Automasi invoice atau invoice automation dapat menghemat waktu dan uang bisnis Anda. Dengan sistem yang otomatis, Anda dapat mengelola faktur dengan cepat dan efisien. Ini akan membantu Anda menghindari keterlambatan pembayaran, dan melacak pengeluaran lebih mudah.
Selain itu, uutomasi invoice juga bisa membuat prosess account payable yang dimiliki perusahaan menjadi lebih gesit. Karena biasanya account payable department akan dibanjiri dengan faktur yang berjumlah ratusan. Mulai dari faktur kertas dan PDF sampai dengan faktur fax dan email. Ayo pahami lebih dalam tentang invoice automation di sini.
Apa Itu Invoice Automation?
Invoice automation atau otomatisasi faktur adalah proses yang mengotomatiskan pembuatan dan pengelolaan faktur. Ini biasanya melibatkan penggunaan perangkat lunak untuk merampingkan proses dan membuatnya lebih efisien. Otomatisasi faktur dapat membantu bisnis untuk meningkatkan alur kerja mereka dan membina hubungan yang lebih baik dengan mitra bisnis.
Selain itu alat ini juga dipakai untuk sejumlah kebutuhan lainnya, seperti penyimpanan data yang telah dianalisis pada sistem hutang. Kemudian melakukan pencocokan terhadap tanda terima dengan pesanan pembelian yang terdapat pada faktur. Dan terakhir, membayar faktur terhadap pihak yang terkait. Jika dilakukan perbandingan antara proses manual dengan proses otomatis, invoice automation mampu menciptakan alur kerja yang lebih cepat dan akurat.
Bahkan bisa dibilang bahwa otomatisasi mampu membuat efisiensi meningkat sebanyak 73 persen. Hingga tak mengherankan apabila sejumlah pihak banyak yang menggunakan invoice automation atau yang biasa disebut dengan otomatisasi faktur.
Bagaimana Invoice Automation Bekerja?
Jika dilihat dari cara kerjanya, invoice automation tidaklah sama dengan manajemen faktur dengan cara manual. Pasalnya cara konvensional ini mencakup beberapa hal, mulai dari pencocokan sampai dengan penagihan, yang melibatkan lebih banyak proses dan waktu dibanding cara manual.
Seperti yang diketahui, faktur datang dalam berbagai format dan detail. Nantinya dalam hal ini Anda dapat dengan mudah melaukan perubahan kepada faktur yang memiliki format tanpa kertas maupun memprosesnya dengan cara digital.
Dalam invoice automation software ini akan terdapat teknologi pemidaian otomatis terhadap detail invoice dengan akurat. Dimana pemidaian tersebut dilakukan oleh OCR atau Optical Character Recognition.
OCR dapat memidai berbagai informasi penting mulai dari nama klien riwayat pembelian, dan lainnya. Proses ini dapat meminimalisir human error, mempersingkat pengumpulan data, dan menghindari biaya tambahan dari duplikasi pembayaran.
Manfaat Invoice Automation
Sebanyak 71 persen dari departemen AP melakukan otomatisasi faktur di tahun 2020. Hal ini dikarenakan penggunaan invoice automation software terbukti meningkatkan produktivitas sehingga perusahaan dapat fokus pada perkembangan bisnis.
Tidak heran jika angka tersebut akan mengalami peningkatan di waktu mendatang. Berikut daftar beberapa manfaat yang ditawarkan oleh invoice automation sebagaimana ulasan berikut:
1. Pemrosesan Faktur Lebih Efisien dan Akurat
Ketika melakukan yang namanya invoice payment processing dengan cara manual memang memakan waktu yang tidak sebentar. Apalagi jika data yang dilakukan pengelolaan berukuran besar tentunya akan memakan waktu yang lebih lagi.
Tentu akan berbeda ketika menggunakan pembuatan faktur dengan cara otomatis. Nantinya proses penggalian data maupun pemasukan pada sistem akan lebih gampang. Tidak kalah gampangnya ketika melakukan pencocokan maupun validasi akan pesanan pembelian yang ada.
Serta persetujuan akan pembayaran akhir pun bisa dilakukan dengan lebih efisien dalam waktu yang tergolong cukup singkat. Di samping itu pada bagian ketidaksesuaian maupun ketidakakuratan yang disebabkan oleh kesalahan dalam pemrosesan dapat diminimalisir.
2. Hemat Biaya dan Tenaga Kerja
Sebagian berpandangan bahwa tugas manual merupakan satu diantara alasan paling besar besarnya biaya hutang dagang. Oleh sebab itu invoice payment automation bisa meminimalisir kebutuhan akan tingginya biaya maupun tenaga kerja yang dipakai.
Bahkan hasil penelitian memperlihatkan bahwasanya platform AP digital mampu memberikan pengurangan terhadap biaya untuk proses sampai dengan 81 persen. Hal ini karena sistem otomatisasi yang dipakai mampu menghilangkan sebagian besar manusia yang ikut terlibat dalam faktur.
Di samping itu tidak sedikit bisnis yang memberikan penawaran mengenai diskon pembayaran yang lebih dini. Selain itu, juga mampu memproses faktur dalam waktu yang lebih cepat dan mampu dipakai untuk menurunkan biaya perusahaan yang dikeluarkan.
Dengan Peakflo, kami dapat menghemat 69 jam/bulan untuk memproses approval invoice dan 210 jam kerja/bulan untuk budget reporting dan rekapitulasi. Baca case study Rey di sini!
3. Meningkatkan Pencapaian dan Mencegah Penipuan
Proses faktur yang menggunakan cara otomatis ini ternyata juga mampu melakukan peningkatan terhadap kepatuhan akan peraturan yang ada. Pasalnya sistem yang diketahui memberikan dukungan pada AI dapat menambah kualitas dari validasi faktur.
Hal ini dikarenakan file yang ada disimpan dengan cara digital. Nantinya tim AP maupun klien yang dimiliki akan memperoleh akses menuju file tersebut. Pihak terkait akan diberikan informasi jika terjadi perbedaan maupun masalah yang muncul.
Bagaimana Cara Mengoptimasikan Invoice?
Secara umum manajemen faktur dengan cara manual dianggap mampu menghambat operasional usaha yang dilakukan. Pasalnya dengan menggunakan sistem otomatisasi seperti Peakflo ini mampu memproses faktur dalam waktu yang lebih singkat. Berikut cara pengoptimalan invoice dengan automated process:
- Percepatan pengambilan data faktur dengan menggunakan teknologi OCR serta melakukan pemasukan sistem ERP menggunakan akurasi lebih tinggi.
- Melakukan analisis maupun pendeteksi ketidaksesuaian semenjak dini guna meminimalisir permasalahan yang terjadi.
- Tim AP nantinya mampu melakukan peningkatan terhadap kepuasan pihak yang berkepentingan untuk meminimalisir kekhawatiran.
Jika Anda membutuhkan pekerjaan yang berhubungan dengan data faktur yang lebih cepat, maka menggunakan invoice automation software dari Peakflo adalah solusi yang tepat bagi Anda. Sebab invoice automation akan membuat workflow Anda menjadi lebih lancar. Sehingga tim account payable Anda akan jauh lebih gesit, dan membina hubungan yang lebih baik dengan mitra bisnis.
