Kehadiran account payable staff (AP staff) sangat penting dalam perusahaan. Pasalnya keahlian dan tugas yang dilakukan oleh profesi tersebut, bukan semata-mata menghitung utang saja. Ada berbagai tugas staf account payable yang harus dilakukan demi perkembangan perusahaan .
Sebuah staf yang mengelola keuangan dalam perusahaan tidak hanya manajer keuangan saja. Untuk mencatat utang dagang dan menjalin kerjasama vendor, maka account payable department akan dibutuhkan.
Disamping kesempatan untuk menjunjung karir, AP staff bukanlah pekerjaan yang bisa diambil sembarangan. Perusahaan akan mencari orang dengan keterampilan di bidang tertentu. Setiap orang yang bekerja diharapkan untuk dapat melakukan seluruh tugas yang diberikan.
Tugas Account Payable Staff
Sejatinya, tugas dan tanggung jawab account payable staff berkutat sekitar finansial. Profesi tersebut akan bertanggung jawab dalam pembayaran yang dilakukan oleh perusahaan. Untuk melakukannya, staf account payable perlu melakukan koordinasi dengan staf lainnya hingga vendor perusahaan.
Selain memegang tanggung jawab yang besar, ada beberapa tugas utama yang akan dikerjakan oleh profesi tersebut. AP staff akan mencatat kegiatan pembelian, melakukan pembayaran, hingga membuat laporan keuangan. Simak penjelasan lengkap dari ketiga tugas utama staff penting perusahaan berikut:
1. Mencatat Pembelian
Tugas account payable staff adalah mencatat segala transaksi khususnya utang dagang. Semua informasi terkait aktivitas pembelian yang dilakukan oleh perusahaan akan diakumulasikan dalam jurnal khusus secara kronologis. Pencatatan keuangan tentunya sudah mengikuti standar pembuatan jurnal yang ditetapkan.
Namun dibalik dari namanya, ada banyak sekali hal yang dapat dicatat oleh profesi ini. Adapun berbagai tugas lainnya yang merupakan kewajiban seorang AP staff diantaranya:
- Mengatur jadwal pembayaran yang dilakukan oleh perusahaan, sesuai dengan kesepakatan di antara dua pihak. Pembayaran dapat berupa keperluan perusahaan hingga kewajiban yang perlu dibayar kepada perusahaan lain.
- Memastikan catatan faktur atau invoice yang dibuat seakurat mungkin. Invoice merupakan dokumen dengan fakta mengenai transaksi pembayaran perusahaan kepada pihak lain. AP staff harus memastikan tidak ada bagian yang salah input.
- Melakukan rekonsiliasi perusahaan, dimana transaksi keuangan perlu dicocokkan dengan dokumen serupa. Hal ini untuk memastikan jika pembayaran yang dilakukan sesuai dengan apa yang tertulis pada catatan jurnal.
- Mengajak kerjasama berbagai vendor, serta menjawab segala pertanyaan yang terkait dengan kerjasama tersebut. Jika ada vendor baru bergabung, maka catatan perlu diperbarui dengan menambahkannya di database.
- Memverifikasi catatan keuangan apakah sesuai yang terlihat pada lapangan atau tidak. Jika terdapat masalah, AP staff diyakini untuk menemukan solusi dari masalah tersebut.
2. Melakukan Pembayaran
Tugas dan tanggung jawab account payable selanjutnya yaitu memastikan dan merangkum seluruh pembayaran yang dilakukan perusahaan. Utang dagang merupakan jenis piutang yang wajib untuk dilunasi oleh perusahaan dengan segera. Setelah dibayar, maka AP staff akan mencatatnya sebagai bukti agar tidak mengalami kerugian.
Akan tetapi seperti yang dijelaskan, jika pembayaran yang perlu dicatat tidak hanya seputar account payable saja. Apa saja tugas AP staff terkait pembayaran perusahaan? Berikut diantaranya:
- Melakukan pembayaran terhadap vendor yang sudah bekerjasama dengan perusahaan. Adapun metode yang dilakukan dapat berupa cash after delivery, cash before delivery, atau pembayaran dua tahap.
- Mengirimkan invoice atau faktur yang sudah diatur terlebih dahulu kepada perusahaan, guna menyetujui pembayaran tersebut.
- Menghitung dan menyiapkan gaji yang sesuai bagi karyawan perusahaan. AP staff juga perlu menghitung reimbursement untuk karyawan yang membutuhkannya.
- Memastikan semua jenis pembayaran yang menjadi kewajiban perusahaan sudah terselesaikan. AP staff dapat memverifikasi laporan keuangan akan pembayaran tersebut.
- Mendebit utang dagang, serta membuat retur pembelian apabila barang tidak sesuai atau dalam kondisi rusak.
3. Membuat Laporan
Account payable staff tidak hanya bertugas untuk mencatat saja, atau melakukan pembayaran tanpa persetujuan atasan. Divisi atasan akan perlu mengetahui tentang laporan keuangan perusahaan. Untuk itu, AP staff perlu mengirimkan laporan tersebut kepada divisi perusahaan tertentu.
Hal ini tentunya wajib dilakukan apabila saat rapat fiskal perusahaan sudah di depan mata. Adanya laporan keuangan akan dapat menentukan strategi perusahaan kedepannya. Selain membuat laporan keuangan, berikut apa saja tugas laporan yang dapat dikerjakan AP staff:
- Membantu menyusun berbagai dokumen keuangan seperti buku besar, keuangan tahunan, hingga neraca saldo. Catatan jurnal yang dibuat oleh AP staff sebelumnya akan dijadikan dasar dari pembuatan dokumen tersebut.
- Menyiapkan analisis terkait perusahaan. Analisis tersebut umumnya dibutuhkan apabila perusahaan ingin menilai apakah saham perusahaan lain layak untuk dibeli. Perusahaan tentu tidak ingin investasi yang merugikan.
- Mempersiapkan dokumen tambahan yang diperlukan untuk kebutuhan audit. Adapun dokumen yang dibuat perlu mengikuti standar audit yang diberlakukan.
- Memberikan laporan evaluasi sekaligus solusi bagi adanya permasalahan dalam keuangan suatu perusahaan. AP staff dapat membantu divisi keuangan perusahaan untuk mencari jalan keluar.
Kualifikasi yang Harus Dimiliki Oleh Seorang Account Payable Staff
Setelah memahami tentang tugas account payable team atau staff, dapat disimpulkan bahwa profesi ini bukan profesi sembarangan. Akan dibutuhkan kriteria tertentu agar seseorang dapat bekerja sebagai AP staff. Pada umumnya, macam-macam kualifikasi yang perlu dikuasai untuk profesi ini yaitu:
- Menguasai basic accounting skill yang tentunya mencakup seluruh tugas dari AP staff. Tidak hanya menguasai, namun AP staff juga dapat mengambil tindakan yang tepat berdasarkan kondisi finansial perusahaan.
- Memiliki social skill yang mumpuni, agar dapat berkoordinasi dengan staf perusahaan lain serta para vendor.
- Teliti dalam mencatat data-data yang kompleks, seperti laporan keuangan dan buku besar. AP staff dituntut harus meminimalisir kesalahan dalam menginput data.
- Mengetahui bagaimana mengoperasikan berbagai program lunak yang umum dipakai di perusahaan. Khususnya, Microsoft Excel dan Word.
Perlu diperhatikan disini, jika sebagian perusahaan mungkin akan memberikan kriteria yang lebih mendalam lagi. Contohnya, memiliki S1 Akuntansi, serta fasih dalam berkomunikasi menggunakan Bahasa Inggris. Sebagian perusahaan juga hanya mencari orang yang sudah memiliki pengalaman.
Permudah Tugas Account Payable Staff dengan Menggunakan Automasi
Meskipun AP staff dibekali dengan ketelitian tingkat tinggi, namun kesalahan menginput bisa saja terjadi. Ditambah lagi, kesalahan sedikit saja dapat berdampak buruk bagi perusahaan. Tentunya, setiap perusahaan mengharapkan performa yang sempurna dari profesi ini.
Selain itu, semakin aktifnya perusahaan maka semakin banyak pula tugas dari AP staff. Untungnya, teknologi zaman sekarang telah berkembang untuk membantu pekerjaan manusia. Salah satunya, adalah perangkat lunak automasi yang dapat membantu AP staff dalam pekerjaannya.
Kehadiran automasi ini akan dapat menginput dengan lebih cepat, dengan hasil yang jauh lebih akurat. Tidak hanya menginput, automasi juga dapat melakukan verifikasi, evaluasi, hingga menghitung reimbursement. Data yang tercatat dapat disimpan secara cloud, untuk menghindari kebocoran data.
Demikian informasi mengenai tugas account payable staff, dan kualifikasi yang dibutuhkan. Mengatur keuangan memang bukanlah hal yang mudah, apabila dilakukan secara manual. Untungnya, ada berbagai program yang dapat membantu menghitung arus kas dan invoice seperti Peakflo.
Dengan Peakflo, pengguna dapat membuat perencanaan, melihat prediksi invoice di masa depan, hingga evaluasi dengan praktis. Jika tertarik, Peakflo memberikan free trial yang dapat dicoba secara gratis. Dengan begitu, apakah sudah tertarik untuk menjadi staff account payable?
Ingin tahu seperti apa proses hutang dagang Anda dengan otomatisasi? Hubungi Peakflo untuk mendapatkan assesement gratis atas proyeksi penghematan Anda dengan AP Automation. Request a demo, now!
