Piutang tak tertagih terjadi ketika ada klien atau pelanggan yang berhutang pada perusahaan, namun saat tiba tanggal jatuh tempo pihak yang berhutang tersebut tidak berhasil ditagih.
Piutang dihitung sebagai aset, tapi kalau bentuknya menjadi piutang tidak tertagih maka sudah tak bernilai lagi dan dapat merugikan perusahaan. Lalu bagaimana cara mengatasi piutang tak tertagih?
Background dan Kredit Checking Terlebih Dahulu
Cara yang pertama adalah melakukan background check dan kredit check pada tiap klien dan pelanggan yang mengajukan hutang pada perusahaan kita. Dengan begitu, perusahaan akan mendapat info apakah klien tersebut dapat dipercaya dan diandalkan.
Perusahaan bisa melakukan pengecekan sendiri maupun dengan bantuan pihak ketiga yang memang menyediakan jasa ini.
Dari kedua proses pemeriksaan ini, ada berbagai info yang akan didapat perusahaan mengenai potensi klien. Di antaranya adalah:
- Verifikasi identifikasi calon peminjam
- Apakah klien pernah bangkrut atau tidak
- Riwayat kredit
- Riwayat kriminal.
Tetapkan Kebijakan Kredit yang Ketat
Sebelum memberikan piutang ke klien, sudah seharusnya perusahaan memiliki kebijakan kredit yang ketat.
Yang sering terjadi adalah perusahaan belum memiliki kebijakan mengikat. Karena itulah piutang dibuat begitu saja tanpa perjanjian yang benar-benar jelas dan mengikat. Akhirnya piutang menjadi tak tertagih dan pihak yang dirugikan adalah pemilik piutang.
Sementara, dengan kebijakan kredit yang ketat, perusahaan dapat memberitahukan kebijakan terlebih dahulu kepada klien. Lalu klien dapat mempelajarinya terlebih dahulu, apakah mereka sanggup memenuhinya atau tidak? Kebijakan kredit yang ketat akan sangat membantu dalam menghindari piutang yang tidak tertagih.
Konsisten Melakukan Penagihan
Penyebab piutang tak tertagih terkadang bukan dari sisi kliennya, tapi justru dari perusahaannya. Ini juga jadi bagian dari kebijakan perusahaan yang terlalu longgar akan piutang. Salah satu cara mengatasi piutang tak tertagih adalah dengan melakukan penagihan secara konsisten.
Perusahaan yang punya piutang berhak melakukan penagihan, jadi memang sudah seharusnya menagih.
Tentu saja cara menagihnya tidak perlu terlalu berlebihan. Bisa dengan mengirimkan reminder, mengirim invoice, dan lain sebagainya. Kalau dilakukan dengan konsisten, maka klien akan ingat kapan tanggal jatuh tempo dan klien pun tidak akan meremehkan pembayaran piutang.
Berikan Denda Keterlambatan
Denda keterlambatan adalah hal yang wajar diterapkan dalam piutang. Meskipun ada juga perusahaan yang tidak menerapkan hal ini.
Menerapkan denda sangat penting, tujuannya agar klien berusaha untuk membayar tepat waktu. Karena kalau harus membayar denda, beban mereka jadi lebih besar dan memberatkan. Sebisa mungkin, klien akan menghindari denda keterlambatan.
Buat Blacklist Pelanggan Telat Bayar
Sudah punya pengalaman beberapa kali dengan piutang tak tertagih?
Kalau begitu, saatnya buat blacklist yang berisi daftar pelanggan telat bayar dan yang tidak mampu membayar sama sekali. Perusahaan dapat mencatat pelanggan yang sudah pernah melakukannya hal tersebut. Bisa juga buat daftar pelanggan yang berpotensi tidak membayar karena riwayatnya kurang bagus.
Kalau sudah ada daftar, setidaknya ini bisa membantu perusahaan dalam memberikan piutang ke depannya. Dengan begitu, perusahaan tak akan dengan mudah memberikan piutang ke pelanggan yang ada di dalam blacklist.
Kirimkan Reminder Secara Berkala
Cara menagih piutang berikutnya adalah mengirimkan reminder secara berkala. Agar klien tidak lupa akan tanggal jatuh tempo, sesuai dengan perjanjian yang telah disetujui sebelumnya. Tentu reminder tidak perlu dikirimkan terlalu sering, karena ini mungkin saja akan mengganggu dan terkesan meremehkan klien.
Gunakan cara yang halus, misalnya mengirim reminder via email. Reminder piutang dapat dikirimkan dua minggu sebelum tanggal jatuh tempo setiap bulannya. Dengan begitu, klien punya waktu untuk mempersiapkan pembayaran.
Membuat Kontrak Perjanjian Piutang
Sudah beberapa kali mengalami piutang tak tertagih? Coba cek lagi, apakah perusahaan Anda sudah menerapkan kontrak perjanjian piutang tiap kali memberikan piutang? Kontrak perjanjian piutang adalah salah satu cara menagih piutang perusahaan yang paling dapat diandalkan.
Dengan membuat surat kontrak, maka piutang akan tercatat dan terekam dengan jelas. Di dalam kontrak perjanjian piutang, perusahaan dan klien dapat dengan mudah mencari info tentang jumlah piutang, bunga, total piutang dan tanggal jatuh tempo.
Semua sudah tertulis jelas, jadi perjanjian piutang lebih mutlak dan tak dapat dihindari karena kontrak ditandatangani dua belah pihak.
Bangun Hubungan Kuat dengan Konsumen
Dalam menjalankan bisnis, penting banget untuk mengenal konsumen dan klien kita dengan baik. Siapa mereka dan seperti apa riwayat kredit dan bisnis mereka. Tanyakan juga tentang standar proses pembayaran mereka, lengkap dengan kebijakannya.
Bila perusahaan membangun hubungan yang baik dengan konsumen, peluang konsumen untuk tidak membayar piutang pun lebih kecil. Setidaknya, konsumen akan merasa lebih bertanggung jawab karena sudah terjalin hubungan baik.
Sebenarnya ini tidak hanya berlaku untuk hubungan hutang dan piutang antar perusahaan dan klien saja. Membangun hubungan yang kuat dengan konsumen biasanya akan berguna dalam bisnis, karena mungkin saja ke depannya kita akan bekerja sama lebih jauh.
Permudah Pilihan Pembayaran Piutang
Berikutnya, cara perusahaan mengatasi piutang tak tertagih adalah dengan mempermudah pilihan pembayaran piutang. Misalnya untuk proyek berskala besar yang nilai piutangnya juga sangat besar, perusahaan bisa memberikan Incremental Billing. Ini adalah proses penagihan di mana penagihan pada klien dilakukan dengan cara sedikit demi sedikit.
Biasanya cara ini dilakukan berdasarkan persentase pekerjaan yang telah diselesaikan. Penagihan dilakukan secara bertahap, jadi jumlahnya tidak langsung tinggi. Dengan begitu, klien dapat melunasi piutang dengan lebih mudah. Cara ini terutama akan sangat memudahkan perusahaan atau klien berskala kecil dengan modal yang terbatas.
Selalu Follow Up dengan Bantuan Peakflo
Sebagai upaya mengingatkan klien, perusahaan dapat melakukan follow up dari waktu ke waktu, sebelum tanggal jatuh tempo tiba. Dengan begitu, klien juga tahu pasti tanggal jatuh tempo dan keterlambatan pembayaran pun dapat dihindari.
Cara follow up beragam. Mulai dari membuat panggilan telepon resmi, menanyakan tentang pengiriman barang yang dibeli dengan sistem kredit.
Tanyakan juga apakah kualitas produk sudah sesuai dengan standar dan kebutuhan mereka. Serta, apakah invoice yang diberikan sudah jelas atau belum. Di saat ini, bisa ditambahkan pemberitahuan kewajiban klien dengan cara yang halus.
Sebagai contoh, ada seorang klien yang meminta untuk menunda pembayaran satu bulan.
Tetapi, ketika dia datang ke kantor dan melakukan pertemuan dengan staf, dia harus disampaikan kewajibannya untuk membayar segera. Mungkin caranya halus dengan mengatakan: “Kami menunggu pembayaran dari Anda. Jika Anda memiliki pertanyaan tentang tagihan, silakan hubungi kami.”
Bagi perusahaan besar yang memiliki banyak piutang, mengecek daftar piutang mungkin akan menyulitkan tanpa sistem yang teratur. Jadi untuk melakukan follow up pun cukup sulit. Karena itu, butuh bantuan software seperti Peakflo yang akan merekam semua piutang beserta catatan akuntansi lainnya. Follow up pun dapat dilakukan dengan jauh lebih mudah.
Ada berbagai cara mengatasi piutang tak tertagih agar tidak merugikan perusahaan dan mengganggu kesejahteraan karyawan. Salah satunya adalah menggunakan Peakflo yang membantu mencatat berbagai aktivitas akuntansi. Mau dapat info lebih lanjut tentang Peakflo? Klik di sini sekarang.
