Sedang memikirkan cara menagih hutang kepada customer yang paling ampuh? Dari pernyataannya saja sudah terlihat sulit, apalagi saat mengeksekusinya kepada setiap customer yang memiliki sifat berbeda-beda. Sebab itu, ada strategi yang dirasa ampuh untuk setidaknya menjaga hubungan dengan pelanggan.
Bagi sebagian orang, menagih hutang merupakan salah satu pengalaman yang paling buruk. Tidak akan ada yang tahu, bagaimana customer atau orang yang berhutang akan merespon terhadap penagihan. Alih-alih mendapatkan pembayaran dari uang yang pinjam, justru customer semakin bersikeras untuk tidak mau membayar.
Jangan sampai tidak hanya pelanggan yang tidak mau membayar, reputasi dari kolektor juga menjadi taruhannya. Lantas bagaimana cara menagih pembayaran ke customer yang paling ampuh? Ulasan ini akan menjelaskan tips, yang sekiranya dapat membantu para kolektor menagih utang ke para customer.
5 Cara Menagih Hutang ke Customer
Mungkin terlintas di pikiran akan mengapa, hal seperti menagih hutang butuh strategi? Seperti yang dijelaskan, tujuan dari kolektor tidak hanya mendapatkan bayaran hutang saja, namun juga menjaga hubungan dengan customer tersebut. Oleh karena itu, sebagai kolektor maka ikuti cara-cara berikut:
1. Menelepon dan Menanyakan Kabar Mereka
Meskipun customer memiliki hutang, mereka tersebut mungkin memiliki keadaan yang tidak akan dapat diketahui kolektor. Seperti mungkin mereka tengah memiliki masalah yang menyebabkan mereka susah bayar hutangnya.
Karena itu, sebagai makhluk sosial, tidak ada salahnya bagi kolektor untuk menanyakan kabar mereka dan juga kabar teman atau keluarga terlebih dahulu sebelum menagih hutang. Untuk menanyakan kabar pada customer, berikut tips yang diperlukan:
- Mulailah pembicaraan dengan basa-basi terlebih dahulu, seperti menanyakan kesehatan atau kabar lainnya. Namun, sebaiknya jangan berbasa basi terlalu lama.
- Pastikan untuk menghubungi customer di waktu yang tepat. Hindari menelepon terlalu pagi saat orang masih bersiap-siap, namun hindari juga menelpon terlalu malam.
- Sebelum menelepon, tanyakan dulu kepada customer kapan bisa dihubungi. Hal ini bertujuan agar kolektor tidak mengganggu aktivitas kerja customer.
Dengan menanyakan kabar, maka kolektor dapat menambah suasana yang baik kepada customer. Sejatinya, masih banyak pandangan bahwa kolektor memiliki sikap yang arogan dan kasar. Maka itu, pastikan juga menanyakan hutang dengan sopan sesuai adat istiadat yang berlaku.
2. Tanyakan Apakah Tagihan Sudah Sampai ke Mereka
Setelah menanyakan kabar, maka cara menagih hutang kepada customer selanjutnya yaitu langsung memastikan, apakah invoice/faktur tagihan sudah diterima atau belum. Invoice atau faktur merupakan bukti pembayaran atau hutang, yang seharusnya sudah diterima oleh pembeli atau penghutang.
Namun untuk basa-basi, tidak ada salahnya memastikan jika customer masih menyimpan invoice tersebut. Apabila customer mengklaim belum mendapatkannya, maka kolektor tinggal memberitahukan tagihan melalui telepon. Dengan begitu, customer tidak bisa mengelak jika mereka belum mendapatkan invoice.
Selain itu, kolektor dapat menanyakan apakah customer sudah melakukan pengecekan tagihan tersebut kembali. Ini dilakukan agar customer menyadari, jika pembayaran hutang sudah hampir atau melewati batas tempo. Selama menanyakan hal tersebut, pastikan untuk melakukannya dengan sopan.
3. Ingatkan Customer Mengenai Tanggal Tagihan Jatuh Tempo
Sekedar mengingatkan bahwa tanggal pembayaran sudah jatuh tempo, sejatinya adalah hal yang wajar dilakukan seorang kolektor. Akan tetapi, terkadang kesibukan customer dapat membuat mereka melupakan pembayaran, atau hanya pura-pura saja. Apapun itu, kolektor tetap harus bersikap bijak saat mengingatkan, seperti:
- Menerapkan cara menagih pembayaran dengan sopan, yaitu tidak menyudutkan dan menghina pelanggan saat mereka beralasan.
- Gunakan kata-kata sopan seperti “tolong” dan “mohon”, saat meminta bayaran setelah mengingatkan tanggal jatuh tempo.
- Hindari menyalahkan pelanggan jika mereka mengklaim telah lupa melakukan pembayaran. Akan tetapi, kolektor tetap tidak harus bersikap objektif, dan tidak meringankan beban pelanggan.
- Ingatkan sambil bergurau agar pelanggan merasa lebih tenang dan mau merespon tagihan kolektor. Namun pastikan untuk tidak terlalu berlebihan.
Dengan melakukan cara menagih hutang kepada customer yang benar, maka kemungkinan pelanggan untuk membayar hutang akan lebih baik. Customer juga tidak akan terasa terganggu saat ditanyakan, meski pada akhirnya mereka masih berusaha untuk tidak membayar.
5. Bersikap Tegas Mengenai Pelunasan Hutang
Sebagai kolektor yang menagih pembayaran hutang, tentunya harus bersikap tegas apapun yang terjadi. Hal yang sama juga diterapkan, saat menghadapi customer yang kerap mencari alasan untuk menunda pembayaran. Untuk menghadapinya, maka sebagai kolektor sebaiknya:
- Tetap menggunakan bahasa yang sopan tanpa kesan seperti menaikkan nada. Pelan-pelan dalam mengucapkan kata demi kata, namun tetap harus straightforward serta tidak bertele-tele.
- Lebih profesional dalam meminta pembayaran hutang tanpa perlu memarahi atau membentak-bentak customer. Misalnya, mengajukan permohonan kepada customer untuk dibayar karena telah melewati jatuh tempo.
- Bila perlu, kolektor dapat memberikan denda kepada customer yang masih tidak membayar saat jatuh tempo. Namun tetap, denda harus mengikuti kebijakan dari perjanjian yang sebelumnya ditetapkan.
- Jangan sampai kehilangan kesabaran dan mulai memaki-maki customer. Selama masih bisa dibicarakan baik-baik, maka hal tersebut tidak perlu dilakukan.
Dengan mengikuti seluruh metode cara menagih hutang kepada customer di atas, maka niscaya customer akan punya niat untuk membayar. Sebagai tambahan, kolektor dapat merekam pembicaraan apabila customer berjanji kembali. Namun, pastikan sudah meminta izin terlebih dahulu saat merekam.
Dapatkan Pembayaran Hutang Lebih Cepat Bersama Peakflo
Setelah mengetahui cara menagih hutang kepada customer, masih ada opsi alternatif yang dapat mempermudah penagihan hutang lainnya. Sebagai pemilik usaha atau perusahaan, tentunya menginginkan efisiensi dalam bekerja, seperti mengirimkan invoice reminder. Sebab itu, Peakflo dapat menjadi software yang dapat diandalkan.
Sebagai software yang mengelola account payable dan cash flow, Peakflo dapat mengirimkan tagihan invoice reminder. Reminder ini dapat menghemat waktu siklus invoice, sehingga perusahaan dapat fokus dengan hal lain. Pemilik perusahaan akan dapat mempersingkat pekerjaan hingga puluhan jam setiap bulannya.
Melalui workflow Peakflo, kolektor akan mendapatkan pembayaran dua kali lebih cepat. Workflow otomatis dapat dilakukan dengan WhatsApp, email dan SMS. Peakflo juga menyediakan virtual account, dimana pembayaran dapat diterima lebih mudah, baik secara dinamis atau statis.
Itu dia penjelasan mengenai lima cara menagih hutang kepada customer, agar dapat menerima pembayaran lebih cepat. Cara menagih hutang ke pelanggan akan terasa sulit jika dilakukan secara manual. Daripada kesulitan, Peakflo hadir untuk mempermudah penagihan hutang.
Selain invoice reminder, Peakflo juga dapat digunakan untuk mengelola keuangan perusahaan dengan mudah. Peakflo sudah dipercaya oleh berbagai tim keuangan, hingga membantu meningkatkan produktivitas berbagai perusahaan. Mulailah menagih pembayaran ke customer dengan cara yang lebih simpel.
Melalui workflow Peakflo, kolektor akan mendapatkan pembayaran dua kali lebih cepat. Workflow otomatis dapat dilakukan dengan WhatsApp, email dan SMS. Peakflo juga menyediakan virtual account, dimana pembayaran dapat diterima lebih mudah, baik secara dinamis atau statis.
Itu dia penjelasan mengenai lima cara menagih hutang kepada customer, agar dapat menerima pembayaran lebih cepat. Cara menagih hutang ke pelanggan akan terasa sulit jika dilakukan secara manual. Daripada kesulitan, Peakflo hadir untuk mempermudah penagihan hutang.
Selain invoice reminder, Peakflo juga dapat digunakan untuk mengelola keuangan perusahaan dengan mudah. Peakflo sudah dipercaya oleh berbagai tim keuangan, hingga membantu meningkatkan produktivitas berbagai perusahaan. Mulailah menagih pembayaran ke customer dengan cara yang lebih simpel.
