Contohnya seperti menggunakan kalimat, “tolong selesaikan pembayaran secepatnya”.
90+ Hari Lewat Jatuh Tempo
Bagaimana kalau lebih 90 hari klien belum juga membayar? Untuk kondisi tersebut dapat mengirimkan surat peringatan lebih tegas. Beri tahu bahwa ini menjadi kesempatan terakhir. Kalau masih saja tidak ada tindakan, berhak mengambil jalur hukum.
Merangkai konten untuk outstanding payment letter dapat membingungkan dan menghabiskan waktu. Untuk itu, gunakan contoh email pengingat pembayaran yang terbukti berhasil sebagai template konten Anda!
4. Membebankan Denda Keterlambatan
Perusahaan bisa memberikan penalti kepada klien yang terlambat membayar dan melebihi tenggat waktu. Tapi hal tersebut harus melewati diskusi dan pembahasan. Karena kalau sebelumnya tidak dibahas, perusahaan tidak berhak membebankan denda.
Apabila denda dibebankan tanpa sepengetahuan pelanggan, maka akan berdampak buruk terhadap hubungan yang dijalin. Jumlah pemberian penalti juga harus masuk akal. Biasanya senilai 7—10 persen dari total jatuh tempo.
Pemberian denda ini bisa jadi solusi pembayaran segera diselesaikan oleh pelanggan. Karena umumnya, penalti bertambah banyak kalau penunggakan semakin lama. Hal tersebut akan mendorong klien cepat-cepat membayar.
5. Tawarkan Diskon dan Paket Pembayaran
Langkah selanjutnya yang perlu diikuti yaitu menawarkan pemberian diskon. Insentif seperti ini bisa diberikan kepada klien yang mampu membayar lebih awal sebelum jatuh tempo. Jumlahnya tidak harus besar, mungkin 2—4 persen.
Lalu bagaimana setelah tenggat waktu klien tidak membayar? Cara lainnya adalah menawarkan paket pembayaran. Bagilah total piutang menjadi nominal yang lebih kecil. Kemudian minta menyelesaikan setiap bulan.
Langkah seperti ini akan membuat pelanggan merasa lebih ringan ketika membayar. Klien bisa menyelesaikannya selama beberapa waktu. Perusahaan pun terbantu dalam mengatur alur kas.
6. Gunakan Nada yang Sopan
Ketika membuat surat, jangan terpaku dengan outstanding payment letter format in Word. Meski sudah ada contoh tetap, sebaiknya sesuaikan dengan tujuan klien. Karena terkadang ada format yang ternyata bahasanya terlalu tegas.
Periksa dulu bagaimana surat tersebut ditulis. Pastikan bahwa ketika dibaca, nada yang ditangkap oleh penerima masih berkesan sopan. Karena sebagian besar klien akan mengabaikan surat yang diterima dengan nada kasar.
Bahasa yang sopan juga memberikan citra yang bagus bagi perusahaan. Selain itu juga meningkatkan penjualan dan mempertahankan kerja sama dengan pelanggan. Contoh format yang mungkin bisa diikuti sebagai berikut:
- Menggunakan kata “tolong” atau “terima kasih.” Sebab kata tersebut membuat pelanggan merasa lebih dihormati.
- Menambahkan kalimat khusus, seperti “Terima kasih atas waktu dan kerjasamanya.”
7. Cari Bantuan
Langkah selanjutnya jikalau sampai 90 hari pelanggan tidak membayar, bisa mencari bantuan. Sebelumnya kirimkan surat peringatan terakhir. Sampaikan kalau selanjutnya akan melibatkan agen penagihan.
Tindakan lain yang mungkin dapat dipilih adalah menempuh jalur hukum. Tapi perlu adanya pertimbangan, apakah jumlah tagihannya sepadan. Karena biasanya sewa pengacara dan pengadilan biayanya mahal.
Demikian penjelasan langkah menulis outstanding payment letter. Surat tersebut dikirimkan setelah jatuh tempo faktur. Meski tujuannya agar klien segera membayar, tetap harus memperhatikan penggunaan bahasa dan detail lainnya.
8. Otomatisasikan Pengingat Pembayaran
Faktur tertunda yang ditangani oleh tim Account Receivable (AR) itu terkadang sangat banyak. Bahkan dalam satu hari ada beberapa klien yang menunggak pembayaran. Mengirimkan surat secara manual pastinya memakan waktu dan tenaga.
Solusi paling tepat untuk permasalahan ini adalah membuatnya secara otomatis. Peakflo adalah software yang menyediakan outstanding payment letter format untuk berbagai kondisi. Surat pengingat pembayaran yang digunakan berbasis Workflow.
Bagi yang tidak paham cara membuatnya, sangat dianjurkan menggunakan software ini. Sebab dalam Peakflo ada outstanding payment letter template yang dapat dikustomisasi. Pengguna dapat mengatur pengingat sesuai kebutuhan, seperti tiga hari sebelum jatuh tempo.
Menguntungkannya lagi, surat tersebut dapat diatur otomatis. Jadi, tidak perlu mengirimkannya secara manual kepada pelanggan. Memakai software akan membuat prosesnya lebih efektif dan efisien.
Hemat Waktu Lebih Banyak dengan Peakflo
Untuk perusahaan yang mengelola ribuan pembayaran terutang, maka sebaiknya manfaatkan software AR dan invoicing seperti Peakflo. Tidak hanya mempermudah proses pendataan, software akan dapat menghemat jam kerja perusahaan lebih banyak. Seperti case study Ninja Van yang berhasil menghemat menghemat 1000+ jam kerja/bulan dan mengurangi DSO hingga 12 hari menggunakan Peakflo.
Dari case study tersebut, Anda bisa mendapatkan beberapa keuntungan dalam mengunakan Peakflo sebagai berikut:
- Workflow pengingat pembayaran, buat dan sesuaikan sistem yang akan mengirimkan pemberitahuan pembayaran otomatis kepada pelanggan menjelang, selama, atau setelah tanggal jatuh tempo melalui beberapa saluran seperti WhatsApp, email, dan lainnya.
- Kustomisasi workflow Anda dengan matriks eskalasi seperti pengiriman letter of demand otomatis atau eskalasi legal untuk memperketat penagihan dan menerima pembayaran lebih cepat.
- Invoice dan customer status tracking report, lacak status pembayaran pelanggan secara real-time dan dapatkan prediksi AI yang akurat mengenai perilaku pembayaran pelanggan.
- Pengguna bisa kustomisasi template message outstanding payment letter sesuai kebutuhan dengan placeholder yang akan langsung mengisi detail yang dibutuhkan secara otomatis. Dapat juga menggunakan template yang sudah ada, yang menyesuaikan praktis terbaik di industri.
Tertarik untuk menghemat lebih banyak waktu Anda dan mendapatkan pembayaran lebih cepat dengan Peakflo? Cari tahu seberapa banyak bisnis Anda dapat menghemat dan klaim free trial selama 30 hari.
