Pengelolaan finansial yang matang sangatlah penting bagi perusahaan. Salah satunya bisa dilakukan lewat pengelolaan accounts receivable billing. Langkah ini akan berpengaruh besar bagi laba yang bisa diperoleh perusahaan.
Hal ini berlaku bagi perusahaan yang menawarkan produk kepada konsumen dan memberlakukan sistem pembayaran di muka. Nantinya, sisa pembayaran akan masuk ke accounts receivable atau disebut juga dengan piutang.
Sistem semacam ini sudah banyak diterapkan oleh perusahaan. Salah satu alasannya karena sistem ini cukup menguntungkan. Perusahaan bisa mencapai laba yang diinginkan berkat sistem tersebut.
Apa Itu Accounts Receivable Billing (AR Billing)?
Dalam akuntasi, accounts receivable billing atau penagihan piutang usaha adalah proses penagihan pelanggan yang telah membeli barang atau jasa dan belum membayarnya. Ini melibatkan pembuatan faktur, mengirimkannya ke pelanggan dan melacak pembayaran.
AR billing juga mencakup tindak lanjut yang diperlukan dengan pelanggan yang lambat membayar atau menunggak pembayaran mereka, serta menangani setiap perselisihan yang mungkin timbul antara bisnis dan pelanggan. Proses ini membantu memastikan bahwa bisnis dibayar tepat waktu dan dapat membantu meningkatkan arus kas. Bisa dikatakan bahwa ini merupakan sebuah penagihan piutang kepada pihak konsumen terkait.
Penting untuk diketahui bahwa AR billing ini merupakan hal penting yang harus diperhatikan demi menjaga arus kas perusahaan tetap stabil. Selain itu, account receivable memiliki sifat mengikat dan diatur oleh hukum. Jadi sifatnya terikat dan konsumen wajib membayarkan kredit yang menjadi tanggung jawabnya.
Apakah Billing dan Accounts Receivable adalah Hal yang Sama?
Dalam sistem penagihan piutang ini Anda akan mengenal adanya billing dan accounts receivable. Lalu apakah keduanya adalah hal yang sama atau justru berbeda? Jelas bahwa billing dan accounts receivable adalah dua hal yang jauh berbeda.
Keduanya memiliki perbedaan dimana accounts receivable adalah catatan kredit yang harus dibayarkan debitur kepada pihak kreditur. Sementara billing adalah proses penerbitan faktur kepada pelanggan untuk barang atau jasa yang telah disediakan. Dalam prosedur penagihan piutang perusahaan, billing akan dijadikan alat atau media untuk menagih piutang tersebut.
Jadi, accounts receivable ini hanya catatan piutang yang dimiliki oleh perusahaan. Sementara billing-nya adalah tagihan piutang yang akan diberikan perusahaan kepada konsumen atau pihak yang punya utang.
Mengapa AR Billing Penting?
Perlu diketahui bahwa accounts receivable billing ini, ternyata memiliki fungsi yang begitu krusial bagi operasional perusahaan. AR billing akan menjadi bukti yang mempermudah proses penagihan piutang kepada konsumen.
Billing ini akan menjadi surat resmi yang membuktikan bahwa, perusahaan telah menagih sejumlah uang yang menjadi utang konsumen. Catatannya jelas, dan nominal yang harus dibayarkan juga tertera dengan pasti.
Tidak hanya bagi perusahaan, AR billing juga punya manfaat bagi konsumen yang memiliki utang. Adanya AR billing akan mempermudah konsumen, untuk melakukan pembayaran atau pelunasan kredit yang dimiliki.
Ada banyak kasus kemacetan piutang perusahaan karena tidak adanya sistem AR billing yang baik dan benar. Sistem penagihan piutang jadi kacau balau, dan konsumen juga tidak bisa membayar kewajibannya sesuai ketentuan.
Apa Perbedaan antara Invoice dan Billing?
Bicara soal billing atau tagihan, apakah ada perbedaan dengan invoice? Dalam pengelolaan finansial sebuah perusahaan pasti dua hal ini akan selalu ada. Istilah invoice dan billing juga pasti tidak terasa asing lagi di telinga.
Ternyata dua istilah ini memiliki makna yang berbeda. Invoice artinya dokumen yang dikeluarkan oleh pihak penjual atau perusahaan sebagai bukti transaksi. Jadi invoice ini seperti dokumen nota yang memuat informasi transaksi dan menjadi bukti yang legal.
Sementara itu billing adalah dokumen tagihan yang dipakai untuk mengingatkan konsumen mengenai transaksi piutang yang sudah dilakukan dengan sebuah perusahaan. Jadi tagihan ini bukan hanya sekedar bukti transaksi atau kesepakatan jual beli. Jika dibandingkan, maka invoice merupakan dokumen bukti transaksi yang akan diberikan di awal kepada konsumen.
Total nilai pembelian akan tercantum di dalam invoice lengkap dengan tanggal pembelian dan metode pembayaran yang diterapkan. Berbeda dengan billing yang belum tentu diberikan di awal. Biasanya, billing akan diberikan secara berkala kepada konsumen sesuai dengan ketentuan pembayaran berdasarkan sistem piutang tadi.
Billing akan diserahkan dalam waktu-waktu tertentu dan nominalnya juga bisa berbeda-beda. Tidak sama seperti invoice yang memuat total biaya transaksi, billing akan memuat informasi biaya per satu kali tagihan. Dari sini bisa diketahui dengan jelas apa beda dari invoice dan billing. Meskipun berbeda, namun keduanya memiliki fungsi penting bagi laporan finansial sebuah perusahaan.
Praktik Terbaik Sistem Penagihan Piutang
Sebenarnya cara melakukan penagihan piutang di masing-masing perusahaan bisa saja berbeda. Tergantung sistem yang diterapkan. Namun, berikut ini ada beberapa praktik sistem penagihan piutang yang dianggap paling efektif:
1. Kolaborasi Lintas Departemen
Poin yang pertama, sangat disarankan bagi perusahaan untuk bekerja sama dan melakukan kolaborasi lintas departemen dalam sistem penagihan piutang tersebut. Jadi langkah penagihan ini akan melibatkan beberapa jenis departemen yang ada di perusahaan.
2. Kebijakan Kredit dan Penagihan
Perusahaan harus memberlakukan kebijakan kredit dan penagihan yang cukup ketat. Sistem accounts receivable billing tadi sebaiknya dikelola dengan baik sehingga cara penagihannya benar dan bisa tepat waktu.
Kebijakan kredit dan penagihan ini juga menjadi salah satu acuan agar konsumen bisa lebih disiplin lagi dalam membayar utang. Jika tidak ada aturan atau kebijakan yang jelas, maka akan sulit bagi konsumen agar patuh melakukan pembayaran.
3. Sistem Komunikasi Pembayaran
Perusahaan juga harus memperhatikan sistem komunikasi pembayaran yang diberlakukan. Ini cukup penting karena sistem pembayarannya bisa saja berbeda-beda. Jadi lebih baik direncanakan sejak awal agar proses pembayaran dan penagihan jadi lebih mudah.
4. Faktur Elektronik dengan Pengumpulan Pembayaran
Sangat disarankan bagi perusahaan untuk menggunakan faktur elektronik. Di zaman digital seperti sekarang ini, pemakaian faktur elektronik dinilai lebih efektif dan efisien.
Pengumpulan pembayaran piutang juga pastinya bisa jadi lebih mudah berkat adanya faktur elektronik tersebut. Pengumpulan pembayaran piutang juga bisa berjalan lebih efektif dan menguntungkan pihak perusahaan.
Permudah AR Billing bersama Peakflo
Accounts receivable billing process kini bisa berjalan lebih mudah dan efektif berkat adanya platform bernama Peakflo. Fitur-fitur yang ada di Peakflo akan mempermudah perusahaan Anda dalam mengelola penagihan piutang.
AR billing process bersama Peakflo bisa berlangsung dengan efisien. Tidak hanya itu, sistem ini pun akan membantu proses penagihan piutang jadi minim error. Hasilnya, laba dari sistem piutang kepada konsumen bisa lebih dioptimalkan. Peakflo menghadirkan fitur yang mempermudah proses pembuatan AR billing.
Penyampaian billing atau tagihan kepada konsumen pun bisa berjalan lebih mudah karena berlangsung digital dan tepat sasaran sesuai sistem. Kini Anda tidak perlu bingung lagi memikirkan accounts receivable billing perusahaan. Dengan Peakflo Anda dapat mengirim pengingat pembayaran secara otomatis ke pelanggan melalui WhatsApp atau email dengan konten yang personalisasi dan sesuai jadwal yang diinginkan.
Semua percakapan tim keuangan atau sales dengan pelanggan juga akan terekam jelas dengan jejak audit di timeline.
Anda juga dapat langsung melacak status invoice secara real-time.
Hemat waktu Anda bersama Peakflo, account payable and receivable software andal yang siap membantu merampingkan seluruh operasi keuangan Anda. Klik di sini untuk informasi lebih lengkap.
