7 Tips Mengelola Proses Accounts Payable agar Bisnis Makin Cuan

Pengelolaan utang perusahaan menjadi tantangan karena prosesnya yang panjang dan belibet. Pada akhirnya, tim keuangan sibuk mengelola hutang untuk usaha dibandingkan fokus pada tugas yang strategis bagi bisnis.

Maka dari itu, penting untuk bisnis dalam skala apapun untuk mengoptimisasi accounts payable procedures mereka. Manfaat yang dirasakan pun akan banyak mulai dari peningkatkan produktivitas sampai penghematan biaya.

Yuk, cari tahu cara kelola keuangan usaha dengan efektif di artikel ini.

Definisi Accounts Payable

Penting untuk mengetahui apa itu accounts payable (AP) agar bisa menerapkan pengelolaan utang perusahaan efektif. Pengertian accounts payable adalah nilai total utang jangka pendek perusahaan kepada vendor untuk pembelian barang atau jasa secara kredit.

Pada dasarnya, pembayaran ini wajib dibayar perusahaan pada tanggal yang sudah ditentukan, biasanya berkisar dari 30 hari hingga beberapa bulan setelah pembelian.

AP dapat ditemukan dalam balance sheet Anda, di bawah current liabilities. Dari definisi accounts payable di atas, bisa disimpulkan bahwa variabel ini harus dihapus setelah vendor dibayar.

Apa Itu Tim Accounts Payable?

Setelah mengetahui apa yang dimaksud dengan accounts payable, penting untuk memastikan apakah perusahaan Anda memiliki departemen yang sesuai. Accounts payable juga dapat diartikan sebagai departemen utang dagang di perusahaan. Semakin besar organisasinya, semakin penting pula tim accounts payable untuk menangani berbagai aspek manajemen keuangan.

Tim accounts payable harus memastikan bahwa accounts payable procredures perusahaan berjalan lancar. Tim AP yang efektif selalu mencari cara untuk proses kelola keuangan usaha yang lebih efisien. Semua fitur yang Anda butuhkan untuk mempersingkat fungsi AP, ada pada sistem autopilot Peakflo.

Pengaruh Accounts Payable terhadap Kesehatan Cash Flow

Sudah memahami apa itu utang dagang, sekarang tahukah Anda seberapa penting accounts payable terhadap cash flow? Pergerakan uang masuk dan keluar dari perusahaan bukanlah satu-satunya faktor yang mempengaruhi kesehatan cash flow. Uang yang tersisa juga bisa menguntungkan posisi kas. Untuk lebih jelasnya, simak contoh hutang usaha berikut:

Katakanlah Anda membeli bahan mentah dari supplier sebesar Rp100.000,00. Lalu, supplier meminta pembayaran setelah 60 hari. Anda tak perlu membayar cicilan apa pun, namun supplier akan meminta pelunasan total pada tanggal jatuh tempo.

Peran Peningkatan Accounts Payable untuk Cash Flow

Setiap kali Anda membeli secara kredit, maka total accounts payable (AP) akan meningkat. Tetapi karena belum melakukan pembayaran, uang Rp100.000,00 tersebut akan utuh selama 60 hari. Anggap saja ini sebagai pinjaman tanpa bunga. Alih-alih memberikannya langsung, uang ini bisa disimpan atau digunakan sementara untuk keperluan lain. Transaksi ini menghasilkan cash flow yang positif.

Peran Penurunan Account Payable untuk Cash Flow

Setelah 60 hari, invoice sebesar Rp100.000,000 harus dibayarkan kepada supplier. Saat membayar, accounts payable berkurang, begitu juga uang tunai yang tersedia. Dalam proses ini, uang akan hilang hingga menuju cash flow negatif.

Apa Itu Accounts Payable Management?

Accounts payable management (AP management) mencakup semua proses, aktivitas dan praktik yang dilakukan tim keuangan untuk mengelola pembelian kredit perdagangan yang belum dibayar. Pekerjaan apa pun yang melibatkan utang jangka pendek kepada vendor termasuk dalam kategori akuntansi dan manajemen keuangan ini. Inilah proses AP standar yang diikuti banyak perusahaan

• • Membuat dan mengirimkan PO ke vendor
  • Menyetujui dan menerima invoice
  • Mencatat invoice dari vendor ke dalam master record
  • Melakukan pembayaran vendor
  • Memelihara dan memperbarui master file
  • Memprioritaskan pembayaran invoice
  • Mendapatkan persetujuan untuk memproses pembayaran
  • Memverifikasi dan mencocokkan invoice dengan dokumen dan pesan lain yang relevan

Mau buat proses accounts payable-mu lebih singkat?

Dengan Peakflo, bayar tagihan domestik maupun internasional 2x lebih cepat! Yuk, mulai sekarang!

Mengapa Accounts Payable Management Penting?

Dalam mengelola keuangan bisnis, account receivable (AR) selalu menjadi sorotan karena memiliki efek yang lebih signifikan pada likuiditas dan kas yang tersedia. Bahkan banyak perusahaan berusaha keras untuk meningkatkan account receivable.

Namun, jangan mengabaikan AP jika ingin keuangan bisnis Anda stabil. Jangan ambil risiko untuk mengabaikan aspek apa pun. Ingatlah bahwa AP menandakan kewajiban bisnis Andakepada pihak lain.

Pastikan Anda memiliki tim yang efisien. Selain itu, pengelolaan dan prioritas invoice untuk dibayar tepat waktu sangatlah penting dalam menjaga hubungan baik dengan supplier. Hal ini akan membuat seluruh pengelolaan utang perusahaan berjalan lebih baik dan singkat, sehingga menguntungkan posisi kas.

Meningkatkan setiap aspek manajemen keuangan bukanlah hal yang mudah, terutama di lingkungan bisnis yang menantang dan bergejolak seperti saat ini. Bukan hanya AP – baik AR, modal, hubungan investor, atau tim keuangan secara keseluruhan, perlu untuk memodernisasi cara kelola keuangan usaha untuk mendapatkan hasil yang lebih baik.

7 Praktis Terbaik untuk Meningkatkan Account Payable

Simak delapan tips penting ini tentang cara meningkatkan AP management di bawah ini:

1. Memperbaiki invoice vendor

Manajemen invoice melibatkan penerimaan dan persetujuan hingga pencatatan dan prioritas pembayaran. Perlu diingat bahwa prioritas pembayaran invoice berdampak pada hubungan dengan supplier. Jadi, jangan sampai melakukan kesalahan dalam hal ini.

Namun, semakin banyak supplier dan vendor yang dimiliki, semakin sulit untuk menjaga semuanya tetap teratur dan akurat. Jika memiliki volume invoice yang tinggi atau bisnis mengalami lonjakan musiman dalam pesanan vendor. Maka tidak diragukan lagi tugas-tugas ini dapat menjadi tantangan.

Selain memprioritaskan pembayaran, pastikan setiap invoice yang disaring cocok dengan PO sebelum memasukkannya ke daftar master list. Tahap ini membutuhkan banyak waktu dan usaha.

Banyak bisnis yang gagal saat menggunakan penawaran diskon di awal pembayaran vendor karena tidak bisa memantau invoice. Untungnya, ada software otomasi yang bisa menyelesaikan semua masalah ini. Sebaiknya, integrasikan sistem kamu dengan software otomasi AP untuk meningkatkan dan mempercepat pemrosesan invoice vendor sehingga menghindari ketidakakuratan.

2. Mempersingkat workflow Departemen Keuangan

Semakin besar cakupan transaksi vendor sebuah perusahaan, semakin kompleks pula sistem AP yang dijalani. Kesalahan pun semakin rentan untuk dilakukan. Jika ratusan atau ribuan invoice vendor diproses secara manual. Bisa terjadi banyak kesulitan untuk memastikan semuanya tetap teratur atau akurat.

Agar workflow tetap lancar, Anda harus mengelola hutang untuk usaha lebih singkat. Entah karena  terdapat bottleneck atau harus mengadakan evaluasi. Luangkanlah waktu Anda untuk mencari cara kelola keuangan usaha yang lebih efisien.

Berbicara tentang efisiensi, cara yang bagus untuk mempersingkat accounts payable procedures adalah dengan mengganti proses usang yang memperlambat segalanya. Mengotomatiskan tugas dengan software membantu mempersingkat sebagian besar fungsi tersebut. Software AP dapat menyediakan alat untuk melacak invoice tim dan vendor serta memproses pembayaran.

3. Melacak Kinerja Account Payable  dengan Key Performance Indicator

Seperti halnya dalam mengukur tujuan dan sasaran bisnis lainnya, tetapkanlah Key Performance Indicator (KPI) untuk melihat apakah terdapat peningkatan kinerja AP. Beberapa KPI yang penting dalam pengelolaan utang perusahaan meliputi:

• • •     Biaya tiap invoice
    •     Tingkat akurasi pembayaran
    •     Waktu rata-rata tiap invoice diproses
    •     Jumlah invoice yang diproses tiap harinya

4. Jadikan Sistem Anda Bebas Kecurangan

Kejahatan cyber bukan satu-satunya hal yang harus dikhawatirkan. Penipuan dapat berasal dari banyak sumber; bisa jadi karyawan sendiri atau bahkan vendor. Perusahaan besar dengan sistem yang rumit dan rentan serta usaha kecil atau menengah dengan metode tradisional tampaknya akan mendapatkan pukulan terbesar.

Meskipun kebijakan dan prosedur selalu dapat mengurangi aktivitas penipuan, tidak ada jaminan bahwa hal ini dapat dihilangkan sama sekali. Terlepas dari kejahatan cyber biasa seperti peretasan sistem perusahaan.

Serangan seperti ini dapat dilakukan karyawan Anda sendiri jika tidak hati-hati. Karyawan Anda dapat membuat akun supplier palsu untuk menghasilkan pembayaran yang akan dikantongi sendiri. Selain itu, karyawan di pihak supplier juga dapat melakukan hal yang sama.

Invoice dan pemrosesan pembayaran yang kuno rentan terhadap penipuan karena sering kali tidak memiliki sistem pencatatan dan persetujuan yang cermat. Otomasi memberikan persetujuan yang lebih singkat. Namun, tetaplah berhati-hati dan pastikan jejak eksekusi pembayaran akurat untuk audit selanjutnya.

5. Selalu Mempertahankan Akurasi

Salah satu langkah saja dapat membahayakan banyak aspek, terutama aktivitas pembayaran vendor. Bayangkan jika dalam seluruh proses, ternyata terjadi kesalahan dalam pembayaran vendor. Bisa juga seseorang dibayar terlalu cepat atau terlambat.

Untuk memastikan akurasi yang konsisten, ada baiknya untuk melihat poin-poin berikut:

• • •     Apakah invoice dan itemnya sesuai dengan detail pada PO?
    •     Apakah jumlah pada invoice mencerminkan harga yang diharapkan, termasuk pajak?
    •     Apakah invoice telah dicatat dalam akun yang benar pada master record?
    •     Apakah perusahaan benar-benar menerima barang untuk setiap invoice yang tercatat?
    •     Apakah semua akun vendor tempat pembayaran dikirim sah?
    •     Akun mana yang menjadi prioritas?
    •     Apakah mereka menyertakan diskon awal pembayaran?

Sejujurnya, daftar ini masih bisa terus berlanjut. Tugas-tugas ini penting namun membutuhkan banyak waktu dan sumber daya. Gunakanlah otomasi jika Anda ingin memastikan akurasi lengkap sambil memangkas waktu dan biaya.

6. Ketahui Siapa yang Terlibat

Banyak kesalahan pembayaran terjadi karena siapa yang menyetujui pembayaran tidak pernah jelas sejak awal. Tentukan orang atau tim yang tepat untuk mengotorisasi pembayaran pada setiap invoice klien.

Menugaskan satu orang yang bertanggung jawab atas seluruh proses persetujuan berarti hanya ada sepasang mata untuk langkah account payable yang penting ini. Terkadang hal ini bisa secara efektif mengurangi kesalahan. Karena, jika terlalu banyak orang dapat menyebabkan kebingungan dan ketidakpastian serta ketidakakuratan.

Bergantung pada ukuran perusahaan dan ruang lingkup transaksi, cobalah untuk menemukan titik tengahnya. Ingatlah siapa yang memberi akses dalam pembayaran. Pastikan bahwa setiap orang memahami sepenuhnya tanggung jawab mereka dan kebijakan perusahaan. Jika ada inkonsistensi, seperti siapa yang menandatangani pembayaran, pasti akan ketahuan.

Pengelolaan proses persetujuan jadi mudah menggunakan otomasi. Peakflo memusatkan persetujuan pembayaran di satu tempat. Sehingga memungkinkan Anda untuk mengatur workflow persetujuan khusus yang dapat dilacak dengan mudah.

7. Mengontrol Setiap Pembayaran Jatuh Tempo

Memprioritaskan pembayaran adalah salah satu aspek terpenting dari AP management. Pada akhirnya, kesepakatan dan persyaratan dengan vendor jadi lebih baik sehingga bisa meningkatkan keuntungan AP. Dengan mengontrol pembayaran, akan diketahui pada siapa kamu berhutang, berapa banyaknya, dan kapan harus dibayar.

Salah satu hal keren mengenai otomasi adalah pengaturan workflow otomatis dan prioritas pembayaran. Dengan meninggalkan cara lama, nikmati beberapa manfaat ini saat memprioritaskan invoice:

• • • Menyiapkan pembayaran berulang otomatis yang nyaman untuk vendor dengan tanggal jatuh temponya.
    • Invoice yang dicatat dalam master record vendor yang intuitif diprioritaskan secara otomatis.
    • Menghindari duplikat, pembayaran sebelum waktunya, atau peluang yang terlewatkan untuk diskon awal.
    • Buat workflows persetujuan pembayaran dan lacak pembayaran yang keluar dari workspace terpusat.
    • Jangan pernah membayar terlalu terlambat atau terlalu cepat. Kembangkan hubungan yang lebih baik dengan vendor dan dapatkan hasil maksimal dari cashflow milikmu.

Hubungkan Peakflo ke software akuntansi Anda dan mulailah menempatkan AR, AP dan setiap aspek cash flow management dalam autopilot yang lancar.

Apakah artikel ini bermanfaat? Klik tautan berikut dan dapatkan tips dari ahli untuk meningkatkan account receivables. Atau Anda bisa juga langsung mempelajari lebih lanjut tentang fitur cash flow management dari Peakflo.