Keuangan perusahaan sejatinya perlu dikelola supaya bisa berjalan dengan efisien. Itulah sebabnya, diperlukan accounts payable reconciliation agar perusahaan mempunyai catatan yang akurat dan teratur. Aktivitas ini akan memudahkan perusahaan untuk menganalisis adanya penyimpangan biaya.
Terlepas dari seberapa besar bisnis yang dikerjakan, reconciliation of accounts payable harus dilaksanakan dengan teratur. Sebab, hanya dengan aktivitas tersebut maka perusahaan dapat memahami pengelolaan keuangan dengan teliti. Untuk memahami pentingnya rekonsiliasi hutang, mari simak pembahasan di bawah ini:
Apa Itu Accounts Payable Reconciliation?
Rekonsiliasi hutang dagang (accounts payable reconciliation) merupakan kegiatan dalam membandingkan catatan keuangan pada general ledger (buku besar) dengan catatan pihak ketiga. Tim akuntan perlu melaksanakan prosedur ini untuk memastikan jika dokumen keuangan sudah relevan dan terjamin kebenarannya.
Sebagai contoh, AP reconciliation dilakukan dengan membandingkan antara neraca perusahaan dengan mencocokkan langsung pada catatan bank. Apabila dokumen tidak sesuai, maka pakar keuangan harus menyelidiki untuk menemukan perubahan tersebut dengan cermat.
Hal yang perlu diperhatikan, catatan saldo bisa mengalami sedikit perbedaan baik sengaja atau tidak. Contoh bentuk ketidaksengajaan seperti pada kasus faktur atau transaksi hilang. Sementara alasan kesengajaan bisa dikarenakan cek yang digunakan palsu atau penyalahgunaan dana.
Inilah alasannya accounts receivable reconciliation process sangat penting dilakukan secara berkala. Tetapkan jangka waktu tertentu untuk memastikan bahwa data yang dimiliki akurat. Prosedur ini akan membantu perusahaan untuk menghindari adanya penipuan yang merugikan bisnis.
Manfaat Accounts Payable Reconciliation
Aktivitas rekonsiliasi payment dilakukan dengan tujuan yang jelas. Prosedur ini juga mendatangkan sejumlah manfaat bagi operasional perusahaan. Namun poin paling penting dari pelaksanaan rekonsiliasi hutang adalah mencegah terjadinya penipuan dan memastikan keuangan sudah dikelola dengan baik.
Di samping itu, rekonsiliasi dapat memberikan gambaran yang jelas bagi perusahaan tentang kondisi finansialnya. Prosedur tersebut dilakukan untuk menjaga hubungan baik dengan pemasok. Namun, secara lebih rinci manfaat rekonsiliasi dijelaskan pada poin-poin berikut:
- Menemukan jika terjadi kecurangan sebelum mendatangkan masalah yang lebih besar di departemen akuntansi.
- Rekonsiliasi AP mampu mencegah penipuan dalam hutang dagang.
- Mengidentifikasi pembayaran ganda, kesalahan lain, dan berupaya melindungi perusahaan dari terjadinya kerugian.
- Membantu meningkatkan komunikasi perusahaan dengan pemasok, sebab mampu mengidentifikasi adanya ketidaksesuaian antara apa yang ditagih dan diterima.
Bagaimana Accounts Payable Reconciliation Process?
Langkah-langkah yang tepat dalam rekonsiliasi AP akan membantu perusahaan dalam menjalankan prosedur secara efektif. Setiap perusahaan tentunya menetapkan kebijakan yang berbeda. Namun, secara umum AP reconciliation dilakukan dengan alur di bawah ini:
1. Pertimbangkan Otomatisasi
Sebetulnya rekonsiliasi AP memang bisa dilakukan dengan cara manual. Namun, tentu pilihan ini membutuhkan lebih banyak alat dan ketelitian tinggi untuk menganalisa adanya kesalahan data. Sementara perkembangan teknologi membantu perusahaan dalam otomatisasi rekonsiliasi AP.
Sistem otomatisasi dapat dilakukan lebih efisien, sebab menggunakan bantuan perangkat lunak. Itulah sebabnya, sistem otomatisasi sangat penting untuk dipertimbangkan. Melalui prosedur tersebut, perusahaan dapat menjalankan otomatisasi harian yang lebih praktis.
Namun, kedua pilihan kembali pada kebutuhan dari masing-masing perusahaan. Apabila memutuskan untuk rekonsiliasi secara manual, maka gunakan template yang akan memudahkan prosedur tersebut. Sementara untuk sistem otomatis, maka pekerjaan tersebut dapat diselesaikan oleh software.
2. Dapatkan Catatan yang Diperlukan
Rekonsiliasi AP membutuhkan beberapa dokumen penting seperti neraca dan laporan keuangan perusahaan. Dalam neraca, tim akuntan atau accounting dapat melihat saldo utang dagang. Sedangkan pada laporan keuangan dapat dirinci seluruh faktur yang masih terutang.
Proses rekonsiliasi tersebut tergantung dari tim akuntansi atau departemen keuangan yang beroperasi. Untuk memahami gambaran keuangan secara keseluruhan, maka kumpulkan beberapa laporan yang dibutuhkan. Pastikan juga dokumen tersebut berada pada periode yang sama.
3. Konfirmasi Saldo Setara
Sesuai dengan tujuannya, hasil akhir saldo harus sama dengan account yang direkonsiliasi. Jika saldo tersebut setara, menandakan tidak ada penyalahgunaan keuangan. Namun, jika hasil saldo mengalami perbedaan, maka lakukan sesuai tahapan berikutnya.
4. Temukan Kesalahan
Untuk hasil yang tidak cocok, maka tim akuntansi harus menemukan kesalahan yang terjadi. Seperti yang sudah dibahas sebelumnya, kesalahan tersebut dapat terjadi dikarenakan beberapa variabel. Pastikan menyesuaikannya terlebih dahulu untuk mengetahui kesalahan tersebut terjadi karena kesengajaan atau bukan.
Untuk memeriksa lebih detail, maka tim akuntan dapat memeriksa kesalahan pada karyawan, kesalahan bank, faktur yang hilang, perbedaan catatan, dan seterusnya. Awali pekerjaan tersebut dengan mengecek tiap saldo secara manual untuk memastikan letak perbedaannya.
5. Selesaikan Perbedaan
Jika kesalahan telah ditemukan, tahap selanjutnya adalah menyusun laporan rekonsiliasi AP. Tuliskan pembayaran yang salah, dokumentasi hilang, transaksi yang tidak ada, dan koreksi yamg perlu dilajukan. Kemudian, temukan solusi untuk memecahkan masalah tersebut.
Tantangan Accounts Payable Reconciliation Manual
Setiap proses AP reconciliation process tentunya mempunyai tantangan tersendiri, apalagi jika masih menggunakan pengerjaan manual. Kesalahan bisa berasal dari teknis, jumlah catatan, dan faktor-faktor lainnya. Berikut beberapa tantangan rekonsiliasi hutang dagang yang perlu diketahui:
- Pengerjaan rekonsiliasi secara manual berisiko mengalami masalah keterlambatan dan menghabiskan sumber daya tim keuangan.
- Transfer data secara manual berpotensi mengalami kesalahan secara manusiawi, baik dalam pemrosesan data, pengunggahan, dan catatan lainnya.
- Tanpa pemantauan, karyawan yang melakukan korupsi dapat menyembunyikan aktivitas ilegal tersebut.
- Lebih banyak alat yang dibutuhkan dalam pencatatan manual.
Bagaimana Peakflo Mengotomatiskan Proses AP Reconciliation?
Sebetulnya rekonsiliasi AP tidak perlu membutuhkan waktu berminggu-minggu untuk menemukan kesalahan. Solusi pengerjaan rekonsiliasi yang cepat adalah beralih ke sistem otomatisasi. Bersama dengan itu, Peakflo hadir kehadapan Anda untuk menjadi partner dalam mengembangkan bisnis secara optimal.
Pengerjaan rekonsiliasi AP secara manual beresiko mempunyai tantangan yang besar dan berpengaruh pada efisiensi kerja tim. Peakflo menghadirkan sistem otomatisasi pada proses AP reconciliation menggunakan software khusus. Anda bisa mencobanya melalui layanan trial.
Penggunaan software mampu melakukan sinkronisasi setiap saat, sehingga Anda tidak akan memerlukan waktu lama untuk mendapatkan hasilnya. Bersama dengan Peakflo, Anda dapat mengatur sistem pembayaran AP dengan praktis dan cepat. Sebab, setiap pengerjaannya menggunakan software yang lengkap.
Jadikan AP Reconciliation Lebih Lancar dan Efisien
Untuk melaksanakan rekonsiliasi AP, Anda dapat mengimpor data dengan mudah dan cepat dalam software yang kami sediakan. Peakflo telah menjadi partner pada lebih dari 50 tim keuangan perusahaan. Kami selalu konsisten dalam memberikan kemudahan dalam pengolahan data keuangan, meliputi:
- Sinkronisasi dua arah dengan software akuntansi.
- Impor data invoice, vendor, dan pembayaran dengan file CSV lebih mudah.
- Semua detail pelanggan, invoices, tagihan, pembayaran, nota kredit, bahkan perpajakan akan otomatis ter-update di Peakflo dan software akuntansi Anda.
- Hemat 100 jam per bulan dalam rekonsiliasi manual.
Berbeda dengan rekonsiliasi AP manual yang memiliki banyak tantangan untuk dikerjakan. Pada sistem otomatisasi, maka seluruh proses dikerjakan dari software, sehingga mampu membuat pekerjaan lebih praktis dan lancar. Jangan ragu untuk membuat AP reconciliation lebih efisien bersama Peakflo.
Itulah pembahasan tentang accounts payable reconciliation yang dapat menjadi pedoman dalam mengelola keuangan bisnis secara cermat. Jangan biarkan proses rekonsiliasi hutang dagang Anda menghentikan operasi. Cobalah Peakflo AP Automation untuk mempermudah rekonsiliasi Anda.
Itulah pembahasan tentang accounts payable reconciliation yang dapat menjadi pedoman dalam mengelola keuangan bisnis secara cermat. Jangan biarkan proses rekonsiliasi hutang dagang Anda menghentikan operasi. Cobalah Peakflo AP Automation untuk mempermudah rekonsiliasi Anda.
