Risiko selalu ada ketika Anda memberikan piutang kepada pelanggan. Sebab, tidak semuanya dapat menepati perjanjian piutang, ada yang jujur dan ada juga yang selalu enggan melakukan pembayaran dan beritikad buruk.
Sebagai pengusaha yang bijak, Anda harus mengelola piutang usaha secara tepat. Lalu, bagaimana cara mengelola piutang dengan baik?
Cara Mengelola Piutang Bagi Pengusaha
Definisi piutang adalah jumlah yang terutang kepada perusahaan oleh pelanggannya atas barang atau jasa yang telah diserahkan atau digunakan tetapi belum dibayar. Karena itulah, pengusaha wajib memiliki cara yang tepat dalam pengelolaan piutang demi kelanjutan dan perkembangan usahanya.
Bisa dibayangkan bagaimana ketika pelanggan enggan membayarkan utang, tentu akan sangat mengancam usaha Anda. Sehingga, pastikan bahwa Anda mampu mengelola piutang usaha secara tepat. Mulailah dengan langkah pencegahan sebelum mengalami kerugian, hingga tindakan lanjut untuk melakukan penagihan utang tersebut.
Lakukan Pengendalian Piutang secara Ketat
Cara mengelola piutang bagi pengusaha yang pertama yaitu melakukan pengendalian piutang secara ketat. Hal ini merupakan langkah pencegahan agar tidak merugikan usaha Anda. Dalam mengendalikan piutang, terdapat beberapa kebijakan yang dapat diterapkan, antara lain:
- Tetapkan Ketentuan Pelanggan yang Boleh Utang
Perusahaan Anda harus memiliki kebijakan dengan membuat ketentuan siapa saja yang boleh utang. Misalkan pelanggan yang boleh mengajukan piutang telah menjadi member dengan kurun waktu tertentu.
- Tetapkan Aturan Khusus Utang Piutang
Anda wajib membuat aturan khusus terkait utang piutang yang meliputi, ketentuan suku bunga, tanggal dan nilai jatuh tempo, sistem angsuran, serta denda untuk memberikan efek jera terhadap keterlambatan pembayaran utang.
- Tentukan Risiko
Selain itu, Anda juga harus mempertimbangkan risiko untuk mengendalikan piutang. Hal ini meliputi risiko kredit, return, dan juga potongan kredit yang akan diterima oleh pelanggan.
- Terapkan Kebijakan Kredit Ketat
Bagaimana cara mengelola piutang pada tahap pencegahan terjadinya kerugian bagi pengusaha? Jawabannya adalah menerapkan kebijakan kredit ketat, seperti mempersingkat waktu jatuh tempo agar pelanggan segera melunasi utangnya.
- Terapkan Sistem Blacklist
Pengusaha juga harus memiliki ketegasan dalam mengendalikan piutang pelanggan secara ketat, yaitu dengan menerapkan sistem blacklist. Ketika mendapatkan pelanggan yang sulit membayar utang, maka jangan berikan lagi ketika mengajukan.
Buat Surat Perjanjian Utang Piutang
Surat perjanjian utang piutang ini harus dibuat dengan jelas dan disampaikan secara rinci, serta mudah dimengerti oleh pelanggan. Peraturan dan skema utang ini harus dibuat, seperti sistem cicilan, suku bunga piutang, tanggal jatuh tempo, serta denda.
Ketika membuat surat perjanjian utang piutang, berikan pengertian terhadap pelanggan yang hendak mengajukan utang sebelum menyetujuinya. Hal ini guna menghindari adanya penunggakan pembayaran piutang selama jangka waktu yang telah disepakati.
Surat perjanjian utang piutang ini harus ditandatangani oleh pelanggan yang mengajukan piutang sebelum melakukan transaksi. Sebagai salah satu tips mengelola piutang, surat ini memiliki sifat mengikat agar pelanggan bertanggung jawab melunasi utangnya tepat waktu. Sehingga tidak menjadi piutang tak tertagih atau piutang yang macet.
Setelah disetujui dan ditandatangani di atas materai, barulah Anda dapat melakukan transaksi sesuai dengan nominal yang dipinjamkan kepada pelanggan. Pastikan surat perjanjian diarsipkan, lengkap dengan jaminan yang diberikan agar tidak hilang.
Setiap poin di dalam surat perjanjian utang piutang haruslah sejelas mungkin dibuat. Jangan sampai ada kalimat yang rancu atau menimbulkan makna ganda. Selain itu, pastikan kebenaran dari identitas pelanggan yang mengajukan piutang sebelum disetujui.
Sebab, apabila memberikan piutang kepada pelanggan yang ternyata memiliki identitas palsu, maka akan merugikan Anda sebagai pengusaha. Perlu dilakukan survei terlebih dahulu sebelum menyetujui ajuan pinjaman dari pelanggan.
Sebelum membuat surat ini, pastikan untuk mengecek contoh surat perjanjian utang piutang terlebih dahulu.
Lakukan Pembukuan secara Rutin
Cara mengelola piutang bagi pengusaha yang selanjutnya yaitu melakukan pembukuan secara rutin. Pembukuan tidak hanya untuk uang modal dan keuntungan usaha, tapi juga perlu dilakukan dalam urusan utang piutang pelanggan.
Pembukan sangat penting dilakukan oleh pengusaha untuk mengetahui kondisi keuangan kas usaha Anda. Piutang yang tidak dibukukan dapat merugikan, baik dari sisi pengusaha atau pelanggan. Sebab, perputaran piutang akan terlihat dari catatan ini.
Adapun jenis catatan akuntansi yang dipakai untuk mencatat transaksi terkait piutang, seperti jurnal penjualan, jurnal retur penjualan, jurnal penerimaan kas, dan kartu piutang. Berikut ini penjelas singkatnya terkait keempat jenis catatan piutang tersebut.
- Jurnal Penjualan
Pada jurnal ini pengusaha menggunakannya sebagai catatan berkurangnya piutang dari transaksi penjualan kredit. Hal ini akan membantu mengetahui laju penjualan dan juga sisa piutang yang tertanggung.
- Jurnal Retur Penjualan
Cara mengelola piutang juga dapat dilakukan dengan melakukan pembukuan melalui jurnal retur penjualan. Catatan ini digunakan untuk mengetahui sisa piutang dari transaksi retur penjualan.
- Jurnal Penerimaan Kas
Selain itu, Anda juga dapat memanfaatkan jenis pembukuan akuntansi berupa jurnal penerimaan kas. Jurnal ini digunakan sebagai catatan berkurangnya piutang dari transaksi penerimaan kas setiap pelanggan menyicil utang.
- Kartu Piutang
Selanjutnya, gunakanlah jenis catatan akuntansi kartu piutang yang juga memberikan kemudahan. Catatan ini dipakai oleh pengusaha untuk mencatat mutasi dan saldo piutang kepada pelanggan yang memiliki utang.
Buatlah Daftar Khusus Piutang
Selain itu, Anda juga dapat melakukan pembukuan rutin dengan membuat daftar khusus piutang. Inilah yang juga dikenal dengan istilah kartu piutang, seperti pada jenis catatan akuntansi piutang di atas.
Daftar khusus ini dibuat dengan jelas terkait identitas pelanggan yang memiliki piutang, jumlah tagihan, jatuh tempo peminjaman, dan daftar cicilan yang dibayarkan setiap bulannya. Cara mengelola piutang ini akan membantu pengusaha.
Selain itu, pelanggan juga akan terbantu dengan adanya kartu piutang agar membayarkan tepat waktu, dan tidak melakukan penunggakan, karena diterapkannya sistem denda. Pelanggan pun akan mengetahui sisa piutang yang harus ditanggungnya.
Gunakan Software Pembukuan Online
Era digital ternyata juga memberikan pengaruh yang positif kepada pelaku usaha. Tidak sekadar memberikan kesempatan untuk membuka toko online secara gratis melalui marketplace, e-commerce, atau media sosial saja.
Namun, Anda juga dapat memanfaatkan software pembukuan online seperti Peakflo yang akan mempermudah setiap catatan piutang dari suatu usaha. Hal ini akan mengurangi terjadinya kerusakan atau hilangnya dokumen terkait piutang pelanggan.
Analisa Perputaran Piutang secara Efektif
Sebagai tindak lanjut dari mengelola piutang dengan baik, pengusaha wajib melakukan analisa perputaran piutang, sudah efektif atau belum. Apabila ternyata pembayaran piutang lewat dari waktu jatuh tempo yang ditetapkan, maka kebijakan perlu diperbaiki.
Sebab, pola utang piutang yang lambat dilunasi tentu akan mengganggu perputaran keuangan terhadap usaha yang dimiliki. Oleh karenanya, penting untuk mengenali terlebih dahulu (melalui survei lanjutan) siapa yang akan mengajukan pinjaman dan jenis jaminannya.
Aktif Menagih Piutang
Pastikan juga aktif untuk menagih piutang dengan mengirimkan pesan singkat berisi pemberitahuan tanggal jatuh tempo pembayaran piutang. Apabila pelanggan menunggak, maka beri peringatan keras, dan lakukan sesuai kebijakan yang telah ditetapkan.
Itulah 7 cara mengelola piutang yang dapat diterapkan agar pengusaha tidak merugi. Anda dapat mengelola piutang perusahaan menggunakan Peakflo untuk meringankan beban perusahaan secara kontinu. Peakflo adalah software yang berfungsi untuk membantu mengukur hutang piutang perusahaan secara otomatis.
Tidak hanya itu, dengan Peakflo, Anda bisa membuat invoice profesional sekaligus menerima pembayaran 2x lebih cepat! Cek fitur accounts receivable Peakflo sekarang.
3. Membuat Formula
Setelah semua indikator yang dibutuhkan dimasukkan ke dalam format, maka sekarang saatnya membuat formula atau rumus. Dengan begitu, nilai di tiap kolom bisa muncul secara otomatis. Jadi kita tidak perlu menghitung secara manual satu-persatu.
Rumus yang dibuat harus sesuai dengan cell yang digunakan. Supaya lebih mudah, kini sudah banyak template excel yang bisa diunduh di internet.
Di dalamnya sudah lengkap dengan rumus yang dibutuhkan untuk berbagai laporan keuangan, termasuk laporan piutang. Dengan bantuan formula, sangat memudahkan perusahaan yang memiliki banyak transaksi dan piutang dalam tiap periode.
4. Menggunakan Aplikasi Keuangan
Mau membuat laporan piutang tanpa kesulitan apa pun? Kamu bisa mengunakan bantuan aplikasi keuangan yang banyak tersedia di dunia maya. Ada banyak contoh laporan account receivable atau laporan piutang yang dibuat dengan aplikasi keuangan.
Karena ada banyak pilihannya, pastikan pilih aplikasi yang mudah diakses, user friendly, dan mampu mencatat transaksi secara real time. Penggunaan aplikasi pun bisa meminimalisir kesalahan input. Jadi, nggak perlu repot menghitung manual lagi.
