Approval process adalah proses penting guna menyetujui suatu pekerjaan. Dokumen atau karya dalam perusahaan, sebelum dimulai harus melewati persetujuan. Setelah itu, baru dapat berlanjut ke langkah berikutnya.
Dalam perusahaan, umumnya proses tersebut memiliki pedoman atau standar khusus. Sebab approval itu melewati beberapa langkah persetujuan. Karena itulah, harus dibuat standarisasi supaya hasilnya sama.
Sekarang sudah banyak yang memulai dengan sistem digital. Tapi bagi yang belum mengaktifkan otomatis, biasanya mengalami penurunan efisiensi dan produktivitas. Dikarenakan ini adalah tahapan penting, maka pahami bagaimana definisi, elemen, dan contohnya. Berikut penjelasannya:
Apa Itu Approval Process?
Definisi dari proses persetujuan yaitu langkah-langkah yang dilakukan untuk menyetujui suatu pekerjaan dari berbagai tingkat orang. Ada beberapa departemen yang dilibatkan dalam tahapan ini. Termasuk juga karyawan yang ditugaskan meninjau, lalu berikutnya menyetujui atau menolak.
Apabila karya ditolak, maka dikembalikan ke langkah sebelumnya agar bisa diedit. Jika diterima, dapat dikirim pada departemen berikutnya untuk persetujuan lebih lanjut. Sekarang banyak perusahaan yang melakukannya secara digital lewat komputer dan tidak lagi manual.
Terdapat banyak pekerjaan yang harus melewati tahapan ini. Seperti approval process flowchart, faktur, inisiatif pemasaran, dan item-item lain yang memang membutuhkan persetujuan. Terlebih di perusahaan yang memiliki banyak kegiatan.
Proses ini akan membantu karyawan untuk menemukan kesalahan sebelum pekerjaan diterima. Selain itu, juga membantu perusahaan agar dapat mempertahankan standar penerbitan. Bisa dikatakan approval process adalah kunci kesuksesan bisnis.
5 Elemen Approval Process
Memulai proyek baru atau meluncurkan produk memerlukan persetujuan dari pemangku kepentingan atau pembuat keputusan. Penting untuk memahami unsur-unsur proses persetujuan untuk memastikan keberhasilan. Berikut lima elemen proses persetujuan serta bagaimana setiap elemen berkontribusi pada hasil yang sukses.
1. Pengajuan Dokumen
Elemen pertama yaitu pengajuan dokumen. Setiap perusahaan memiliki kebijakan dan syarat sendiri untuk bisa menerima atau menolak. Ketika sudah masuk proses ini, pekerjaan akan diserahkan kepada departemen yang bertanggung jawab.
Ada banyak dokumen yang harus disetujui. Beberapa di antaranya kutipan pembelian, faktur, serta pekerjaan internal lainnya. Sumbernya beragam dan tergantung pada tujuan perusahaan. Seperti desainer yang mengirim logo ke tim pemasaran atau laporan keuangan yang dikirim manajer kepada akuntan perusahaan.
2. Penyetujuan
Unsur selanjutnya yang terdapat dalam proses ini adalah penyetujuan yang dilakukan oleh pemberi persetujuan (approver). Penyetuju yaitu orang-orang yang ditunjuk untuk memutuskan dokumen diterima atau ditolak. Bisa berbentuk kelompok atau karyawan pribadi.
Apabila proses tersebut terdiri dari beberapa tingkat maka harus ditentukan siapa yang akan menyetujuinya dahulu. Kalau ditolak, maka dikembalikan kepada pengirim supaya diedit. Penentuan tingkat yang tepat akan mengefisiensikan pekerjaan dan memastikan konsistensi atas produk akhir perusahaan.
3. Pemberian Izin
Berikutnya adalah pemberi izin, yakni siapa saja yang dapat memeriksa dokumen. Mulai dari melihatnya, mengedit, dan memberikan keputusan. Biasanya, prosesnya tidak hanya satu kali dan ada beberapa tingkat persetujuan.
Ditetapkannya tingkat izin tersebut akan menghindarkan dari kesalahan. Selain itu, prosesnya berjalan lebih efisien dan keamanan terjaga. Pasalnya, suatu dokumen biasanya berisi data atau informasi sensitif yang hanya boleh diubah oleh orang tertentu.
4. Tanggal Jatuh Tempo
Elemen keempat yaitu tanggal jatuh tempo. Tenggat waktu harus ditentukan supaya proses persetujuan dapat selesai tepat waktu. Diberikannya jatuh tempo juga menjaga efektivitas kerja dan memberikan waktu yang cukup bagi approvers untuk meninjau pekerjaan.
Cara efektif untuk menentukannya dengan melihat tanggal jatuh tempo yang dikehendaki perusahaan. Ini penting, supaya rencana proyek bisa dibuat dan merinci lamanya setiap approvers. Untuk selanjutnya dokumen dapat dikirim ke langkah berikutnya.
5. Pencatatan
Unsur terakhir yang ada dalam tahapan penting di perusahaan ini adalah log (pencatatan). Setiap langkah selama proses approval harus dicatat. Tujuannya menjaga transparansi dan mengetahui siapa saja yang setuju dan menolak.
Selain itu, lewat pencatatan akan diketahui approvers yang sudah selesai dalam tugasnya. Ketika ada tindakan yang tidak sesuai, mudah dilacak menggunakan log. Termasuk kesalahan dari satu approver ke yang lainnya.
Contoh Approval Processes
Dalam suatu perusahaan, ada beberapa approval process yang berbeda. Elemen yang terdapat di dalamnya bisa berubah, tergantung jenis pekerjaan dan departemen yang menangani. Inilah contoh-contoh yang dapat dijadikan pembelajaran:
1. Invoice Approval
Contoh pertama yaitu persetujuan faktur. Invoice adalah tagihan atas barang atau jasa yang harus dibayarkan. Sumbernya bermacam-macam, ada yang dari kontraktor sebagai penyedia layanan, karyawan yang memerlukan penggantian biaya, atau vendor.
Bisa dikatakan, invoice approval adalah proses yang sederhana, sebab setiap perusahaan umum menerimanya. Alur kerjanya yaitu pembuat faktur mengirim invoice kepada departemen keuangan. Kemudian diperiksa keakuratannya hingga diputuskan ditolak atau disetujui untuk pembayaran.
2. Budget Approval
Selanjutnya adalah contoh approval terhadap anggaran. Budget merupakan elemen penting dalam perusahaan, agar tahu berapa uang yang dimiliki untuk sebuah proyek. Setelah anggaran dibuat oleh eksekutif perusahaan, maka diserahkan kepada approvers.
Laporan anggaran akan ditinjau dan dilakukan modifikasi. Biasanya melewati beberapa kali perubahan hingga sampai pada penerimaan akhir. Pemberi persetujuan akan meninjau dan memastikan budget sesuai kebutuhan perusahaan.
3. Content Approval
Pekerjaan lain yang harus melewati tahapan penting ini adalah konten. Contohnya konten buku atau artikel yang melibatkan penulis. Beberapa elemen yang berkaitan antara lain satu editor dan banyak approvers, seperti agen, klien, serta tim jaminan.
Alurnya dimulai dengan penulis membuat konten sendiri atau sesuai pedoman, lalu dikirim ke editor. Kalau sesudah peninjauan ada kekurangan, dikembalikan lagi ke penulis. Setelah melewati beberapa kali pengeditan, konten bisa dirilis dan harus mewakili perusahaan yang menerbitkannya.
4. Design Approval
Desain adalah hal pertama kali yang menjadi perhatian pelanggan saat melihat produk. Karena itulah, dalam pembuatannya memerlukan Approval process. Dimulai dari desainer grafis membuat beberapa ide logo, grafik, atau iklan sesuai standar perusahaan.
Ide tersebut diserahkan kepada tim pemasaran untuk dipilih salah satu. Desainer grafis akan melakukan penyempurnaan dari versi sebelumnya. Kalau tim pemasaran setuju, maka diteruskan kepada pemberi persetujuan tingkat tinggi.
Bagaimana Cara Mengotomatiskan Approval Processes?
Ada cara mudah untuk melakukan proses persetujuan dengan menggunakan approval process automation. Nantinya akan dibantu oleh perangkat lunak. Jadi lebih efisien dan tidak perlu melakukannya secara manual lagi.
Contohnya yaitu menggunakan accounts payable invoice approval software yang disediakan oleh Peakflo. Persetujuan faktur akan lebih mudah dan cepat. Apalagi prosesnya dilakukan dalam satu dashboard.
Dengan mengotomatiskan AP invoice approval process, Anda dapat dengan mudah mengurangi waktu yang dihabiskan untuk memproses faktur sebesar 30-40% dan memiliki proses manajemen arus kas yang lebih baik.
Selain software tersebut, Peakflo juga mempunyai fitur otomasi AP. Fitur ini membantu Anda melihat detail tagihan secara cepat, menyiapkan alur kerja, hingga persetujuan pembayaran. Jika tertarik, dapat mengunjungi halaman produk account payable.
Jadi dapat disimpulkan bahwa approval process merupakan langkah penting yang harus ada di perusahaan. Proses tersebut dapat dilakukan secara otomatis menggunakan perangkat lunak Peakflo. Selain mudah, pengerjaannya juga lebih efisien.
