fbpx
Home > Learning Center > Potong Biaya Akuntansi dengan Account Payable Workflow Automation

Potong Biaya Akuntansi dengan Account Payable Workflow Automation

piutang usaha

Banyak bisnis yang kesulitan dengan manajemen keuangan mereka. Hal ini cukup mengkhawatirkan karena dapat mempengaruhi performa bisnis. 

Terlebihnya, dalam era inflasi seperti sekarang, bisnis semakin menghadapi banyak tantangan agar dapat bertahan. Tidak sedikit juga yang akhirnya menggulung tikar karena hal ini. Bagi setiap pebisnis tentu saja ini skenario yang terburuk. 

Maka dari itu, manajemen keuangan yang efektif harus menjadi prioritas. Dengan membuat pekerjaan manual menjadi otomatis, Anda dapat menghemat banyak waktu dan uang, serta membuat keputusan bisnis yang strategis. 

Accounts payable automation akan membantu perusahaan untuk menyeimbangkan kondisi finansial. Mari kenali lebih dalam tentang sistem accounts payable ini.

Table of Contents

Langkah Apa yang Termasuk dalam Account Payable Workflow?

Ada beberapa langkah yang termasuk dalam alur kerja account payable. Tentu saja langkah-langkah ini akan sangat berpengaruh pada laporan pembukuan nantinya. Berikut adalah beberapa langkah yang termasuk:

1. Pengambilan Faktur yang Mudah dan Minim Error

Pertama ada pengambilan faktur atau invoice atau catatan transaksi. Pencatatan faktur secara manual tentunya sangat menyusahkan. Pencatatan faktur sangat rentan akanĀ human error, yang berujung pada penambahan biaya karenaĀ duplicate payment.

Untuk menghindari dampak tersebut, terdapat beberapa hal yangĀ accounts payable workflow automationĀ dapat lakukan.

Tim keuangan dapat mengisukan faktur dalam satu platform. Hal ini penting karena kedepannya setiap perubahan terhadap faktur akan terkonsolidasi di satu platform, sehingga memperlancar komunikasi antara pengisu faktur dengan approver.Ā 

Terlebih lagi, kini terdapat teknologiĀ Optical Character RecognitionĀ atau OCR, yang dapat meng-scan faktur secara otomatis dan akurat. Anda tinggal mengirimkan faktur ke email, dan secara langsung data akan terekam dalam sistem.Ā 

How OCR works

2. Persetujuan Faktur yang Cepat

Selanjutnya setelah faktur diambil maka ada persetujuan atau approval faktur.

Biasanya, tim keuangan harus mengingatkanĀ approversĀ untuk menyetujui faktur lewat email, yang bahkan seringkali tidak dibaca. Ini menyebabkan tim keuangan harus berulang kali melakukanĀ follow up, yang mana menghabiskan waktu.Ā 

Jika berlanjut, pembayaran faktur pun akan terlambat. Bisnis pun akhirnya harus membayar denda, dan hubungan denganĀ vendorĀ juga menurun.Ā 

DenganĀ approvalĀ work flow, Anda tidak perlu lagi proses approvalĀ secara menual. BuatĀ approval workflowĀ dan kustomisasi berdasarkan jumlah pembayaran faktur, jangka waktu, lalu tugaskan approversĀ dari departemen mana pun, sampai sepuluh tingkatan.Ā 

Bill payment workflow

Secara otomatis, sistem akan mengirimkan email ke tiapĀ approverĀ dengan ringkasan faktur yang menungguĀ approvalĀ sesuai jangka waktu yang ditentukan. Tim keuangan akhirnya dapat fokus ke tugas lain yang lebih penting.

3. Bayar dengan Mulus

Jika faktur sudah diambil lalu sudah disetujui maka langkah berikutnya adalah pembayaran.Ā 

Account payable workflow automationĀ memungkinkan Anda untuk langsung membayar tanpa perlu menunggu antrian transaksi. Anda dapat mengatur agar setiap faktur yang sudah di-approveĀ untuk langsung dibayar, atau pun menentukan jadwal pembayaran sendiri.Ā 

Anda juga dapat langsung menggunakan walletĀ digital untuk membayar, danĀ top-upĀ sekonvensional mungkin.Ā 

Pay locally or internationally with the digital wallet

AccountsĀ payable workflow automationĀ akan membantu memastikan pembayaran dilakukan tepat waktu, sehingga Anda tidak perlu membayar denda dan mempertahankan hubungan yang baik dengan vendor.

4. Manajemen Budget seperti Profesional

Langkah terakhir dalam account payable adalah manajemen budget. Budget biasanya dibuat diĀ spreadsheetĀ atau tersedia di software akuntansi. Sayangnya,Ā spreadsheetĀ sendiri sulit untuk dikelola dan butuh update terus-menerus.Ā 

Accounting software sendiri biasanya tidak memberikan kebebasan untuk setiap tim dalam mengelola budget, sehingga tidak ada transparansi. Hal ini akhirnya menambahkan pekerjaan tim keuangan, merenggut waktu mereka dari pekerjaan lainnya yang lebih penting.

Untungnya, denganĀ automation software, tim keuangan tidak perlu mempersiapkanĀ budgetĀ secara manual. Budget untuk setiap departemen akan langsung hadir untuk Anda, dan dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan.Ā 

Budget dashboard in Peakflo

Setiap faktur yang dibuat juga akan langsung dikategorikan pada budget yang tepat. Sehingga Anda tidak perlu update manual. 

Payment approval workflow membuat bill payment approval jadi lebih mudah, mempersingkat proses sampai 69 jam/bulan.
Evan Tanotogono, Rey.id CEO
Evan Tanotogono
Chief Executive Officer, Rey

Kelola Keuangan Perusahaan Lebih Baik dengan Account Payable Workflow

Sampai di sini bisa dipahami bahwa automasi account payable workflow bahwa automasiĀ  membuat manajemen AP jadi jauh lebih mudah. Berbagai tantangan yang sudah disebutkan tadi bisa diatasi dengan mudah dan jauh lebih efisien.

Anda bisa memanfaatkan fitur automasi account payable workflow menggunakan Peakflo. Platform ini akan membantu perusahaan untuk mengelola account payable secara efektif dan efisien. Fiturnya mudah digunakan dan sangat membantu mengurangi risiko error.

Proses automasi ini tentu sangat membantu kerja tim keuangan yang terlibat. Apalagi jika tools yang digunakan tepat seperti Peakflo. Fiturnya lengkap dan akan membantu kerja tim secara efisien tanpa banyak kendala. Cek sendiri seberapa banyak klien kami menghemat biaya dan waktu mereka dengan Peakflo:

Dengan Peakflo, tim keuanganmu bisa lebih cepat 10-20 hari terima pembayaran, 75% lebih hemat biaya transaksi, dan hemat 100 jam kerja untuk tim keuangan

Bisnis Anda pun dapat meraup manfaat yang sama atau bahkan lebih banyak lagi. GunakanĀ savings calculatorĀ kami untuk cari tahu lebih lanjut!

Masih Ingin Membaca?