Banyak bisnis yang kesulitan dengan manajemen keuangan mereka. Hal ini cukup mengkhawatirkan karena dapat mempengaruhi performa bisnis.
Terlebihnya, dalam era inflasi seperti sekarang, bisnis semakin menghadapi banyak tantangan agar dapat bertahan. Tidak sedikit juga yang akhirnya menggulung tikar karena hal ini. Bagi setiap pebisnis tentu saja ini skenario yang terburuk.
Maka dari itu, manajemen keuangan yang efektif harus menjadi prioritas. Dengan membuat pekerjaan manual menjadi otomatis, Anda dapat menghemat banyak waktu dan uang, serta membuat keputusan bisnis yang strategis.
Accounts payable automation akan membantu perusahaan untuk menyeimbangkan kondisi finansial. Mari kenali lebih dalam tentang sistem accounts payable ini.
Langkah Apa yang Termasuk dalam Account Payable Workflow?
Ada beberapa langkah yang termasuk dalam alur kerja account payable. Tentu saja langkah-langkah ini akan sangat berpengaruh pada laporan pembukuan nantinya. Berikut adalah beberapa langkah yang termasuk:
1. Pengambilan Faktur yang Mudah dan Minim Error
Pertama ada pengambilan faktur atau invoice atau catatan transaksi. Pencatatan faktur secara manual tentunya sangat menyusahkan. Pencatatan faktur sangat rentan akan human error, yang berujung pada penambahan biaya karena duplicate payment.
Untuk menghindari dampak tersebut, terdapat beberapa hal yang accounts payable workflow automation dapat lakukan.
Tim keuangan dapat mengisukan faktur dalam satu platform. Hal ini penting karena kedepannya setiap perubahan terhadap faktur akan terkonsolidasi di satu platform, sehingga memperlancar komunikasi antara pengisu faktur dengan approver.Â
Terlebih lagi, kini terdapat teknologi Optical Character Recognition atau OCR, yang dapat meng-scan faktur secara otomatis dan akurat. Anda tinggal mengirimkan faktur ke email, dan secara langsung data akan terekam dalam sistem.
2. Persetujuan Faktur yang Cepat
Selanjutnya setelah faktur diambil maka ada persetujuan atau approval faktur.
Biasanya, tim keuangan harus mengingatkan approvers untuk menyetujui faktur lewat email, yang bahkan seringkali tidak dibaca. Ini menyebabkan tim keuangan harus berulang kali melakukan follow up, yang mana menghabiskan waktu.
Jika berlanjut, pembayaran faktur pun akan terlambat. Bisnis pun akhirnya harus membayar denda, dan hubungan dengan vendor juga menurun.
Dengan approval work flow, Anda tidak perlu lagi proses approval secara menual. Buat approval workflow dan kustomisasi berdasarkan jumlah pembayaran faktur, jangka waktu, lalu tugaskan approvers dari departemen mana pun, sampai sepuluh tingkatan.
Secara otomatis, sistem akan mengirimkan email ke tiap approver dengan ringkasan faktur yang menunggu approval sesuai jangka waktu yang ditentukan. Tim keuangan akhirnya dapat fokus ke tugas lain yang lebih penting.
3. Bayar dengan Mulus
Jika faktur sudah diambil lalu sudah disetujui maka langkah berikutnya adalah pembayaran.
Account payable workflow automation memungkinkan Anda untuk langsung membayar tanpa perlu menunggu antrian transaksi. Anda dapat mengatur agar setiap faktur yang sudah di-approve untuk langsung dibayar, atau pun menentukan jadwal pembayaran sendiri.
Anda juga dapat langsung menggunakan wallet digital untuk membayar, dan top-up sekonvensional mungkin.
Accounts payable workflow automation akan membantu memastikan pembayaran dilakukan tepat waktu, sehingga Anda tidak perlu membayar denda dan mempertahankan hubungan yang baik dengan vendor.
4. Manajemen Budget seperti Profesional
Langkah terakhir dalam account payable adalah manajemen budget. Budget biasanya dibuat di spreadsheet atau tersedia di software akuntansi. Sayangnya, spreadsheet sendiri sulit untuk dikelola dan butuh update terus-menerus.
Accounting software sendiri biasanya tidak memberikan kebebasan untuk setiap tim dalam mengelola budget, sehingga tidak ada transparansi. Hal ini akhirnya menambahkan pekerjaan tim keuangan, merenggut waktu mereka dari pekerjaan lainnya yang lebih penting.
Untungnya, dengan automation software, tim keuangan tidak perlu mempersiapkan budget secara manual. Budget untuk setiap departemen akan langsung hadir untuk Anda, dan dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan.
Setiap faktur yang dibuat juga akan langsung dikategorikan pada budget yang tepat. Sehingga Anda tidak perlu update manual.
Payment approval workflow membuat bill payment approval jadi lebih mudah, mempersingkat proses sampai 69 jam/bulan. Baca case study Rey!
Kelola Keuangan Perusahaan Lebih Baik dengan Account Payable Workflow
Sampai di sini bisa dipahami bahwa automasi account payable workflow bahwa automasi membuat manajemen AP jadi jauh lebih mudah. Berbagai tantangan yang sudah disebutkan tadi bisa diatasi dengan mudah dan jauh lebih efisien.
Anda bisa memanfaatkan fitur automasi account payable workflow menggunakan Peakflo. Platform ini akan membantu perusahaan untuk mengelola account payable secara efektif dan efisien. Fiturnya mudah digunakan dan sangat membantu mengurangi risiko error.
Proses automasi ini tentu sangat membantu kerja tim keuangan yang terlibat. Apalagi jika tools yang digunakan tepat seperti Peakflo. Fiturnya lengkap dan akan membantu kerja tim secara efisien tanpa banyak kendala. Cek sendiri seberapa banyak klien kami menghemat biaya dan waktu mereka dengan Peakflo:
Bisnis Anda pun dapat meraup manfaat yang sama atau bahkan lebih banyak lagi. Gunakan savings calculator kami untuk cari tahu lebih lanjut!
