Jika sudah berada di bidang bisnis, pasti sudah sangat sering bukan mendengar istilah procurement serta purchasing. Namun sebenarnya, apa perbedaan antara procurement vs purchasing yang sering dibilang serupa. Padahal kedua istilah tersebut tentu memiliki arti dan makna yang berbeda.
Hubungan procurement atau pun purchasing sebenarnya saling terkait. Sebab kedua kegiatan tersebut merupakan bagian dari sebuah proses transaksi dalam pengadaan barang dan jasa. Untuk informasi lebih lengkapnya, simak berikut ini ulasannya yaitu:
Pengertian Procurement dan Purchasing
Berdasarkan pengertiannya, procurement adalah proses pengadaan barang atau jasa kebutuhan perusahaan. Sedangkan purchasing merupakan kegiatan pembelian barang dan jasa yang ada di dalam procurement. Procurement terbagi ke dalam 3 bagian, yaitu traffic, purchasing hingga expediting. Kedua hal ini termasuk dalam proses accounts payable perusahaan.
Ketika proses tersebut dimulai, maka akan dimulai dari purchasing yang nantinya akan dilanjutkan oleh pengawasan. Pengawasan yang dilakukan tersebut bertujuan untuk membuat proses pembelian bisa berjalan baik. Memungkinkan expediting bisa berakhir di tempat tujuan dengan selamat.
Untuk purchasing atau membeli barang, biasanya dapat dilakukan tanpa membutuhkan expediting serta traffic. Terlebih lagi, jika pengadaan barang atau produk yang dilakukan hanya dalam jumlah sedikit. Kegiatan ini hanya dapat dilakukan oleh kantor-kantor yang membutuhkan barang untuk kegiatan internal.
Sedangkan untuk pembelian barang dalam jumlah besar, bisa menggunakan procurement dengan beberapa tahapan. Mengingat setiap perusahaan harus menaati prosedur atau kontrak yang ada sehingga memungkinkan pembelian barang pun lancar dan sesuai dengan prosedur.
Perbedaan Procurement dan Purchasing
Adanya perbedaan purchasing dan procurement tentu harus dapat dipahami dengan baik. Jangan sampai penggunaan kedua istilah ini dianggap serupa, terlebih lagi jika mereka yang bekerja di bidang tersebut. Berikut beberapa detail perbedaan, yang terdapat di antara keduanya yaitu:
1. Fungsi Strategis vs Transaksional
Perbedaan purchasing dan procurement yang pertama yaitu terletak pada strategis perusahaan yang mengidentifikasi kebutuhan. Mengingat procurement vs purchase yang selalu berusaha untuk memenuhi pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan. Namun hal ini, tentu lebih condong kepada procurement.
Berbeda dengan purchasing yang menggunakan strategis serta transaksional untuk melakukan pengaturan. Terlebih jika perusahaan tersebut aktif dan konsisten dalam menjalankan sistem operasional. Hal ini, tentu membuat purchasing lebih reaktif dibandingkan dengan procurement tentunya.
Karena tugas dan tanggungjawab yang terdapat dalam purchasing yaitu lebih memantau barang sampai dengan baik. Jadi strategi yang dilakukan oleh pihak perusahaan lebih kepada tujuannya. Selanjutnya untuk transaksional bisa dilakukan setelah hal tersebut tercapai.
2. Fokus Utama
Selain itu, jika dibandingkan antara procurement vs purchasing, yang menjadi perbedaan fokus utamanya adalah nilai dari pengadaan barang. Procurement akan lebih memperhatikan nilai barang yang ditawarkannya. Membuat harga menjadi prioritas kedua, setelah nilai barang ditentukan.
Hal ini tentu berbeda dengan purchasing yang tidak terlalu fokus pada nilai pengadaan barang. Pasalnya, dalam purchasing yang menjadi titik fokus utamanya adalah harga yang ditawarkan. Perbedaan ini sebenarnya sudah bisa terlihat pada awal pengenalan kebutuhan.
Untuk fokus utama yang terdapat pada procurement intinya yaitu lebih kepada pengadaan barang dengan melihat kondisinya. Hal ini dilakukan untuk mengetahui bagaimana kualitas barang dan jasa sesuai kebutuhan perusahaan. Berbeda dengan fokus purchasing, yang menekan pada kepuasan serta untung yang didapatkan dalam pengadaan.
3. Pencegahan Risiko
Terakhir, perbedaan procurement dan purchasing bisa dilihat berdasarkan pencegahan resiko yang dapat terjadi. Pasalnya setiap tugas yang terlibat, akan diidentifikasi terlebih dahulu dalam procurement. Meminimalkan adanya resiko pengadaan barang atau jasa yang mengalami masalah.
Berbeda dengan purchasing yang pencegahan resikonya dilakukan ketika melakukan pengecekan pemesanan, hingga proses pembayaran. Semuanya akan berfokus pada transaksi yang diharapkan efisien. Jadi, purchasing di sini tidak terlalu banyak melakukan pengembangan vendor atau pemasok, tetapi lebih fokus pada transaksional.
Pencegahan resiko sendiri dilakukan oleh setiap perusahaan tentunya. Baik itu yang melakukan pengadaan barang dalam bentuk purchasing atau pun procurement. Mengingat pencegahan lebih baik dilakukan sebelum menangani atau pun menyelesaikan kerugian yang mungkin saja bisa terjadi sewaktu-waktu.
Persamaan Procurement dan Purchasing
Hadirnya procurement vs purchasing adalah sebagai bentuk upaya, agar kebutuhan akan barang dan jasa terlengkapi. Hal itulah yang menjadi persamaan persamaan dari kedua istilah tersebut. Sebab, keduanya merupakan kegiatan yang memberikan pengadaan dengan sistem logis dan juga sistematis sesuai dengan SOP yang berlaku.
Sebenarnya kegiatan yang terdapat dalam procurent dan purchasing sendiri bisa terlaksana karena perusahaan yang membutuhkannya. Selain itu, dari kegiatan tersebut pun bisa diperoleh untung besar sesuai dengan jumlah pengadaanya. Namun, hal ini tetap harus disesuaikan dengan jumlah penawaran yang dilakukan perusahaan.
Berdasarkan persamaan antara keduanya, ternyata ada proses lainnya yang harus dilakukan procurement dalam pengadaan. Baik itu barang ataupun jasa, ada tahapan yang harus dilakukan. Berikut ini proses pengadaan barang dan jasa yang dapat dilakukan yaitu:
- Melakukan perencanaan.
- Melakukan dokumentasi proses pembelian.
- Mengidentifikasi jenis dokumen barang.
- Melakukan keputusan pembelian serta mengidentifikasi potensial pembeli.
Procurement vs Purchasing: Mana yang Tepat Untukmu?
Jika ditanya antara procurement vs purchasing manakah yang lebih baik, keduanya tentu mempunyai tugas dan peran yang berbeda. Mengingat procurement adalah bidang yang mengawali terjadinya purchasing. Beberapa kegiatan yang dimulai dari perhitungan, hingga melibatkan karyawan pun akan disesuaikan dengan dana.
Purchasing atau pembelian merupakan cara untuk membei barang dan jasa yang diminta oleh pihak perusahaan. Hal tersebut dilakukan tentu untuk memenuhi kebutuhan operasional serta proyek yang tengah dijalankannya.
Namun untuk mengetahui apakah yang lebih tepat dan cocok, seseorang tentu harus mengetahui apa saja tanggung jawabnya. Berikut ini tanggung jawab dari keduanya yaitu:
- Melakukan penyusunan list vendor.
- Melakukan penyusunan serangkaian list pembelian barang atau jasa sesuai kebutuhan.
- Membuat daftar PO.
- Melakukan komunikasi, negosiasi serta mediasi dengan vendor.
- Mengurus approval anggaran pembelian barang.
- Memeriksa kondisi dari kualitas barang dan jasa.
- Membuat dokumentasi sebagai bukti dan masih banyak lainnya.
Itulah tugas dan tanggungjawab yang harus dikerjakan oleh purchasing dan procurement. Sekarang setelah mengetahui apa saja tugas yang harus dilakukan. Tentu sudah bisa bukan menentukan mana pilihan yang dirasa sesuai antara keduanya.
Buat Laporan Pengadaan Barang Lebih Cepat Menggunakan Peakflo
Sekarang untuk memudahkan pembuatan laporan pengadaan barang sehingga lebih cepat bisa memanfaatkan software account payable automation. Dengan menggunakan software tersebut laporan yang dapat disusun pun lebih cepat selesai. Memungkinkan proses pengadaan barang menjadi lebih efektif dan efisien.
Dengan procurement software seperti Peakflo, Anda dapat:
-
- Membuat purchase order langsung di software sesuai dengan tipe, jumlah, harga, bahkan pajak barang dengan keterangan lengkap. Tidak perlu lagi Google Form!
- Mengakses langsung data procurement dan purchasing dalam satu dasbor secara real-time.
- Mempercepat alur approval untuk setiap purchase order yang akan otomatis dikirim ke vendor setelah disetujui.
- Mencocokkan nomor PO dengan referensi invoice dengan otomatis.
- Menjadwalkan pembayaran atau melunasi banyak tagihan sekaligus dengan dompet digital.
Bagaimana, tertarik untuk meningkatkan sistem procurement Anda dengan Peakflo? Yuk, jadwalkan konsultasi gratis dengan finance expert kami dan dapatkan free trial selama 30 hari.
