Apa itu buku besar? Dalam akutansi, buku besar memiliki fungsi yang penting dalam suatu perusahaan. Buku besar akuntansi diciptakan sebagai kompilasi dari riwayat transaksi keuangan dalam perusahaan. Dengan adanya buku besar, maka Anda akan dapat mengetahui laporan keuangan perusahaan.
Setiap usaha, baik dalam skala kecil, hingga sebesar perusahaan tentunya akan membutuhkan catatan keuangan. Catatan ini penting agar pengelolaan uang dalam usaha tersebut dapat terlihat dengan jelas. Tanpa adanya catatan keuangan tersebut, kedepannya usaha akan bermasalah.
Maka dari itu, dalam perusahaan diciptakanlah kompilasi laporan keuangan yang dinamakan buku besar. Sebagai orang awam, mungkin Anda kurang mengenal dengan yang namanya buku besar. Untuk mengetahuinya lebih lanjut, silahkan untuk membaca informasi berikut ini:
Pengertian Buku Besar
Dikenal dengan istilah general ledger, definisi buku besar adalah sebuah catatan akuntansi yang mengumpulkan semua transaksi keuangan. Adanya fungsi buku besar adalah sebagai entri dengan informasi yang akurat kepada perusahaan. Selain itu, buku besar juga digunakan untuk menghitung akuntansi.
Dikenal dengan istilah general ledger, definisi buku besar adalah sebuah catatan akuntansi yang mengumpulkan semua transaksi keuangan. Adanya fungsi buku besar adalah sebagai entri dengan informasi yang akurat kepada perusahaan. Selain itu, buku besar juga digunakan untuk menghitung akuntansi.
Buku besar termasuk dalam sistem pembukuan ganda, atau yang disebut sebagai double-entry accounting/bookkeeping. Dengan sistem ini, semua data keuangan seperti catatan debit dan kredit berada pada masing-masing entri. Hal ini, tentu berbeda dengan single-entry.
Bila diibaratkan, buku besar adalah dua catatan yang memiliki informasi mengenai transaksi dua pihak. Sedangkan single-entry, diibaratkan seperti struk belanja yang umumnya Anda dapatkan dari kasir yang menggunakan mesin kasir. Dari sini, terlihat jelas bahwa sistem double-entry ideal untuk perusahaan.
Fungsi Buku Besar
Bagi perusahaan dan akuntan, buku besar dalam akuntansi berfungsi untuk mendapatkan berbagai rincian mengenai transaksi keuangan yang terjadi setiap harinya. Tanpa adanya buku besar general ledger, maka seorang akuntan tidak akan dapat membuat laporan keuangan yang akurat.
Seperti yang dijelaskan di atas, buku besar memiliki pencatatan lengkap berisi mengenai apa saja data-data keuangan yang ada pada perusahaan selama periode akuntansi. Misalnya, informasi pendapatan atau pengeluaran, perkembangan saham perusahaan, hingga penjualan dan pembelian yang dilakukan.
Maka dari itu, informasi-informasi tersebut digunakan untuk melakukan analisis statistik atau tren. Pasalnya, informasi seperti data penjualan, pembelian, dan pengeluaran akan berbeda-beda tiap tahunnya. Saldo-saldo pada setiap akun perusahaan juga merupakan informasi yang penting.
Adanya informasi buku besar, juga dapat digunakan sebagai perbandingan laporan keuangan tahunan. Setiap perusahaan tentu menginginkan perkembangan yang lebih baik setiap tahunnya. Apabila ada terjadi penurunan setelah membandingkan laporan keuangan tahunan, maka perusahaan dapat bertindak.
Cara Kerja Buku Besar
Setelah mengetahui pengertian buku besar, Anda juga perlu mengetahui bagaimana cara kerja dari buku besar tersebut. Secara singkat, cara kerjanya mungkin terdengar kompleks jika Anda belum memiliki pengalaman mengenai akuntansi.
Pada setiap transaksi yang dilakukan perusahaan, data mengenai transaksi tersebut akan dimasukkan pada akun subledger. Pemasukan data transaksi, perlu mengikuti bagan perusahaan, jadi setiap perusahaan akan memiliki bagan yang berbeda-beda.
Kemudian, data transaksi akan perlu diringkas ke dalam buku keuangan ini. Adanya tujuan dari ringkasan tersebut adalah agar akuntan dapat menghasilkan neraca saldo. Neraca saldo adalah rangkuman keuangan yang dibuat secara manual oleh akuntan.
Karena neraca saldo yang pembuatannya bersifat manual, maka rangkaian tersebut akan perlu dicek kembali. Adanya sedikit kesalahan saat merangkum neraca saldo dapat berdampak fatal bagi akuntan. Bila diperlukan, neraca dapat ditambahkan entri tambahan.
Setelah penambahan entri dan pengecekan ulang, barulah neraca saldo tersebut dapat digunakan untuk membuat laporan keuangan. Laporan keuangan yang dihasilkan tinggal diberikan kepada penerima. Begitulah penjelasan lengkap mengenai cara kerja dari general ledger ini.
Mengapa Perusahaan Butuh Buku Besar?
Anda mungkin akan bertanya, mengapa suatu perusahaan akan membutuhkan general ledger alias buku besar tersebut. Mengingat fungsi nya yang krusial dalam perusahaan, maka buku tersebut memiliki berbagai nilai plus sebagai bentuk pencatatan akuntansi perusahaan.
Setidaknya, ada lima alasan yang menjadikannya sebagai informasi vital dalam menjalankan perusahaan. Berikut penjelasan kelima alasan dari pentingnya kompilasi transaksi keuangan tersebut:
1. Membantu Keputusan Penting
Alasan pertama dalam membuat buku besar yakni informasinya yang dapat menjadi acuan untuk membuat keputusan. Data mengenai keuangan perusahaan yang akurat, akan dibutuhkan untuk melakukan analisis perusahaan.
Salah satu analisis yang umum dilakukan dalam perusahaan adalah rapat fiskal. Bila anda pernah mendengar yang namanya tahun fiskal (fiscal year), ini adalah periode dimana perusahaan akan mengukur kinerja keuangannya.
Selain itu, adanya buku general ledger ini adalah juga sebagai acuan bagi akuntan untuk mencari adanya masalah keuangan. Bila ditemukan, pemimpin perusahaan akan dapat mempertimbangkan opsi yang ada, untuk dapat menyelesaikan masalah tersebut.
2. Akurasi Transaksi Keuangan
Akurasi sudah menjadi sebuah keharusan dalam memberikan informasi laporan keuangan, terutama dalam perusahaan. Untuk dapat membuat laporan yang akurat, tentu saja akan membutuhkan buku besar yang memiliki informasi paling akurat.
Dengan adanya informasi tersebut, maka perusahaan akan lebih mudah merencanakan berbagai kebutuhan bisnis. Misalnya, seperti menentukan harga produk, pembelian inventaris, hingga mengatur pengeluaran biaya dalam menjalankan perusahaan. Untuk perusahaan tertentu, buku tersebut juga dapat memiliki informasi mengenai konsumen, pendapatan produk, dan pengeluaran biaya produksi.
3. Menyeimbangkan Buku ​
Pada sistem pembukuan ganda atau double-entry, kedua entri yang meliput kolom kredit dan kolom debit perusahaan harus seimbang. Sebagai bagian dari sistem tersebut, neraca saldo akan dapat membantu akuntan untuk memastikan kedua entri tersebut tetap seimbang.
Karena neraca saldo yang dibuat menggunakan general ledger, maka secara langsung general ledger dapat membuat neraca saldo seimbang. Adanya neraca saldo tersebut dibutuhkan sebelum proses membuat laporan keuangan dilakukan.
4. Kemudahan Pengajuan Pajak
Secara singkat, general ledger akan membantu proses pembukuan. Dengan begitu, Anda akan dapat membayar segala biaya yang diwajibkan untuk dibayar, seperti pajak perusahaan. Tidak hanya pajak, perusahaan juga perlu membayar izin usaha, asuransi, dan biaya lainnya.
Selain itu, adanya buku tersebut adalah untuk membantu proses audit IRS (Internal Revenue Service). Adanya audit tersebut dilakukan sebagai review terhadap finansial perusahaan, untuk memastikan laporan yang diterima akurat. Audit ini juga dilakukan untuk memastikan jumlah pajak yang dibayar benar.
5. Mengidentifikasi dan Menghentikan Penipuan
Seperti yang diketahui, yang namanya penipuan dapat terjadi dimanapun, bahkan di balik suatu perusahaan. Maka dari itu, adanya buku kompilasi keuangan tersebut adalah sebagai bukti untuk mengetahui apabila adanya transaksi penipuan. Adanya bukti fisik akan dapat membantu investigasi.
Selain itu, buku general ledger ini juga dapat membantu mengidentifikasi adanya suatu permasalahan dalam transaksi perusahaan. Apabila ada masalah yang ditemukan, maka masalah tersebut dapat diatasi dengan sesegera mungkin. Sebaiknya, masalah dalam perusahaan perlu diatasi agar tidak menjadi besar nantinya.
Buku Besar? Tidak Lagi Menjadi Masalah Besar dengan Peakflo!
Dari informasi yang dijabarkan secara rinci di atas, dapat disimpulkan bahwa buku besar memiliki peranan yang penting. Manfaatnya mengetahui pengertian buku besar adalah agar Anda mengetahui tentang asal-usul laporan keuangan yang umumnya dibuat dalam perusahaan.
Membuat buku besar dapat menjadi tugas yang sulit bagi akuntan. Terlebih lagi jika banyak data yang harus diproses. Data harus dimasukan satu per satu, yang mana memakan banyak waktu, belum lagi potensi error yang dapat terjadi.
Untungnya, dengan Peakflo, akuntan tidak perlu membuat buku besar atau general ledger secara manual. Peakflo yang akan membuatnya untukmu secara otomatis. Kamu dapat akses secara real-time, dan data yang ada pun terjamin akurasinya.
Bagaimana, menarik, bukan? Ini masih permulaan. Peakflo masih memiliki lebih banyak lagi fitur keren yang akan membantu mengoptimalkan pengelolaan keuangan perusahaan Anda. Konsultasi gratis dengan expert kami dengan klik link di bawah.
