Account payable automation solution dapat membantu bisnis Anda mengelola operasi keuangannya dengan lebih efisien. Accounts payable automation atau otomatisasi utang usaha dapat membantu perusahaan menghemat waktu dan uang dengan merampingkan proses penagihan dan pembayaran. Selain itu, otomatisasi utang usaha dapat memberikan visibilitas yang lebih besar ke dalam pengeluaran, sehingga membantu perusahaan untuk mengontrol keuangan mereka dengan lebih baik.
7 Alasan Anda Perlu Berinvestasi dalam Account Payable Automation
Pada dasarnya ada sejumlah alasan guna melakukan otomatisasi terhadap proses hutang yang dimiliki. Mulai dari alasan pengawas sampai dengan alasan pengembalian dari investasi yang dilakukan. Berikut 7 alasan perlunya investasi pada account payable automation solution seperti berikut:
1. Pengawasan dan Pengendalian
Daftar alasan pertama perlu melakukan investasi pada account payable automation solution yaitu datang dari sisi pengawas serta pengendalian yang dimiliki.
Nantinya faktur akan dilakukan pemindaian atau pun dilakukan pengiriman lewat email dengan cara otomatis. Tidak dimasukkan dengan menggunakan cara manual pada sistem sesudah diterima. Apabila sudah dalam kondisi masuk maka sistem akan melakukan pelacakan faktur.
Bahkan tempat pelacakan tersebut mulai dari bagian kedatangan sampai dengan bagian pembayaran. Perkara semacam ini, cukup memungkinkan pengawasan proses yang tergolong lebih besar. Serta juga mampu meningkatkan integrasi yang terjadi pada sistem ECM dan proses AP.
2. Meningkatkan Produktivitas
Alasan lainnya menggunakan account payable automation solution yaitu mampu meningkatkan yang namanya produktivitas. Pasalnya jika tidak ada proses yang bekerja dengan cara otomatis, maka departemen AP akan melakukan pembuangan banyak waktu guna pengajuan.
Selain itu juga butuh waktu yang banyak untuk melakukan pengiriman email, pengiriman faks, melakukan pengambilan maupun penyalinan sesuatu dan lainnya. Sesudah itu, pihak terkait juga akan memerlukan waktu lebih ketika menggunakan cara manual dengan memasukkan data diri faktur kertas ke sistem.
Hingga bisa dinilai bahwa penggunaan cara manual akan memerlukan lebih banyak kertas dan juga waktu. Namun tentunya akan berbeda jika menggunakan accounts receivable software solutions yang bisa bekerja dengan cara otomatis.
Penggunaan cara otomatis ini bisa menjadi solusi dari permasalahan tersebut lantaran mampu melakukan pelacakan, pencatatan dan lainnya hanya dengan persetujuan. Nantinya seluruh faktur akan dilakukan dengan cara elektronik ke semua departemen dan sistem.
3. Mengurangi Biaya
Ada istilah bahwa waktu yang telah dihemat lewat cara otomatisasi sama halnya dengan lebih banyak uang yang ada di saku. Oleh sebab itu, mengurangi biaya menjadi alasan melakukan investasi memakai account payable automation solution berikutnya yang dapat dicoba.
Dengan menggunakan accounts payable solution yang ada mampu membuat orang yang bersangkutan tidak perlu mengerjakan orang. Dengan kata lain, anda tidak perlu melakukan pembayaran lagi untuk menggaji orang mengerjakan tugas tertentu.
Pasalnya hal semacam ini ada yang menyebutkan hanya alam memakan lebih banyak waktu. Akan tetapi, cukup minim ketika dilakukan perbandingan dengan keuntungan yang akan diperoleh.
4. Tingkatkan Kualitas
Dengan melakukan peningkatan kualitas mampu menjadi alasan memakai account payable automation solution selanjutnya. Pasalnya seperti yang banyak diketahui, jika terjadi kesalahan tertentu yang dapat memicu timbulnya kerugian akan produktivitas maupun reputasi dari organisasi itu sendiri.
Akan tetapi pada kenyataannya yang sering umum dijumpai bahwa, manusia rentan untuk melakukan kesalahan semacam itu. Di samping itu, keberadaan dari sistem yang tak efisien hanya menambah kemungkinan terjadinya suatu kesalahan tertentu.
Dengan melakukan otomatisasi terhadap entri faktur seperti ini dapat dimanfaatkan untuk meminimalisir sejumlah resiko. Satu diantaranya yaitu meminimalisir kemungkinan melakukan kesalahan dalam input informasi.
5. Peningkatan Kepatuhan
Biasanya tiap kejadian yang melibatkan akuntansi umumnya akan berhubungan dengan sejumlah peraturan pemerintah yang turut serta. Contoh kecilnya seperti Sarbanes-Oxley yang terdapat di negara Amerika Serikat, ada contoh lainnya seperti Bill 198 yang terdapat di negara Kanada serta contoh lainnya.
Diketahui mempunyai kemampuan untuk melakukan pelacakan serta melakukan pelaporan terhadap proses AP. Dengan hal tersebut mampu membuat pihak yang bersangkutan aman dari tuntutan secara hukum. Selain itu juga aman dari denda maupun sanksi hukum dan lainnya.
Keberadaan akan kemungkinan kesalahan yang terjadi dalam melakukan penyimpanan tab maupun pencatatan faktur bisa diminimalisir jika pakai cara otomatis. Tentunya akan berbeda jika yang dipakai adalah proses hutang dengan cara manual.
6. Go Green – Mengurangi Kertas
Otomatisasi utang usaha adalah cara yang efektif untuk mengurangi penggunaan kertas di tempat kerja. Sistem hutang piutang otomatis memungkinkan perusahaan untuk mengelola dan memproses faktur secara elektronik, sehingga menghilangkan kebutuhan untuk pengarsipan manual.
Selain itu, sistem ini dapat diintegrasikan dengan solusi perangkat lunak yang sudah ada seperti program akuntansi dan sistem ERP, mengurangi jumlah dokumen yang harus diproses secara manual. Dengan mengotomatisasi proses seperti pencocokan faktur dan otorisasi pembayaran, perusahaan dapat mengurangi ketergantungan mereka pada dokumen fisik dan menikmati proses hutang piutang yang lebih efisien.
7. Pengembalian Investasi yang Lebih Besar
Pengembalian investasi atau Return On Investment (ROI) adalah ukuran penting dalam bisnis yang membantu wirausahawan dan investor mengevaluasi kinerja investasi mereka. Untuk meningkatkan ROI, investor harus fokus pada peningkatan efisiensi operasi mereka atau menemukan cara untuk mengurangi biaya sehingga lebih banyak keuntungan mereka langsung masuk ke garis bawah.
Berinvestasi dalam teknologi inovatif seperti AP automation juga dapat membantu meningkatkan ROI. Selain itu, bisnis harus terus memantau dan menilai investasi mereka sehingga mereka dapat menyesuaikan strategi sesuai kebutuhan dan memanfaatkan peluang yang dapat menghasilkan pengembalian yang lebih tinggi.
Kenali Account Payable Automation Terbaik, Peakflo
Pada realitas yang ada memang menyatakan bahwa cukup banyak departemen AP yang masih berhubungan dengan kertas. Bahkan menurut survei yang dilakukan oleh otomasi faktur dan lainnya. Menyatakan bahwa sebanyak 55 persen organisasi masih melakukan hal tersebut.
Kemudian juga menyatakan bahwa sebanyak 80 persen tahapan faktur dari pihak tersebut masih dijalankan di atas kertas. Untuk itulah akan berdampak pada sejumlah hal. Contohnya seperti faktur tidak dilakukan proses pada backlog.
Selain itu juga masih terjadinya kesalahan manusia ketika melakukan entry data. Tindakan berupa kontrol audit yang dilakukan dengan tidak konsisten serta lainnya. Masalah seperti hal tersebut dapat hadir lantaran organisasi banyak yang memanfaatkan cara manual ketimbang cara otomatis.
Hingga jalan keluar yang bisa diterapkan untuk permasalahan ini yaitu menghilangkan kertas serta melakukan investasi dengan menggunakan account payable automation. Walaupun menurut sejumlah orang menggunakan cara ini terlihat layaknya tugas yang menakutkan.
Akan tetapi manfaat yang dapat diperoleh juga cukup menarik. Yaitu mampu melakukan pengurangan beban pada organisasi yang memakainya. Selain itu, penggunaan cara otomatis ini juga dapat meningkatkan ROI.
Dari hal tersebut, tidak sedikit pihak ingin menggunakan account payable automation solution untuk bisnisnya. Ingin tahu seperti apa proses hutang dagang Anda dengan otomatisasi? Yuk, cek tur produk kami sekarang.
