Invoice merupakan sebuah dokumen faktur yang memiliki peran penting dalam dunia bisnis. Dokumen ini, akan menunjukkan jumlah uang yang harus dibayarkan setelah adanya kesepakatan. Cara membuat invoice, jelas harus dipahami dengan baik oleh pelaku bisnis agar tidak terjadi kesalahan.
Masyarakat awam mengenal invoice sebagai tagihan. Tagihan ini memuat informasi nominal uang yang wajib diserahkan oleh pelanggan kepada pembeli. Mari cari tahu lebih dalam lagi tentang invoice, fungsi yang dijalankan, dan bagaimana cara pembuatannya.
Pengertian Invoice
Menurut KBBI, invoice merupakan daftar pembelian barang atau penggunaan jasa. Di dalamnya akan memuat informasi tentang keterangan nama barang yang dibeli, jumlahnya, dan total biaya yang harus dibayarkan oleh pelanggan. Sesuai dengan ketentuan pembayaran yang sudah disepakati.
Invoice juga dikenal sebagai faktur atau dokumen penagihan yang diberikan pihak penjual kepada pembeli. Dokumen ini, akan dikeluarkan setelah ada purchase order atau kesepakatan pembelian yang terjalin antara penjual dan pembeli.
Tidak salah juga mengartikan invoice sebagai bukti yang menunjukkan bahwa pembeli atau pelanggan sedang berhutang dan belum membayar pesanan kepada penjual. Tentunya, invoice ini menjadi dokumen penting bagi penjual dan harus dibuat dengan benar.
Cara membuat invoice yang baik dan benar, penting untuk dipahami oleh pihak penjual atau pemilik usaha. Jika invoice ini tidak dibuat dengan benar, maka bisa saja terjadi kesalahan dan perselisihan transaksi yang sudah dilakukan oleh pelanggan.
Peran Invoice Bagi Perusahaan
Sebelum mempelajari cara buat invoice, mari pahami dulu peran pentingnya. Bukan sembarang dokumen, invoice ternyata memiliki peran yang sangat penting terutama bagi pihak perusahaan. Berikut ini beberapa peran penting invoice yang perlu diketahui:
1. Sebagai Bukti Pembayaran
Pertama, invoice akan menjadi sebuah bukti pembayaran. Jelas bahwa pelanggan maupun perusahaan akan membutuhkan bukti tersebut setiap kali terjadi transaksi atau purchase order.
Bukti ini, akan digunakan sebagai dokumen untuk membantu proses pembayaran dan pembelian. Contoh, jika sewaktu-waktu terjadi keterlambatan pembayaran atau pelunasan barang yang sudah dibeli, maka ada bukti nyata berupa invoice.
Peran ini, tidak hanya dianggap penting untuk perusahaan namun juga bagi pihak konsumen atau pelanggan. Adanya invoice akan menjadi bukti yang valid dan bisa menunjukkan apakah transaksi sudah selesai dilakukan atau belum.
2. Sebagai Dokumen Perusahaan
Peran sekaligus fungsi invoice lainnya adalah sebagai dokumen bagi perusahaan. Invoice ini akan mempermudah perusahaan dalam melakukan pembukuan akuntansi. Invoice nantinya akan digunakan sebagai bukti dalam arsip keuangan sebuah perusahaan.
Tentu saja, perusahaan yang kredibel harus menyusun laporan keuangan dengan rinci. Itulah mengapa dibutuhkan invoice sebagai salah satu bagian dari laporan tersebut. Tidak heran jika perusahaan harus tahu betul, bagaimana cara membuat invoice yang benar dan efektif.
Invoice akan menunjukkan seberapa banyak penjualan yang sudah dilakukan oleh perusahaan. Dari dokumen ini pula, perusahaan bisa mengetahui berapa jumlah keuntungan penjualan yang sudah diraih. Jadi, bisa dibuat perhitungan finansial yang jauh lebih matang.
3. Sebagai Bukti untuk Laporan Pajak
Perlu diketahui bahwa invoice juga akan menjadi bukti untuk membuat laporan pajak. Ini menjadi salah satu alasan penting, mengapa perusahaan harus tahu cara pembuatan invoice yang efektif karena memang fungsinya begitu esensial.
Pembayaran pajak merupakan kewajiban yang sudah jelas harus dipenuhi oleh pihak perusahaan. Oleh sebab itu, pembuatan invoice sebagai bukti laporan pajak ini tidak boleh diabaikan begitu saja.
Pajak yang dibayarkan oleh perusahaan, tentu akan sangat bergantung pada jumlah penjualan dan penghasilan yang diperoleh. Sebagai buktinya, maka perusahaan harus melampirkan invoice sebagai bukti seluruh transaksi yang sudah dilakukan dalam periode waktu tertentu.
4. Sebagai Bukti Jika Terjadi Kesalahan
Invoice, akan menjadi bukti yang kuat jika terjadi kesalahan dan sengketa dalam transaksi. Misalnya saja, saat barang yang dipesan oleh pelanggan tidak segera sampai ke tempat tujuan. Nantinya invoice ini bisa digunakan untuk mengecek pengiriman barang, sehingga tidak akan salah.
Invoice sebagai bukti saat terjadi kesalahan ini tidak hanya esensial bagi perusahaan tetapi sama pentingnya bagi pelanggan. Jika perusahaan tahu cara membuat invoice yang efektif, secara otomatis sudah aman karena ada bukti yang kuat untuk digunakan saat sewaktu-waktu terjadi kesalahan.
Cara Membuat Invoice
Setelah memahami apa saja peran pentingnya, mari ketahui cara membuat invoice yang efektif dan benar. Perlu diingat bahwa kemampuan dalam membuat invoice akan sangat berpengaruh pada kredibilitas yang dimiliki oleh sebuah perusahaan.
Pada dasarnya, memahami cara membuat invoice itu cenderung mudah dan efisien. Perusahaan, hanya perlu mengeluarkan dokumen yang berisikan detail transaksi dari pelanggan berupa pembelian barang atau jasa. Selain itu, invoice juga harus memuat berapa total nominal uang yang harus dibayarkan oleh pelanggan kepada pihak penjual.
Ada beberapa poin penting yang harus termuat dalam sebuah invoice. Tentu saja, hal ini harus dipahami dengan baik sehingga invoice dapat dibuat secara efektif. Berikut ini poin-poin yang harus ada di invoice transaksi barang:
- Judul atau kop berisikan identitas dari perusahaan.
- Nomor invoice yang dipakai untuk mengurutkan tagihan penjualan.
- Identitas lengkap dari pembeli.
- Identitas lengkap dari pihak penjual.
- Tanggal pembayaran dan tanggal pengiriman barang.
- Tanggal pengiriman invoice, termasuk juga tanggal jatuh tempo pembayaran berdasarkan invoice.
- Aturan pembayaran yang harus dipenuhi oleh pihak pemesan.
- Deskripsi produk atau layanan yang dibeli oleh pelanggan.
- Informasi harga per unit dan total biaya yang harus dibayar oleh pelanggan.
Cara membuat invoice itu sendiri, sebenarnya cukup mudah. Tinggal ikuti format yang ada, dan cantumkan poin-poin penting tadi. Setelah itu, invoice bisa langsung diserahkan kepada pelanggan untuk menagih pembayaran atau pelunasan. Penjual dapat meminta pembayaran sesuai metode yang disepakati, metode pembayaran secara online atau tunai.
Buat Invoice Lebih Cepat dengan Peakflo
Zaman serba canggih, kini ada cara membuat invoice atau faktur otomatis yang jauh lebih mudah dan bisa diterapkan oleh perusahaan apapun. Anda bisa menggunakan Peakflo, sebuah platform yang memungkinkan pembuatan invoice dengan mudah dan cepat tanpa perlu ribet.
Cara membuat invoice online di Peakflo ini, sangat mudah. Invoice bisa keluar dengan cepat, dan langsung diserahkan kepada pembeli tanpa perlu menunggu lama. Selain itu, invoice ini juga bisa langsung diintegrasikan dengan sistem akuntansi yang digunakan oleh perusahaan.
Fasilitas buat invoice dari Peakflo ini, benar-benar akan mempermudah kerja tim. Tidak perlu lagi data manual untuk membuat invoice. Semuanya bisa dilakukan secara online dan digital tanpa perlu menghabiskan lebih banyak waktu.
Pembuatan invoice secara online ini, juga membuat klien merasa nyaman. Invoice bisa segera dikirimkan kepada klien secara online baik melalui email maupun media digital lain. Secara otomatis, klien akan lebih cepat menerima invoice dan bisa melunasi pembayaran secara efektif.
Peakflo juga menghadirkan menu dan fitur pembuatan invoice yang mudah untuk dipelajari. Tinggal masukkan saja data-data yang dibutuhkan dan invoice online akan langsung keluar. Proses pembukuan juga mudah karena invoice ini langsung terintegrasi dengan sistem akuntansi perusahaan.
Langsung coba saja terapkan cara membuat invoice melalui Peakflo ini. Platform Peakflo akan membantu perusahaan mengeluarkan invoice dengan mudah tanpa perlu ribet.
