Bagi yang memulai usaha, sebaiknya perlu menggunakan billing system dalam management accounts payable. Tidak hanya lebih efisien, namun sistem tersebut juga dapat mengurangi kesalahan saat mencatat transaksi secara manual. Saat ini, teknologi bahkan sudah dikembangkan untuk melunasi tagihan dengan otomatis.
Umumnya, berbagai usaha masih melakukan entri data, mengejar persetujuan, dan melunasi tagihan yang menumpuk secara manual. Meski sebenarnya bukan masalah, namun semakin banyak tagihannya, maka akan semakin berat pekerjaan billing yang dilakukan. Sebagai upaya mempercepat billing dan invoicing, maka sistem tagihan akan dibutuhkan.
Sebab itu, sebagai pemilik usaha, menggunakan sistem billing merupakan keputusan yang tepat. Di saat modern ini, sebaiknya pemilik usaha perlu mengikuti perkembangan teknologi yang dapat membantunya. Untuk penjelasan lengkap mengenai sistem tersebut, maka simak informasi lengkap mengenainya berikut.
Apa Itu Billing System?
Secara harfiah, billing system adalah suatu sistem atau mekanisme yang dapat mencatat setiap transaksi. Sistem ini, sebenarnya sudah diterapkan sejak lama oleh berbagai macam kebutuhan. Penerapan billing system dapat dilihat pada warnet, hotel, dan usaha dengan model pembayaran per jam lainnya.
Selain usaha, penggunaan sistem billing juga dilakukan pada rumah sakit. Adapun kegunaan sistem billing rumah sakit yaitu untuk mencatat proses pelayanan yang diberikan kepada pasien. Sistem ini juga dapat mencatat setiap pasien yang datang dan pulang, daripada harus mencatatnya secara manual.
Sejak beberapa tahun setelah diciptakan, sistem billing awalnya merupakan billing software sebagai pencatat dan penagih. Namun di saat perkembangan dunia yang mengarah ke digital, sistem billing sudah tersedia sebagai aplikasi yang dapat diunduh. Catatan tagihan juga dapat disimpan berbasis cloud
Apa Saja 3 Jenis Billing System?
Ketika membicarakan tentang sistem billing, maka perusahaan akan menemui tiga opsi yang dapat dipilih. Ketiganya memiliki billing management system yang berbeda-beda, jadi harus disesuaikan dengan strategi bisnis yang dimiliki. Maka dari itu, inilah tiga macam sistem billing yang dapat digunakan:
1. Closed
Sistem billing tertutup merupakan sistem yang digunakan pada institusi yang mengedepankan privasi, seperti rumah sakit. Hal ini karena sistem tidak mengizinkan transfer data mengenai prosedur atau pasien ke entitas atau pihak lain. Ibaratnya sistem ini hanya fokus dengan diri sendiri.
Pada rumah sakit, sistem billing ini dapat ditemukan pada EMR (electronic medical records). EMR didesain dengan sistem tertutup, agar informasinya tetap konfidensial. Sebagai contoh, EMR akan mencatat tagihan layanan terapi, dari jumlah kunjungan pasien, layanan yang dibutuhkan, hingga data pasien.
Selain rumah sakit, sistem tertutup ini juga digunakan untuk perusahaan swasta. Terkadang, ada kerugian yang didapatkan jika menyimpan informasi tertentu secara luas. Sebuah perusahaan dapat memutuskan untuk tetap privat, dan memastikan informasi tersebut tetap aman di dalam perusahaan.
2. Open
Berbeda dengan sistem tertutup, kali ini sistem billing dapat ditransfer ke entitas atau pihak terkait. Hal ini bertujuan untuk meningkatkan kualitas dari layanan, serta membuat layanan menjadi fleksibel. Bila diibaratkan, sistem billing terbuka seperti kolaborasi antara dua provider atau lebih.
Pada rumah sakit, EHR (electronic health records) digunakan untuk berbagi informasi penting pasien ke pihak yang lebih ahli. Rumah sakit juga dapat berbagi data sejarah transaksi pasien, kepada asuransi yang digunakan pasien. Sistem terbuka ini juga dipakai dalam perusahaan tertentu.
Namun untuk menggunakannya, maka pemilik perusahaan perlu memastikan sistem billing bekerja secara optimal di seluruh platform/pihak. Perusahaan tersebut juga perlu mengedepankan keamanan data yang di transfer. Semakin banyak platform/pihak yang terkait, maka resikonya semakin besar.
3. Isolated
Sistem billing ini merupakan sistem yang dapat dibagikan, namun hanya perusahaan yang sama. Contohnya yaitu PHR (personal health records) pada rumah sakit, dimana hanya dibagikan kepada dokter, orang tua pasien atau perawat. Opsi ini cocok untuk yang khawatir keamanan data.
Pada perusahaan, sistem isolasi ini digunakan untuk mendapatkan proses pencatatan yang aman dan terkendali. Perusahaan dapat memberikan informasi spesifik pada staf untuk keperluan pekerjaan, sehingga data lainnya tetap tersimpan. Kedua pihak juga perlu melakukan komunikasi terbuka untuk implementasi sistem ini.
Bagaimana Cara Small Business Menggunakan Billing System?
Sebagai pemilik usaha kecil atau small business, mendapati masalah pada penagihan tentu perlu dihindari. Sebab itu, banyak perusahaan kecil yang mulai menggunakan billing software for small business. Bila dibahas secara ringkas, seperti inilah sistem billing digunakan:
- Dalam menggunakan sistem billing, maka data-data terkait usaha akan perlu di input. Data ini berupa customer relationship management, product information, hingga third-party payers.
- Billing software for retail shop juga perlu mencatat billing code untuk mempercepat proses transaksi. Kode yang dicatat dapat berupa layanan, produk, peralatan, hingga kebutuhan resource
- Pemilik perusahaan akan memastikan sistem billing dapat mencatat berbagai macam pembayaran yang dilakukan. Apakah customer akan membayar secara cash, kartu kredit, atau secara online.
- Apabila klien atau customer sedang meminjam dana atau layanan, maka billing system perlu mencatatnya. Inilah mengapa sistem billing dapat menjadi pencatat account payable.
- Keamanan billing software retail shop harus di nomor satukan. Apabila usaha menerima pembayaran kartu kredit, maka informasi pada sistem billing harus diamankan.
Kenapa Anda Perlu Billing Software?
Billing system merupakan sistem yang dapat menguntungkan pemilik usaha. Dengan menggunakan software tersebut, maka pemilik usaha akan mendapat berbagai benefit yang mempermudah jalannya usaha. Hal ini, karena billing software dapat melakukan hal-hal berikut:
- Mengontrol penuh terhadap sistem pembayaran, serta mencatat informasi hutang dengan baik.
- Mampu mengelola keuangan usaha serta arus kas lebih mudah, dibandingkan invoicing secara manual.
- Mengurangi human error saat menghitung estimasi biaya total dari pembayaran transaksi.
- Meningkatkan efisiensi dari pencatatan transaksi dan laporan keuangan usaha.
- Membuat transaksi lebih terbuka di antara pemilik usaha dengan pelanggannya.
Keuntungan Billing Software bagi Startup
Billing software adalah alat penting bagi setiap startup yang ingin menyederhanakan operasi keuangan mereka dan memaksimalkan profitabilitas. Berikut beberapa keuntungan billing software bagi startup yang perlu kamu ketahui:
Pembuatan Faktur Lebih Cepat
Karena semua detail klien dan penjualan disimpan dalam sistem, membuat faktur atau tagihan adalah proses yang cepat. Sebaliknya, menghitung dan mengonfirmasi semua data yang relevan secara manual dan membandingkannya dengan catatan pelanggan bisa memakan waktu.
Pengelolaan Keuangan di Satu Tempat
Semua tanggung jawab keuangan dapat ditangani di satu tempat dengan billing software yang tepat untuk stratup. Sebelumnya, sulit untuk menangani semuanya secara bersamaan karena ada berbagai aplikasi yang digunakan berbagai divisi bisnis untuk mengelolah keuangan. Lalu, beralih dari satu aplikasi ke aplikasi lain untuk melacak semuanya membutuhkan waktu dan usaha yang signifikan. Dengan billing software, setiap aspek keuangan perusahaan kini dapat ditangani secara efisien dan tanpa kesulitan.
Menyediakan Online Payment
Ketika pembayaran diselesaikan tepat waktu dan aman, menjalankan bisnis pun jadi sepuluh kali lebih mudah. Billing software memungkinkan startup untuk menjaga biaya di bawah kendali dengan secara otomatis mengirimkan email follow-up ke klien sekaligus menyertakan tautan untuk pembayaran online. Billing software sudah terhubung langsung ke portal online, klien pun dapat melakukan pembayaran dan memberikan semua detail transaksi yang diperlukan secara online.
Bisa Dilakukan Dimana Saja
Seiring dengan kemajuan dunia, teknologi menjadi semakin canggih. Ada banyak pekerjaan yang berintegrasi dengan software dan tools agar semakin efisien. Sama halnya dengan billing software for stratup yang berkembang menjadi bentuk yang lebih mutakhir dan efisien. Data keuangan yang ada di billing software bisa diakses dari komputer lain atau perangkat seluler selama mereka terhubung dengan komputer pusat. Dengan sistem ini, pengecekan data dapat diperiksa saat bepergian dan dimana saja tanpa gangguan.
Penyimpanan Data Lebih Tersusun
Sebelumnya, perusahaan akan memelukan sebuah ruangan khusus sebagai tempat penyimpanan data, dokumentasi ataupun informasi. Namun, dengan mengunakan billing software, startup tidak perlu mengeluarkan biaya untuk membuat ruangan karena sudah tersedia tempat penyimpanan data. Semua data disimpan dengan aman dalam billing system, dan informasinya tersusun rapi sehingga dapat ditemukan dengan mudah. Selain itu, dengan billing software bisa lebih cepat memperoleh data karena semuanya diindeks dan tidak perlu lagi melihat-lihat dengan cermat.
Tingkatan Pendapatan dengan Menggunakan Billing Software
Setelah memahami tentang billing system dan jenis-jenisnya, keputusan menambahkan perangkat lunak tersebut memang sangat tepat. Tidak hanya memberikan kemudahan dalam mengelola transaksi, namun sistem ini juga meningkatkan pendapatan dan efisiensi dari usaha.
Hal tersebut belum ditambah lagi dengan teknologi sistem billing terkini, yang sudah bisa diakses dengan mudah secara online. Dengan menggunakan software tersebut, maka pemilik usaha akan mendapatkan berbagai fungsi yang ciamik seperti:
- Memidai detail tiap bill secara otomatis tanpa error dengan teknologi OCR.
- Membuat custom approval workflows dengan stakeholders yang tepat berdasarkan polisi yang berlaku.
- Melacak semua komunikasi yang terekam di jejak audit.
- Menjadwalkan pembayaran invoice vendor sesuai batas waktu atau membayar beberapa tagihan secara sekaligus.
- Merekonsiliasi semua tagihan dan pembayaran secara otomatis dan menghemat ratusan jam kerja per bulan.
- Mengakses berbagai laporan real-time yang akurat untuk melacak ringkasan pengeluaran, umur hutang dagang, dan banyak lagi. Tidak perlu spreadsheets lagi!
Demikian informasi lengkap mengenai billing system dari pengertian, jenis, hingga fungsinya. Apabila tertarik dengan billing software, maka salah satu software yang bisa direkomendasikan adalah Peakflo. Dengan Peakflo, maka mengelola transaksi dan tagihan akan dapat dilakukan secara otomatis.
Sudah mulaikah tertarik mengimplementasikan sistem billing untuk usaha yang dimiliki? Langsung saja jadwalkan konsultasi gratis dengan ahli finance kami dengan meng-klik tombol di bawah.
