Dalam kegiatan accounts receivable suatu perusahaan, atau antar vendor dengan konsumen yang berskala besar biasanya digunakan faktur, tentunya bila metode pembayarannya mencicil. Singkatnya, faktur berguna sebagai pengingat bagi konsumen untuk membayar apa yang disudah dibelinya, baik itu barang maupun jasa.
Sebenarnya faktur itu apa dan apa pentingnya faktur bagi sebuah bisnis? Temukan infonya di sini.
Apa Itu Faktur (Invoice)?
Pengertian faktur atau invoice adalah dokumen terperinci yang mencatat produk atau layanan yang dikirimkan pada konsumen, termasuk jumlah total yang harus dibayar serta metode transaksi yang dipilih konsumen. Perusahaan selaku penjual dapat mengirimkan faktur atau invoice dalam bentuk tradisional (kertas) maupun faktur elektronik.
Faktur penjualan dapat dibayar lunas sekaligus, bisa juga dicicil. Ini tergantung dari syarat pembayaran yang sudah disepakati antara perusahaan dengan konsumen sebelumnya. Jadi, isi faktur haruslah sesuai dengan perjanjian yang menjadi bukti pembelian.
Baik pihak penjual maupun pembeli tidak diperbolehkan untuk mengubahnya secara sepihak. Jika terjadi perubahan, tentu akan terjadi hubungan yang tidak baik antara keduanya.
Contoh Faktur
Jangka Waktu Pembayaran Faktur Terdiri dari Apa Saja?
Di dalam jangka waktu pembayaran faktur harus terdapat beberapa elemen berikut ini:
- Jumlah total yang harus dibayar
- Tanggal jatuh tempo pembayaran
- Berapa banyak waktu yang dimiliki konsumen untuk melunasi pembayaran
- Rencana pembayaran dan detail tagihan angsuran
- Insentif khusus untuk konsumen jika dilakukan pembayaran di muka atau pembayaran lebih awal dari tanggal jatuh tempo
- Metode pembayaran yang diterima oleh perusahaan penerbit faktur.
Selain elemen di atas, di dalam faktur juga terdapat berbagai info penting lainnya yang perlu ditulis lengkap. Informasi yang ada pada faktur adalah tanggal, nomor faktur, daftar barang atau jasa yang dibeli konsumen, dan lain sebagainya.
Mengapa Pembayaran Faktur Begitu Penting?
Tiap negosiasi yang terjadi antara vendor dengan konsumen dimulai dari mengecek persyaratan pembayaran. Syarat pembayaran ini harus menguntungkan bagi kedua belah pihak. Memilih syarat yang tepat sangat penting, karena berpengaruh pada banyak atau sedikitnya jumlah konsumen yang akan kita dapat.
Tentu saja pembayaran cepat invoice adalah yang diharapkan bagi tiap perusahaan. Tapi di sisi lain perusahaan juga harus memperhatikan dan menjaga hubungan baik dengan konsumen. Bila sudah tercipta kesepakatan yang baik antara perusahaan dengan konsumen, maka memungkinkan konsumen tetap membeli di perusahaan tersebut.
Pembayaran faktur penting bagi perusahaan untuk biaya operasional mereka secara umum. Sedangkan bagi konsumen pun penting untuk dilakukan tepat waktu, agar punya riwayat pembayaran yang baik. Menemukan periode dan persyaratan pembayaran faktur yang ideal dapat menjadikan perusahaan meningkatkan review positif. Kemungkinan menambah pelanggan pun jadi lebih besar.
Pembayaran faktur yang tepat waktu juga penting karena perusahaan dapat menjaga agar pembukuannya lebih teratur. Jika terjadi pembayaran yang terlambat, tentu pembukuan harus disesuaikan sedemikian rupa. Pembayaran yang tepat waktu akan membantu perusahaan untuk proses perhitungan keuntungan, margin, rasio turnover aset, dan lain sebagainya.
Faktur yang Umum Digunakan untuk Ketentuan Pembayaran
Di dalam industri, jenis faktur yang digunakan sangat beragam, tergantung kebutuhan dan kepentingan masing-masing perusahaan. Bahkan ada perusahaan yang memberlakukan pembuatan faktur secara personal. Jadi faktur untuk klien satu dan lainnya berbeda-beda. Persyaratan dan jangka waktu yang dipilih sangat bergantung pada standar industri, basis konsumen, permintaan, dan modal perusahaan itu sendiri.
Lalu apa saja faktur digunakan untuk perusahaan yang terbukti sukses? Ini dia beberapa di antaranya:
- PIA – Payment in Advance (pembayaran lebih cepat dari jatuh tempo)
- Net 7 – pembayaran 7 hari setelah tanggal faktur
- Net 10 – pembayaran 10 hari setelah tanggal faktur
- Net 30 – pembayaran 30 hari setelah tanggal faktur
- Net 60 – pembayaran 60 hari setelah tanggal faktur
- Net 90 – pembayaran 90 hari setelah tanggal faktur
- EOM – End of Month (pembayaran di akhir bulan)
- 21 MFI – pembayaran di tiap tanggal 21 setelah tanggal invoice
- 1% 10 Net 30 – konsumen dapat diskon 1% jika membayar dalam 10 hari, jika tidak maka diberlakukan Net 30
- COD – Cash on Delivery (pembayaran di tempat).
Jangka Waktu Pembayaran Faktur Singkat vs Jangka Waktu Panjang Terhadap Jendela Pembayaran
Jadi, lebih baik pilih pembayaran faktur jangka pendek atau jangka panjang? Sebelum menentukan, jangan lupa perhatikan arus kas perusahaan. Menawarkan jangka waktu panjang ke konsumen jadi tidak masuk akal kalau arus kas perusahaan sendiri tidak stabil.
Meski memang konsumen kita lebih bahagia dengan syarat yang panjang. Sangat disarankan bagi perusahaan yang baru berkembang dan mengalami arus kas mepet, sebaiknya memilih jangka waktu pembayaran faktur singkat. Sehingga perusahaan tetap bisa beroperasi dengan baik dan mengembangkan bisnisnya.
Mengapa Beberapa Perusahaan Memilih Ketentuan Pembayaran dalam Jangka Waktu yang Lebih Panjang
Dari sudut pandang konsumen, perusahaan yang bersedia memberi jangka waktu pembayaran faktur lebih panjang, tentu lebih menarik. Memang tidak untuk semua tipe klien, tapi sebagian besar sudut pandangnya seperti itu. Terutama jika kliennya masih mementingkan arus kas yang mengalir dengan baik.
Inilah alasan kenapa beberapa perusahaan memilih periode pembayaran faktur invoice yang lebih lama. Dengan begitu, mereka akan mendapat keuntungan dari sisi persaingan dengan perusahaan lain di industri yang sama. Apalagi kalau perusahaan kita berada di industri yang persyaratan bayar fakturnya diperpanjang, mau tak mau perusahaan kita harus mengikutinya.
Perusahaan yang awalnya punya syarat pembayaran lebih pendek, jadi menawarkan jangka waktu yang sama. Dengan begitu, perusahaan kita tidak akan kehilangan konsumen dan tetap punya posisi di pasar tersebut. Kelemahan terbesar dari penjualan sistem kredit adalah perusahaan harus memilih antara pembayaran jangka pendek atau jangka panjang.
Apa pun yang dipilih, perusahaan tentunya tak ingin mengalami keterlambatan pembayaran. Kalau perusahaan kita memperpanjang persyaratan, sebenarnya tak banyak membantu mengurangi pembayaran yang terlambat. Jadi meski konsumen lebih suka perusahaan yang fleksibel, tapi perusahaan berpotensi merugi.
Gunakanlah Faktur dengan Jangka Waktu Lebih Singkat Sebagai Ketentuan Pembayaran
Untuk menghindari pembayaran faktur yang terlambat, maka disarankan menggunakan faktur dengan jangka waktu yang lebih singkat saja. Perusahaan yang menggunakan faktur dengan jangka waktu pembayaran lebih singkat justru akan memungkinkan uang tunai masuk ke bisnis kita lebih cepat. Dengan begitu, arus kas perusahaan kita pun lebih sehat.
Menurut penelitian yang dilakukan baru-baru ini, makin banyak perusahaan yang memilih periode pembayaran faktur yang lebih pendek. Banyak yang memberi syarat pembayaran kurang dari 2 minggu. Bahkan tak sedikit juga yang bersedia mempersingkatnya lagi jadi hanya 7 hari. Merasa tidak enak dengan klien karena periode pembayaran yang begitu pendek? Kalau arus kas perusahaan kita sendiri sedang dipertaruhkan, tentu tak ada alasan lagi untuk “tidak enak”.
