Dalam proses jual beli, terutama yang skalanya besar, biasanya digunakan invoice pembayaran untuk sistem pembayaran accounts receivable maupun cicilan.
Invoice atau faktur diterbitkan oleh penjual dan dikirimkan kepada pembeli. Tujuannya agar pembeli dapat info lengkap dan ingat kapan harus melakukan tagihan pembayaran secara tepat waktu.
Jenis invoice pembayaran terbagi menjadi dua, berjangka waktu pendek dan panjang. Ini tergantung dari banyak faktor, salah satunya adalah perjanjian yang dilakukan antara pembeli dan penjual sebelumnya. Lalu bagaimana cara meningkatkan ketentuan pembayaran invoice? Simak 7 tipsnya di bawah ini.
Apa Itu Terms of Payment Invoice (Faktur Ketentuan Pembayaran)?
Terms of payment invoice atau faktur ketentuan pembayaran adalah faktur yang menetapkan ketentuan pembayaran untuk barang atau jasa.
Faktur dapat menyatakan jumlah yang harus dibayarkan, tanggal jatuh tempo pembayaran, dan diskon atau ketentuan pembayaran khusus lainnya. Faktur ini sering digunakan oleh perusahaan untuk mengatur pembayaran dari pelanggannya.
Sedangkan, payment invoice atau faktur pembayaran adalah dokumen komersial yang merekam transaksi antara penjual dan pembeli secara lengkap. Jika barang ataupun jasa dibeli dengan sistem pembayaran kredit, maka invoice atau faktur biasanya akan menjelaskan secara spesifik mengenai persyaratan perjanjian tersebut.
Di dalam invoice juga tersedia info mengenai keterangan metode pembayaran yang diterima penjual.
Penjual dapat mengirim faktur kepada pelanggan dalam bentuk surat tradisional, bisa juga berupa surat elektronik via email. Di dalam invoice biasanya termasuk penjelasan di atas bahwa dokumen tersebut berupa faktur atau invoice. Lalu berisi informasi seperti nomor invoice, tanggal, nama, alamat, detail item, harga item, jumlah item, total item, dan menyertakan tanggal jatuh tempo.
Pentingnya Terms of Payment Invoice
Ketentuan pembayaran faktur penting karena menguraikan kapan pelanggan diharapkan membayar barang atau jasa yang telah mereka beli. Informasi ini penting bagi pelanggan dan bisnis, karena membantu memastikan bahwa kedua belah pihak mengetahui kapan pembayaran jatuh tempo.
Ini juga menjadi bukti untuk menghindari kesalahpahaman atau perselisihan yang dapat timbul jika ketentuan pembayaran tidak didefinisikan dengan jelas.
7 Tips Berkaitan dengan Ketentuan Pembayaran Faktur
Faktur pembayaran berjangka panjang lebih disukai oleh pelanggan atau pembeli, karena pihaknya lebih diringankan. Perusahaan yang berlaku sebagai penjual akan jadi favorit di pasar karena memberi kemudahan. Tapi tidak semua kondisi perusahaan memungkinkan memberi jangka waktu panjang.
Lalu bagaimana caranya memilih ketentuan pembayaran yang tepat? Supaya tidak salah menentukan syarat invoice pembayaran, ini dia 7 tips untuk menentukannya:
1. Rancang Syarat yang Jelas Sejak Awal
Ada perusahaan yang membuat terms of payment invoice berbeda-beda, tergantung dari siapa pelanggannya. Jadi faktur yang diterima kliennya berbeda-beda. Cara ini akan sangat menguntungkan bagi perusahaan yang kliennya baru sedikit.
Tapi bagi perusahaan besar dengan banyak klien, tentu akan menyulitkan. Supaya menghindari repotnya membuat faktur satu-persatu, disarankan untuk merancang syarat yang jelas lebih awal.
Setelah syarat dibuat dengan jelas, pastikan untuk bersikap transparan pada klien. Tulis dan jelaskan tiap syarat dengan jelas. Dengan begitu, klien tahu apa yang akan mereka dapat jika bekerja sama dengan perusahaan kita.
2. Kirim Invoice Sesegera Mungkin
Salah satu solusi agar bisnis kita tidak merugi saat memberikan invoice pembayaran adalah mengirimkannya sesegara mungkin. Makin cepat konsumen menerima invoice, makin cepat mereka memproses dan memprioritaskannya.
Mungkin saja konsumen kita punya beberapa invoice yang harus dibayar sekaligus. Jadi penting untuk mengirimkannya segera supaya konsumen ingat dengan invoice perusahaan kita.
Begitu selesai mengirimkan produk, sebaiknya segera kirimkan invoice. Apabila ada denda atau biaya lainnya, konsumen jadi dapat mempersiapkannya dengan lebih baik. Ada juga perusahaan yang memberikan invoice on the spot. Tapi ini sangat tergantung dengan kontrak yang diperbolehkan perusahaan.
3. Permudah Cara Konsumen Membayar
Tips selanjutnya untuk meningkatkan kualitas pembayaran faktur adalah tawarkan cara yang lebih mudah bagi konsumen untuk membayar. Jika kita mempersulit, sebenarnya secara tidak langsung kita memperlama konsumen untuk membayar. Untungnya, sekarang sudah banyak kanal pembayaran yang dapat digunakan secara bersaman.
Dengan menggunakan opsi pembayaran yang berbeda, bisnis kita akan menyesuaikan dengan kebutuhan konsumen. Bisnis kita juga terlihat lebih maju dan mementingkan konsumennya. Efek jangka panjangnya, peluang konsumen untuk jadi loyal pun lebih besar. Mereka jadi lebih tertarik untuk mengulang transaksi dengan perusahaan kita.
4. Beri Insentif untuk Pembayaran Lebih Awal
Cara ini menarik banget buat menarik konsumen agar menyelesaikan pembayaran invoice secara teratur. Mereka akan dapat keuntungan dari membayar lebih awal, tentu akan lebih termotivasi untuk memprioritaskan faktur kita.
Bentuk insentif beragam. Ada yang memberikan diskon dari keseluruhan total biaya, ada juga yang memberikan diskon di transaksi berikutnya. Cara ini terbukti sangat baik untuk meningkatkan relasi dengan konsumen.
5. Selalu Melacak Pembayaran yang Terlambat
Terlepas dari jumlahnya, keterlambatan pembayaran akan terus jadi masalah bagi bisnis yang skalanya kecil hingga menengah. Karena itu, solusinya jangan dihindari, tapi dihadapi. Kalau dibiarkan semakin lama, biasanya makin sulit untuk ditagih. Saat invoice pembayaran sudah melebihi tenggat waktu, jangan kuatir untuk memberi reminder pada konsumen dengan cara yang baik.
Mungkin saja, konsumen telat melakukan pembayaran tagihan karena mereka lupa kapan tanggal jatuh temponya. Karena itu, sangat disarankan untuk tidak mengirimkan reminder dengan menggebu-gebu. Sebagai tahap awal, bisa kirimkan email pengingat atau telepon konsumen.
Jika pembayaran yang telat terus dibiarkan, ada kemungkinan konsumen akan menganggap remeh. Jadi hadapi dan berikan reminder yang ramah. Setelah reminder pertama, selanjutnya harus dibuat lebih tegas. Konsumen harus paham bahwa bisnis kita berniat untuk mendapatkan pembayaran. Jadi konsumen pun tidak akan meremehkan invoice bisnis kita.
6. Tambahkan Denda Bila Telat
Bagi perusahaan startup yang baru didirikan, tentu butuh arus kas yang mengalir dengan baik. Karena itu, menetapkan adanya denda pada faktur pembayaran adalah solusi yang tepat. Dengan denda telat, konsumen cenderung akan menghindari membayar lewat dari jangka waktu yang telah ditentukan.
Sebisa mungkin, mereka akan membayar tepat waktu, bahkan sebelum tanggal jatuh tempo. Kelebihan menambahkan denda telat adalah bisnis kita jadi dianggap serius oleh konsumen atau perusahaan lainnya. Bisnis jadi terlihat lebih profesional karena memiliki persyaratan yang jelas dan ketat.
Penting bagi konsumen untuk mengetahui denda yang mungkin timbul karena melanggar kontrak sebelum mereka memasuki perjanjian. Jika tidak, mereka mungkin akan terkejut secara tidak adil dengan biaya-biaya ini di kemudian hari. Sebaiknya hindari memberi tahu konsumen tentang denda ini setelah perjanjian dibuat.
Denda seperti ini akan memotivasi konsumen untuk memprioritaskan pembayaran faktur pada perusahaan kita, dibandingkan kewajiban lainnya. Berapa jumlah dendanya? Meskipun hanya sejumlah kecil dari biaya total, tapi efek denda ini sangat baik.
7. Jangan Ragu untuk Automasi
Di jaman yang serba bergantung dengan teknologi ini, ada cara mudah untuk meningkatkan faktur pembayaran bisnis kita. Jangan ragu menggunakan perangkat automasi yang kini sudah cukup banyak ditawarkan. Membuat dan mengirim invoice untuk menagih pembayaran pada pelanggan jadi jauh lebih mudah.
Keuntungan automasi antara lain adalah:
- Tidak pernah telat mengirimkan invoice.
- Data tersimpan dengan lebih akurat, tak ada invoice yang hilang dan mudah mencari invoice lama maupun baru.
- Memudahkan komunikasi yang jelas dengan konsumen. Kita dapat menyediakan portal pembayaran, di mana konsumen dapat mengecek status mereka dengan mudah.
- Diingatkan apabila ada konsumen yang hampir melewati jangka waktunya.
- Menawarkan opsi pembayaran yang berbeda-beda, konsumen jadi punya pilihan lebih banyak yang sesuai dengan kenyamanan mereka.
Sudah paham cara menentukan persyaratan invoice pembayaran yang tepat untuk bisnis Anda? Temukan artikel lain yang berhubungan dengan faktur pembayaran dan detail bisnis lainnya di Peakflo, biar berbisnis jadi lebih lancar.
