Piutang tak tertagih berpotensi merugikan perusahaan, terutama jika jumlahnya besar dan ada beberapa klien yang memiliki hutang. Karena itu, untuk meminimalisir kerugian yang diakibatkan piutang tak tertagih, ada solusi berupa automasi piutang. Apa itu automasi piutang dan apa manfaatnya?
Apa yang Dimaksud Piutang Tak Tertagih?
Tiap kali perusahaan Anda berhasil membuat transaksi penjualan, maka terjadi pembayaran dan kesepakatan yang tercatat dalam buku akuntansi.
Tapi nyatanya, dalam operasional sehari-hari tak selalu sesimpel itu. Karena ada yang namanya piutang, yaitu saat klien atau pelanggan membayar pembelian dengan sistem kredit. Artinya, perusahaan Anda punya piutang dari klien tersebut.
Selama piutang dibayarkan dengan lancar, maka bisnis dapat berjalan lebih lancar. Ini karena klien akan merasa dimudahkan saat membeli barang dari perusahaan Anda.
Tapi, ada kalanya piutang tidak bisa ditagih. Inilah yang disebut dengan piutang tak tertagih, yaitu hutang klien terhadap perusahaan kita untuk sebuah transaksi bisnis yang tak bisa dikembalikan meski sudah diupayakan dengan penagihan.
Apa yang Termasuk Piutang Tak Tertagih?
Piutang tak tertagih adalah segala jenis piutang dari transaksi penjualan yang tak bisa dibayarkan klien. Penyebabnya antara lain karena usaha klien jatuh bangkrut atau karena klien juga punya piutang dari perusahaan lain yang belum dilunasi. Piutang yang tak bisa ditagih juga bisa disebabkan oleh meninggalnya klien meninggal.
Selain piutang tak tertagih dari faktor eksternal, ada juga yang disebabkan karena faktor internal. Di antaranya karena kebijakan perusahaan yang kurang baik terkait hutang-piutang dan kurangnya analisis dalam menyeleksi pemberian kredit ke klien. Umumnya, piutang hanya diberikan pada klien yang sudah punya hubungan dekat dengan perusahaan.
Manfaat Automasi Piutang Dagang bagi Perusahaan
Automasi piutang dagang merupakan salah satu cara minimalisir piutang tak tertagih, tentunya sangat membantu perusahaan. Caranya adalah dengan menggunakan bantuan aplikasi piutang dagang yang terintegrasi dengan software akuntansi.
Dengan automasi piutang, Anda tak perlu repot mencatat secara manual, meskipun tetap harus dipantau. Ini dia 8 manfaat automasi piutang dagang bagi perusahaan:
1. Meningkatkan Efisiensi Operasional
Saat ada piutang tak tertagih dalam jumlah kecil saja sudah bisa mempengaruhi jalannya bisnis. Terutama untuk perusahaan yang skalanya belum terlalu besar. Apalagi kalau piutang tak tertagih jumlahnya banyak, ini dapat berpengaruh ke operasional perusahaan sehari-hari.
Bukan tak mungkin kalau perusahaan mengalami kekurangan biaya untuk operasional sehari-hari. Sehingga beberapa pegawai hanya akan fokus ke masalah penagihan dan pekerjaan lainnya mungkin terbengkalai. Akhirnya operasional bisnis jadi tidak efisien.
Di sinilah automasi piutang dapat sangat membantu. Semua piutang tercatat, lengkap dengan semua unsurnya. Produk atau jasa apa saja yang dibeli, harga satuan, harga total sampai tanggal jatuh temponya. Dengan begitu, piutang tak tertagih dapat ditekan sehingga perusahaan tak sampai mengalami hambatan secara operasional.
2. Menyederhanakan Pembuatan Faktur
Faktur dibutuhkan saat perusahaan melakukan penagihan pada klien yang memiliki hutang. Kalau sudah tercatat dengan lengkap secara otomatis, Anda jadi lebih mudah membuat faktur. Tidak perlu repot menghitung lagi, cukup cetak faktur sesuai format yang sudah ada. Dengan begitu, proses penagihan pun bisa berlangsung tepat waktu dan lebih efektif.
Hal ini sangatlah penting terutama bagi perusahaan yang punya piutang dari beberapa klien sekaligus. Jadi faktur bisa dikeluarkan sesuai waktu jatuh tempo masing-masing secara otomatis. Tidak akan terlupa karena sudah tercatat. Jelas ini akan mencegah terjadinya piutang tak tertagih.
3. Pembayaran Lebih Cepat
Dengan aplikasi atau software akuntansi, perusahaan dapat mencatat piutang dagang sekaligus membuat faktur yang akan dikirim pada pelanggan sesuai tanggal jatuh temponya. Prosesnya jadi lebih mudah dan kemungkinan perusahaan untuk telat menagih juga dapat dihindari.
Kalau perusahaan menagih tepat waktu, ini menunjukkan profesionalitas perusahaan. Selain itu, pengiriman faktur di waktu yang tepat dan telah disepakati juga akan membuat klien yang berhutang lebih disiplin untuk membayar. Pembayaran pun lebih disegerakan pada perusahaan yang menagih tepat waktu.
4. Hemat Biaya
Automasi piutang dengan bantuan aplikasi dan software sama sekali tak butuh biaya besar. Cukup unduh saja aplikasinya dan perusahaan sudah bisa menggunakan layanannya. Kalaupun ada yang berbayar, harganya tidak akan terlalu mahal. Apalagi kalau dibandingkan dengan manfaat yang diberikan pada perusahaan.
5. Bebas Stres
Untuk perusahaan berskala kecil, pencatatan akuntansi mungkin masih belum terlalu rumit. Tapi untuk perusahaan berskala medium hingga besar, tentu cukup merepotkan kalau akuntansi dicatat secara manual. Banyaknya transaksi yang terjadi dalam 1 hari saja sudah pasti bikin stres.
Dengan menggunakan aplikasi yang membantu aktivitas akuntansi perusahaan, termasuk automasi piutang dagang, maka bisa lebih memudahkan perhitungan. Pegawai divisi keuangan perusahaan pun bisa bebas dari stres.
6. Aman untuk UMKM
Karena harganya yang terjangkau dan pemakaian yang mudah, maka automasi piutang dengan aplikasi dan software akuntansi sangat aman untuk UMKM. Apalagi UMKM cenderung memiliki modal yang terbatas. Kalau sampai ada piutang tak tertagih pastinya bakal sangat merugikan.
Dengan menggunakan bantuan aplikasi akuntansi, pencatatan tiap transaksi jadi lebih rapi dan lancar. Memberi piutang kepada klien tetap dimungkinkan untuk meningkatkan penjualan, tapi tetap dapat menghindari terjadinya piutang tak tertagih yang merugikan UMKM.
7. Akses Cepat
Automasi piutang menggunakan aplikasi dan software akuntansi pada umumnya menggunakan tampilan antarmuka yang simpel. Jadi mudah dipelajari, bahkan kalau sebelumnya tidak mengerti sama sekali. Karena itu, tak perlu orang yang benar-benar ahli dalam mengoperasikannya. Tapi, kalau sebelumnya sudah bisa, pasti lebih membantu.
Misalnya, Anda hanya mengerti cara menggunakan komputer saja, Anda pasti bisa belajar menggunakan aplikasi semacam ini. Aplikasi akuntansi ini juga dapat diakses dengan cepat.
Anda pun bisa mencari catatan tertentu dengan mudah dan cepat. Misalnya, mencari transaksi yang terjadi di 6 bulan yang lalu, pasti lebih cepat daripada mencari dengan cara membuka buku akuntansi satu-persatu.
8. Meningkatkan Retensi Karyawan
Kondisi perusahaan yang stabil dan cenderung meningkat tentunya berpengaruh baik secara keseluruhan. Termasuk dalam hal retensi karyawan atau mempertahankan karyawan agar tetap loyal bekerja di perusahaan Anda. Sebaliknya, kalau banyak piutang tak tertagih akan menyebabkan operasional harian terhambat.
Dalam kondisi yang cukup parah, terkadang perusahaan harus memotong gaji karyawan. Tentu karyawan akan berpikir dua kali untuk tetap loyal. Tapi ini tidak akan terjadi kalau perusahaan memiliki finansial yang sehat. Kesejahteraan karyawan tetap terjaga dan kemungkinan karyawan keluar masuk pun dapat ditekan dengan optimal.
Sekarang Anda sudah semakin paham tentang pentingnya memanfaatkan automasi piutang buat usaha, kan?
Salah satu aplikasi akuntansi yang tampilan antarmukanya simpel dan mudah digunakan adalah Peakflo. Jadi, apakah Anda sudah siap menikmati keunggulan menggunakan Automasi Piutang Dagang? Cek caranya di sini.
