Dalam berbisnis untuk memperoleh uang, perusahaan perlu mengeluarkan modal terlebih dahulu. Aktivitas ini bisa dilakukan dengan melakukan pembayaran utang dagang supaya bisnis dapat berjalan dengan optimal. Dengan kata lain, perusahaan membeli berbagai kebutuhan lewat kredit.
Pendanaan potensial melalui kredit pada konsepnya telah menetapkan beberapa syarat yang harus dipatuhi. Selain itu, perusahaan wajib melakukan pembayaran sesuai tanggal jatuh tempo yang ditetapkan. Informasi tentang utang dagang atau account payable dapat disimak sebagai berikut:
Mengenal Utang Dagang (Accounts Payable)
Definisi utang dagang (account payable) merujuk pada buku besar dalam suatu perusahaan yang menjadi kewajiban jangka pendek. Wujud dari payment on accounts payable berupa pembelian kredit. Utang dagang dari pihak perusahaan akan menjadi piutang bagi vendor.
Catatan transaksi pembayaran utang dagang ditulis oleh tim akuntansi bisnis dan dilaporkan pada pemasok/kreditur. Sementara account payable payment period tidak terlalu lama, maksimal hutang tersebut berlangsung 1 tahun. Itulah sebabnya, utang dagang termasuk hutang jangka pendek.
Setiap kredit pada dasarnya memiliki resiko tertentu, salah satunya denda yang akan diberikan apabila pembayaran melebihi jatuh tempo. Mencatat pembayaran hutang dagang sangat penting, sebab aktivitas tersebut akan memberikan posisi yang baik pada keuangan perusahaan. Tim akuntansi atau pembukuan yang akan bertanggung jawab sepenuhnya atas pencatatan tersebut.
Salah satu poin penting yang harus ditulis dalam account payable adalah pembelian barang atau jasa, semakin banyak barang yang dibeli akan meningkatkan utang dagang. Untuk mengidentifikasi peningkatan account payable pun dibutuhkan perbandingan dengan periode sebelumnya. Jika nilai account payable (AP) menurun artinya perusahaan mampu melunasi hutang lebih cepat, begitu pula jika terjadi sebaliknya.
Account payable berperan sangat penting dalam sebuah perusahaan, dan perlu di cek secara berkala. Pengecekan dilakukan supaya perusahaan dapat memahami tanggung jawab, yaitu membayar sampai melunasi sisa hutangnya. Supaya utang dagang tidak semakin besar, maka harus dicicil saat barang diterima.
Kebalikan dari account payable yaitu account receivable, yaitu kewajiban jangka pendek dari pelanggan yang harus dibayarkan ke perusahaan. Account receivable disebut juga dengan piutang yang diakui menjadi aset lancar dalam neraca. Piutang juga menjadi salah satu aset jangka pendek perusahaan.
Apa Saja Jenis Pembayaran Utang Dagang?
Sebagaimana yang telah disinggung di atas, account payable (AP) sangat penting untuk dibayar oleh perusahaan agar mampu berkembang. Oleh sebab itu, perusahaan membutuhkan departemen khusus yang bekerja dalam pengelolaan AP. Departemen ini harus mampu mengelola proses account payable perusahaan dengan cermat.
Departemen AP tidak perlu mengetahui apa yang menjadi hak-hak klien, sebab hal tersebut bukanlah tanggung jawabnya. Supaya tidak bingung, pembaca dapat menyimak beberapa hal yang dapat dimasukkan dalam accounts payable. Berikut jenis-jenis pembayaran utang dagang yang perlu diketahui:
- Pembayaran jasa vendor, meliputi pengaturan dan pemeliharaan informasi kontak vendor beserta syarat pembayaran.
- Biaya travel bisnis, berupa pembiayaan staf untuk keperluan bisnis tanpa membebani klien.
- Pembayaran keperluan internal, meliputi biaya pengelolaan kas kecil, penggantian internal, dan seterusnya.
Perusahaan memerlukan accounts payable payment process yang baik untuk memastikan konsistensi dari perkembangan bisnis. Setiap perusahaan mungkin menerapkan alur yang berbeda, tergantung kebutuhan masing-masing. Berikut alur kerja departemen accounts payable yang paling umum:
- Menerima faktur dari vendor.
- Departemen AP memproses faktur dan memasukkannya ke buku besar.
- Memverifikasi detail tagihan agar dapat memastikan keakuratan vendor, total saldo, dan pesanan.
- Perusahaan mengirimkan pembayaran sesuai jadwal dan anggaran.
- Tim akuntansi melakukan rekonsiliasi berupa pemeriksaan buku besar.
Setiap tanggal pembayaran, maka tim akuntansi akan menjalankan daftar pemeriksaan untuk memastikan pembayaran terlaksana. Jika tidak, maka akan ditandai untuk dibayar pada lain waktu. Sisa pembayaran tersebut bisa dilakukan melalui cek atau pembayaran elektronik lainnya.
Cara Mencatat Pembayaran Utang Dagang
Pekerjaan mencatat pembayaran utang dagang (Account Payable Payment) melibatkan beberapa langkah tergantung dari jenis transaksinya. Tim akuntansi akan memisahkan account payable ke dalam masing-masing korespondensi terkait. Secara umum, berikut cara mencatat dan contoh account payable yang dapat dipelajari:
1. Aset yang Dibeli
Ditinjau dari sudut pandang manajemen bisnis, maka catatan utang dagang sangat penting dimiliki dan harus akurat. Tanggung jawab perusahaan yang dicatat secara penuh nantinya akan memudahkan pembayaran selama periode hutang dagang. Prosedur yang ketat ini harus dilakukan secara terjadwal.
Sejumlah aset bisa diperoleh dengan cara kredit jangka pendek, yang mana telah ditentukan periode dan jumlah pembayarannya. Perusahaan bisa mendebitkannya dan menuliskan dalam jumlah yang sama. Agar tidak kesulitan untuk memahaminya, perhatikan tabel di bawah ini:
2. Pembelian Inventaris
Catatan terkait pembelian inventaris biasanya akan diletakkan pada bagian bawah dari keterangan hutang dagang. Terutama jika perusahaan mempunyai sumber daya, namun terkadang juga hanya berakhir pada hutang dagang saja. Berikut contoh catatan pembelian inventaris:
3. Layanan yang Diterima
Setelah melakukan kredit, perusahaan bisa menerima berbagai manfaat untuk kemajuan bisnisnya. Layanan tersebut bisa mencakup berbagai hal, mulai dari katering, pengacara, konsultan, dan dokter. Sementara untuk mencatat keterangan tersebut, bisa dilihat dalam contoh berikut:
4. Melakukan Pembayaran
Pada dasarnya nilai AP akan semakin menurun setelah perusahaan melakukan pembayaran kredit. Proses transfer yang dilakukan akan meningkatkan kemudahan dalam operasional bisnis. Saat melakukan pembayaran, cara mencatat utang dagang dapat diamati sebagai berikut:
5. Diskon Pemasok
Dibandingkan dengan adanya denda, pemberian diskon tentu akan jauh lebih disukai. Sama halnya ketika perusahaan memperoleh diskon, maka jumlah pembayaran yang perlu dilakukan juga tidak terlalu besar. Pencatatan untuk bagian diskon bisa dilihat pada contoh berikut ini:
Kelola Account Payable Anda Lebih Baik dengan Peakflo
Pembayaran hutang dagang mampu meringankan beban perusahaan dalam proses berbisnis. Tetapi, tidak jarang sebagian orang masih belum memahami bagaimana cara mencatat account payable dengan tepat. Adanya kesalahan analisis data mampu membawa situasi yang buruk bagi perusahaan.
Mengatur pembayaran utang dagang bukanlah sesuatu yang bisa dikerjakan sembarang. Bantuan sistem AP otomatis akan mempermudah pekerjaan keuangan, sehingga Anda dapat fokus bekerja untuk memajukan bisnis. Bersama Peakflo, Anda bisa mengelola account payable lebih baik.
Pembayaran tagihan menjadi lebih mudah dilakukan, sehingga produktivitas tim juga bisa ditingkatkan. Melalui Peakflo, Anda dapat membuat invoice profesional, menerima pembayaran langsung, dan workflow otomatis. Peakflo memberikan sejumlah kelebihan dalam pengelolaan AP yang meliputi:
- Workspace terpusat untuk mengatur jadwal, status, dan pembayaran.
- Dompet digital untuk membayar vendor domestik atau internasional dengan 0% FX markup rate.
- Bayar langsung atau secara massal sesuai jadwal.
- Laporan data yang dapat diakses dengan lengkap dan real time.
- Integrasi dua arah dengan software akuntansi, mulai dari Jurnal sampai Xero, yang dapat diandalkan.
Melalui sistem pengelolaan AP yang baik, tim akuntansi atau keuangan dapat memanajemen pembayaran lebih cepat. Kami menyediakan uji coba gratis untuk setiap produk yang kami tawarkan. Mari buktikan sendiri layanan keuangan dari Peakflo untuk membantu perkembangan bisnis Anda.
Demikian informasi seputar pembayaran utang dagang yang dapat dipahami dalam mengelola bisnis. Dengan otomasi account payable, tim keuangan dapat menghemat banyak waktu dan memanfaatkannya untuk tugas strategis yang bernilai tambah tinggi. Yuk, cari tahu keuntungan lainnya dari mengelola AP secara autopilot!
Ingin Proses Pembayaran 2x Lebih Cepat? Cari Tahu Bagaimana Caranya! Yuk, cek produk sekarang!
