Vendor adalah pihak yang terlibat dalam rantai pasok untuk menyediakan barang ataupun jasa. Memiliki kemiripan dengan pemasok atau supplier, tetapi antara vendor dan supplier, keduanya mempunyai perbedaan.
Dalam rantai pasok atau supply chain, terdapat beberapa peran yang saling terhubung, yaitu pemasok (supplier), manufaktur, distributor, pengecer (retailer), dan pelanggan (customer). Posisi vendor sendiri kurang lebih sama dengan pemasok atau supplier.
Tak selalu sebagai penyedia, pihak yang mengaku sebagai vendor terkadang menjadi pembeli atau buyer yang sebenarnya bertujuan untuk memenuhi perannya dalam menyediakan barang ataupun jasa.
Untuk mengetahui informasi seputar vendor, Peakflo akan membahasnya lebih mendalam dalam ulasan berikut ini.
Pengertian Vendor
Vendor adalah pihak yang dikenal dalam rantai pasok yang berperan untuk menyediakan barang ataupun jasa dari produsen ke klien ataupun pelanggan.
Relasi yang terjalin antara vendor dan pelanggan bisa hubungan business-to-customer (B2C) atau business-to-business (B2B).
Dalam penyediaan barang, vendor tak seperti pemasok atau supplier karena barang yang disediakan vendor adalah barang jadi.
Itulah kenapa banyak vendor yang menjalankan bisnisnya dengan model business-to-customer (B2C). Sebab model bisnis B2B dijalankan banyak supplier yang menjadi pemasok bahan mentah.
Cara Kerja Vendor
Vendor bekerja dengan memastikan terpenuhinya barang ataupun jasa yang diminta pelanggan. Dalam memenuhi permintaan pelanggan atas barang ataupun jasa, vendor akan mencari dan membeli barang ataupun jasa dari tempat yang ditemukannya.
Barang ataupun jasa ini tentu saja harus sesuai dengan kriteria target pasarnya. Mula-mula vendor memperoleh tempat yang menjual barang atau jasa yang dibutuhkan kemudian memasarkannya lewat metode yang dianggap cocok.
Sebagai contoh, Toko Retail A menjual berbagai barang eceran ke pelanggan. Usaha yang dijalankan Toko Retail A membutuhkan fungsi vendor. Peran vendor adalah untuk menyediakan barang yang telah disepakati bersama dengan Toko Retail A.
Contoh peran vendor lainnya terkait dengan penyediaan jasa. PT XYZ berencana untuk mengadakan outing bagi karyawannya.
Agar acara tersebut terselenggara tanpa mengganggu pekerjaan, Human Resources Department atau HRD PT XYZ mencari vendor jasa atau vendor event untuk mengurus outing tersebut.
Pihak vendor tentu saja harus bisa memenuhi harapan HRD PT XYZ dalam penyelenggaran outing karyawan. Penawaran yang vendor bisa berikan, mulai dari harga paket, lokasi, dan benefit-benefit lainnya.
Fungsi Vendor
Fungsi vendor adalah untuk menjamin ketersediaan barang jadi ataupun jasa ke pelanggan atau customer. Itu berarti pemenuhan permintaan pasar atas barang ataupun jasa menjadi tugas vendor.
Selain itu, vendor memiliki fungsi lainnya, seperti:
- memastikan pengiriman barang tepat waktu;
- menyediakan jasa konsultasi, instalasi, dan layanan pemeliharaan;
- menjalin hubungan dan komunikasi yang baik dengan pelanggan.
Intinya, fungsi vendor adalah memberi kepastian kepada pelanggan atas tersedianya barang ataupun jasa, penyalurannya secara efektif dan efisien, hingga mempertahankan kualitas barang/jasa dan kepuasan pelanggan.
Tugas dan Tanggung Jawab Vendor
Vendor berperan dalam memastikan barang ataupun jasa tersedia bagi pelanggan. Karena itu, ada sejumlah tugas yang menjadi tanggung jawab vendor.
1. Menjaga Hubungan Baik dengan Pelanggan
Tugas vendor yang satu ini bertujuan agar vendor memahami dengan baik kebutuhan pelanggan sehingga bisa memberi produk ataupun jasa sebagaimana permintaan pelanggan.
Pemahaman atas kebutuhan pelanggan bisa dicapai dengan menciptakan komunikasi yang baik, menjawab pertanyaan, dan merespons keluhan pelanggan.
2. Mendapatkan Barang ataupun Jasa sesuai Permintaan
Pembelian barang ataupun jasa oleh vendor didasarkan pada permintaan pasar. Dalam urusan pembelian ini, vendor memiliki kapasitas dalam negosiasi harga dan ketentuan, memastikan kondisi barang dalam keadaan baik, hingga menjamin pengiriman barang sampai tepat waktu.
3. Berkoordinasi dengan Pemasok
Jaminan ketersediaan barang atau jasa melibatkan koordinasi yang baik antara vendor dan pemasok atau produsen. Keaktifan vendor dalam berkomunikasi sangat perlu dalam koordinasi supaya kualitas dan waktu pengiriman barang ataupun jasa sesuai dengan permintaan.
4. Memasarkan Produk atau Jasa
Agar layanannya dikenal banyak orang, vendor memiliki tugas dalam memasarkan produk atau jasa yang ditawarkannya. Strategi pemasaran oleh vendor termasuk pengiklanan, hadir di pameran dagang, dan menghubungi langsung pelanggan potensial.
5. Mengelola Keuangan
Tugas dan tanggung jawab vendor pastinya harus menghasilkan profit. Karena itu, penting sekali untuk mengelola keuangan secara efektif dan efisien, termasuk pengelolaan arus kas (cash flow management), audit laporan keuangan, serta mengatur account payable dan account receivable.
Untungnya, kini pengelolaan keuangan vendor terbantu dengan peran software akuntansi. Contohnya saja penggunaan software dari Peakflo untuk pengelolaan account payable.
Dengan menggunakan software dari Peakflo untuk pengelolaan account payable, vendor sebagai pengguna akan mendapat keuntungan.
- Pembuatan Purchase Quote (PQ) dan Purchase Order (PO) secara singkat.
- Meminta persetujuan atau approval dari stakeholders dengan cepat.
- Pengumpulan invoice dan pencocokkan PO.
- Memproses pembayaran secara otomatis.
- Pelacakan dan pelaporan anggaran secara real time.
- Sinkronisasi 2 arah dengan software akuntansi.
Beda Vendor dan Supplier
Baik vendor maupun supplier, keduanya tampak memiliki peran yang mirip, yaitu menyediakan barang ataupun jasa kepada pelanggan.
Dalam rantai pasok atau supply chain, kedua peran ini memang menjamin ketersediaan barang ataupun jasa. Namun, kalau ditelisik, model bisnis keduanya bisa berbeda. Barang yang disediakannya pun juga bisa berbeda.
Dari model bisnis, vendor menjalankan model bisnis business-to-customer (B2C) atau business-to-business (B2B). Sementara supplier umumnya menjalankan model bisnis business-to-business (B2B).
Dari barang yang disediakan, vendor biasanya menawarkan barang jadi ke pelanggan atau end user. Sementara supplier menawarkan barang mentah ke manufaktur untuk diolah menjadi barang jadi.
Untuk lebih jelasnya, cek beda vendor dan supplier berikut ini.
| Perbedaan | Vendor | Supplier |
| Definisi | Penyedia barang atau jasa ke end user yang diperoleh dari produsen atau manufaktur. | Penyedia barang mentah atau jasa yang diperlukan produsen atau manufaktur. |
| Sasaran | Menjual produk jadi ataupun jasa ke pengguna akhir atau end user. | Menjual bahan mentah ke produsen/manufaktur untuk diolah sebagai produk jadi. |
| Peran dalam Rantai Pasok | Penyalur produk jadi dari produsen ke end user. | Penyalur bahan mentah dari produsen ke manufaktur. |
| Model Bisnis | Business-to-customer (B2C) ataupun business-to-business (B2B). | Business-to-business (B2B) |
| Kuantitas Pasokan | Biasanya dalam jumlah kecil, tergantung permintaan. | Jumlah besar. |
| Kaitan ke Pelanggan | Berkaitan langsung dengan end user. | Tidak berkaitan langsung dengan end user. |
| Tingkat Risiko | Rendah karena ketersediaan berdasarkan pesanan. | Tinggi karena pengadaan dalam jumlah besar. |
Hubungan antara vendor dan supplier dalam rantai pasok tergambarkan sebagai berikut.
| Supplier –> Manufaktur –> Distributor –> Vendor –> Pelanggan (End User) |
Kesimpulan: Inilah Kenapa Perusahaan Butuh Vendor?
Dalam rantai pasok atau supply chain, perusahaan sebagai end user membutuhkan vendor agar ketersediaan barang atau jasa yang diperlukan perusahaan terjamin. Itu berarti perusahaan menggunakan vendor demi terpenuhinya produk dan jasa secara efisien.
Selain itu, ada beberapa alasan lain kenapa perusahaan memerlukan peran vendor.
- Memungkinkan perusahaan mengakses produk atau jasa yang diinginkan.
- Memungkinkan perusahaan menghemat biaya dalam pembelian produk ataupun jasa.
- Memungkinkan penyesuaian permintaan atas produk dan jasa.
- Membantu dalam mitigasi risiko.
