Invoice processing adalah proses penerimaan, validasi, dan pencatatan faktur dari pemasok untuk barang atau jasa yang telah dibeli oleh perusahaan. Proses ini termasuk memverifikasi keakuratan faktur sebelum dibayarkan, memastikan bahwa semua dokumentasi yang relevan telah disertakan, dan mencatat pembayaran secara akurat untuk memastikan pelaporan keuangan yang akurat.
Dalam perkembangannya di Indonesia, sudah banyak perusahaan yang sudah melakukan pemrosesan secara automatic. Trobosan ini tentunya memberikan manfaat lebih besar. Lain hal dengan proses yang masih menggunakan metode manual dan banyak memerlukan waktu.
Untuk langkah otomatis, accounts payable department di perusahaan dibantu oleh keberadaan perangkat lunak. Agar lebih paham mengenai hal ini, perlu mengetahui definisi dan manfaatnya. Selain itu akan diberikan juga bagaimana panduannya. Berikut penjelasannya:
Apa Itu Invoice Processing?
Invoice processing adalah komponen penting dalam mengelola arus kas perusahaan dan sistem hutang piutang. Ini membantu menghilangkan potensi penundaan dan kesalahan pembayaran, memastikan pembayaran tepat waktu kepada pemasok dan vendor. Ini adalah sebuah fungsi dalam perusahaan oleh departemen hutang dengan mengelola faktur yang dikirim oleh vendor atau pemasok.
Pemrosesan ini dimulai dari penerimaan invoice dari vendor. Selanjutnya akan dilakukan pembayaran dan mencatatnya ke buku besar umum. Secara sederhana, invoice process dapat didefinisikan dengan penanganan menyeluruh pada faktur, yakni dari penerimaan sampai pemenuhan dan pencatatan. Ada beragam model invoice yang diterima dari pemasok, dapat berupa kertas, berkas PDF, email, maupun media digital lainnya.
Ini merupakan business flow yang sudah dilakukan sejak dulu. Pemasok mengirimkan tanda terima kepada departemen hutang dagang. Kemudian secara terstruktur, bidang tersebut memverifikasinya dan mengirimkan kepada approver untuk disetujui atau tidak. Setelah disetujui, maka membayarnya dengan metode tertentu.
Saat ini semakin banyak perusahaan yang memanfaatkan perangkat lunak. Pemrosesan faktur tidak lagi dilakukan secara manual, tapi sudah diotomatiskan. AP invoice processing juga lebih canggih dari sebelumnya.
Manfaat Invoice Processing Otomatis
Departemen hutang yang terdapat di perusahaan sama-sama berkembang dengan beralih ke invoice processing accounts payable otomatis. Ada software khusus yang digunakan untuk mengelola. Memakai perangkat lunak akan membuat departemen tersebut dapat meringkas pemrosesan faktur.
Selain lebih ramping dan simpel, cara otomatis juga memberikan kontrol yang lebih banyak. Manfaat inilah yang membuat departemen mampu melaksanakan fungsi pelacakan secara optimal. Jika ada tanda terima yang tidak sesuai atau kesalahan lain akan lebih cepat dikenali.
Secara garis besar software ini mirip dengan metode AP automation. Kegunaannya yaitu membantu tim hutang piutang dalam melakukan berbagai pekerjaan. Mulai dari pengambilan faktur, pengkodean, mengirimnya untuk mendapatkan persetujuan, hingga memasukkannya kek sistem keuangan setelah pembayaran.
Panduan Invoice Processing Menggunakan Perangkat Lunak
Teknologi accounts payable invoice processing dapat mempermudah pekerjaan departemen hutang secara optimal. Alat otomatis juga lebih menghemat waktu maupun biaya. Bagi tim AP yang akan melakukan pemrosesan faktur dengan memanfaatkan perangkat lunak, simak panduan berikut:
1. Pemrosesan Faktur Tanpa Kertas
Panduan pertama yaitu memulai pemrosesan secara paperless, yakni tidak menggunakan kertas. Tapi untuk dipahami, bahwa metode paperless dalam pemrosesan ini juga memberikan risiko. Kemampuan menjadi terbatas dalam menyederhanakan fungsi AP.
Tapi jika memang ingin melakukannya tanpa menggunakan kertas, harus dimulai dari vendor yang memberikan faktur. Lalu bagaimana kalau pemasok tersebut masih enggan mengirimkan e-invoices? Ada dua pilihan yang dapat dicoba, yaitu:
- Pilihan pertama adalah meyakinkan pemasok agar mau menagih dengan menggunakan e-invoice. Tim keuangan dapat menyediakan format invoice yang sudah ada agar pemasok dapat memasukan detail lebih mudah.
- Lalu pilihan yang kedua yaitu men-scan atau memindai faktur yang diterima dari pemasok. Pemasok dapat langsung mengirimkan invoice ke tim keuangan yang kemudian akan diforward ke email OCR, teknologi terkini yang dapat memidai detail invoice secara akurat.
2. Pusatkan Data dan Proses Anda
Panduan selanjutnya yaitu memusatkan data serta proses. Fungsi AP secara paperless itu memang bermanfaat bagi lingkungan, yakni mengurangi penebangan pohon. Tapi lebih dari itu, Anda dapat melakukan pemusatan data secara mudah.
Melalui proses digital yang dilakukan, faktur akan diubah menjadi data. Setelah itu bisa dilanjutkan pada workflow secara otomatis. Pemrosesan ini juga memberikan komunikasi terpadu atas invoice dan kemampuan integrasi.
Contohnya ketika pada sistem terdapat faktur yang membutuhkan verifikasi. Apabila ada purchase order yang ditarik dari sistem akuntansi terintegrasi, secara otomatis software akan melakukan pencocokan data. Fungsinya untuk memastikan validitas dan memberi dokumen yang memadai kepada approvers.
Selanjutnya pastikan bahwa faktur dapat diproses dan dipertanggungjawabkan. Apabila semua sudah berada pada sistem yang sama, maka bisa melanjutkan fungsi AP. Pemrosesan berikutnya akan lebih mudah dilakukan.
3. Menetapkan (dan Melacak!) KPI
Ketika menggunakan praktik paperless, KPI akan lebih mudah dilakukan. Sistem tanpa kertas itu melacak dengan cepat dan membuat tanda waktu saat tindakan terjadi. Karena itulah jejak audit akan mudah dicari pada Advanced Search and Reporting.
Jejak audit itu berguna memberikan akuntabilitas. Selain itu juga mengontrol dengan catatan yang terdapat di middle feed. Keuntungannya, semua akan berada pada satu halaman dan tindakan data diaudit apabila sewaktu-waktu membutuhkan referensi.
Ada cara lain untuk melacak KPI, yakni melalui pelaporan di Invoice Management Dashboard. Lewat cara tersebut akan diketahui kalau ada keterlambatan yang berulang-ulang atau approvers lama dalam memproses persetujuan. Penyebab masalah tersebut bisa segera diketahui.
Dalam proses ini, ada beberapa hal untuk dipertimbangkan. Pernyataan dapat dibuat dengan topik sebagai berikut:
- Rata-rata waktu membayar tagihan.
- Biaya memproses faktur.
- Seberapa sering melakukan keterlambatan pembayaran.
- Seberapa sering ada pembayaran tangkap.
- Waktu yang dibutuhkan untuk menyetujui invoice.
4. Mempermudah Komunikasi Faktur
Tentu beberapa perusahaan pernah menerima persetujuan tagihan, tapi tidak ada buktinya. Atau tidak menemukan dokumentasi atas faktur yang masih diragukan keasliannya. Membuka pesan atau email malah menghabiskan waktu.
Apabila berkomunikasi dengan tim terkait invoice, pasti ingin memastikan kalau seluruh komunikasi ada pada tempat yang terpusat. Lokasi tersebut juga mudah digunakan sebagai rujukan. Begitu pula yang tersedia di middle feed.
Pada middle feed, semua komunikasi faktur sudah terpusat, mulai dari pertanyaan, komentar, serta jawaban. Hal tersebut mempermudah komunikasi invoice. Apalagi sudah dilengkapi konteks dan membantu akuntabilitas.
Hemat Waktu dan Uang dengan Mengotomatiskan Invoice Processing bersama Peakflo
Jika ingin menghemat waktu serta biaya, solusi yang paling tepat yaitu mengotomatiskan invoice processing accounts payable menggunakan perangkat lunak. Peakflo merupakan software yang memberikan kemudahan tersebut. Pemrosesan faktur tidak perlu lagi dilakukan secara manual.
AP Automation adalah kunci untuk menyederhanakan alur kerja faktur Anda sekaligus meningkatkan akurasi pekerjaan. Lihatlah bagaimana Peakflo accounts payable automation software memungkinkan Anda mengendalikan pemrosesan faktur dan tagihan.
Peakflo memiliki fitur otomatis AP yang menggunakan digital technology guna menangani faktur dari vendor secara efektif. Mulai dari tanda terima sampai arsip sudah dilakukan otomatis. Jika Anda tertarik, bisa mengunjungi halaman account payable atau cek tur produk kami.
Jadi, invoice processing adalah fungsi bisnis yang sangat penting. Pemrosesan faktur akan lebih mudah dilakukan dengan mengotomatiskan. Caranya yaitu mengotomatiskan proses tersebut mulai penerimaan faktur sampai pencatatan pada pembukuan.
