Dalam dunia bisnis, salah satu bagian penting dari akuntansi bisnis adalah account payable karena peranannya yang sangat besar dalam pembukuan keuangan bisnis.
Account payable ini sama halnya seperti transaksi utang atau transaksi dengan sistem uang muka. Dulu sebelum ada teknologi akuntansi yang canggih, account payable ini dikelola secara konvensional.
Di zaman sekarang, fokusnya pun berubah menjadi account payable automation yang dinilai jauh lebih efektif dan efisien.
Apa Itu Account Payable Automation?
Sebenarnya apa yang dimaksud dengan account payable automation atau AP automation itu? Ini merupakan sebuah upaya untuk melakukan kontrol atau pengelolaan terhadap account payable.
Secara mudahnya, account payable bisa dipahami sebagai utang dagang yang kemudian dianggap sebagai kewajiban perusahaan. Kewajiban ini harus dipenuhi dalam jangka waktu yang terbilang singkat.
Semua kewajiban utang yang dimiliki oleh perusahaan, terhadap pihak manapun, harus dikontrol dengan baik. Kontrol tersebut kini bisa dilakukan secara otomatis berkat adanya account payable software yang memfasilitasi kebutuhan tersebut.
Bagaimana Cara Kerja Account Payable Automation?
AP automation tools bisa melakukan pengawasan dan perhitungan beban utang yang sudah dilakukan oleh perusahaan secara otomatis.
Software atau tool tersebut nantinya akan mengawasi perjanjian apa saja yang sudah dilakukan perusahaan, bentuk utang apa saja yang dimiliki, dan berapa nominalnya. Selain itu account payable software tersebut juga akan membantu perusahaan untuk menyusun urutan pembayaran atau transaksi.
Perusahaan biasanya memiliki lebih dari satu kewajiban utang atau kredit. Jika tidak disusun dengan baik prioritas mana yang perlu dibayar terlebih dahulu, maka utang tersebut bisa menumpuk dan terasa berat.
AP automation ini akan membantu mengurutkan mana kewajiban utang atau kredit yang harus dibayar lebih dahulu. Jadi lebih mudah bagi perusahaan untuk memenuhi kewajibannya tersebut karena tidak akan menumpuk.
Cara kerja AP automation ini bisa disebut juga dengan AP automation workflow. Di dalamnya ada 5 tahapan penting yaitu pengambilan faktur, persetujuan faktur, otorisasi transaksi, proses pembayaran, dan manajemen pemasok. Semuanya berjalan secara otomatis melalui sistem yang ada.
Komponen dari Account Payable Automation
Penting untuk dipahami bahwa dalam account payable process yang berjalan secara otomatis ini ada beberapa komponen yang terlibat. Berikut adalah beberapa komponen yang dimaksud:
1. Persingkat Proses Pengadaan Barang
Dalam situasi manual tim operasional atau procurement biasanya mengirimkan purchase request melalui Google Form. Sayangnya, tool tersebut bukan diperuntukan untuk mengelola procurement, menyulitkan tim procurement dan tim keuangan untuk berkoordinasi dan melacak pembelian.
Kini, accounts payable automation juga berfungsi sebagai e-procurement platform. Berikut caranya:Â
- Tim procurement dapat membuat berbagai jenis penawaran pembelian, mulai dari pengadaan barang hingga jasa.
- Setiap Purchase Quote (PQ) yang dibuat akan langsung ditujukan ke approver yang terkait di tim keuangan dan ke budget yang tepat.
- Approver pun bisa langsung menyetujui Purchase Quote.
- Tim keuangan tidak perlu repot mengubah karena Purchase Quote otomatis menjadi Purchase Order dan langsung dikirim ke vendor.
Sangat praktis, bukan?
2. Kelola dan proses tagihan secara otomatis
Tagihan adalah tantangan lain bagi tim keuangan. Departemen lain biasanya harus menambahkan bill di Google Form, yang mana tidak memberikan visibilitas mengenai status dari bill tersebut kedepannya.
Biasanya, tim keuangan mengelola bill dalam spreadsheet, yang membutuhkan banyak waktu untuk dikelola, sehingga fokus untuk mengurus bill pun menjadi terbagi. Belum lagi, komunikasi bolak-balik antara tim keuangan dan departemen lain lewat email yang semakin tidak membantu. Tidak heran jika banyak tagihan yang akhirnya tidak diproses dan terus menumpuk.
Disinilah account payable automation dapat membantu organisasi Anda:
- Tim internal dapat langsung membuat draft pembayaran di platform atau mengirimkan ke Optical Character Recognition (OCR) mailbox, teknologi canggih yang dapat langsung memidai detail invoice dan memasukannya ke sistem secara akurat.
- Tim keuangan dapat langsung mencocokan purchase order dengan bill secara otomatis dan lacak saldo PO.
- Tim keuangan dapat membuat custom approval workflow dengan stakeholders yang tepat berdasarkan polisi yang berlaku.
- Semua komunikasi terekam oleh jejak audit dalam timeline untuk transparansi antar tim.
3. Jadwalkan pembayaran sekaligus
Tim keuangan biasanya harus melakukan pembayaran lewat aplikasi bank, meminta OTP dengan atasan, memasukan detail vendor, dan melunasi pembayaran. Bayangkan jika proses ini terjadi berulang-ulang untuk puluhan atau ratusan pembayaran, tentu saja memusingkan.
Dengan accounts payable automation, tim keuangan dapat langsung menjadwalkan pembayaran secara massal dengan mengatur tanggalnya. Dengan digital wallet, pembayaran akan dapat dilunasi secara otomatis, baik untuk vendor domestik maupun internasional. Digital wallet ini sudah pasti aman, terintegrasi dengan payment gateway terpercaya, dan dapat di-top up saldonya dengan konvenien.
4. Lacak anggaran secara real-time
Lagi-lagi, spreadsheet digunakan untuk melacak budget. Tim keuangan pun akhirnya waktunya habis untuk mengurus spreadsheet dibanding untuk koordinasi strategis yang dapat mengoptimalkan fungsi departemen lain bahkan organisasi secara keseluruhan.
Dengan accounts payable automation, tim keuangan dapat langsung mengaktifkan budget untuk berbagai departemen dalam beberapa kali klik. Setiap ada transaksi, laporan budget akan langsung menyesuaikan dan tim yang terkait pun dapat mengecek dengan mudah.
Bila budget hampir habis, sistem akan membantu mengingatkan sehingga tim yang terkait pun dapat langsung memutuskan tindakan.
5. Rekonsiliasi secepat kilat
Rekonsiliasi biasanya memakan waktu berminggu-minggu untuk tim keuangan, belum lagi jika ada kesalahan dalam prosesnya yang akan memerlukan waktu tambahan untuk memperbaikinya.
Percayakah Anda bahwa dengan accounts payable automation, rekonsiliasi dapat terjadi hanya dalam puluhan menit? Ini alasannya:
- Integrasikan accounts payable automation dengan software akuntansi Anda. Sinkronisasi 2 arah ini akan memastikan bahwa setiap transaksi yang terjadi terekam dengan baik di kedua software.Â
- Dengan begitu, Anda dapat hemat ratusan jam kerja yang terbuang di rekonsiliasi manual dan fokus pada tugas yang lebih penting, seperti mengembangkan bisnis.
Keuntungan Menggunakan Account Payable Automation
Sangat disarankan bagi perusahaan untuk memakai accounts payable automation software apalagi di zaman digital seperti sekarang. Software ini akan memberikan beberapa keuntungan kepada perusahaan. Berikut adalah keuntungan yang dimaksud:
1. Penghematan Waktu
Software yang dipakai untuk accounts payable in automation benar-benar akan membantu perusahaan untuk menghemat waktu. Jika dilakukan secara konvensional, mungkin akan dibutuhkan waktu lama. Namun jika sudah ada fitur yang membantu maka prosesnya bisa jadi lebih cepat.
2. Peningkatan Efisiensi
Accounts payable automation process ini benar-benar sangat efisien. Prosesnya efisien sesuai dengan tahapan yang memang dibutuhkan dalam manajemen account payable. Peluang error lebih kecil dan hasilnya juga bisa lebih optimal.
3. Peningkatan Akurasi
Penting untuk diketahui bahwa salah satu tantangan besar dalam manajemen utang dagang adalah banyaknya kemungkinan human error. Tentu human error ini bisa diminimalkan jika ada software yang efektif bekerja. Akurasinya jadi lebih tinggi dan hasilnya lebih memuaskan.
4. Pengurangan Biaya
Jika ditelusuri lebih jauh, pemakaian AP automation software ini sebenarnya bisa membuat perusahaan jadi lebih hemat biaya. Hal ini disebabkan oleh pengelolaan AP jadi lebih efisien. Perusahaan juga bisa lebih mudah memenuhi kewajiban kreditnya tanpa menumpuk.
5. Built-In Compliance
AP automation ini akan membantu membentuk kepatuhan perusahaan dalam membayar kredit atau tanggung jawabnya. Pengelolaan AP jadi lebih efisien dan akurat sehingga perusahaan tahu kapan saja harus membayar kredit supaya tidak menumpuk.
Sudah jelas bahwa banyak keuntungan yang diperoleh dari automasi utang dagang ini. Jadi mulailah menentukan software AP yang layak untuk diandalkan demi kemajuan perusahaan.
Tingkatkan Workflow Bisnis Anda dengan Peakflo Account Payable Automation
Kini perusahaan Anda bisa lebih mudah melakukan pengelolaan account payable berkat adanya Peakflo. Platform ini menawarkan banyak fitur yang fungsional dan efektif dipakai untuk mengelola utang dagang.
Melalui Peakflo, Anda bisa dengan mudah mengatur pembayaran kredit sehingga tidak akan terjadi penumpukan. Anda tahu mana yang harus dieksekusi lebih dahulu sehingga pembayaran bisa sesuai perjanjian yang sudah dibuat sebelumnya.
Peakflo ini menawarkan fitur yang lengkap dan dikenal sebagai AP automation software yang sangat efektif untuk digunakan. Selain itu fitur-fiturnya juga mudah dipakai dan mudah untuk dipelajari bahkan oleh pemula.
Bersama Peakflo, account payable bisa terkelola dengan baik dan jauh lebih akurat. Kesalahan yang terjadi akibat human error bisa diminimalkan sehingga perusahaan bisa mengelola finansialnya dengan baik.
Account payable automation di era digital ini memang berperan besar bagi kemajuan sebuah perusahaan. Itulah mengapa Anda bisa mulai melirik Peakflo untuk membantu proses tersebut. Tim juga bisa bekerja lebih efektif dan tidak buang-buang waktu.
Tingkatkan account payable workflow Anda bersama Peakflo dengan mengelola, proses, dan bayar semua tagihan secara otomatis menggunakan account payable automation. Cek tur produk kami untuk cari tahu lebih lanjut, jadwalkan konsultasi gratis dengan finance expert kami untuk strategi terbaik dalam mengoptimalkan keuangan bisnis Anda.
