Sistem ERP: Cara Kerja dan Manfaatnya bagi Perusahaan

Apa itu ERP? ERP singkatan dari Enterprise Resource Planning. Keberadaannya sangat membantu dunia usaha atau dunia bisnis dalam menjalankan aktivitas bisnis yang efisien dan efektif.

Hanya dengan menggunakan Enterprise Resource Planning, aktivitas-aktivitas bisnis bisa terhubung atau terintegrasi dalam satu sistem sehingga komunikasi dan berbagi informasi antardepartemen menjadi lebih mudah.

Aktivitas-aktivitas bisnis yang bisa terhubung dalam Enterprise Resource Planning mencakup akuntansi (accounting), pengadaan (procurement), project management, risk management and compliance, customer relationship management (CRM), hingga operasi rantai pasokan (supply chain operations).

Nah, kurang lebih seperti itulah gambaran singkat mengenai penggunaan Enterprise Resource Planning dalam menjalankan kegiatan usaha.

Untuk mengenal lebih jauh peranan Enterprise Resource Planning, simak terus yuk ulasannya berikut ini!

Apa yang Dimaksud dengan ERP?

Enterprise Resource Planning (ERP) adalah perangkat lunak atau software yang digunakan usaha atau perusahaan untuk mengelola aktivitas bisnis yang rutin dilakukan di tiap-tiap departemen, mulai dari aktivitas di finance, marketing, operations, dan human resources.

Enterprise Resource Planning (ERP) adalah perangkat lunak atau software yang digunakan usaha atau perusahaan untuk mengelola aktivitas bisnis yang rutin dilakukan di tiap-tiap departemen, mulai dari aktivitas manajemen piutang maupun keuangan, marketing, operations, dan human resources.

Penggunaan sistem Enterprise Resource Planning mulai marak sejak tahun 1990-an dan seiring inovasi yang bermunculan, pemakaiannya kian masif hingga saat ini.

Di awal kemunculannya Enterprise Resource Planning masih dalam bentuk perangkat lunak (software) yang memanfaatkan client server yang fungsinya berjalan dalam satu jaringan di satu lokasi fisik.

Hingga akhirnya kemunculan internet melahirkan inovasi sistem Enterprise Resource Planning yang tadinya mengandalkan client server untuk bisa diakses kini dengan cloud server, aksesnya bisa dilakukan secara online.

Jadi, sekarang pemilik usaha atau pebisnis cukup mengeluarkan modal untuk menyewa layanan dari penyedia platform tanpa harus keluar biaya besar untuk membangun jaringan fisik.

Cara Kerja dan Fungsi ERP

Sistem ERP pada dasarnya bisa berjalan berkat adanya database. Di database semua catatan aktivitas perusahaan, dari finance, marketing, operations, hingga human resources, ditampung.

Itu berarti database menjadi sentral dari informasi-informasi yang nantinya diolah ERP system lalu menyediakannya ke pengguna untuk diakses.

Dengan ditunjang database, Enterprise Resource Planning (ERP) system menjalankan fungsinya dalam mengambil semua data yang dikumpulkan perusahaan lalu menggunakannya dan mengintegrasikannya.

Dari berjalannya fungsi ERP tersebut, perusahaan dapat menemukan cara yang lebih efisien dalam mengelola pengeluaran sekaligus menghematnya.

Bagaimana fungsi Enterprise Resource Planning bekerja?

1. Konsolidasi Data

Sistem Enterprise Resource Planning mengumpulkan data dari berbagai departemen dan memprosesnya, mulai dari data finance, human resources, sales/marketing, supply chain management, serta procurement dan purchasing. Setelah itu, data tersebut terkonsolidasi dalam satu database.

Data yang terkonsolidasi tersebut membantu pemilik usaha atau manajer untuk memastikan konsistensi dan keakuratan data di semua departemen.

2. Otomatisasi

Pekerjaan-pekerjaan manual dibuat otomatisasi dalam ERP system, seperti pembuatan faktur (invoice), pesanan pembelian (purchase order), dan manajemen inventaris (inventory management).

Kesalahan-kesalahan pun dapat diminimalkan, risiko-risiko terhindarkan, dan dengan sendirinya, efisiensi meningkat.

3. Manajemen Alur Kerja

Manajemen alur kerja (workflow management) adalah aktivitas membuat, mendokumentasikan, memantau, hingga meningkatkan alur kerja supaya tugas selesai dengan tepat, konsisten, dan sesuai dengan standar.

Enterprise Resource Planning memainkan perannya dalam workflow management dalam memberikan persetujuan hingga mengubah status tugas dan proyek.

Contohnya, dengan accounts payable workflow Peakflo, tim keuangan dapat membuat alur persetujuan berdasarkan peraturan yang berlaku, anggaran untuk tiap departemen, dan multi-level approvers. Penyetuju bahkan dapat memberikan approval untuk tagihan lebih cepat melalui WhatsApp. Klien kami Rey bahkan berhasil mempersingkat waktu persetujuan sampai 60+ jam dengan fitur accounts payable ini.

Pun dalam sisi accounts receivable, Peakflo juga memastikan Anda menerima laba perusahaan lebih cepat dengan automasi penagihan yang dapat dikirimkan ke pelanggan dengan email pengingat pembayaran ataupun pesan kustom di WhatsApp serta SMS. Alur kerja juga dapat diatur tingkatan eskalasinya, seperti penindakan hukum atau pembekuan akun.

4. Pelaporan secara Real-Time

Saat mengakses Enterprise Resource Planning, pengguna dapat membuat laporan dan melihat hasilnya di dashboard secara real-time.

Dari indikator kinerja, key performance indicator (KPI), metrik, hingga data yang relevan dengan bisnis, semisal laporan laba rugi, semuanya tersaji langsung di dashboard.

Contohnya, dasbor Peakflo lengkap dengan berbagai metrik untuk menganalisis efektivitas operasional keuangan perusahaan. Mulai dari DSO, umur hutang dan piutang, action items yang tertunda, bahkan ringkasan pengeluaran bulan ke bulan.

5. Pengintegrasian dengan Sistem Lain

Fungsi integrasi ini yang menjadikan ERP dapat terhubung dengan sistem lainnya semisal  Customer Relationship Management (CRM).

Sebagai informasi, ERP dan CRM itu berbeda.

ERP merupakan software yang mengintegrasikan banyak aktivitas bisnis. Sementara CRM adalah teknologi yang digunakan untuk mengelola hubungan dan interaksi antara perusahaan dan pelanggan, termasuk pelanggan potensial.

Saling terhubung antara ERP dan CRM inilah yang kemudian memungkinkan organisasi atau perusahaan mengambil keputusan yang tepat.

Contoh ERP Apa Saja?

Dalam ukuran global, cukup banyak penyedia sistem Enterprise Resource Planning yang layanannya dapat digunakan perusahaan skala kecil, menengah, hingga besar.

Berikut ini beberapa contoh Enterprise Resource Planning yang layanan populer digunakan.

1. SAP ERP

SAP ERP adalah software ERP yang dikembangkan SAP SE, perusahaan multinasional Eropa yang berkantor pusat di Jerman.

2. Oracle Cloud Enterprise Resource Planning

Oracle Cloud Enterprise Resource Planning adalah software ERP berbasis cloud yang dikembangkan Oracle Corporation pada tahun 2012.

3. Microsoft Dynamics

Microsoft Dynamics adalah aplikasi bisnis yang dikembangkan Microsoft Corporation yang layanannya mencakup ERP dan CRM.

4. Infor

Infor adalah cloud software yang dikembangkan perusahaan multinasional Amerika Serikat, Infor, yang salah satu layanannya berupa ERP system.

5. NetSuite ERP

NetSuite ERP adalah cloud software yang menawarkan solusi all-in-one yang dikembangkan NetSuite Inc. asal Amerika Serikat.

Manfaat ERP bagi Perusahaan

Karena keunggulan Enterprise Resource Planning adalah integrasi semua aktivitas bisnis dalam satu sistem, perusahaan dapat menghemat pengeluaran (cost) dengan meniadakan sistem ataupun teknologi yang pemakaiannya harus terpisah-pisah di tiap-tiap departemen.

Selain itu, penggunaan sistem ERP mendukung terjadinya transparansi dan akuntabilitas di tiap-tiap departemen dalam organisasi atau perusahaan.

Di sinilah sistem ERP memainkan peranan pentingnya yang memberi kemudahan bagi pemilik usaha ataupun manajer dalam memantau efektivitas dan produktivitas di tiap-tiap departemen.

Berkat Enterprise Resource Planning (ERP), pemilik usaha ataupun manajer bisa mengambil keputusan penting terkait perkembangan usaha atau bisnisnya ke depan.

Lebih detailnya, manfaat ERP system adalah sebagai berikut.

1. Peningkatan Efisiensi

Efisiensi dari penggunaan Enterprise Resource Planning tercapai ketika sistem melakukan otomatisasi pekerjaan-pekerjaan manual hingga mengonsolidasikan data ke dalam satu database.

Efisiensi sebagai manfaat penggunaan sistem perencanaan sumber daya perusahaan mendorong terciptanya organisasi yang ramping dalam perusahaan.

Bahkan, rampingnya organisasi tersebut tak memberi dampak negatif terhadap produktivitas. Sebaliknya, produktivitas meningkat sebagai dampak penggunaan ERP system.

2. Pelaporan yang Lebih Baik

Pelaporan data ataupun informasi secara real-time membantu organisasi atau perusahaan untuk membuat rencana, anggaran, perkiraan, hingga mengomunikasikan kepada organisasi atau pemangku kepentingan (stakeholder) mengenai kondisi perusahaan.

3. Pengambilan Keputusan untuk Perbaikan

Adanya transparansi dalam penyampaian dan akses informasi atau data membantu organisasi atau perusahaan dalam melakukan identifikasi dan memutuskan hal-hal yang perlu disempurnakan atau diperbaiki.

4. Meningkatnya Ketepatan Kerja, Kolaborasi, dan Produktivitas

Integrasi dan otomatisasi dalam sistem perencanaan sumber daya perusahaan berefek pada hilangnya perulangan dalam penyampaian data. Data yang disediakan sistem pun menjadi akurat.

Kemudahan dirasakan tiap-tiap departemen karena Enterprise Resource Planning memungkinkan antardepartemen untuk berbagi data. Dengan begitu, kolaborasi antardepartemen meningkat.

Manfaat ERP tentu saja masih dapat dioptimasi. Sebagai contoh, ERP keuangan dapat menjadi sistem yang optimal dengan menghubungkannya ke Peakflo.

Peakflo menyediakan API yang bisa diintegrasikan ke dalam software akuntansi (Xero, NetSuite, Jurnal) tanpa perlu coding.

Integrasi Peakflo ke dalam software akuntansi memberi keuntungan berupa:

• Pencocokan tagihan dengan PO otomatis.
• Pelacakan anggaran otomatis.
• Pengingat pembayaran otomatis.
• Reporting yang lebih sederhana.
• Automasi pembayaran tagihan ke vendor.
• Rekonsiliasi instan.
• Pelacakan status penagihan real-time.
• Konversi PQ ke PO dan pencocokan tagihan otomatis.
• Komunikasi 2 arah dengan vendor dalam satu wadah dengan jejak audit.
• Persetujuan dan pelacakan faktur yang sederhana.
• Follow up pembayaran yang fleksibel.
• Laporan & prediksi AI.

Sebagai gambaran seberapa besar keuntungannya, integrasi Peakflo dengan Jurnal membawa keuntungan, yaitu:

• Pemotongan hingga 50% dalam pembayaran tagihan.
• Pembayaran 2X lebih cepat.
• Penghilangan double-entry.
• Kemudahan dalam pembayaran ke vendor domestik ataupun internasional.

Integrasi dengan Peakflo, Tingkatkan Performa Keuangan Bisnismu!

Hadirkan end-to-end automation untuk manajemen accounts payable & receivable. Maksimalkan produktivitas, maksimalkan keuntungan. Integrasikan sekarang!