Saat Anda menjalankan usaha, pencatatan piutang dapat dijadikan salah satu cara untuk meningkatkan penjualan dan menambah pelanggan. Memberi piutang pada klien akan memudahkan mereka membeli produk maupun jasa yang ditawarkan perusahaan Anda.
Pastinya, saat terjadi perjanjian hutang piutang, wajib untuk melakukan metode pencatatan piutang perusahaan dagang yang baik. Sehingga sistemnya rapi dan berjalan lancar ke depannya.
Peran Pencatatan Piutang dalam Bisnis
Piutang merupakan salah satu aset perusahaan, karena itu harus dicatat dan jadi instrumen dalam laporan keuangan. Bisnis berskala mikro dan kecil mungkin belum kesulitan dalam mengingat piutang yang mereka miliki.
Lebih jauh lagi, pegawai akan merasa aman dan nyaman bekerja di perusahaan tersebut. Sehingga retensi pegawai pun dapat dipertahankan dengan mudah. Ini sekaligus menghemat biaya rekrutmen.
Tapi, tetap harus dicatat karena harus masuk ke dalam laporan piutang. Sedangkan, di perusahaan berskala medium hingga besar, pencatatan piutang usaha jelas hal yang wajib.
Selain sebagai instrumen dalam laporan keuangan, adanya pencatatan piutang akan membuat aktivitas keuangan tertata rapi. Anda jadi tahu betul siapa saja yang memiliki hutang, berapa jumlahnya dan kapan tanggal jatuh temponya. Dengan begitu, saat tiba waktunya pun jadi lebih cepat dalam membuat dan mengirim faktur untuk melakukan penagihan.
Secara umum, pencatatan piutang dagang akan mencegah perusahaan dari adanya piutang tak tertagih. Dengan begitu, kegiatan operasional perusahaan dapat berjalan dengan lancar.
Metode Pencatatan Piutang Dagang
Dalam perjanjian piutang dagang ada yang memberlakukan potongan (diskon) dan ada yang tanpa potongan. Berdasarkan hal ini, metode pencatatan piutang dagang terbagi jadi dua yaitu Gross Method dan Nett Method. Berikut ini penjelasan keduanya.
1. Gross Method
Gross Method adalah metode pencatatan piutang kotor. Bila ada potongan dalam perjanjian piutang dagang, maka pencatatannya tidak dihitung potongannya. Jadi, metode pencatatan piutang dagang ini hanya berdasarkan totalnya saja. Bila ada potongan, maka akan diakui sebagai pengurang jumlah penjualan.
2. Nett Method
Sebaliknya, Nett Method adalah metode pencatatan piutang bersih. Metode pencatatan piutang dagang ini berdasar pada jumlah yang sudah dikurangi dengan potongan penjualan. Kalau debitur ternyata tidak memanfaatkan potongan dari kreditur, maka akan timbul kelebihan pembayaran atas piutang. Kelebihan pembayaran ini diakui sebagai hasil di luar operasi atau hasil lain-lain.
Metode Pencatatan Piutang Lainnya
Selain Gross Method dan Nett Method, masih ada lagi metode pencatatan piutang dagang lainnya yang terbagi menjadi 4 jenis. Ini dia penjelasan lengkap tentang keempat metode tersebut:
1. Metode Konvensional
Pada dasarnya, ini adalah pencatatan ke kartu piutang. Sumber pencatatan piutang dagang ini bisa berasal dari 4 metode, tapi semuanya sama-sama tercatat di kartu piutang. Berikut ini adalah penjelasan keempat metodenya:
- Faktur penjualan – jurnal penjualan – kartu piutang
- Bukti kas masuk – jurnal penerimaan kas – kartu piutana
- Memo kredit – jurnal retur penjualan – kartu piutang
- Bukti memorial – jurnal umum – kartu piutang
2. Metode Posting Langsung
Ini adalah metode posting langsung ke dalam kartu piutang. Metode pencatatan perusahaan dagang ini terbagi lagi menjadi dua. Metode pertama adalah metode posting harian.
Anda bisa posting langsung ke dalam kartu piutang dengan tulisan tangan. Jadi jurnal pencatatannya tidak rinci, melainkan hanya menunjukkan jumlah total harian saja. Bisa juga dengan cara posting langsung ke dalam kartu piutang dan pernyataan piutang.
Metode pencatatan perusahaan dagang yang kedua dari posting langsung adalah metode posting periodik atau berkala. Jadi pencatatan piutang usaha tidak langsung atau tertunda. Penagihan piutang dilakukan secara berkala, sesuai siklus atau yang disebut sebagai cycle billing. Dalam pencatatan metode posting periodik tidak digunakan buku pembantu piutang.
Selain itu, faktur penjualan dan dokumen pendukung yang diterima bagian penagihan akan diarsipkan oleh bagian piutang. Pengarsipannya sesuai dengan nama pelanggan, dalam arsip faktur yang belum dibayar. Arsip faktur penjualan ini berfungsi sebagai catatan piutang.
3. Metode Ledgerless Bookkeeping
Lalu cara pencatatan piutang dagang berikutnya adalah ledgerless bookkeeping atau pencatatan tanpa buku pembantu. Jadi saat mendapat pembayaran dari debitur, kreditur dapat mencatat piutang dengan dua cara. Berikut ini penjelasan keduanya:
- Kalau pelanggan melakukan pembayaran dalam jumlah penuh sesuai yang tercantum di dalam faktur penjualan, maka faktur yang bersangkutan diambil dari arsip faktur yang belum dibayar (unpaid invoice file) dan ditandai “LUNAS”. Faktur kemudian dipindahkan ke dalam arsip faktur yang telah dibayar (paid invoice file).
- Kalau pelanggan membayar hanya sebagian dari jumlah yang tercantum di faktur penjualan, maka jumlah kas yang diterima dan sisanya yang belum dibayar oleh pelanggan akan dicatat di faktur tersebut.
Lalu dibuat faktur tiruan yang isinya berupa info yang sama dengan faktur aslinya. Faktur tiruan ini lalu disimpan di dalam arsip faktur yang telah dibayar. Sedangkan faktur aslinya disimpan lagi ke dalam arsip faktur yang belum dibayar.
4. Metode Pencatatan dengan Komputer
Ini adalah metode pencatatan perusahaan dagang yang sering digunakan saat ini. Secara umum, dalam sistem komputer akan dibuat dua macam arsip yaitu arsip transaksi (transaction file) dan arsip induk (master file). Biasanya, pencatatan dengan komputer ini menggunakan sistem yang dinamakan batch system.
Dalam batch system, dokumen sumber yang mengubah piutang dikumpulkan terlebih dahulu. Lalu setiap harinya akan dilakukan proses posting sekaligus agar catatan piutang selalu up to date atau mutakhir setiap harinya.
Contoh Pencatatan Piutang Dagang
Contoh pencatatan piutang dagang adalah sebagai berikut:
Pada tanggal 5 Juni 2022, PT JAYA menjual barang dengan harga Rp 10 juta. Ada potongan 2% dengan waktu jatuh tempo 30 hari (2/10-n/30). Maka pencatatan piutang dagangnya adalah sebagai berikut:
PT JAYA
Jurnal Umum
| Tanggal | Keterangan | D (Rp) | K (Rp) |
| 5 Juni | Gross Method: Piutang Penjualan | 10.000.000 | 10.000.000 |
| Kas Potongan Penjualan Piutang *(2/100 x 10.000.000) > jika potongan diambil Jika potongan tak diambil, maka: Kas Piutang (pembayaran otomatis di atas tanggal 15 Juni 2022) | 9.600.000 *400.000 10.000.000 | 10.000.000 10.000.000 | |
| 5 Juni | Nett Method: Piutang Penjualan *10.000.000 – (2/100 x 10.000.000) | 9.600.000 | 9.600.000 |
| Kas Piutang Jika potongan tak diambil, maka: Kas Piutang Penghasilan di luar operasi/lain-lain | 9.600.000 10.000.000 | 9.600.000 9.600.000 400.000 |
Dari contoh pencatatan piutang dagang, Anda bisa menyesuaikan menurut metodenya. Baik dengan menghitung potongannya maupun tidak. Jika ingin pencatatan piutang usaha lebih akurat, dapat menggunakan pencatatan komputer karena setiap harinya data akan dimutakhirkan.
Sekarang Anda sudah mengetahui dan memahami metode pencatatan piutang dagang. Laporan keuangan perusahaan dapat diselesaikan dengan mudah dengan bantuan Peakflo.
Selain membantu menyusun laporan keuangan dan pencatatan piutang dagang, software Peakflo juga dapat membantu Anda untuk mengelola bisnis di jaman serba cepat dan modern ini.
Jadi, sudah saatnya kamu ganti pencatatan piutang perusahaan dagang manual dengan berbagai fitur menarik yang ditawarkan Peakflo. Yuk, coba gratis sekarang!
