Penggunaan email pengingat pembayaran di dalam dunia bisnis ternyata sangat lazim ditemukan. Terutama, jika Anda merupakan pelaku usaha kecil dan menengah. Mungkin, Anda bahkan sudah sangat akrab dengan situasi dimana pembayaran yang dilakukan pelanggan macet hingga melewati masa jatuh tempo.
Berada di dalam posisi ini tentunya sangat sulit. Apalagi, jika usaha Anda masih dalam tahap berkembang dan sangat bergantung pada kelancaran cash flow. Pembayaran hutang pembelian yang tersendat tentunya dapat berdampak negatif terhadap keberlangsungan usaha. Satu-satunya cara adalah dengan mengirimkan surat pengingat pembayaran dengan konsisten.
Namun, pengiriman surat pengingat ini harus dieksekusi dengan cerdik. Bagaimana caranya? Baca lebih lanjut dan temukan contoh email penagihan invoice untuk menerima tagihan lebih cepat.
Mengapa Payment Reminder itu Penting?
Mengejar klien dan menagih pembayaran jelas bukan hal yang menyenangkan. Karena, sudah pasti Anda juga tidak ingin mengganggu mereka, bukan?
Akan tetapi, keberlangsungan usaha sangat ditentukan dari aliran cash flow yang lancar. Terlalu banyak piutang yang tidak lunas dapat mengakibatkan cash flow dan dapat mengganggu kelancaran usaha. Banyak usaha kecil yang kemudian menggunakan sistem cash flow otomatis untuk menjamin kelancaran dana.
Untuk menghitung seberapa efektif sistem cash flow otomatis dalam melancarkan arus kas Anda, gunakan kalkulator berikut.
Salah satu cara adalah dengan mengirimkan payment reminder atau pengingat kepada klien yang sedang berhutang. Tentunya, pengiriman email penagihan invoice tersebut harus menggunakan cara dan tata bahasa yang baik. Sehingga, klien pun akan lebih terdorong untuk melunasi hutang pembayaran secara tepat waktu.
Kapan Waktu yang Tepat untuk Kirim Pengingat Pembayaran?
Menentukan waktu yang tepat dan ideal untuk mengirim pengingat pembayaran sangat subjektif. Semuanya bergantung pada jenis bisnis yang saat ini sedang Anda jalankan. Kapanpun pilihan, ada satu hal yang pasti, yaitu manajemen waktu. Dengan memilih waktu yang tepat, Anda bisa memastikan bahwa klien tidak melupakan tagihan yang sedang ditanggung.
Sebagai contoh, mayoritas perusahaan mengikuti formula pengiriman email penagihan invoice Net 30 atau Net 45. Ada kalanya, mereka bahkan juga menggunakan Net 60. Tentunya, Anda bisa mengatur jangka waktu tersebut sesuai dengan persetujuan dengan pihak klien. Setelah itu, Anda dapat mengirimkan pesan pengingat tersebut selama kurang lebih 7 hari sebelum jatuh tempo. Dengan demikian, klien pun akan membayar tagihan pembayaran tersebut secara tepat waktu.
Namun, jangan kaget jika tidak semua orang melunasi pembayarannya dengan tepat waktu. Tentunya, akan ada saja orang-orang yang belum membayar tagihan, bahkan hingga melewati batas waktu.
Untuk orang-orang jenis ini, tidak ada salahnya untuk meningkatkan frekuensi pengiriman email tagihan pembayaran. Misalnya, setiap 1 minggu sekali. Setelah memasuki rentang 60-90 hari, barulah Anda bisa menyerahkan kewajiban menagih pembayaran tersebut kepada pihak penagihan atau bahkan tim hukum.
Bagaimana Menulis Pengingat Pembayaran Terlambat?
Bagi Anda yang belum familiar dengan sistem penagihan mungkin masih merasa bingung. Bagaimanakah cara menulis email pengingat pembayaran yang terlambat?
Umumnya, email penagihan pembayaran ini dikirimkan paling tidak satu minggu sebelum masuk tanggal jatuh tempo. Apabila setelah melewati tanggal tersebut ternyata klien masih belum membayar juga, Anda bisa mengirimkan email pengingat lagi dengan interval yang lebih pendek.
Untuk bahasa yang digunakan juga biasanya beragam dan bergantung dari situasi yang sedang dihadapi. Sebenarnya, yang paling penting adalah Anda harus membuat email pengingat yang sopan, jelas, singkat, dan mudah untuk dimengerti.
Simak beberapa contoh email penagihan invoice berikut:
Invoice yang Jatuh Tempo dalam 7 Hari (Ramah 😊 )
Ada kalanya, invoice yang Anda kirimkan terselip di dalam inbox email klien. Sehingga, klien tidak mengetahui bahwa tagihan pembayaran yang harus dilakukan sudah jatuh tempo. Tidak apa-apa, kealpaan adalah hal yang manusiawi.
Untuk tanggal jatuh tempo dalam 7 hari, Anda tidak perlu terlalu ‘galak’ dalam menagih tagihan. Anda bisa mengirimkan dengan nada yang ramah namun tetap to the point. Tujuannya, adalah sebagai pengingat agar klien segera membayar sebelum tanggal jatuh tempo.
Sebagai gambaran atau inspirasi, berikut adalah contoh email penagihan invoice yang bisa Anda gunakan:
Subject: Hai, apa kabar? Sekadar mengingatkan Anda untuk pelunasan invoice #345
Body: Hai, [Nama Klien]
Terima kasih ya sudah memilih [produk/jasa] dari [nama perusahaan]. Semoga [produk/layanan jasa] yang kami berikan benar-benar membantu Anda.
Email ini hanya sebagai pengingat bahwa pembayaran Anda untuk invoice#345 akan jatuh tempo pada tanggal 30 April minggu depan
Anda bisa mengirimkan pembayaran melalui [metode pembayaran yang tersedia]
Jangan ragu-ragu untuk menghubungi kami apabila ada pertanyaan mengenai pembayaran atau kontrak kami, ya
Salam,
[Nama Perusahaan]
Invoice Terlambat 14 Hari (Tegas❗)
Apabila tanggal jatuh tempo sudah melewati 2 minggu dan klien belum membayar, saatnya Anda mengirimkan surat pengingat tagihan lagi.
Kali ini, gunakan bahasa yang lebih tegas. Hal ini bertujuan untuk mendorong klien agar segera menyelesaikan tagihan pembayaran. Jangan lupa untuk menyertakan detail mengenai biaya denda keterlambatan yang akan dikenakan pada mereka. Sebagai contoh, Anda bisa menggunakan contoh email pengiriman invoice berikut:
Subject: Pengingat Hari Keterlambatan Tagihan Invoice#345
Body:
Dear [Nama Klien],
Melalui email ini, kami mengingatkan bahwa invoice#345 belum Anda bayarkan
Menurut catatan kami, masa jatuh tempo untuk invoice#345 adalah [tanggal jatuh tempo invoice]. Dan sekarang sudah melewati masa jatuh tempo yang sebenarnya selama ___ hari.
Perlu Anda ketahui bahwa biaya denda keterlambatan akan dikenakan untuk #invoice345 dan akan langsung dikenakan pada saldo terutang milik Anda. Denda tersebut akan secara otomatis ditambahkan apabila kami belum menerima pembayaran dalam jangka waktu 30 hari setelah melewati jatuh tempo awal. Untuk menghindari biaya tambahan, harap sesegera mungkin menyelesaikan pembayaran.
Salam,
[Nama Perusahaan]
Invoice Terlambat Lebih dari 30 Hari (Mendesak ⚠️)
Biasanya, klien akan langsung membayar tagihan begitu mendapatkan email pengingat tagihan yang menjelaskan tentang biaya denda. Namun, tidak menutup kemungkinan Anda harus berhadapan dengan klien bandel yang tidak kunjung membayar tagihan hingga lebih dari 30 hari.
Klien yang sudah melewati batas tempo ini tentunya sangat membahayakan keamanan cashflow perusahaan. Semakin lama waktu yang dibutuhkan untuk melunasi tagihan, semakin besar pula resiko klien benar-benar tidak membayar.
Dalam hal ini, Anda harus mengirimkan surat pemberitahuan tagihan yang terakhir. Jangan lupa menyertakan konsekuensi yang harus ditanggung klien apabila dia tidak kunjung melunasi hutang tagihannya. Untuk contoh email pengiriman invoice, Anda bisa mengambil inspirasi berikut:
Subject: URGENT: Invoice#345 Terlambat 30 Hari
Body:
Dear [Nama Klien],
Pembayaran invoice #345 sudah mengalami keterlambatan hingga 30 hari. Kami meminta Anda untuk segera mengatasi masalah pembayaran ini.
Invoice ini diterbitkan pada [tanggal pembuatan], dengan tanggal jatuh tempo [tanggal jatuh tempo]/ Biaya keterlambatan pembayaran sudah ditambahkan ke saldo terutang sejak 30 hari setelah invoice awal jatuh tempo.
Harap diperhatikan apabila bahwa dalam jangka waktu 15 hari kerja kami belum menerima pembayaran, maka sesuai kebijakan, urusan penagihan ini akan kami alihkan ke agen penagihan.
Salam,
[Nama Perusahaan]
Manfaat Pengingat Otomatis
Masalah pembayaran yang terlambat bisa diminimalisir dengan menggunakan sistem pengingat otomatis. Sistem ini bisa Anda gunakan lewat aplikasi account receivable yang sangat fungsional.
Aplikasi software ini bisa dengan cepat membantu mempermudah pengiriman pengingat tagihan pembayaran maupun semua aspek yang berhubungan dengan invoice. Alhasil, kinerja tim penagihan akan menjadi lebih ringan. Anda juga bisa jadi lebih berfokus kepada hal-hal strategis dan produktif lainnya.
Payment Reminder Otomatis dengan Peakflo
Sekarang Anda sudah tahu berbagai contoh email penagihan pembayaran invoice. Tetap saja, menagih klien merupakan pekerjaan yang menantang. Hendak mencoba solusi untuk menerima pembayaran lebih cepat?
Gunakan software accounts receivable manager dari Peakflo, dan Anda tidak akan menyesal. Aplikasi software ini dibuat secara khusus untuk membantu mempermudah proses penagihan invoice. Anda bisa dengan mudah memasukkan software ini ke dalam sistem AR management dan menikmati fitur-fitur canggih di dalamnya.
Dengan payment reminder Peakflo, kamu bisa:
- Membuat tagihan invoice secara profesional
- Membuat dan mengotomisasi pengingat invoice
- Memprediksi dan memantau aliran kas yang masuk
Lupakan cara lama dan ketinggalan zaman untuk pembuatan dan pengiriman email pengingat pembayaran. Dengan Peakflo, semuanya bisa dilakukan dalam hitungan menit. Anda juga bisa mendapatkan kemudahan dalam memantau invoice dan tagihan kepada pelanggan di dalam satu aplikasi saja. Manfaatkan aplikasi Peakflo sekarang juga!
