Sebagai referensi dalam berusaha, contoh account payable kerap dicari agar dapat dipahami bagaimana prosedurnya. Terdapat berbagai macam usaha atau bisnis yang bisa mengajukan account payable untuk mendapatkan material tertentu. Hal tersebut masih terbilang wajar dalam dunia bisnis dan perusahaan.
Contoh account payable sendiri merujuk kepada contoh pencatatan kegiatan utang dagang pada perusahaan. Tidak selamanya suatu perusahaan dapat membayar secara kontan, akan suatu material yang dibutuhkan. Mengajukan utang atau kredit, sudah merupakan hal yang lumrah terjadi untuk mengembangkan bisnis.
Akan tetapi, mengajukan utang usaha tidak dapat dilakukan secara sembarangan. Adapun staff yang mengatur account payable perlu mempertimbangkan apakah perusahaan dapat membayar kredit di kemudian hari. Account payable akan menunjukkan neraca yang belum dibayarkan untuk menyelesaikan proses transaksi.
Contoh Account Payable yang Wajib Dipahami
Pada suatu transaksi account payable, AP staff akan menunjukkan laporan terkait seperti material yang didapatkan, logistik, pinjaman/sewa, hingga lisensi. Sebab itu, accounts payable with example akan diperlukan agar dapat memahami tentang hal tersebut.
Saat ini ada berbagai jenis model transaksi dan usaha di berbagai dunia. Sebagai contoh yang bisa dijadikan referensi, berikut beberapa macam utang usaha akan berbagai macam komoditas yang dapat dikreditkan:
1. Pembelian Bahan Baku/Daya/Bahan Bakar untuk Perusahaan Manufaktur
Untuk dapat memproses suatu produksi, perusahaan manufaktur akan membutuhkan bahan baku, daya, dan bahan bakar untuk pabriknya. Namun seluruh bahan-bahan tersebut tidak murah seperti yang dibayangkan, sehingga membuat perusahaan harus mengajukan pinjaman terlebih dahulu.
Pada situasi tersebut, account payable akan melampirkan informasi transaksi pembelian. Di dalamnya tertulis mengenai barang/daya/bahan bakar yang dikreditkan, kapan pembayaran dilakukan dan tanggal jatuh tempo, serta pengembalian material rusak setelah barang diterima. Pada catatan jurnal juga perlu ditambahkan pihak supplier atau vendor, dan bank yang digunakan untuk transfer pembayaran.
Dalam mengajukan kredit, AP staff juga perlu memastikan jika invoice atau faktur yang diterima sesuai dengan barang yang dikirimkan vendor atau supplier. Perusahaan manufaktur akan selalu bergantung kepada account payable, agar dapat berkembang dan membuat lebih banyak produksi untuk mendapatkan keuntungan.
2. Transportasi dan Logistik
Contoh utang usaha berikutnya adalah usaha transportasi antar material atau barang, dari gudang supplier ke tempat produksi. Material-material bangunan seperti kayu dan besi tidak akan berjalan dengan sendirinya. Akan ada pihak logistik yang mengatur transportasi material tersebut hingga ke tujuan.
Ditambah lagi, sebagian barang yang diimpor akan membutuhkan biaya pengiriman besar, misalnya jalur udara. Negara dimana barang tersebut berada juga akan menerapkan proses regulasi untuk keperluan administrasi. Dari seluruh proses pengiriman yang dijelaskan, tentunya dapat memakan biaya dan waktu.
Oleh karena itu, maka pihak logistik dapat mengajukan kredit untuk menutupi seluruh biaya transportasi. Account payable akan melampirkan seluruh biaya dan material yang diangkut, hingga supplier material tersebut. Setelah dibayar, barulah pihak logistik akan mengirimkan pembayaran berdasarkan account payable.
3. Pekerjaan Perakitan dan Subkontrak
Tidak selamanya perusahaan manufaktur dapat mengelola seluruh pembuatan barang dengan sempurna. Terkadang, ada yang memerlukan bantuan perusahaan pihak ketiga yang lebih andil dalam melakukan pekerjaan tersebut. Begitulah penjelasan singkat dari subkontrak.
Sebagai subkontraktor, perusahaan akan mengerjakan suatu pekerjaan yang dibayar oleh pihak kontraktor. Namun apabila pihak kontraktor belum mampu membayar, dari sini lah kredit atau utang akan dilampirkan. Account payable akan mencatat pembayaran servis untuk pihak kontraktor yang akan dibayar.
4. Travelling
Transportasi jasa juga merupakan salah satu contoh hutang usaha yang sering dialami. Misalnya untuk melakukan instalasi komponen telekomunikasi atau listrik di berbagai sektor. Pihak perusahaan akan membiayai travelling bagi tim yang dipekerjakan untuk melakukan instalasi tersebut.
Selain itu, pihak perusahaan juga dapat menyewa biaya transportasi untuk para tim instalasi tersebut. Misalnya, tim akan diantar ke berbagai perdesaan dengan menggunakan jasa antar mobil komersial. Pihak perusahaan dapat mengajukan hutang terlebih dahulu sampai proses instalasi selesai dilakukan.
Dalam account payable examples berikut, AP staff akan mencatat setiap jadwal travelling beserta dengan ongkos per trip. Seluruh biaya yang dikenakan akan dibayar kepada jasa travelling yang digunakan perusahaan.
5. Perlengkapan
Sesuai dengan pembahasan mengenai travelling di atas, pihak perusahaan juga perlu mengirimkan perlengkapan untuk instalasi. Adapun perlengkapan yang dikirimkan akan menggunakan jasa angkut barang sesuai dengan jumlah perlengkapan.
Salah satu contoh yang bisa digunakan adalah instalasi mesin pabrik. Mengingat besar dan beratnya mesin-mesin tersebut, maka pihak vendor akan menggunakan jasa angkut hingga sampai ke pemilik pabrik. Untuk ini, pihak vendor dapat mengajukan kredit sampai pihak pabrik sudah membayar.
6. Sewa
Berbeda dengan contoh hutang dagang di atas, kali ini suatu barang dapat disewakan kepada pihak penyewa. Umumnya, sewa atau leasing dilakukan oleh perusahaan untuk menjalankan bisnis tertentu. Pembayaran barang sewa dapat dilakukan dengan cicilan.
Sebagai contohnya, sebuah maskapai penerbangan membutuhkan satu unit pesawat untuk mengirim barang. Dikarenakan harga pesawat yang sangat mahal, maka opsi lain yang ditempuh adalah dengan leasing. Leasing inilah yang akan dicatatkan dalam account payable.
7. Perizinan
Izin berupa lisensi dapat disewakan kepada perusahaan dengan biaya dan jangka waktu tertentu. Hal ini umum ditemukan saat perusahaan media membutuhkan perangkat lunak untuk melakukan tugas. Dengan izin tersebut, perusahaan dapat menggunakan software, tapi masih mengikuti aturan EULA.
Adapun account payable examples yang bisa dipelajari adalah perusahaan animator. Untuk membuat sebuah animasi, animator akan membutuhkan program membuat animasi, yang sejatinya adalah software berbayar.
Untuk dapat mengkomersilkan animasi yang dibuat, perusahaan akan membayar izin lisensi menggunakan software tersebut. Pembayaran dapat dilakukan secara langganan per bulan, yang akan dicatatkan pada account payable.
Permudah Accounts Payable Anda dengan Automation
Setelah melihat seluruh contoh-contoh di atas, dapat dipastikan jika kehadiran account payable merupakan berkah bagi perusahaan. Akan tetapi, mengelola account payable bukanlah hal yang mudah. Perusahaan umumnya hanya menginginkan AP staff yang sudah berpengalaman.
Namun semakin banyak kesibukan pada perusahaan, maka accounting akan semakin sulit, sehingga dapat membuka ruang error lebih besar. Sebab itu, account payable dapat dicatat secara otomatis dengan menggunakan automasi atau automation.
Automation ini adalah software yang membantu accounting. Dengan mengandalkan software komputer, Anda dapat mengerjakan tugas account payable dengan lebih mudah. Selain itu, beberapa fungsi automation lainnya yaitu:
- Memonitor invoice atau faktur dari berbagai kegiatan pengiriman oleh vendor.
- Mengurangi human error saat mencatat karena tidak dilakukan secara manual.
- Memastikan barang atau jasa yang dikreditkan sesuai dengan invoice yang diterima.
- Mengurangi keterlambatan saat mencatat jurnal account payable yang dilakukan secara manual.
- Mempercepat proses pendataan akan berbagai kegiatan pembayaran yang diajukan perusahaan.
- Menghindari kesalahan input baik disengaja maupun tidak disengaja, yang dilakukan AP staff.
Demikian informasi mengenai berbagai account payable examples yang bisa dijadikan referensi ketika berbisnis. Apabila kesusahan dalam mengelola account payable secara manual, maka Anda dapat menggunakan software dari Peakflo.
Dengan Peakflo, mengelola rencana, invoice dan arus kas dapat dilakukan dengan akurat. Hasil laporan keuangan yang dibuat dapat diakses dengan mudah melalui software Peakflo. Anda juga dapat melakukan kustomisasi pengaturan Peakflo dengan mudah.
