Contoh Email Pengingat Pembayaran yang Terbukti Berhasil!
Contoh Email Pengingat Pembayaran yang Terbukti Berhasil! Penggunaan email pengingat pembayaran di dalam dunia bisnis
Pengertian purchase order adalah suatu dokumen yang biasa diterbitkan perusahaan jika ingin memesan barang kepada vendor. Karena aktivitas tersebut pasti dilakukan, penting untuk tahu cara buat purchase order. Termasuk juga bagaimana formatnya yang benar.
Secara umum, sebenarnya cara bikin purchase order itu mudah. Tim di perusahaan yang biasa ditunjuk pun harus bisa menguasainya. Dokumen dapat dibuat manual menggunakan perangkat lunak Microsoft Word dan Excel.
Membuat purchase order atau pemesanan pembelian sangat diperlukan. Karena tanpa dokumen tersebut, maka perusahaan tidak bisa membuat pesanan pembelian. Berikut dijelaskan langkah-langkah dan cara buat PO, contoh formatnya, serta manfaatnya bagi kelangsungan bisnis.
Setiap toko atau perusahaan yang ingin membeli barang dari supplier harus membuat PO sebelumnya. Dokumen tersebut jadi bahan persetujuan bagi departemen di perusahaan agar diizinkan melakukan pengadaan. Secara umum, inilah manfaat dari purchase order:
Cara buat purchase order sebenarnya tidak sulit. Hanya saja sebelumnya pahami bagaimana langkah-langkah dalam pembuatannya.
Dokumen tersebut dimulai dengan pendataan barang hingga akhirnya dikirimkan ke toko yang menjadi supplier. Berikut penjelasannya:
Langkah pertama dalam pembuatan PO adalah melakukan pencatatan pada apa saja yang diperlukan oleh bisnis. Tim perusahaan memulainya dengan mendata barang yang stoknya sudah habis. Biasanya ini bisa meminta draft yang dipegang oleh tim gudang.
Setelah didapatkan stok pasti, bisa menggambarkannya ke supplier dengan cara buat purchase order. Dalam dokumen dijelaskan item apa saja yang diperlukan dengan deskripsi lengkap. Dicantumkan juga informasi penting lain, seperti kuantitas dan harga.
Selanjutnya, dokumen masih harus disetujui oleh beberapa departemen di perusahaan. Kalau diperkenankan, maka PO dapat langsung dikirim ke vendor. Ini bisa menjadi sebuah pemberitahuan, agar supplier menyediakan pesanan yang dimaksudkan.
Setelah purchase order diterima, supplier akan memeriksa isinya. Pihaknya melihat isi dokumen dan mempersiapkan pesanan. Tapi sebelumnya dilakukan pengecekan apakah barang yang dimaksudkan itu mempunyai persediaan yang memadai di gudang.
Karena mungkin barang-barang yang dicantumkan itu stoknya tidak memenuhi permintaan pembeli. Bahkan bisa saja tidak ada persediaan sama sekali. Kalau pihak supplier memastikan OKE, maka itu tandanya PO sudah disetujui.
Purchase order yang disetujui oleh pihak supplier itu mengindikasikan bahwa barang yang dipesan sudah siap. Selain itu juga sebagai tanda kalau antara pemasok dengan perusahaan sama-sama sepakat dengan jumlah dan harganya. Semuanya tercantum dalam dokumen.
Selanjutnya supplier akan membuatkan invoice atau faktur untuk dikirimkan ke pembeli. Tim di perusahaan harus memeriksa invoice tersebut. Apabila disetujui, maka keuangan perusahaan membayarnya sesuai nominal yang disepakati.
Pemberian invoice oleh vendor itu beragam. Ada yang dikirimkan bersamaan dengan kedatangan barang. Ada pula yang dibuat beberapa hari setelahnya. Tapi yang pasti, invoice menjadi tanda bahwa tugas dokumen PO sudah selesai.
Tim di perusahaan harus paham mengenai cara buat purchase order. Meski terkesan sederhana, ada komponen penting yang harus dicantumkan. Mulai dari detail barang, perusahaan yang memesan, serta identitas supplier.
Sebenarnya, PO itu dapat dibuat dengan menggunakan template. Tapi untuk kebutuhan yang berbeda, bisa dilakukan manual. Contohnya dengan cara membuat purchase order Excel dan Word. Inilah penjelasannya masing-masing:
Adanya kolom-kolom dan baris di Microsoft Excel itu membuat lebih mudah dalam menciptakan dokumen pesanan pembelian. Data yang diperlukan dapat diisikan secara efisien. Karena tidak perlu menambahkan kolom secara manual.
Membuat purchase order dengan Excel juga mempersingkat waktu. Itu pun harus didukung oleh persiapan data-data yang diperlukan. Sebelum pembuatan, pastikan mendapatkan detail transaksi, seperti alamat supplier, item produk, jumlahnya, dan lain-lain.
Jika data sudah disiapkan, selanjutnya bisa langsung mempraktekkan cara buat purchase order. Secara sederhana, inilah langkah-langkahnya:
Selanjutnya akan memberikan contoh pembuatan PO di Microsoft Word. Sebenarnya format yang digunakan tidak jauh berbeda. Hanya saja kolom harus dibuat secara manual. Inilah langkah-langkahnya secara umum:
Sebenarnya, Microsoft Word dan Excel tidak dibuat untuk mengisukan purchase order. Secara struktur, pembuatan PO di kedua perangkat tersebut cukup membingungkan, sehingga dapat menimbulkan entri data yang tidak akurat.
Namun, isu utamanya bukan dalam pembuatan PO tersebut sendiri, namun langkah berikutnya. Bagaimana tim pengadaan dapat melacak kelanjutan dari PO tersebut? Bagaimana jika tim pengadaan ingin berkomunikasi dengan pelanggan atau tim keuangan untuk penyetujuan PO?
Untungnya, di Peakflo, urusan pengadaan barang menjadi lebih simpel. Dengan Peakflo, kamu dapat membuat purchase order selengkap mungkin. Penampilannya pun user-friendly, sehingga siapapun dapat dengan mudah membuat PO.
Hanya perlu isi kolom yang diperlukan, seperti info pembelian lalu detail barang bahkan sampai pemberlakuan pajak. PO bahkan dapat langsung diarahkan untuk polisi penyetujuan yang dapat diatur di Peakflo untuk mempersingkat approval process. Simak visualisasi di bawah untuk prosesnya.
Terlebihnya, tim keuangan tidak perlu repot-repot mengubah PQ menjadi PO karena Peakflo akan lansgsung otomatis mengkonversi formatnya. Semua anggota internal pun dapat dengan jelas melihat status pembelian dalam dasbor terpusat. Ini lah mengapa Peakflo dapat menjadi source of truth yang komprehensif untuk PO management Anda.
Agar lebih paham, bisa melihat contoh pembuatan purchase order berikut. Format ini dapat diubah dan dikustomisasi sesuai dengan keperluan pemesanan perusahaan. Inilah contohnya:
Selanjutnya adalah contoh Purchase Order Excel. Penggunaan kolom dan baris disesuaikan pada item yang dipesan. Format berikut juga dapat digunakan untuk PO yang sederhana.
Dan berikut contoh PO yang dapat Anda buat dengan Peakflo, yang mana terlihat clean dengan logo dan branding perusahaan Anda.
Selain itu, jika Anda melakukan PO management secara manual akan memukan 3 isu terbesar yaitu entri data, PO matching, dan approval. Dengan Peakflo, Anda bisa mengatasi ketiga masalah tersebut:
Bagaimana, tertarik untuk meningkatkan proses PO management Anda dengan Peakflo? Yuk, jadwalkan konsultasi gratis dengan finance expert kami dan dapatkan free trial selama 30 hari.
Masih Ingin Membaca?
Contoh Email Pengingat Pembayaran yang Terbukti Berhasil!
Contoh Email Pengingat Pembayaran yang Terbukti Berhasil! Penggunaan email pengingat pembayaran di dalam dunia bisnis
Pahami Jenis-Jenis Piutang Berikut Agar Tidak Salah Rekap
Pahami Jenis-jenis Piutang Berikut Agar Tidak Salah Rekap Piutang adalah sejumlah pinjaman baik berupa uang,
8 Langkah Menulis Outstanding Payment Letter
8 Langkah Menulis Outstanding Payment Letter Outstanding payment letter adalah surat yang dikeluarkan ketika masih
© 2021 by Peakflo. All rights reserved.