Contoh Email Pengingat Pembayaran yang Terbukti Berhasil!
Contoh Email Pengingat Pembayaran yang Terbukti Berhasil! Penggunaan email pengingat pembayaran di dalam dunia bisnis
Pada sebuah usaha atau bisnis terdapat beberapa aspek atau elemen yang nantinya akan dibutuhkan dan salah satunya adalah account payable. Perlu diketahui bahwa selain produksi yang bisa menjadi penentu berjalan atau tidaknya usaha di perusahaan, aktivitas jual beli serta utang piutang pun menjadi faktornya.
Utang piutang sendiri adalah sebuah kegiatan yang dilakukan guna memperoleh keuntungan yang bisa menimbulkan aliran kas atau cash flow. Dalam dunia akuntansi, istilah utang piutang ini dikenal dengan nama Account Payable (AP) dan Account Receivable (AR).
Secara umum, account receivable (AR) adalah piutang dagang, yang berisi catatan transaksi dari pihak lain dan waktu penagihannya. Sedangkan, account payable adalah utang dagang, yang tentu wajib untuk dilunasi. Mari simak artikel ini untuk lebih mengenal apa itu account payable dan perannya bagi perusahaan.
Accounts payable atau hutang dagang adalah jumlah utang yang sebuah perusahaan miliki yang berasal dari pembelian barang atau jasa. Baik itu melalui supplier ataupun vendor yang menggunakan metode transaksi kredit. Selain itu, istilah ini biasanya perusahaan gunakan saat melakukan transaksi pembelian dengan metode uang muka atau down payment dulu.
Lalu, untuk pelunasan tersebutkan akan dilakukan saat barang sudah diterima. Pada dunia bisnis, account payable bisa juga Anda dianggap sebagai liabilitas dalam perusahaan.Â
Hal ini karena, account payable biasanya tidak akan tercatat saat barang dagangan baru dipesan, namun akan tercatat saat barang kepemilikan barang yang telah Anda pesan sudah sampai atau ada tangan pemesannya. Dengan catatan sudah diterima dengan baik oleh pembeli tanpa adanya retur atas barang tersebut.
Perlu Anda ketahui juga, jika pembelian dilakukan dengan pembayaran tunai akan mendapatkan potongan. Sehingga account payable atau utang dagang ini harus terlaporkan sama besar dengan jumlah hutang dagang yang sudah Anda kurangi potongan tunainya. Account payable ini khusus kepada jumlah terutang karena biasanya pembelian terjadi oleh pihak berikut ini:
Account payable tentunya memiliki peran yang penting dalam sebuah perusahaan dan wajib untuk selalu dicek dengan teratur. Pengecekan tersebut bertujuan untuk memberitahukan pihak perusahaan dan memahami tanggung jawab untuk membayar atau melunasi sisa hutang yang ada.Â
Hutang dagang juga memiliki peran lainya, yaitu untuk menghindari adanya utang yang terlalu menumpuk dan memberikan beban yang lebih tinggi ke perusahaan untuk melunasi barang yang sudah perusahaan terima.
Artinya, hal tersebut bisa membuat beban perusahaan lebih ringan sehingga untuk proses bisnis dengan kliennya bisa berjalan dengan baik. Walaupun begitu, ternyata tidak semua perusahaan mencatat hutang dagang karena ada yang kesulitan untuk mencatatnya. Tetapi bila terjadi kesalahan yang fatal ini tentunya membuat situasi jadi buruk hingga bisa mengalami kerugian. Efek samping lainnya adalah hubungan dengan klien juga akan terganggu.
Pada perusahaan besar, biasanya terdapat staff atau karyawan khusus yang mengelola account payable. Staff ini memiliki beberapa tugas penting sdalam mengelola account payable. Berikut beberapa tugasnya account payable staff.Â
Perlu di ketahui bahwa kegiatan pembelian pada perusahaan pasti akan melibatkan banyak pihak, seperti dari vendor, divisi penjualan, produksi, tim purchasing, pergudangan, dan yang lainnya. Ini adalah siklus yang bisanya disebut dengan supply chain. Salah satu tugas account payable staff adalah harus memahami betul mengenai siklus supply chain ini.
Mereka juga harus memastikan keadaan barang sebelum terjadinya proses pembayaran juga. Account payable staff juga harus memahami cara berkoordinasi dengan seluruh pihak dengan cepat. Koordinasi ini harus berjalan dengan cepat dan tepat agar bisa berjalan sesuai rencana.Â
Seorang staff account payable harus melakukan double check terhadap dokumen-dokumen pembelian pada bagian purchasing. Hal tersebut dilakukan untuk meminimalisir adanya kesalahan yang bisa terjadi dan merugikan banyak pihak. Karena itu, account payable staff harus memiliki ketelitian cukup tinggi supaya tidak berakibat fatal.
Staff account payable juga memiliki tanggung jawab untuk mencatatan untuk seluruh kegiatan pembelian. Hal ini bertujuan untuk bisa menverifikasi jika nantinya ada kesalahan antara data dokumen dengan fakta yang ada di lapangan. Sehingga bisa dibuat keputusan berdasarkan data-data valid yang sudah tercatat.
Namun, mencatat tagihan dapat menghabiskan begitu banyak waktu. Belum lagi, akuntan harus mencatat ratusan bahkan ribuan tagihan setiap bulannya. Proses ini juga sangat rentan dengan human error, yang jika selalu terjadi dapat merugikan perusahaan.
Selain ketiga tugas sebelumnya staff account payable juga bertugas melakukan pembayaran.Terdapat tiga metode pembayaran yang bisa dipilih dalam hutang dagang, antara lain:
Yang mana untuk cara pembayaran ini berdasarkan perjanjian yang sudah dengan vendor dan perusahaan sepakati.
Menjadi seoarang staff Account Payable tentunya harus membuat laporan mingguan atau bulanan yang akan manajer atau supervisor berikan. Membuat laporan tesebut dengan tujuan semua pencatatan bisa langsung atasan review dan menjadi evaluasi bagaimana kondisi perusahaan ke depan nantinya.
Selain memiliki tugas penting, staff account payable juga memiliki tanggung jawab yang besar dan harus dilaksanakan dengan baik dan amanah. Berikut 5 tanggung jawab staff account payable di perusahaan:
Itulah pengertian utang dagang atau account payable yang perlu Anda ketahui dan pahami. Sehingga, Anda bisa lebih menguasai dan menjalankan tanggung jawab dengan baik untuk suksesnya sebuah perusahaan. Ayo, baca artikel selanjutnya supaya lebih paham dengan istilah seputar Account Payable (AP) dan Account Receivable (AR).Â
Masih Ingin Membaca?
Contoh Email Pengingat Pembayaran yang Terbukti Berhasil!
Contoh Email Pengingat Pembayaran yang Terbukti Berhasil! Penggunaan email pengingat pembayaran di dalam dunia bisnis
Pahami Jenis-Jenis Piutang Berikut Agar Tidak Salah Rekap
Pahami Jenis-jenis Piutang Berikut Agar Tidak Salah Rekap Piutang adalah sejumlah pinjaman baik berupa uang,
8 Langkah Menulis Outstanding Payment Letter
8 Langkah Menulis Outstanding Payment Letter Outstanding payment letter adalah surat yang dikeluarkan ketika masih
© 2021 by Peakflo. All rights reserved.