Pada sebuah usaha atau bisnis terdapat beberapa aspek atau elemen yang nantinya akan dibutuhkan dan salah satunya adalah account payable. Perlu diketahui bahwa selain produksi yang bisa menjadi penentu berjalan atau tidaknya usaha di perusahaan, aktivitas jual beli serta utang piutang pun menjadi faktornya.
Utang piutang sendiri adalah sebuah kegiatan yang dilakukan guna memperoleh keuntungan yang bisa menimbulkan aliran kas atau cash flow. Dalam dunia akuntansi, istilah utang piutang ini dikenal dengan nama Account Payable (AP) dan Account Receivable (AR).
Secara umum, account receivable (AR) adalah piutang dagang, yang berisi catatan transaksi dari pihak lain dan waktu penagihannya. Sedangkan, account payable adalah utang dagang, yang tentu wajib untuk dilunasi. Mari simak artikel ini untuk lebih mengenal apa itu account payable dan perannya bagi perusahaan.
Apa Itu Account Payable?
Accounts payable atau hutang dagang adalah jumlah utang yang sebuah perusahaan miliki yang berasal dari pembelian barang atau jasa. Baik itu melalui supplier ataupun vendor yang menggunakan metode transaksi kredit. Selain itu, istilah ini biasanya perusahaan gunakan saat melakukan transaksi pembelian dengan metode uang muka atau down payment dulu.
Lalu, untuk pelunasan tersebutkan akan dilakukan saat barang sudah diterima. Pada dunia bisnis, account payable bisa juga Anda dianggap sebagai liabilitas dalam perusahaan.
Hal ini karena, account payable biasanya tidak akan tercatat saat barang dagangan baru dipesan, namun akan tercatat saat barang kepemilikan barang yang telah Anda pesan sudah sampai atau ada tangan pemesannya. Dengan catatan sudah diterima dengan baik oleh pembeli tanpa adanya retur atas barang tersebut.
Perlu Anda ketahui juga, jika pembelian dilakukan dengan pembayaran tunai akan mendapatkan potongan. Sehingga account payable atau utang dagang ini harus terlaporkan sama besar dengan jumlah hutang dagang yang sudah Anda kurangi potongan tunainya. Account payable ini khusus kepada jumlah terutang karena biasanya pembelian terjadi oleh pihak berikut ini:
- Perusahaan pada bidang perdagangan untuk pembelian barang jadi
- Perusahaan pada bidang industri untuk pembelian barang baku
Peran Account Payable Bagi Perusahaan
Account payable tentunya memiliki peran yang penting dalam sebuah perusahaan dan wajib untuk selalu dicek dengan teratur. Pengecekan tersebut bertujuan untuk memberitahukan pihak perusahaan dan memahami tanggung jawab untuk membayar atau melunasi sisa hutang yang ada.
Hutang dagang juga memiliki peran lainya, yaitu untuk menghindari adanya utang yang terlalu menumpuk dan memberikan beban yang lebih tinggi ke perusahaan untuk melunasi barang yang sudah perusahaan terima.
Artinya, hal tersebut bisa membuat beban perusahaan lebih ringan sehingga untuk proses bisnis dengan kliennya bisa berjalan dengan baik. Walaupun begitu, ternyata tidak semua perusahaan mencatat hutang dagang karena ada yang kesulitan untuk mencatatnya. Tetapi bila terjadi kesalahan yang fatal ini tentunya membuat situasi jadi buruk hingga bisa mengalami kerugian. Efek samping lainnya adalah hubungan dengan klien juga akan terganggu.
Proses Terjadinya Utang Dagang
Utang dagang atau utang usaha atau account payable merupakan metode transaksi yang umum dalam perusahaan. Dalam laporan keuangan, utang dagang tercatat di neraca keuangan (balance sheet) sebagai liabilitas.
Disebut sebagai utang, tetapi tidak ada bunga di dalamnya. Itu berarti perusahaan sebagai buyer yang bertransaksi dengan pemasok atau supplier hanya membayar utang ini sesuai nilai transaksi yang disepakati. Pemasok tidak memungut tambahan biaya atau bunga atas pembayarannya.
Terjadinya utang dagang atau account payable melalui beberapa proses: membeli pesanan barang/jasa, menerima pesanan barang/jasa, dan membayar tagihan atau invoice ke pemasok atau vendor.
1. Membeli Pesanan Barang/Jasa
Setelah menemukan pemasok atau vendor dengan barang/jasa yang sesuai kebutuhan lalu telah sama-sama sepakat, perusahaan sebagai buyer melakukan pemesanan dengan mengirimkan order ke pemasok atau vendor.
2. Menerima Pesanan Barang/Jasa
Pemasok atau vendor mengirim barang atau menyediakan jasa sesuai dengan order dari perusahaan. Perusahaan membuat laporan penerimaan atas barang/jasa tersebut sebagai bentuk dokumentasi pengiriman, termasuk masalah dan kerusakan dalam laporan tersebut.
3. Membayar Tagihan (Invoice) ke Pemasok/Vendor
Selain mengirim barang atau menyediakan jasa ke perusahaan, pemasok atau vendor juga membuat faktur atau invoice yang berisi tagihan ke perusahaan. Perusahaan menerima faktur dan mencatatnya kemudian memproses pembayaran sesuai nilai dan waktu yang disepakati.
Contoh Utang Dagang
Berikut ini tersaji contoh utang dagang atau utang usaha yang dikategorikan sebagai trade payables di perusahaan terbuka dalam laporan tahunannya untuk publik.
Contoh Pencatatan Utang Usaha PT GOTO GOJEK TOKOPEDIA Tbk.
Tugas Account Payable Staff
Pada perusahaan besar, biasanya terdapat staff atau karyawan khusus yang mengelola account payable. Staff ini memiliki beberapa tugas penting sdalam mengelola account payable. Berikut beberapa tugasnya account payable staff.
Koordinasi dengan Supply Chain
Perlu di ketahui bahwa kegiatan pembelian pada perusahaan pasti akan melibatkan banyak pihak, seperti dari vendor, divisi penjualan, produksi, tim purchasing, pergudangan, dan yang lainnya. Ini adalah siklus yang bisanya disebut dengan supply chain. Salah satu tugas account payable staff adalah harus memahami betul mengenai siklus supply chain ini.
Mereka juga harus memastikan keadaan barang sebelum terjadinya proses pembayaran juga. Account payable staff juga harus memahami cara berkoordinasi dengan seluruh pihak dengan cepat. Koordinasi ini harus berjalan dengan cepat dan tepat agar bisa berjalan sesuai rencana.
Menganalisa Kegiatan Pembeli
Seorang staff account payable harus melakukan double check terhadap dokumen-dokumen pembelian pada bagian purchasing. Hal tersebut dilakukan untuk meminimalisir adanya kesalahan yang bisa terjadi dan merugikan banyak pihak. Karena itu, account payable staff harus memiliki ketelitian cukup tinggi supaya tidak berakibat fatal.
Mencatat Kegiatan Pembelian
Staff account payable juga memiliki tanggung jawab untuk mencatatan untuk seluruh kegiatan pembelian. Hal ini bertujuan untuk bisa menverifikasi jika nantinya ada kesalahan antara data dokumen dengan fakta yang ada di lapangan. Sehingga bisa dibuat keputusan berdasarkan data-data valid yang sudah tercatat.
Namun, mencatat tagihan dapat menghabiskan begitu banyak waktu. Belum lagi, akuntan harus mencatat ratusan bahkan ribuan tagihan setiap bulannya. Proses ini juga sangat rentan dengan human error, yang jika selalu terjadi dapat merugikan perusahaan.
Melakukan Pembayaran untuk Pembelian yang Sudah Absah dalam Perjanjian
Selain ketiga tugas sebelumnya staff account payable juga bertugas melakukan pembayaran.Terdapat tiga metode pembayaran yang bisa dipilih dalam hutang dagang, antara lain:
- Cash After Delivery (CAD), yaitu jenis pembayaran yang prosesnya saat seluruh barang sudah vendor kirimkan ke perusahaan. Yang mana pihak perusahaan akan langsung membayarnya secara tunai.
- Cash Before Delivery (CBD), yaitu jenis pembayaran yang wajib pihak perusahaan lunasi sebelum pihak vendor mengantarkan barang yang sudah perusahaan pesan.
- Pembayaran melalui dua tahap, jenis pembayaran ini terdiri dari down payment dan pelunasan. Down payment terjadi sebagai tAnda jadi, setelah itu akan perusahaan lunasi saat seluruh barang sudah vendor kirimkan.
Yang mana untuk cara pembayaran ini berdasarkan perjanjian yang sudah dengan vendor dan perusahaan sepakati.
Membuat Laporan dan Neraca Pembelian
Menjadi seoarang staff Account Payable tentunya harus membuat laporan mingguan atau bulanan yang akan manajer atau supervisor berikan. Membuat laporan tesebut dengan tujuan semua pencatatan bisa langsung atasan review dan menjadi evaluasi bagaimana kondisi perusahaan ke depan nantinya.
Tanggung Jawab Account Payable Staff
Selain memiliki tugas penting, staff account payable juga memiliki tanggung jawab yang besar dan harus dilaksanakan dengan baik dan amanah. Berikut 5 tanggung jawab staff account payable di perusahaan:
- Memastikan semua kegiatan pembelian tercatat dengan baik yang biasanya dalam bentuk laporan.
- Mengawasi dan memastikan arus kas perusahaan berada pada posisi yang seimbang.
- Menyiapkan semua dokumen yang berhubungan dengan pembelian yang perusahaan lakukan. Perlu mysjuga pengecekan arsip dokumen secara rutin.
- Bertanggung jawab atas pembayaran yang wajib perusahaan lakukan. Staff Account Payable juga harus melakukan diskusi kepada vendor agar pembayaran yang dilakukan bisa sama-sama menguntungkan setiap pihak yang terlibat.
- Membuat laporan untuk pembelian yang sebelumnya terjadi dan mempertanggung jawabkan kepada manajer atau supervisor.
Perbedaan Utang Dagang dan Piutang Dagang
Baik utang dagang (account payable) maupun piutang dagang (account receivable), kedua entri jurnal dalam neraca keuangan ini bertolak belakang dan memiliki perbedaan.
Menurut definisinya, utang dagang dalam pencatatan keuangan di Perusahaan A misalnya adalah utang perusahaan kepada pemasok atau vendor.Â
Sementara piutang dagang dalam pencatatan keuangan di Perusahaan A adalah utang pelanggan yang akan ditagih Perusahaan A.
Untuk lebih jelasnya, berikut ini detail perbedaan utang dagang dan piutang dagang.
| Utang Dagang (Account Payable) | Piutang Dagang (Account Receivable) |
| Utang perusahaan kepada pemasok atau vendor. | Utang pelanggan kepada perusahaan yang nantinya ditagih perusahaan. |
| Di neraca keuangan (balance sheet), entrinya tercatat sebagai liabilitas. | Di neraca keuangan (balance sheet), entrinya tercatat sebagai aset. |
| Utang dagang terjadi karena pembelian barang/jasa secara kredit. | Piutang dagang terjadi karena penjualan barang/jasa. |
| Berdampak kepada arus kas karena posisinya sebagai arus kas keluar (cash outflow). | Berdampak kepada arus kas karena posisinya sebagai arus kas masuk (cash inflow). |
| Cakupannya termasuk trade payables, non-trade payables, taxes payable, dan loans payable. | Cakupannya termasuk trade receivable, non-trade receivable, taxes receivable, dan loans receivable. |
Baik utang dagang (account payable) maupun piutang dagang (account receivable), keduanya dapat digunakan untuk mengukur profitabilitas bisnis dengan cara total seluruh aset dan piutang lalu kurangi dengan total utang usaha.
Hasil positif menunjukkan bisnis mampu menciptakan profit. Sementara hasil negatif menunjukkan bisnis merugi.
Dari hasil tersebut, pemilik usaha atau bisnis dapat mempertimbangkan model bisnis yang dijalankan atau meminimalkan pengeluaran untuk menciptakan fungsi bisnis yang efisien agar terhindar dari kerugian.
Terus pantau dan lacak utang dagang dan piutang dagang untuk mencegah hasilnya negatif. Pergunakan software akuntansi untuk memudahkan pengawasan.
Itulah pengertian utang dagang atau account payable yang perlu Anda ketahui dan pahami. Sehingga, Anda bisa lebih menguasai dan menjalankan tanggung jawab dengan baik untuk suksesnya sebuah perusahaan. Ayo, baca artikel selanjutnya supaya lebih paham dengan istilah seputar Account Payable (AP) dan Account Receivable (AR).
