Apa itu OCR dalam Accounts Payable dan Keuntungannya untuk Bisnis?

OCR (Optical Character Recognition) adalah teknologi otomasi yang mendigitalkan pembayaran tagihan, mempersingkat tugas repetitif, dan meningkatkan proses manajemen AP (Accounts Payable) secara menyeluruh.

Ketika Anda mengotomasi alur kerja AP dengan OCR, proses accounts payable Anda akan lebih lancar dan efisien. Ditambah lagi, Anda dapat menghindari pembayaran terlambat yang disebabkan oleh human error.

OCR sangat menguntungkan bagi proses AP bisnis Anda. Jika Anda ingin tahu lebih tentang teknologi ini dan cara kerjanya, simak artikel ini hingga selesai.

Apa itu OCR dalam Accounts Payable?

Apa itu OCR dan fungsinya? OCR (optical character recognition) adalah teknologi yang menggunakan machine learning untuk membedakan teks print atautulisan tangan dalam file digital. OCR dapat membedakan setiap karakter teks dalam dokumen dan gambar yang di-scan. Setelah data diproses, OCR akan mengkonversi file menjadi sesuatu yang dapat diedit dan dicari.

Dengan OCR, Anda dapat dengan mudah menangkap detail bill untuk entri data yang lebih mudah. Seberapa mudah? Otomasi ini hanya membutuhkan kurang dari 30 detik untuk mengekstrak data yang esensial. Data ini dapat berbentuk apapun, seperti nomor tagihan, nama orang, alamat, bahkan harga barang.

Sekarang, bandingkan dengan waktu yang dibutuhkan untuk menangkap data secara manual. Karena efisiensinya, OCR digunakan untuk berbagai hal selama bertahun-tahun. Diantaranya dalam penggunaan berbagai aplikasi, mulai dari digitalisasi koran, pemrosesan pinjaman, penyortiran surat, dan menyimpan rekor pasien.

Entri data manual membutuhkan 72 jam untuk memroses bill vendor. Jika Anda ingin memotong waktu yang dibutuhkan untuk memroses tagihan hingga 50% , coba gabungkan OCR dengan proses AP dengan software accounts payable yang terpercaya.

Peakflo menyediakan fitur yang tepat untuk meningkatkan proses accounts payable Anda dengan OCR berteknologi AI (Artificial Intelligence) dan otomasi tugas yang mudah. Coba sekarang!

Mengapa Menggunakan OCR untuk Proses Accounts Payable?

Otomasi accounts payable (AP) sekarang menjadi lebih umum dari sebelumnya. Dengan software accounts payable yang handal, bisnis dapat meningkatkan performa AP mereka 2x lipat. Hal ini juga dapat memberikan pengaruh positif yang signifikan terhadap cash flow bisnis.

Menggunakan software accounts payable dengan fungsi OCR merupakan salah satu keputusan terbaik untuk departemen AP Anda. Berikut beberapa manfaat OCR:

1. Digitalisasi Tagihan

Solusi OCR membuat proses AP lebih mulus dengan mendigitalisasi tagihan. OCR memungkinkan Anda untuk mengkonversi tagihan yang di-scan menjadi files yang dapat dibaca mesin. Software ini dapat mengerti semua data, sehingga Anda tidak perlu lagi memasukan database secara manual.

Teknologi OCR dapat menjadi jawaban untuk organisasi yang mengalami kesulitan dalam pengambilan tagihan. Human error merupakan hal lazim dalam pemrosesan bill manual. Tapi, dengan mengeliminasi pekerjaan manual, Anda dapat menghindari kesalahan dan alur kerja menjadi lebih lancar. Terutama ketika Anda tengah mengelola banyak tagihan.

2. Mengelola Tagihan Lebih Cepat

Ketika Anda mendigitalisasi pemrosesan tagihan, alur kerja Anda akan lebih cepat dengan pemrosesan tagihan OCR. Perlu diingat bahwa pemrosesan tagihan dapat memakan 1 sampai 3 hari. Mengotomasi proses Anda dengan mengeliminasi pekerjaan yang berulang dapat mempersingkat waktu secara signifikan.

Terdapat alasan mengapa banyak perusahaan, besar maupun kecil, mulai beralih ke otomasi accounts payable. Mengimplementasikan otomasi tersebut dalam bisnis Anda dapat mempersingkat waktu pemrosesan bill sampai 73%. Tidak ada lagi keterlambatan, persetujuan tagihan yang panjang, dan entri data manual.

3. Memotong Biaya

Biaya pemrosesan tagihan adalah hal penting, terutama jika Anda ingin meningkatkan cash flow bisnis. Pemrosesan manual dan mengonsumsi waktu juga akan memakan pengeluaran tambahan yang diakibatkan oleh human error dan keterlambatan. Apakah Anda tahu bahwa rata-rata biaya yang dibutuhkan untuk memproses bill secara manual adalah Rp 185.000,00? Bahkan, perusahaan dengan proses yang lebih kompleks dapat mencapai pengeluaran sebesar Rp 600.000,00 per tagihan.

Ketika Anda mendigitalisasi pemrosesan tagihan, Anda akan mengurangi waktu dan usaha yang dikeluarkan. Anda juga menghemat banyak biaya. Goldman Sachs melaporkan bahwa otomasi accounts payable dapat menghemat 60-70% pengeluaran yang dibutuhkan untuk manajemen AP.

4. Mengurangi Error

Error dapat berkontribusi terhadap biaya pemrosesan tagihan yang lebih tinggi. Setiap terdapat pekerjaan manual, human error akan selalu mengintai tanpa memedulikan seberapa berpengalaman tim Anda.

Error seperti memasukan nomor bill atau alamat yang salah dapat menimbulkan keterlambatan. Dalam kasus terburuk, hal tersebut bahkan dapat mempengaruhi hubungan dengan vendor. Ketika Anda mendigitalkan pemrosesan tagihan dengan OCR, Anda dapat mengeliminasi error dari intervensi manusia.

Anda dapat memproses tagihan secara efektif tanpa error dengan alat otomasi yang terpercaya untuk mendukung kinerja tim keuangan Anda. Anda juga akan mendapatkan notifikasi setiap kali tagihan OCR Anda tidak sesuai standar.

5. Mengandalkan Fleksibilitas

Dengan OCR, Anda dapat dengan cepat mengkonversi dokumen fisik dan digital konten yang dapat diedit dan dicari. Sekarang Anda dapat menyunting dokumen dengan berbagai platform seperti word processors, spreadsheets, PDF, atau database buatan.

Berkat account payable software berteknologi OCR, Anda akan mendapatkan fleksibilitas tambahan yang akan membantu pemrosesan accounts payable.

Bagaimana Cara Menerapkan OCR ke Proses Accounts Payable

Setelah memahami alasannya, Anda mungkin juga bertanya-tanya bagaimana teknologi ini dapat terintegrasi dengan bisnis Anda. Lagipula, bukankah akan membantu jika Anda dapat mengkonfirmasi bill tanpa pekerjaan yang berulang?

Mari cari tahu bagaimana solusi OCR Peakflo dapat membantu fungsi AP sehari-hari Anda.

1. Dapatkan Kuitansi dan Tagihan Anda Secara Online

Sekarang Anda dapat dengan mudah mendapatkan tagihan dan kuitansi di platform Peakflo tanpa perlu pemindai fisik. Anda hanya perlu meneruskan kuitansi Anda ke alamat email tertentu dan kami akan melakukan pemindaian kuitansi dengan OCR untuk Anda.

Software OCR dapat memberikan akurasi setinggi 98 sampai 99% per halaman. Jadi, Anda tidak perlu khawatir soal kesalahan apapun.

2. Software Membaca (Bahkan Mengoreksi) Tagihan Anda

Langkah ini berlangsung ketika Anda mulai mendigitalkan pemrosesan tagihan. OCR akan memindai email Anda dan mengirimkan notifikasi jika ada kesalahan, seperti detail yang terlewatkan di kuitansi dan bill Anda.

OCR dapat menemukan kesalahan di dokumen dengan mengisolasi karakter dan menghaluskan piksel. Setelah itu, Anda dapat mengambil informasi akurat yang tersisa dan menambahkannya ke halaman detail tagihan Peakflo.

Jika perangkat lunak tidak dapat memidai informasi tertentu, Anda perlu memasukan data secara manual ke sistem. Namun, hal ini masih lebih baik dibanding melakukan entri manual sedari awal.

Selain itu, program OCR modern dapat mengidentifikasi karakter dengan membandingkan pola yang mirip. Inilah salah satu hal yang paling luar biasa soal integrasi AI. Anda dapat mengandalkan teknologi ini untuk belajar dari kesalahan di masa lalu.

Dalam kasus ini, perangkat lunak tersebut akan berusaha untuk mengingat koreksi manual Anda. Kemudian, perangkat lunak akan menghubungkan pengingat ke error yang relevan untuk mengetahui apa yang perlu dilakukan dan kapan hal tersebut terjadi lagi.

3. Software Anda Memberikan Data Terkini

Pada akhirnya, perangkat lunak akan selesai mengisi setiap kolom yang relevan. Setelah itu, sistem Peakflo akan secara otomatis menjadwalkan pembayaran sesuai dengan tanggal yang ditentukan. Hal ini membuat pemrosesan tagihan tanpa usaha, memungkinkan Anda untuk fokus mengembangkan bisnis.

Anda juga akan mendapatkan data yang dapat diedit dan disimpan dalam database. Sehingga jika Anda ingin memetakan dokumen ke excel file atau memasukkannya langsung ke sistem akuntansi Anda, proses ekspor data akan lebih cepat dan mudah.

Frequently Asked Questions about What Is OCR in Accounts Payable

Apa itu Pemrosesan Tagihan OCR?

Pemrosesan tagihan OCR menggunakan solusi bisnis OCR untuk mempersingkat ekstraksi data bill. Anda dapat dengan cepat mendigitalkan pemrosesan tagihan dengan OCR, yang biasanya ditemukan di software accounts receivable (AR) dan accounts payable (AP) yang canggih.

Dengan ini, Anda tidak perlu lagi entri manual dalam proses AP dan AR. Ketika Anda mendigitalkan ekstraksi tagihan, Anda dapat menghemat waktu, mengurangi error, dan mempersingkat pemrosesan bill.

Apakah OCR Cukup untuk Menggapai Tujuan Otomasi Anda?

OCR sendiri tidak cukup untuk menyediakan otomasi accounts payable. Untuk benar-benar mengotomasi proses AP, Anda perlu mengintegrasi software accounts payable yang terlengkap.

Anda dapat memanfaatkan kumpulan fitur lain, tidak hanya validasi tagihan OCR berteknologi AI. Fitur-fitur ini termasuk fungsi persetujuan bill yang otomatis, dasbor, dan alat-alat pembayaran terintegrasi lainnya.

Secara bersamaan, fitur-fitur ini secara signifikan meningkatkan efisiensi operasional, menghemat waktu dan biaya Anda.

Siap untuk mempersingkat proses AP Anda? Mulai dengan Peakflo hari ini!

Mengapa Mengotomasi Accounts Payable?

Otomasi membantu meningkatkan efisiensi dan produktivitas tanpa memedulikan fungsi bisnis yang diaplikasikan. Seperti yang Anda tahu, manajemen accounts payable sudah tidak asing lagi dengan proses manual yang mengonsumsi waktu dan menantang, yang juga rentan terhadap kesalahan manusia.

Dengan otomasi AP, Anda dapat memperlancar dan mempersingkat fungsi manajemen AP sehari-hari, entah itu melacak apa yang terhutang pada pemasok atau pengambilan detail tagihan dan mengorganisasi mereka dalam database yang koheren dan intuitif.