Sekarang ini teknologi memudahkan manusia untuk melakukan bisnis secara digital atau online yang biasanya disebut dengan procurement? Dalam accounts payable, Procurement adalah kegiatan pemenuhan kebutuhan perusahaan baik dalam bentuk jasa atau barang. Keduanya adalah hal terpenting yang harus dihasilkan oleh sebuah perusahaan.
Seiring dengan perkembangan internet dan juga teknologi yang semakin pesat, membuat berbagai inovasi pun bermunculan. Contohnya sistem e-procurement yang bisa mengatur dan mengelola procurent. Untuk mendapatkan informasi lebih lengkapnya, simak berikut ulasannya yaitu:
Apa Itu Procurement?
Pengertian procurement adalah sebuah upaya untuk memperoleh atau menyediakan barang atau jasa yang dibutuhkan. Mengingat kegiatan mendapatkan barang dan jasa dilakukan atas pikiran yang logis dan tersistem. Hal tersebut, sesuai dengan norma dan juga etika yang berlaku.
Procurement artinya proses pengadaan barang atau jasa yang bisa berbentuk tenaga jasa, mesin hingga bahan produk. Hadirnya kegiatan ini terlaksana karena kebutuhan barang dan jasa yang dibutuhkan perusahaan untuk pemenuhan operasionalnya. Bukan hanya itu, perusahaan juga tentunya akan mendapatkan untung.
Besarnya keuntungan yang diperoleh perusahaan tentu dapat meminimalkan pengeluaran dalam pengadaan keuangan. Pasalnya kegiatan ini termasuk ke dalam tindakan dari proses pengadaan barang dan jasa. Contohnya dimulai dari perencanaan, pemrosesan hingga pengambilan keputusan sampai dengan penerimaan barang.
Procurement adalah sederetan perencanaan yang dibuat strategis, dimana ada proses purchasing, traffic dan expediting di dalamnya. Ketiga hal yang sudah disebutkan tersebut merupakan proses dari bidding hingga pemberian penilaian. Berikut prinsip yang tidak harus dilakukan dalam procurement di antaranya yaitu:
- Efektif, yaitu barang yang ditawarkan harus mempunyai nilai tinggi.
- Efisien, barang yang ditawarkan bisa dioptimalkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
- Terbuka, procurement bisa dilakukan oleh siapa pun.
- Sehat, pengadaan barang yang dilakukan oleh setiap perusahaan bebas dari KKN.
- Transparan, kegiatan yang berlaku harus dijalankan dengan transparan.
- Bisa dipertanggungjawabkan, artinya semua kegiatan yang tengah berjalan harus bisa dipertanggungjawabkan.
Itulah beberapa prinsip yang tidak harus dijalankan oleh procurement. Mengingat beragam manfaat yang dapat diperoleh dari status pelanggan yang dilakukan secara real time. Pengguna juga dapat mempersingkat waktu baik dari segi anggaran hingga proses administrasi.
Komponen Procurement
Sesuai dengan prosedur yang berlaku procurement adalah pengadaan barang atau jasa. Mengingat adanya sistem procurement to pay, yang harus dilakukan sesuai dengan ketentuan. Berikut beberapa komponen dari procurement yang harus diketahui, di antaranya yaitu:
1. People
Komponen terpenting dan yang harus ada dalam procurement adalah people atau manusia. Pasalnya yang bertugas untuk menjalankan semua kegiatan pengadaan dikerjakan oleh SDM. Namun SDM yang dimaksud, tentu mereka yang telah memenuhi kualifikasi yang sudah ditetapkan.
Apabila perusahaan mempunyai ruang lingkup yang luas dan besar, tentu jumlah orang yang bekerja pun banyak. Hal ini, tentu akan menyesuaikan dengan kebutuhan pekerjaan yang harus diselesaikan. Jika pekerjaan atau ruang lingkupnya kecil, maka SDM yang dibutuhkan pun sedikit.
2. Process
Selanjutnya, komponen yang harus ada dalam procurement adalah proses yang merupakan sebuah awal. Dalam menjalankan kegiatan pengadaan, setiap perusahaan harus merancang proses yang akan dikerjakannya. Hal ini, biasanya akan dimulai dari tahap awal hingga penyelesaian.
Dalam proses ini tentu juga ada kegiatan procurement to payment yang menjadi salah satu proses pengadaan barang dan jasa. Biasanya perusahaan akan merencanakannya mulai dari perencanaan, seleksi vendor sampai pengecekan barang. Hal ini, tentu harus dikerjakan sesuai SOP yang ditetapkan.
3. Paperwork/Records
Terakhir, yang termasuk ke dalam komponen procurement adalah paperwork/record. Jika diartikan record adalah dokumentasi yang berguna untuk divisi report nantinya. Pasalnya nanti setiap ada kesalahan atau hal yang akan diperbaiki bisa terlihat.
Maksudnya record dapat berperan sebagai bahan untuk evaluasi yang akan dilakukan oleh tim. Dengan adanya bahan tersebut, maka perusahaan pun bisa meningkatkan kualitas kerja. Hal ini, juga bisa digunakan sebagai bentuk untuk menjaga kualitas perusahaan.
Jenis-Jenis Procurement
Supaya bisa mengetahui dan mengenal procurement management lengkap dengan jenisnya tentu harus dipelajari terlebih dahulu. Procurement management adalah kegiatan pemenuhan barang dan jasa. Untuk lebih jelasnya, simak jenis-jenis procurement yang harus diketahui, di antaranya yaitu:
1. Direct Procurement
Seorang vendor procurement tentu akan meminta pengadaan barang ataupun jasa pada perusahaan penyedia langsung. Jenis procurement ini, dikenal juga dengan direct procurement karena langsung berhubungan dengan profitabilitas perusahaan. Jadi barang yang dipesan bentuknya adalah bahan baku.
Mengingat direct procurement ini adalah bentuk pengadaan barang dan jasa, yang nantinya akan membuat perusahaan mendapatkan untung. Selanjutnya barang yang akan dikirimkan bukanlah barang jadi. Namun barang adalah bahan yang nantinya digunakan untuk sebuah produksi.
2. Indirect Procurement
Selanjutnya jenis procurement berikutnya yaitu indirect procurement yang merupakan pengadaan barang inventaris. Barang-barang yang termasuk ke dalam inventaris secara tidak langsung akan memberikan untung bagi perusahaan. Bentuk dari inventaris sendiri contohnya yaitu lemari, meja, kursi, komputer dan lainnya.
Barang inventaris sendiri adalah media atau alat yang memudahkan operasional sebuah perusahaan. Mengingat dalam menjalankan kegiatannya, dibutuhkan beberapa alat pendukung. Oleh sebab itu, pengadaan barang-barang investasi dapat memberikan keuntungan bagi perusahaan.
3. Goods Procurement
Adanya kebutuhan akan barang-barang yang harus dibeli adalah sebuah hal yang tidak bisa diganti. Terlebih lagi ada good procurement yang wajib, dan harus dimiliki oleh setiap perusahaan. Contoh barang yang harus ada yaitu seperti perangkat elektronik, hingga software.
Mengingat operasional kerja yang dijalankan oleh perusahaan saat ini mengikuti perkembangan zaman. Tidak bisa dipungkiri bahwa kebutuhan akan teknologi menjadi salah satu penunjang sebuah perusahaan. Membuat berlangsungnya pengadaan barang dan jasa pun lebih mudah.
4. Services Procurement
Apabila sebelumnya procurement berbentuk barang, tetapi service procurement merupakan layanan yang disediakan sebagai staf tambahan. Mengingat perusahaan pengadaan yang biasanya tidak terlalu membutuhkan staf tetap. Namun pada kasus tertentu, sebuah perusahaan juga membutuhkan staf tambahan dalam penyelesaian proyek.
Biasanya staf yang bekerja pada sebuah perusahaan yang bergerak di bidang ini, hanya akan mempekerjakan staf outsourcing. Hal karena hal inilah perusahaan juga harus antisipasi. Pasalnya jika ada banyak pekerjaan, maka kebutuhan akan SDM sangat dibutuhkan, itulah mengapa service procurement dibutuhkan.
Efisiensikan Proses Procurement Dengan Peakflo
Hadirnya fitur procurement to pay dari Peakflo tentu menjadi salah satu proses yang membuat pengadaan barang dan jasa lebih efisiensi. Pasalnya perusahaan dapat mencari dan memilih supplier yang sesuai dengan kebutuhannya. Hal inilah yang dapat membuat proses procurement menjadi efisien.
Selain itu, adanya penggunaan software Peakflo untuk perusahaan sangat penting. Terlebih dalam melakukan pengelolaan pengadaan barang dan jasa. Memungkinkan otomatisasi list dari setiap pengadaan, membuat resiko kurangnya barang pun dapat dihindari.
Dengan procurement software seperti Peakflo, Anda dapat:
-
- Membuat purchase order langsung di software sesuai dengan tipe, jumlah, harga, bahkan pajak barang dengan keterangan lengkap. Tidak perlu lagi Google Form!
- Mengakses langsung data procurement dan purchasing dalam satu dasbor secara real-time.
- Mempercepat alur approval untuk setiap purchase order yang akan otomatis dikirim ke vendor setelah disetujui.
- Mencocokkan nomor PO dengan referensi invoice dengan otomatis.
- Menjadwalkan pembayaran atau melunasi banyak tagihan sekaligus dengan dompet digital.
Bagaimana, tertarik untuk meningkatkan sistem procurement Anda dengan Peakflo? Yuk, jadwalkan konsultasi gratis dengan finance expert kami dan dapatkan free trial selama 30 hari.
