Invoice matching process adalah aktivitas mencocokkan atau membandingkan faktur yang diterima. Proses tersebut pasti dilakukan oleh semua perusahaan. Terutama yang dalam kegiatannya sering mengadakan barang atau jasa, dan membuat pemesanan kepada vendor (pemasok). Proses ini termasuk dalam accounts payable.
Dalam pelaksanaannya, proses ini dibagi dalam beberapa tingkatan. Paling sering diterapkan pada perusahaan adalah invoice three way matching. Ada komponen penting yang wajib diketahui, agar memahami bagaimana pencocokan faktur tersebut bisa berjalan lancar.
Menerapkan pencocokan tiga langkah ini memberikan banyak manfaat bagi perusahaan. Apalagi, jika melakukannya secara otomatis menggunakan bantuan software yang lebih canggih. Agar lebih paham mengenai proses ini, simak keterangan berikut.
Apa Itu Invoice Matching?
Dalam setiap pemeriksaan keuangan dan faktur di perusahaan, pasti ada yang namanya invoice matching. Proses tersebut adalah dilakukannya perbandingan terhadap informasi yang terdapat dalam invoice dengan dokumen tambahan. Contohnya seperti dibandingkan dengan nota pembelian barang.
Bisa dikatakan pula bahwa ini adalah proses pencocokan faktur. Biasanya dilakukan saat perusahaan memesan barang atau jasa kepada suatu vendor (pemasok). Pembeli akan membuat daftar permintaan barang atau jasa, termasuk harga dan jumlahnya.
Setelah daftar tersebut disetujui, maka akan dibuat surat pemesanan (purchase order), lalu mengirimkannya ke supplier. Saat itulah, vendor akan menyiapkan barang yang dipesan sesuai dengan surat PO. Vendor akan mengirimkan invoice yang harus dicocokkan sebelum memutuskan untuk membayarnya.
Apa Itu Three Way Matching?
Sebelum sudah disebutkan bahwa invoice matching itu mempunyai beberapa tingkatan. Pembagian tersebut melihat pada dokumen pendukung dari faktur yang sudah selesai. Salah satu pencocokan yang paling sering dilakukan adalah three way matching.
Three way matching adalah kegiatan menyesuaikan tiga hal sebelum menyetujui pembelian, yakni invoice, purchase order, serta material receipt. Proses ini membuktikan bahwa informasi dalam faktur sesuai nota pembelian dan surat pesanan. Jika cocok, invoice dari vendor akan disetujui, kemudian dibayarkan.
Proses ini akan menentukan apakah invoice dari pemasok tersebut harus dibayar. Pencocokan tiga arah untuk memastikan kalau faktur yang dibayarkan itu sudah valid. Jika sesuai dengan dua dokumen lain, itu tandanya cocok dan dapat diterima untuk dilanjutkan ke pembayaran.
Jadi, proses invoice matching tiga arah merupakan tahapan yang mengonfirmasi bahwa detail satu sama lain dari ketiga dokumen cocok. Alur prosesnya yaitu:
- Perusahaan membuat pesanan ke pemasok.
- Bagian account payable dari vendor akan membuat faktur berdasarkan PO.
- Perusahaan menerima invoice.
- Proses persetujuan dengan memeriksa kesesuaian isi PO.
- Perusahaan mengakui laporan penerimaan dan penyelesaian pesanan.
- Ketika detail tiga dokumen cocok, dilakukan pembayaran faktur.
Komponen Three Way Matching
Sesuai namanya, pencocokan tiga arah melibatkan tiga komponen penting. Dimulai dari PO, material receipt, kemudian invoice. Inilah penjelasan dari masing-masing komponen:
1. Purchase Order
Komponen pertama adalah purchase order (PO), yaitu sebuah dokumen yang berisi rincian pesanan pembelian. Dalam purchase order termuat beberapa informasi terkait pemesanan, seperti PO number dan line times. PO number berisi rangkaian nomor unik yang menjadi tujuan referensi dan pelacakan. Nomor ini juga dapat disamakan dengan nomor pada invoice yang bermanfaat untuk akan memberi kemudahan dalam menemukannya.
Sedangkan, line times yang terdapat dalam purchase order itu memuat beberapa hal. Informasi tersebut berupa catatan jumlah barang atau layanan yang dipesan dan sudah disetujui oleh perusahaan yang membeli serta vendor. Berikut beberapa informasi yang dicantumkan dalam line times:
- Biaya yang disepakati.
- Varian barang atau jasa.
- Harga masing-masing produk dan layanan.
- Catatan tambahan.
2. Material Receipt
Komponen selanjutnya adalah material receipt. Dokumen ini menyatakan jika perusahaan yang membeli sudah menerima pesanannya dari supplier. Sering juga material receipt itu disebut dengan laporan penerimaan. Jadi, dokumen tersebut membuktikan kalau pembelian sudah diselesaikan sebagai atau semuanya.
Sebagai laporan penerimaan, tentunya perlu dilakukan pemeriksaan. Perusahaan akan memeriksa dan membuktikan kalau pesanan yang dikirim vendor sudah benar. Selanjutnya material receipt dianggap sebagai bentuk konfirmasi penerimaan atas pembelian.
3. Invoice
Komponen pencocokan tiga arah yang terakhir adalah invoice atau faktur. Keduanya itu sama-sama berupa dokumen tagihan yang didapatkan dari vendor atas pemesanan barang atau jasa. Beberapa hal terkait tagihan yang dicantumkan pada invoice yaitu:
- Identitas supplier.
- Nomor faktur.
- Jumlah tagihan untuk barang atau jasa.
- Jadwal pembayaran.
Setelah terima faktur, akan dilakukan three way matching accounts payable. Kemudian invoice direkam ke pembukuan atau software. Data itulah, yang menjadi pengakuan bahwa utang dapat tercatat.
Manfaat Three Way Matching
Setelah menerangkan tiga komponennya, sekarang akan menjelaskan manfaat dari tingkatan invoice matching ini. Tentunya, proses pencocokan akan memberikan kemudahan dalam pembuatan laporan keuangan dan bisa hemat waktu. Inilah penjelasan masing-masing manfaatnya:
1. Menghemat Waktu dan Uang
Manfaat melakukan pencocokan tiga arah adalah bisa menghemat waktu maupun biaya. Proses tersebut dapat mendeteksi jika ada masalah terkait pembayaran. Contohnya saat ada informasi dan duplikasi yang salah, lalu menjadi sebab munculnya faktur vendor palsu.
Kesalahan tersebut bisa menimbulkan transaksi kelebihan pembayaran, yang mana merugikan perusahaan. Jadi, proses ini akan menghemat biaya dengan membayarkan invoice yang terbukti valid. Selain itu masalah pembayaran potensial lain nya juga dapat ditandai sebelum masa pengiriman.
2. Menjalin Hubungan Baik
Manfaat selanjutnya yaitu bisa menciptakan hubungan yang baik antara pembeli dan pemasok. Apabila dokumen yang dibutuhkan cepat dipenuhi, maka dapat menyelesaikannya tepat waktu. Hal itulah, yang membuat vendor merasa penting dan dihargai.
Reputasi perusahaan di mata supplier juga meningkat. Vendor akan menganggap bahwa perusahaan tersebut dapat dijadikan sebagai mitra bisnis yang dipercaya dan terkemuka. Dimulai dari itulah, hubungan yang terjalin akan semakin kuat.
3. Memudahkan Proses Audit
Berikutnya ini adalah manfaat yang paling besar. Proses pencocokan tiga arah akan membantu perusahaan dalam menyiapkan audit internal maupun eksternal. Auditor tidak lagi merasa kesulitan untuk memeriksa data yang disajikan.
Apabila dokumen yang diberikan lengkap, itu bisa membebaskan para auditor dari kesalahan. Proses kompilasi juga tidak merepotkan. Selain itu, staf akuntansi dapat menyajikan dokumen tersebut secara lengkap dan benar.
Otomatisasi Invoice Three Way Matching Dengan Peakflo
Untuk melakukan three way matching accounting yang profesional, diperlukan software yang memadai dan handal. Peakflo adalah solusi untuk aktivitas akuntansi tersebut. Anda dapat mencocokkan faktur dengan PO dan tanda terima secara otomatis tanpa ada sentuhan.
Peakflo memiliki fitur yang akan membantu Anda dalam membuat penawaran pembelian. PO yang sudah disetujui juga dikirimkan ke vendor secara otomatis. Ada juga fitur terima tagihan via email yang mana draft pembayarannya sudah diotomatisasi.
Bukan itu saja, Anda juga dapat membuat invoice ke pelanggan dengan sangat mudah. Semuanya sudah diotomatisasi dan tidak perlu lagi manual. Anda bisa mengunjungi halaman Account Receivable untuk melihatnya.
Buat faktur profesional dalam waktu singkat dan dapatkan pembayaran 2x lebih cepat dengan software account receivable kami. Sederhanakan pemrosesan faktur dan pastikan pelanggan Anda membayar tepat waktu. Mulai sekarang!
Itulah penjelasan tentang invoice matching dan three-way matching. Pencocokan tersebut memberikan banyak manfaat bagi perusahaan. Apalagi jika melakukannya secara otomatis menggunakan fitur dari software Peakflo. Yuk, ikuti tur produk kami untuk cari tahu fitur dan manfaatnya lebih lanjut.
