Menerapkan purchase order management secara optimal akan memiliki dampak yang signifikan dalam berbisnis. Hal ini bertujuan meningkatkan efisiensi dari procurement process, baik secara waktu dan budget perusahaan.
Kini, membeli supply perusahaan dari vendor tidak semudah dulu. Perusahaan perlu mengirimkan dokumen yang menunjukkan seluruh informasi, terkait pembelian barang yang dipesan kepada supplier. Dokumen ini yang dikenal dengan PO atau purchase order.
Namun dengan banyaknya PO yang dibuat, tentu dapat mengurangi efektivitas perusahaan. Sebab itu, adanya pengelolaan purchase order perlu diaplikasikan pada manajemen keuangan. Lalu, seperti apa pengelolaan tersebut?
Apa Itu Purchase Order Management?
Sesuai namanya, pengertian manajemen purchase order (PO) merupakan sistem pengelolaan, untuk mengecek informasi seluruh purchase order atau pesanan pembelian perusahaan. Sistem ini memiliki manfaat untuk membantu perusahaan dalam mengontrol kegiatan pemesanan pembelian produk.
Umumnya, perusahaan memiliki tim atau departemen yang mengelola purchase order. Pengelolaan ini meliputi seluruh pihak vendor dan tim yang terkait pada proses procurement. Sebagian perusahaan juga lebih mengandalkan software automasi.
Berbeda dengan pengelolaan secara manual, umumnya software memiliki kendali yang lebih luas, serta penjelasan yang detail. Dengan software, pengiriman PO ke supplier dapat dilakukan secara otomatis.
Kenapa Purchase Order Management Penting?
Pengelolaan purchase order merupakan hal penting untuk mengoptimalkan procurement process. Proses procurement atau pengadaan barang akan dapat dilakukan secara hemat budget. Selain itu, kehadiran purchase order management system seperti:
- Menghindari adanya kesalahan atau kelalaian saat mengirimkan PO ke supplier. Pengecekan seluruh PO dapat dikelola dalam satu tim atau melalui software accounts payable.
- Memastikan jika pembelian jenis barang atau jasa yang benar-benar dibutuhkan, telah dilakukan. Banyaknya jumlah PO tanpa adanya kelola dapat membingungkan.
- Memastikan perusahaan tidak menghubungi PO yang sama berulang kali ke supplier. Selain tidak penting, namun hal ini hanya menyia-nyiakan jam kerja.
Bagaimana Cara Kerja Purchase Order Management
Jika dilihat, banyak perusahaan yang memiliki purchase order management process dengan alur kerja serupa. Mula-mula PO dikirim ke supplier, lalu disetujui dulu, baru dicocokkan kembali. Sebagai gambarannya, silahkan lihat prosedur procure to pay berikut:
- Mula-mula tim departemen perusahaan sebagai pembeli mengajukan permintaan PO berisikan informasi lengkap pembelian supply. Dokumen ini dapat dibuat secara manual atau menggunakan software.
- Purchase order yang baru dibuat harus menjalani approval process terlebih dahulu, sebelum dikirim. Jika tidak di approve, maka PO dikaji ulang.
- Apabila di approve, PO akan dikirimkan ke supplier/vendor yang merupakan penjual sesuai platform yang direncanakan. Misalnya seperti email atau messenger.
- Setelah diterima, supplier/vendor mengecek dulu apakah persediaan ada sesuai dengan keterangan di PO. Jika tidak, supplier/vendor dapat berdiskusi dulu pada perusahaan.
- Jika ada, maka supplier/vendor akan menyetujui PO tersebut. Hal ini secara sah mengikat perjanjian antara kedua pihak, sampai pembelian dan pembayaran diterima.
- Supply yang dibutuhkan akan segera dikirimkan ke perusahaan sesuai dengan PO. Supplier/vendor dapat meminta invoice pembayaran supply setelahnya.
- Tim akuntansi perusahaan lalu mengecek kembali supply yang didapatkan. Apa sesuai dengan PO, invoice atau faktur, dan lain sebagainya.
- Jika sudah 100% cocok, perusahaan akan mengirimkan invoice payment kepada supplier/vendor.
- Terakhir, PO, invoice dan tanda terima akan dicatat dalam data perusahaan. Kebijakan ini tergantung setiap perusahaan tentunya.
Dalam perusahaan yang bonafit, umumnya sudah menggunakan perangkat lunak khusus untuk memproses pengelolaan purchase order ini. Biasanya purchase order for software memiliki keunggulan seperti real-time monitoring, hingga automasi procurement.
Cara Mengoptimalkan Purchase Order Management Process
Di sampingnya vitalnya pengelolaan purchase order, tugas tersebut belum tentu dapat dikerjakan secara optimal oleh tim departemen. Masih banyak beberapa perusahaan yang sejujurnya, belum terlalu ideal dalam mengaplikasikan hal ini.
Pengelolaan purchase order yang optimal akan sangat memangkas defisiensi aktivitas perusahaan. Alhasil, alur pemasukkan supply, serta pembayaran invoice akan berjalan lancar. Adapun cara mengoptimalkan adalah sebagai berikut:
1. Menganalisis dan Menyelesaikan Setiap Alur Kerja
Dalam pengelolaan purchase order, perusahaan perlu mengetahui seluk beluk alur kerja dari tim departemen. Setiap perusahaan tentu memiliki workflow yang berbeda-beda, baik secara ukuran, jenis, hingga tim internal.
Perusahaan perlu meninjau evaluasi dari apa yang menyebabkan keterlambatan dan kurangnya efisiensi pengelolaan purchase order. Ada baiknya, untuk melatih manajemen keuangan, dan menganalisis masalah sistematis perusahaan.
Lalu, bagaimana cara menganalisis dan menyesuaikan workflow? Pertama, temukan dulu adanya masalah dalam manajemen purchase order. Kemudian, konsultasikan kepada atasan perusahaan atau konsultan bisnis terpercaya mengenai solusinya.
2. Memberikan Pedoman Tertulis untuk Memproses PO
Banyaknya tumpukan tugas purchase order, dapat membuat tim departemen menjadi kewalahan dalam menjalankannya. Sebagai perusahaan, memastikan pegawai untuk dapat mengerjakan kewajibannya merupakan hal yang baik dilakukan.
Perusahaan dapat memberikan pedoman mengenai instruksi kepada setiap pihak terkait. Pedoman dapat dibuat menggunakan cara konvensional, atau melalui aplikasi pengelola purchase order.
Contohnya, pihak mana yang memiliki wewenang untuk mengajukan purchase order? Pihak mana yang dapat meminta pembuatan purchase order? Dan pihak mana yang dapat melakukan approval workflow?
Hal yang terpenting adalah apakah seluruh pihak terkait dapat mengikuti pedoman tersebut secara serentak. Hal ini bertujuan agar meminimalkan kesalahpahaman, serta meningkatkan kerjasama antar pihak.
3. Sederhanakan Proses
Perusahaan juga dapat menyederhanakan proses pengelolaan purchase order yang ditugaskan pada pihak terkait. Akan tetapi, simpel bukan berarti mengurangi. Hal yang dimaksud adalah meminimalkan aktivitas yang tidak penting.
Misalnya, konfirmasi purchase order hanya dilakukan oleh pihak approval saja. Jangan berikan kepada agen atau tim untuk mengambil barang yang dibeli dari supplier. Ingat kembali jika tugas mereka adalah sebagai pemroses procurement.
Selain itu, urusan invoicing hanya dikerjakan oleh tim finansial, sesuai penjelasan prosedur di atas. Kesimpulannya, selalu berikan tugas yang spesifik, untuk pihak yang memang ditugaskan untuk itu.
4. Menganalisis KPI Pemasok
Biasanya, tim yang bekerja sebagai procurement menggunakan indikator KPI, untuk menilai apakah supplier mampu mengikuti obligasi kontrak. KPI merupakan singkatan dari key performance indicator, yaitu indikator menentukan performa supplier.
Perusahaan tentunya ingin supplier yang mampu memberikan performa terbaik bagi perusahaan. Sebab itu, perusahaan dapat menggunakan software untuk manajemen procurement.
Software purchase order management dapat membantu dan memudahkan perusahaan untuk mengumpulkan insight mengenai supplier. Pengecekan bisa dilihat dari berbagai transaksi supplier terbaru. Jika dinilai kurang layak, maka pilihlah supplier atau vendor yang sesuai.
5. Terapkan Solusi Modern: Digitalisasi, Otomatisasi, Integrasikan
Daripada bersusah payah mengontrol purchase order yang menumpuk, perusahaan dapat mengandalkan aplikasi praktis seperti Peakflo. Adanya purchase order management software ini akan mampu mengatasi berbagai masalah dengan fitur-fitur unggulan berikut:
✅ Buat berbagai jenis penawaran pembelian, dari pengadaan barang hingga jasa
✅Purchase quote (PQ) akan otomatis berubah menjadi purchase order (PO), yang mana dapat dilacak dan dikelola dalam dasbor terpusat yang terperinci
✅Buat approval workflow untuk purchase order atau langsung approve otomatis. Kirim pengingat approval lewat berbagai channel kapanpun, dimanapun untuk mempercepat penyetujuan.
✅Setelah disetujui, PO otomatis dikirim ke vendor.
✅Semua komunikasi terekam dengan jejak audit yang jelas dan lengkap. User dapat melakukan mention ke anggota tim lain untuk koordinasi internal.
Demikian penjelasan mengenai pengelolaan purchase order dan pentingnya dalam perusahaan. Kesimpulannya, optimalisasi manajemen PO dapat dilakukan secara kooperatif, atau memakai purchase order management tools.
Mengelola purchase order sejatinya memang bukan hal yang mudah, apalagi jika jumlahnya sampai ribuan. Sebagai perusahaan, mengetahui kemampuan tim departemen dan finansial diperlukan agar efisiensinya tidak sampai “bottleneck“.
Yuk, cari tahu bagaimana Peakflo dapat menguntungkan perusahaan Anda. Ikuti tur produk dan jadwalkan konsultasi gratis dengan meng-klik tombol di bawah.
