Mengenal apa itu procure to pay, tentu menjadi hal penting bagi seseorang yang memiliki suatu usaha. Melalui sistem procure ini, maka pelaku usaha bisa melakukan akuntabel dalam bisnis yang dijalankan. Tentunya, hal ini menjadi satu hal penting dalam bisnis supaya bisa berjalan lancar dan efisien.
Secara umum, sistem ini akan memungkinkan transaksi besar dilakukan dengan aman sesuai dengan prosedur yang ditetapkan. Namun, apa sebenarnya yang dimaksud dengan sistem procure ini? Mari simak ulasan singkatnya berikut:
Apa Itu Procure to Pay?
Dunia bisnis, pada dasarnya memang memerlukan ketelatenan serta keseriusan luar biasa agar bisa berkembang pesat. Memahami berbagai indikator terkait akuntabilitas dalam bisnis pun sebenarnya juga perlu dilakukan.
Procure to pay adalah proses penting yang sebenarnya akan sangat diperlukan pelaku bisnis dalam melakukan transaksi dalam jumlah yang besar. Selain itu, procure to pay process juga akan memungkinkan pembayaran yang mudah dan akurat untuk pembelian barang dan jasa.
Kemudian penerimaan barang bahkan juga terkait dokumen yang digunakan sebagai bukti dari transaksi. Menilik dari sinilah tentu tidak heran bila pada akhirnya sistem procure ini menjadi bagian sistem yang seringkali digunakan oleh pelaku bisnis. Khususnya bagi seorang pelaku usaha yang menjalankan bisnis dalam skala besar. Umumnya teknik inipun digunakan dalam bussiness to bussiness atau biasa disebut sebagai B2B.
Dengan kehadiran sistem ini, pelaku usaha dapat melakukan transaksi dengan konsumen secara lebih aman dan dipercaya. Namun, pada dasarnya dalam menggunakan teknik inipun haruslah dilakukan dengan tepat oleh pelaku usaha. Apalagi teknik ini umumnya digunakan untuk menangani berbagai bisnis besar, yang tentu akan melibatkan banyak dana dalam transaksinya.
Jika pelaku usaha dapat menerapkan sistem ini dengan benar, tentu hal tersebut akan memiliki konsekuensi positif bagi transaksi yang dilakukan oleh perusahaan. Namun, penggunaan sistem ini juga bisa menimbulkan akibat negatif jika pelaku usaha tidak menggunakan sistem dengan benar.
Hal inilah kemudian yang membuat procure to pay accounts payable harus dilakukan dengan tepat, supaya tidak merugikan perusahaan. Umumnya proses dalam teknik ini pun juga akan melalui beberapa proses dalam pembelian serta penerimaan yang dilakukan.
7 Proses Procure to Pay
Menilik dari penjelasan singkat diatas tentu dapat disimpulkan bahwasanya untuk bisa menggunakan sistem ini dengan tepat haruslah mengetahui prosesnya yang benar. Pada procure to pay P2P sendiri, akan terdiri dari beberapa proses.
Meskipun umumnya dalam proses P2P dalam suatu perusahaan memanglah berbeda. Namun, ada 7 proses yang paling sering digunakan oleh perusahaan. Lalu, apa saja proses tersebut? Mari simak informasinya berikut:
1. Identifikasi Kebutuhan Barang/Jasa
Hal pertama yang perlu dilakukan adalah melakukan identifikasi barang maupun jasa yang tersedia dan dibutuhkan oleh perusahaan. Hal ini biasanya akan dilakukan oleh tim yang bertugas dalam bidang supply.
Identifikasi ini dilakukan untuk menjamin bahwa pengadaan barang dan jasa yang dilakukan pada supplier dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan efisien. Tentunya dengan mempertimbangkan faktor ini, perusahaan juga bisa menghindari situasi berlebihan akan pembelian.
2. Pemilihan Vendor/Supplier
Memilih vendor yang sesuai juga perlu dilakukan oleh perusahaan. Hal ini menjadi kunci untuk memastikan bahwa perusahaan dapat menerima barang berkualitas terbaik dari pemasok. Dengan menemukan supplier yang tepat, maka dapat membina hubungan kerjasama yang baik. Hal ini agar perusahaan dapat terus mendapatkan pasokan berkualitas tinggi di dalam proses produksi untuk perusahaan.
3. Permohonan Pembelian Barang/Jasa
Hal berikutnya yang perlu dilakukan tentu adalah melakukan permohonan untuk melakukan proses pembelian atas barang maupun jasa. Permintaan ini pada akhirnya akan disampaikan kepada pemimpin tim untuk disetujui. Setelah itu, ketua tim akan memutuskan apakah akan menerima atau menolaknya. Jika disetujui, permintaan tersebut kemudian dapat diimplementasikan.
4. Penerbitan Purchase Order
Pada sistem procure to pay, akan ada proses pembuatan dan penerbitan purchase order (PO). Adanya PO ini digunakan untuk bukti atas barang yang dipesan atau akan dibeli. Tanpa bukti ini, mungkin akan terjadi kebingungan dalam pengiriman barang sehingga jumlahnya tidak tepat.
Melalui PO ini pula bisnis yang dijalankan pun bisa dikelola dengan lebih baik karena adanya bukti dalam setiap transaksi yang dilakukan. Hal inilah kemudian yang membuat penerbitan PO penting dalam proses procure.
5. Penerimaan Barang/Jasa
Setelah semua proses di atas telah rampung, maka pihak yang berkepentingan berhak mengambil barang atau jasa yang telah dipesan. Pada tahap ini, transaksi pembelian pun akan dilakukan. Setelah pembeli melakukan pembayaran, penjual akan menerima pembayaran dan mengirim barang atau produk kepada pembeli.
6. Penerimaan dan Rekonsiliasi Invoice
Dalam tahap selanjutnya, pemasok akan menyediakan bukti faktur untuk memvalidasi pembayaran yang telah diterima. Pada tahap ini, perusahaan harus melakukan rekonsiliasi pada invoice tersebut dengan bukti PO. Setelah barang diterima oleh pembeli, kedua belah pihak akan menyelesaikan transaksi dengan menyelesaikan proses verifikasi. Ini untuk memastikan bahwa detail tagihan dalam invoice sama dengan barang/jasa yang Anda pesan dan yang Anda terima.
7. Account Payable
Ini merupakan tahap terakhir dari proses procure to pay. Invoice dari supplier yang sudah disetujui oleh perusahaan kemudian diserahkan kepada tim keuangan atau staf account payable untuk dicatat sebagai utang dagang. Tim ini akan mengeksekusi pembayaran kepada pemasok sesuai waktu yang sudah ditentukan, lalu mencatat transaksi pembayaran tersebut di sistem akuntansi perusahaan.
Tantangan Mengelola P2P Secara Manual
Tentunya bagi pelaku bisnis yang masih belum familiar dalam menggunakan teknik P2P, perlu mengetahui terlebih dahulu tantangan dalam penggunaan sistem ini. Supaya bisa mengetahui apa saja tantangannya, maka mari simak ulasannya berikut:
2. Kurang Transparan
Karena sistem administrasi yang dipisahkan, maka akses untuk mendapatkan informasi mengenai kemajuan procure to pay menjadi lebih sulit. Data yang tersedia pun belum tentu benar karena prosesnya yang rumit dan kompleks.
Karena itu, keseluruhan proses P2P menjadi tidak terlihat sehingga berkontribusi pada kekurangan Anda untuk mengatur strategi bisnis. Anda akan kesulitan menyelidiki pengeluaran perusahaan dan meramalkan anggaran untuk stok di masa datang.
3. Risiko Pelanggaran Kontrak
Tim procurement melakukan proses negoisasi kontrak dengan supplier, sementara tim account payable bertanggung jawab untuk melaksanakan pembayaran sesuai ketentuan yang tercantum dalam kontrak. Karena ada dua departemen yang terlibat dalam proses ini, maka ada potensi untuk munculnya masalah komunikasi yang berdampak pada pelanggaran kontrak oleh perusahaan. Akibatnya bisa sangat buruk, mulai dari tuntutan hukum hingga biaya penalti atau ganti rugi.
Tingkatkan Efisiensi dengan Mengelolah P2P Secara Otomatis
Seperti yang sempat dibahas sebelumnya bahwasanya pengelolaan yang tepat dalam sistem ini akan memberikan kemudahan pada perusahaan untuk mengelola transaksi besar yang dilakukan. Lalu, apa keuntungan meningkatkan pengelolaan P2P dalam perusahaan? Berikut 3 poinnya:
- Melalui sistem ini perusahaan bisa memiliki kemudahan dalam melakukan pembelian dalam jumlah besar.
- Perusahaan bisa melakukan monitoring terkait pembelian yang akan dan telah dilakukan.
- Permintaan dari pembelian barang bisa diteruskan pada pemasok dengan cepat karena adanya dukungan software yang digunakan.
Itulah tadi sekilas terkait procure to pay yang menjadi bagian penting bagi perusahaan untuk melakukan transaksi pembelian. Dengan otomasi account payable, tim keuangan dapat menghemat banyak waktu dan memanfaatkannya untuk tugas strategis yang bernilai tambah tinggi. Yuk, cari tahu keuntungan lainnya dari mengelolah AP secara autopilot!
