Pengguna payment automation menjadi satu sistem yang kini mulai banyak digunakan oleh pelaku bisnis. Melalui sistem pembayaran ini, maka nantinya sistem pembayaran tagihan pun bisa dilakukan dengan lebih mudah dan tentunya cepat.
Hal ini tidak terlepas dari teknologi digital yang ditawarkan oleh sistem sehingga bisa memberikan keuntungan dalam hal kemudahan pembayaran dari kedua belah pihak. Lalu, bagaimana sebenarnya sistem ini berjalan? Mari simak ulasan berikut untuk informasi lengkapnya:
Apa Itu Otomasi Pembayaran?
Kemajuan teknologi yang signifikan pada era modern ini, menjadi hal utama yang paling disorot dan rasanya dapat dinikmati oleh semua orang. Hal ini bahkan bisa dirasakan oleh semua bidang yang ada seperti halnya dalam dunia bisnis. Kemudahan teknologi seperti halnya payment automation adalah satu contoh yang bisa dilihat sebagai perkembangan teknologi modern bagi pelaku bisnis.
Otomatisasi pembayaran atau payment automation adalah proses mengotomatisasi proses pembayaran utang dagang dan transaksi dalam suatu kegiatan. Ini termasuk mengotomatiskan proses pembayaran dari awal hingga akhir, termasuk pembuatan faktur atau online invoices, rekonsiliasi, pembayaran, dan penagihan.
Kemajuan teknologi yang signifikan pada era modern ini, menjadi hal utama yang paling disorot dan rasanya dapat dinikmati oleh semua orang. Hal ini bahkan bisa dirasakan oleh semua bidang yang ada seperti halnya dalam dunia bisnis. Kemudahan teknologi seperti halnya payment automation adalah satu contoh perkembangan accounts payable yang bisa dilihat sebagai perkembangan teknologi modern bagi pelaku bisnis.
Tujuannya adalah untuk mengurangi pekerjaan manual dalam mengelola pembayaran dan meningkatkan akurasi, efisiensi, dan penghematan biaya. Otomatisasi pembayaran dapat digunakan untuk pembayaran internal dan eksternal, memungkinkan proses yang lebih efisien untuk hutang dan piutang. Ini juga dapat digunakan untuk melacak pembayaran, mengelola arus kas dan memberikan visibilitas yang lebih baik ke dalam kinerja keuangan.
Payment automation system melibatkan aplikasi perangkat lunak yang terintegrasi dengan sistem lain seperti sistem akuntansi atau perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) untuk memfasilitasi proses pembayaran. Otomatisasi pembayaran dapat membantu mengurangi biaya yang terkait dengan entri data manual, mengurangi kesalahan yang terkait dengan pemrosesan manual, dan memberikan wawasan berharga tentang arus kas.
Bagaimana Anda Mengotomatiskan Pembayaran?
Menilik dari informasi singkat di atas tentu dapat disimpulkan bahwa adanya payment automation bisa menjadi solusi pembayaran mudah yang praktis. Hal inilah, kemudian yang menjadikan sistem ini perlu digunakan oleh setiap wirausahawan dalam bisnisnya.
Tentunya dengan mengetahui bagaimana cara dalam melakukan automatic payment process ini, maka berbagai pembayaran pun bisa dilakukan dengan mudah. Lalu, bagaimana sebenarnya dalam melakukan pembayaran otomatis ini? Mari simak ulasannya berikut:
1. Menggunakan Platform
Platform otomatisasi pembayaran adalah alat yang mengotomatiskan pembayaran untuk bisnis. Ini memungkinkan bisnis untuk merampingkan proses pembayaran mereka dan menghemat waktu dan uang. Platform ini biasanya mencakup fitur-fitur seperti pembayaran tagihan online, pembayaran berulang, pemindaian faktur otomatis dengan teknologi Optical Character Recognition (OCR), dan deteksi penipuan.
Dengan menggunakan platform otomatisasi pembayaran, bisnis dapat mengurangi waktu yang dihabiskan untuk memproses pembayaran secara manual, menghilangkan kesalahan mahal yang disebabkan oleh entri manual, dan meningkatkan efisiensi secara keseluruhan.
Selain itu, bisnis dapat memperoleh manfaat dari peningkatan langkah-langkah keamanan yang disediakan oleh platform untuk melindungi dari aktivitas penipuan. Platform otomatisasi pembayaran dapat digunakan di berbagai industri termasuk perawatan kesehatan, ritel, perhotelan, layanan keuangan, dan banyak lagi.
2. Mendaftar pada Platform
Proses berikutnya yang perlu dilakukan tentu adalah mendaftar pada platform otomatisasi pembayaran. Platform ini memungkinkan pengguna menyimpan informasi pembayaran pelanggan dengan aman, mengotomatiskan pembayaran untuk penagihan berulang, dan mengelola pengembalian uang atau sengketa dengan mudah.
Setelah terdaftar, penguna akan memiliki akses fitur ke pelaporan komprehensif yang dapat membantu untuk mengidentifikasi area potensial untuk perbaikan arus kas. Mendaftar platform otomatisasi pembayaran akan menghemat waktu Anda, mengurangi dokumen, dan membantu memastikan pembayaran yang akurat dan tepat waktu dari pelanggan.
3. Penerimaan Invoice
Dengan payment automation, penerimaan invoice atau faktur bisa lebih cepat dan bisa secara online. Mengotomatiskan proses pembayaran dapat secara signifikan mengurangi waktu yang diperlukan untuk menerima online invoice dan pembayaran terkait. Otomatisasi menghilangkan langkah-langkah manual dalam invoice processing seperti memasukkan data satu per satu ke perangkat lunak akuntansi, menyetujui faktur, dan memproses pembayaran.
Ini membantu perusahaan menghemat waktu dan uang dengan mempercepat proses pembayaran. Selain itu, sistem pembayaran otomatis menyediakan pelacakan dan pelaporan data yang lebih akurat, yang membuatnya lebih mudah untuk mengidentifikasi perbedaan atau kesalahan dalam faktur.
Mengapa Mengotomatiskan Pembayaran itu Bermanfaat?
Mengotomatisasi pembayaran memiliki banyak manfaat dan keuntungan, karena memastikan bahwa tagihan dibayar tepat waktu dan menghilangkan kemungkinan keterlambatan pembayaran. Dengan mengunakan payment automation system, bisnis pun bisa dilakukan dengan lebih cepat.
Tidak hanya itu, payment automation juga memiliki banyak keuntungan yang bisa didapatkan oleh customers serta pelaku bisnis itu sendiri. Berikut beberapa manfaat yang bisa didapatkan dari payment automation:
1. Mengurangi Risiko Penipuan
Payment automation menyediakan proses otomatis yang aman yang mengurangi kebutuhan akan intervensi manual dan membantu mengurangi risiko penipuan. Pembayaran otomatis dapat mengurangi kemungkinan transaksi penipuan dengan menghilangkan kebutuhan untuk entri data manual dan menyediakan pemantauan transaksi secara real-time. Dengan mengotomatiskan proses pembayaran, bisnis dapat memastikan bahwa semua transaksi diproses dengan aman dan akurat.
2. Meningkatkan Kinerja Tim AP Anda
Payment automation dapat menjadi alat yang hebat untuk meningkatkan kinerja tim Accounts Payable (AP). Mengotomatisasi pembayaran memungkinkan tim AP untuk merampingkan proses, mengurangi kesalahan, dan menghemat waktu. Ini dapat membantu tim fokus pada tugas yang lebih kompleks daripada memproses pembayaran secara manual.
Dengan sistem pembayaran otomatis, approval menjadi lebih cepat. Faktur telah disetujui sebelumnya sesuai dengan kebijakan perusahaan dan informasi dengan cepat dikumpulkan dari pemasok. Hal ini memungkinkan tim AP untuk menyelesaikan lebih banyak transaksi dalam waktu yang lebih singkat dan mengurangi intervensi manual.
Selain itu, sistem pembayaran otomatis memberikan visibilitas ke dalam arus kas, sehingga mudah untuk melacak pembayaran dan mengelola pengeluaran. Dengan mengotomatisasi pembayaran, tim AP dapat fokus pada tugas-tugas yang lebih penting yang menambah nilai bagi organisasi alih-alih menghabiskan waktu untuk proses yang biasa-biasa saja.
Apakah pemrosesan pembayaran membutuhkan waktu lama di perusahaan Anda? Yuk, cari tahu tips kelola proses accounts payable yang lebih efektif untuk kinerja tim yang lebih baik.
3. Hubungan Pemasok yang Lebih Baik
Dengan mengotomatisasi pembayaran, bisnis dapat dengan cepat dan akurat membayar pemasok mereka, yang memberi mereka ketenangan pikiran bahwa mereka akan dibayar tepat waktu dan penuh. Hal ini meningkatkan kepercayaan antara bisnis dan pemasok, yang mengarah ke hubungan yang lebih positif secara keseluruhan.
Payment automation juga mengurangi dokumen dan upaya manual, yang membantu mengurangi biaya bagi kedua belah pihak. Selain itu, pembayaran otomatis berarti lebih sedikit kesalahan karena campur tangan manusia dan memberikan visibilitas yang lebih baik ke dalam arus kas. Semua manfaat ini berkontribusi pada hubungan yang lebih kuat antara bisnis dan pemasoknya.
4. Peningkatan Efisiensi dalam Lingkungan Hybrid
Payment automation dalam lingkungan hybrid dapat meningkatkan efisiensi dan menyederhanakan proses pembayaran. Sistem pembayaran otomatis memungkinkan bisnis untuk merampingkan proses mereka dengan menghilangkan entri data manual, mengurangi kesalahan pembayaran dan penipuan, dan memberikan visibilitas waktu nyata ke dalam transaksi keuangan. Dengan pembayaran otomatis, bisnis dapat dengan cepat mengirim faktur dan mengumpulkan pembayaran dari pelanggan tanpa harus melacak setiap langkah proses secara manual. Perusahaan pun dapat meningkatkan efisiensi operasional sambil memastikan transaksi yang aman dengan pelanggan mereka.
5. Pengurangan Biaya
Otomatisasi pembayaran adalah alat yang berguna bagi perusahaan untuk mengurangi pengeluaran mereka. Otomatisasi pembayaran dapat menghemat uang perusahaan dengan mengurangi biaya yang terkait dengan pemrosesan manual, seperti biaya pencetakan atau biaya bank.
Proses pembayaran otomatis dapat membantu merampingkan seluruh proses pembayaran mulai dari pengiriman faktur hingga pengumpulan pembayaran, memastikan bahwa semua pembayaran diproses dengan cepat dan akurat. Selain itu, pembayaran otomatis memungkinkan rekonsiliasi akun yang lebih cepat dan dapat mengurangi risiko penipuan atau masalah terkait pembayaran lainnya.
6. Bayar Faktur Lebih Cepat
Manfaat lainnya dari payment automation adalah sistem yang memudahkan pembayaran. Otomatisasi pembayaran adalah alat yang hebat bagi bisnis untuk digunakan untuk mempercepat proses pembayaran faktur.
Alih-alih memasukkan dan memproses setiap faktur secara manual, otomatisasi pembayaran memungkinkan bisnis untuk mengotomatiskan seluruh proses, mengurangi waktu dan tenaga yang dihabiskan untuk entri data manual. Hal ini memungkinkan bisnis untuk membayar faktur mereka lebih cepat, menghilangkan keterlambatan pembayaran dan memastikan bahwa mereka tetap mematuhi kontrak vendor.
Tingkatkan Visibilitas Pembayaran Invoice dengan AP Automation Peakflo
Berdasarkan informasi terkait pembayaran otomatis diatas tentu menggunakan platform terbaik untuk melakukan pembayaran sangat penting dilakukan. Padahal, ini software Peakflo bisa menjadi pilihan tepat untuk accounts payable automation dengan berbagai keunggulannya seperti:
- Fitur yang mudah dioperasikan.
- Menyediakan dompet digital untuk transaksi domestik dan internasional dengan markup rate terendah
- Dapat menghindari duplicated payments karena ada error flagging
- Tentukan jadwal pembayaran atau bayar banyak invoice vendor sekaligus
- Laporan aging payables yang lengkap dan real-time untuk membantu monitoring laju pembayaran dalam bisnis
Melalui payment automation ini tentunya Anda akan mendapatkan banyak kemudian dalam aktivitas keuangan perusahaan. Hilangkan proses hutang dagang manual yang membosankan dan hemat waktu dengan otomatisasi hutang dagang. Sederhanakan proses pembayaran bisnis Anda dan mulai gunakan AP Automation Peakflo.
