Dalam setiap perusahaan, pasti terdapat kegiatan yang dinamakan reimbursement. Praktik tersebut, dilakukan untuk mengganti dana yang dikeluarkan karyawan dari kantong sendiri. Tentunya biaya tersebut digunakan dalam keperluan yang berkaitan dengan bisnis.
Klaim penggantian biaya ini memiliki prosedur tertentu. Tidak semua dapat dimintakan reimburse kepada perusahaan. Ada beberapa jenis kegiatan yang memang berhubungan dengan bisnis dan masuk dalam kategori hal yang bisa diberikan uang ganti.
Klaim karyawan ini juga tidak bisa langsung diberikan. Biasanya, setiap perusahaan menerapkan ketentuan dan persetujuan sendiri. Apalagi kegiatan ini termasuk pengeluaran yang mempengaruhi laporan keuangan. Agar lebih paham, simak penjelasan berikut.
Pengertian Reimbursement
Reimbursement artinya yaitu kegiatan perusahaan, organisasi, atau instansi tertentu untuk mengganti uang yang dikeluarkan karyawan. Dana tersebut, digunakan saat menjalankan tugas bisnis. Penggantian dilakukan, karena yang dikeluarkan dari kantong karyawan sendiri.
Dalam Investopedia, kegiatan reimbursement adalah sebagai pemberian kompensasi oleh perusahaan atas pengeluaran beberapa pihak. Reimburse tersebut bisa dibayarkan kepada konsumen, karyawan, maupun pihak lain. Tentunya, dana digunakan untuk hal berhubungan dengan perusahaan.
Praktik ini tidak sama dengan refund. Jika refund, uang dikembalikan karena konsumen menerima barang yang rusak atau tidak puas atas pembelian. Sedangkan pengembalian biaya ini, biasanya disebabkan kelebihan pengeluaran atau tidak melakukan pembayaran asli.
Jika dituntut, contoh reimburse dimulai dari karyawan yang menjalankan kepentingan perusahaan. Lalu dalam tugas tersebut ada hal yang mengharuskannya mengeluarkan uang pribadi dulu. Setelah itulah, karyawan dapat mengajukan penggantian kepada perusahaan.
Tapi proses klaim reimbursement tidak bisa langsung dibayarkan perusahaan. Karena tidak semua dana yang dikeluarkan secara pribadi dapat dimintakan ganti. Itulah kenapa setiap instansi memiliki kebijakan masing-masing terkait praktik ini.
Apa Saja yang Bisa di Reimburse?
Sebelumnya sudah dijelaskan bahwa tidak semua pengeluaran pribadi karyawan itu dapat diklaim. Ada beberapa kegiatan yang masuk dalam ketentuan perusahaan dan bisa dimintai penggantian dana. Apa saja jenis-jenis kegiatan tersebut? Inilah penjelasannya:
1. Penggantian Biaya Bisnis
Jenis kegiatan pertama yang bisa di reimburse adalah semua hal yang berkaitan bisnis. Dana yang diganti itu, digunakan untuk pengeluaran yang memang berhubungan dengan perusahaan. Contohnya menelepon klien, tapi menggunakan pulsa pribadi.
Sebenarnya banyak contoh penggantian biaya bisnis yang dapat diklaim ke perusahaan. Mulai dari membayar perlengkapan kantor, bisnis perjalanan, dan alat bisnis. Contoh lainnya yaitu memakai tempat sewa dan membiayai program pelatihan.
Jenis penggantian ini yang paling umum dilakukan perusahaan. Itulah, kenapa biasanya diterapkan beberapa persyaratan kepada karyawan sebelum mengajukan klaim. Salah satunya memberikan data yang lengkap, mulai total biaya hingga waktu mengeluarkannya.
2. Penggantian Biaya Perjalanan Bisnis
Masih berkaitan dengan bisnis, jenis kegiatan yang dapat di reimburse ini berhubungan dengan semua perjalanan. Biasanya kantor meminta jabatan tertentu untuk melakukan perjalanan bisnis. Lalu saat aktivitas tersebut mengeluarkan biaya pribadi.
Ada banyak transaksi saat perjalanan bisnis yang dapat diajukan penggantian dana. Contohnya seperti mengeluarkan uang untuk tiket pesawat dan transportasi selama kegiatan. Begitu pula penginapan dan biaya untuk makan.
Bahkan ada penggantian untuk fee pembuatan visa jika perjalanan bisnis sampai ke luar negeri. Pastinya pengajuan reimburse ada ketentuannya. Karena terkadang ada suatu perusahaan yang sudah menyediakan tunjangan tertentu, sehingga tidak perlu memberikan ganti uang.
3. Penggantian Biaya Kesehatan
Dana selanjutnya yang dapat di reimburse adalah yang dikeluarkan untuk tindakan medis. Ini dapat dijadikan sebagai alternatif bagi kantor untuk memberikan tunjangan kesehatan. Karena setiap karyawan keluar uang untuk biaya kesehatan, bisa dimintakan ganti.
Penggantian ini diberikan untuk semua biaya medis, seperti cek kesehatan, perawatan, dan obat-obatan. Begitu pula kalau saat melakukan pekerjaan terjadi kecelakaan. Aktivitas-aktivitas tersebut boleh diklaim kepada perusahaan.
Terkadang ada kegiatan yang tidak disetujui klaimnya karena perusahaan sudah menyediakan asuransi kesehatan seperti BPJS. Kalaupun disetujui, ketentuannya juga beda, baik dari segi tanggungan dan jumlahnya. Bahkan beberapa kantor bekerja sama dengan pihak asuransi.
Cara Terbaik Mengelola Reimbursement Perusahaan
Bagaimana agar penggantian berjalan efisien dan tidak merugikan perusahaan? Tentunya harus dikelola dengan manajemen yang tepat. Perusahaan harus memastikan bahwa transaksi yang dimintakan klaim tidak mengandung kecurangan. Sebagai pedoman, berikut dijelaskan cara mengelolanya:
1. Membentuk Kebijakan Proses Penggantian Biaya
Agar praktik reimburse bisa berjalan sesuai, maka wajib dibuat kebijakan yang tepat. Kebijakan ini harus jelas dan dapat diterima oleh karyawan. Mulai dari pedoman, syarat, dan jangka waktunya mudah diikuti oleh karyawan dan tidak menyusahkan.
Tujuan dari pembuatan kebijakan yang terperinci ini untuk mencapai kepentingan dan kebaikan semua pihak. SOP akan memastikan bahwa tidak ada penyelewengan dana. Apalagi reimbursement dalam akuntansi itu mempengaruhi laporan keuangan.
2. Tentukanlah Biaya Apa Saja yang Dapat Diklaim oleh Karyawan
Cara selanjutnya adalah menentukan kegiatan apa saja yang boleh dimintakan penggantian. Umumnya setiap perusahaan memiliki kebijakan sendiri. Contoh beberapa klaim yang memenuhi persyaratan yaitu biaya transportasi, bertemu klien, dan keperluan kantor lainnya.
3. Buatlah Sistem Reimbursement
Agar tidak mengingkari tujuan perusahaan, maka praktik penggantian dana harus dibuat sistematis. Sebaiknya semua prosesnya dijadikan sistem terpusat. Jadi karyawan bisa mengirim dan mengunggah bukti pembayaran dengan mudah, baik berupa hardcopy maupun softcopy.
Reimburse dijalankan sesuai sistem yang digunakan perusahaan. Mulai dari membicarakan kepada karyawan hal yang diperlukan untuk klaim. Jika laporan sudah diselesaikan karyawan, selanjutnya dapat mengajukannya ke HR supaya disetujui.
4. Tetapkan Legitimasi Pengeluaran
Cara keempat untuk mengelola praktik pengembalian uang perusahaan adalah menetapkan legitimasi pengeluaran. Ini bertujuan agar pemberian dana ganti tersebut tidak dimanfaatkan oleh karyawan. Jadi, klaim benar-benar sesuai persyaratan.
Sebelumnya bisa melakukan komunikasi dengan karyawan terkait deadline mengajukan klaim, pastikan ketentuan yang ada. Misalkan tidak boleh lebih dari seminggu, setelah tanggal pembayaran. Perusahaan pun harus mempunyai prosedur dan batas waktu untuk meninjau klaim tersebut.
5. Bayar Penggantian Dalam Jangka Waktu Tertentu
Selain perlu memberikan waktu untuk peninjauan, perusahaan pun harus menginformasikan pemberian ganti dana. Berikan informasi kepada karyawan berapa lama waktu tunggu terima klaim dan cara pembayaran. Semuanya dibuat jelas dan transparan.
Otomatisasi Reimbursement Lebih Efektif dengan Peakflo
Melakukan pekerjaan ini butuh waktu dan terus dilakukan secara berulang-ulang. Jika dikerjakan manual, maka semakin banyak tenaga yang diperlukan. Itulah kenapa sebaiknya menggunakan software Peakflo yang akan mengotomatisasi semuanya.
Kelola proses reimbursement secara mudah dan efektif dengan menggunakan beberapa fitur praktis dari Peakflo. Software ini mempunyai fitur penting sebagai berikut:
- Entri data otomatis dan memasukkan ke sistem secara akurat.
- Kelola proses approval dari berbagai pihak dan jabatan dengan jejak audit tercatat.
- Bayar tagihan lokal dan internasional dengan aman menggunakan dompet digital
- Buat keputusan lebih tepat lebih cepat dengan laporan pengeluaran menyeluruh. Kelola pengeluaranmu dan dapatkan notifikasi jika melebihi budget.
Dengan fitur-fitur tersebut, tim hutang tidak perlu melakukan pemeriksaan secara manual. Tentunya bisa hemat waktu dan hasilnya akurat. Jika tertarik dengan fitur otomatisasi Peakflo ini, buka halaman Account Payable untuk mendaftar demo.
Demikian penjelasan tentang reimbursement di perusahaan. Pada umumnya, setiap lembaga memiliki ketentuan terkait pengembalian dana ini. Jadi, tidak semua uang yang dibayarkan oleh karyawan bisa diklaim reimburse.
