Gampang! Ini Cara Buat Purchase Order untuk Vendor

Pengertian purchase order adalah suatu dokumen yang biasa diterbitkan perusahaan jika ingin memesan barang kepada vendor. Karena aktivitas tersebut pasti dilakukan, penting untuk tahu cara buat purchase order. Termasuk juga bagaimana formatnya yang benar.

Secara umum, sebenarnya cara bikin purchase order itu mudah. Tim di perusahaan yang biasa ditunjuk pun harus bisa menguasainya. Dokumen dapat dibuat manual menggunakan perangkat lunak Microsoft Word dan Excel.

Membuat purchase order atau pemesanan pembelian sangat diperlukan. Karena tanpa dokumen tersebut, maka perusahaan tidak bisa membuat pesanan pembelian. Berikut dijelaskan langkah-langkah dan cara buat PO, contoh formatnya, serta manfaatnya bagi kelangsungan bisnis.

Manfaat Purchase Order untuk Kelancaran Transaksi Bisnis

Setiap toko atau perusahaan yang ingin membeli barang dari supplier harus membuat PO sebelumnya. Dokumen tersebut jadi bahan persetujuan bagi departemen di perusahaan agar diizinkan melakukan pengadaan. Secara umum, inilah manfaat dari purchase order:

• Sebagai bukti. PO itu menjadi bukti bagi perusahaan bahwa akan melakukan pesanan. Sedangkan bagi supplier, dijadikan komitmen untuk memenuhi permintaan pembelinya. Sebagai dokumen hukum, akan memberikan kenyamanan kepada kedua pihak.
• Menghindari penipuan. Kerjasama dengan vendor bisa diperkuat dengan cara membuat PO. Sebab didalamnya terdapat informasi yang lengkap dan pasti. Karena itulah menciptakan transparansi dan mencegah adanya penipuan.
• Mengamankan ketersediaan barang. Terkadang, produk yang diperlukan perusahaan itu barang susah dicari dengan permintaan tinggi. Agar tidak kehabisan stok, maka diamankan dengan cara bikin PO yang dikirim terlebih dahulu.
• Menentukan harga. Ketika Purchase Order dikirim, pihak vendor akan melihat ketersediaannya dan menghitung total harga. Kedua pihak pun paham berapa nominal seharusnya, sehingga tidak ada kesalahan. Departemen keuangan juga dapat menyiapkan anggaran yang sesuai.
• Menjadi bukti keuangan. Dokumen PO menjadi bukti keuangan yang dapat dipastikan untuk beberapa pihak. Bukti tersebut mungkin saja dibutuhkan oleh auditor, kreditur, hingga lembaga perpajakan. Karena perusahaan mampu menunjukkan jika bertransaksi dengan benar.

Langkah-Langkah Pembuatan Purchase Order

Cara buat purchase order sebenarnya tidak sulit. Hanya saja sebelumnya pahami bagaimana langkah-langkah dalam pembuatannya.

Dokumen tersebut dimulai dengan pendataan barang hingga akhirnya dikirimkan ke toko yang menjadi supplier. Berikut penjelasannya:

1. Melakukan Pencatatan Barang yang Habis

Langkah pertama dalam pembuatan PO adalah melakukan pencatatan pada apa saja yang diperlukan oleh bisnis. Tim perusahaan memulainya dengan mendata barang yang stoknya sudah habis. Biasanya ini bisa meminta draft yang dipegang oleh tim gudang.

Setelah didapatkan stok pasti, bisa menggambarkannya ke supplier dengan cara buat purchase order. Dalam dokumen dijelaskan item apa saja yang diperlukan dengan deskripsi lengkap. Dicantumkan juga informasi penting lain, seperti kuantitas dan harga.

Selanjutnya, dokumen masih harus disetujui oleh beberapa departemen di perusahaan. Kalau diperkenankan, maka PO dapat langsung dikirim ke vendor. Ini bisa menjadi sebuah pemberitahuan, agar supplier menyediakan pesanan yang dimaksudkan.

2. Supplier Memeriksa Purchase Order yang Dibuat

Setelah purchase order diterima, supplier akan memeriksa isinya. Pihaknya melihat isi dokumen dan mempersiapkan pesanan. Tapi sebelumnya dilakukan pengecekan apakah barang yang dimaksudkan itu mempunyai persediaan yang memadai di gudang.

Karena mungkin barang-barang yang dicantumkan itu stoknya tidak memenuhi permintaan pembeli. Bahkan bisa saja tidak ada persediaan sama sekali. Kalau pihak supplier memastikan OKE, maka itu tandanya PO sudah disetujui.

3. Membuat Invoice

Purchase order yang disetujui oleh pihak supplier itu mengindikasikan bahwa barang yang dipesan sudah siap. Selain itu juga sebagai tanda kalau antara pemasok dengan perusahaan sama-sama sepakat dengan jumlah dan harganya. Semuanya tercantum dalam dokumen.

Selanjutnya supplier akan membuatkan invoice atau faktur untuk dikirimkan ke pembeli. Tim di perusahaan harus memeriksa invoice tersebut. Apabila disetujui, maka keuangan perusahaan membayarnya sesuai nominal yang disepakati.

Pemberian invoice oleh vendor itu beragam. Ada yang dikirimkan bersamaan dengan kedatangan barang. Ada pula yang dibuat beberapa hari setelahnya. Tapi yang pasti, invoice menjadi tanda bahwa tugas dokumen PO sudah selesai.

Beberapa Cara Membuat Purchase Order

Tim di perusahaan harus paham mengenai cara buat purchase order. Meski terkesan sederhana, ada komponen penting yang harus dicantumkan. Mulai dari detail barang, perusahaan yang memesan, serta identitas supplier.

Sebenarnya, PO itu dapat dibuat dengan menggunakan template. Tapi untuk kebutuhan yang berbeda, bisa dilakukan manual. Contohnya dengan cara membuat purchase order Excel dan Word. Inilah penjelasannya masing-masing:

1. Cara Membuat Purchase Order di Excel

Adanya kolom-kolom dan baris di Microsoft Excel itu membuat lebih mudah dalam menciptakan dokumen pesanan pembelian. Data yang diperlukan dapat diisikan secara efisien. Karena tidak perlu menambahkan kolom secara manual.

Membuat purchase order dengan Excel juga mempersingkat waktu. Itu pun harus didukung oleh persiapan data-data yang diperlukan. Sebelum pembuatan, pastikan mendapatkan detail transaksi, seperti alamat supplier, item produk, jumlahnya, dan lain-lain.

Jika data sudah disiapkan, selanjutnya bisa langsung mempraktekkan cara buat purchase order. Secara sederhana, inilah langkah-langkahnya:

• Isi baris yang atas sebagai judul pakai huruf kapital dengan lebar lima kolom. Bisa menggunakan PURCHASE ORDER atau PEMESANAN PRODUK.
• Kemudian tekan Enter.
• Setelah itu masukkan informasi perusahaan pada baris kedua. Tuliskan nama dan alamat perusahaan, kontak, dan nomor sering PO.
• Lalu baris bawahnya sebelah kiri diisi data penjual. Untuk sisi kanan merupakan informasi alamat pengiriman.
• Baris keempat dibuat beberapa kolom dengan memasukkan metode pembayaran, cara pengiriman, hingga deadline pemesanan.
• Beri jarak satu bari dan buat kolom yang menjelaskan detail transaksi. Tulis nama barang, kuantitas, dan harganya.
• Pada sisi kanan bawah kolom berikan jumlah total, pajak, dan diskon jika ada.
• Terakhir berikan tempat untuk tanda tangan perusahaan dan supplier.

2. Cara Membuat Purchase Order di Word

Selanjutnya akan memberikan contoh pembuatan PO di Microsoft Word. Sebenarnya format yang digunakan tidak jauh berbeda. Hanya saja kolom harus dibuat secara manual. Inilah langkah-langkahnya secara umum:

• Buat dokumen baru dan atur ukurannya menjadi A4.
• Berikan judul PURCHASE ORDER dengan ukuran 18 dan diberi efek bold. Font yang digunakan adalah Times New Roman. Letaknya bisa dibuat rata tengah atau menyesuaikan.
• Untuk teks di bawah judul ukurannya 12.
• Masukkan informasi alamat supplier dan tanggal di sisi kiri.
• Lalu pada sisi kanan adalah Nomor PO dan alamat pengiriman.
• Buat kolom dengan banyak baris menyesuaikan. Tulis judul kode, deskripsi barang, jumlah, dan harga. Untuk ini sesuai dengan kebutuhan.
• Bawah kolom di sebelah kanan beri total, pajak, dan biaya pengiriman.
• Sertakan tanda tangan perusahaan dan supplier.

3. Cara Membuat Purchase Order Tersingkat di Peakflo

Sebenarnya, Microsoft Word dan Excel tidak dibuat untuk mengisukan purchase order. Secara struktur, pembuatan PO di kedua perangkat tersebut cukup membingungkan, sehingga dapat menimbulkan entri data yang tidak akurat.

Namun, isu utamanya bukan dalam pembuatan PO tersebut sendiri, namun langkah berikutnya. Bagaimana tim pengadaan dapat melacak kelanjutan dari PO tersebut? Bagaimana jika tim pengadaan ingin berkomunikasi dengan pelanggan atau tim keuangan untuk penyetujuan PO?

Untungnya, di Peakflo, urusan pengadaan barang menjadi lebih simpel. Dengan Peakflo, kamu dapat membuat purchase order selengkap mungkin. Penampilannya pun user-friendly, sehingga siapapun dapat dengan mudah membuat PO.

Hanya perlu isi kolom yang diperlukan, seperti info pembelian lalu detail barang bahkan sampai pemberlakuan pajak. PO bahkan dapat langsung diarahkan untuk polisi penyetujuan yang dapat diatur di Peakflo untuk mempersingkat approval process. Simak visualisasi di bawah untuk prosesnya.

Terlebihnya, tim keuangan tidak perlu repot-repot mengubah PQ menjadi PO karena Peakflo akan lansgsung otomatis mengkonversi formatnya. Semua anggota internal pun dapat dengan jelas melihat status pembelian dalam dasbor terpusat. Ini lah mengapa Peakflo dapat menjadi source of truth yang komprehensif untuk PO management Anda.

Contoh Purchase Order

Agar lebih paham, bisa melihat contoh pembuatan purchase order berikut. Format ini dapat diubah dan dikustomisasi sesuai dengan keperluan pemesanan perusahaan. Inilah contohnya:

Selanjutnya adalah contoh Purchase Order Excel. Penggunaan kolom dan baris disesuaikan pada item yang dipesan. Format berikut juga dapat digunakan untuk PO yang sederhana.

Dan berikut contoh PO yang dapat Anda buat dengan Peakflo, yang mana terlihat clean dengan logo dan branding perusahaan Anda.

Permudah Proses Purchase Order dengan Peakflo

Selain itu, jika Anda melakukan PO management secara manual akan memukan 3 isu terbesar yaitu entri data, PO matching, dan approval. Dengan Peakflo, Anda bisa mengatasi ketiga masalah tersebut:

• Anda bisa membuat berbagai jenis penawaran barang dan melacak dengan mudah statusnya dalam satu dasbor.
• Pencocokan PO dengan tagihan juga terjadi otomatis.

• Proses approval bisa dipercepat dengan approval workflow yang dapat dikustomisasi bahkan ditugaskan kepada 10-level approvers. Bahkan sekarang Peakflo dalam proses membuat auto-approve untuk PO.

Bagaimana, tertarik untuk meningkatkan proses PO management Anda dengan Peakflo? Yuk, jadwalkan konsultasi gratis dengan finance expert kami dan dapatkan free trial selama 30 hari.