Business Process Management (BPM): Manfaat dan Contohnya

Business Process Management (BPM) menawarkan solusi bagi pemilik usaha atau bisnis yang menginginkan aktivitas atau kegiatan operasional perusahaan berjalan secara efisien dan efektif.

Operasi bisnis yang berjalan secara efisien dan efektif tentu saja memberi dampak yang positif, yaitu meningkatnya nilai bisnis (business value) dari suatu perusahaan.

Dengan meningkatnya business value, perusahaan berpotensi untuk:

• meningkatkan pangsa pasar (market share),
• meminimalkan biaya (cost), dan
• membuat pelanggan menjadi loyal.

Dalam ulasan terkait bisnis kali ini, Peakflo mau bahas lebih dalam tentang Business Process Management (BPM), termasuk manfaatnya, alasan pentingnya BPM, jenis-jenis BPM, hingga best practice dalam melakukan BPM.

Apa yang Dimaksud dengan Business Process Management (BPM)?

Business Process Management adalah cara atau metode yang digunakan untuk menemukan, memodelkan, menganalisis, mengukur, meningkatkan, hingga mengoptimalkan proses bisnis.

Proses bisnis yang terbantu dari penerapan BPM ini meliputi penyelesaian pekerjaan, pelayanan terhadap pelanggan, hingga peningkatan nilai bisnis.

Lalu, apa yang dapat diperoleh dengan menerapkan BPM dalam proses bisnis?

Business Process Management terdiri dari beberapa jenis dan beberapa langkah. Terlepas dari jenis-jenisnya, BPM memiliki tujuan utama yang sama, yaitu:

• mendukung bisnis yang efisien, dan
• mendukung efektivitas dari berjalannya aktivitas atau kegiatan usaha.

Berbeda dengan task management, BPM terfokus pada end-to-end process secara keseluruhan. Sementara task management terfokus pada tugas-tugas individu.

Manfaat Business Process Management (BPM)

BPM merupakan solusi bisnis dalam mencapai efisiensi dan efektivitas operasional perusahaan.

Spesifiknya, manfaat-manfaat berikut ini menjadi argumen kuat mengapa Business Process Management (BPM) diperlukan dalam bisnis.

1. Efisiensi Meningkat

Optimalisasi yang menjadi langkah penting dalam manajemen proses bisnis dapat membantu perusahaan dalam menyederhanakan alur kerja dan menghilangkan langkah yang tidak perlu.

Keuntungan:

• menghindari pemborosan,
• menghemat waktu, dan
• meningkatkan produktivitas.

2. Mutu Meningkat

Langkah penting lainnya dalam BPM adalah pengidentifikasian dan penanganan masalah. Langkah ini bertujuan untuk meningkatkan mutu produk atau jasa perusahaan.

Keuntungan:

• cacat produksi diminimalkan,
• kesalahan diminimalkan,
• meningkatnya quality control.

3. Kepuasan Pelanggan Meningkat

Langkah penting lainnya dalam BPM adalah pengidentifikasian dan penanganan masalah. Langkah ini bertujuan untuk meningkatkan mutu produk atau jasa perusahaan.

Keuntungan:

• cacat produksi diminimalkan,
• kesalahan diminimalkan,
• meningkatnya quality control.

4. Biaya Diminimalkan

Tahapan identifikasi dalam BPM juga berlaku untuk menemukan ketidakefisienan dan pemborosan dalam proses bisnis.

Keuntungan:

• menghilangkan redundansi, dan
• pengoptimalan sumber daya.

5. Fleksibilitas Ditingkatkan

Perubahan di pasar atau industri adalah hal yang tak terhindarkan dan bisa terjadi kapan saja. Manajemen proses bisnis membantu perusahaan dalam merespons fenomena tersebut dengan mendorong terciptanya proses yang fleksibel agar bisa beradaptasi.

Keuntungan:

• Bisnis bisa beradaptasi terhadap perubahan.
• Bisnis tangguh dalam berkompetisi.

6. Mendorong Kerja Sama Tim

Langkah desain dan optimasi demi terjadinya perbaikan juga merupakan langkah penting dalam manajemen proses bisnis. Langkah ini pastinya melibatkan seluruh pemangku kepentingan.

Keterlibatan seluruh pemangku kepentingan ini mendorong terciptanya efektivitas terkait kegiatan ataupun aktivitas dalam bisnis.

Keuntungan:

• Terciptanya komunikasi yang lebih baik.
• Terciptanya rasa memiliki tujuan bersama.
• Terciptanya lingkungan kerja yang produktif.

7. Mendorong Pengambilan Keputusan yang Lebih Baik

Keputusan dalam bisnis itu bersifat krusial. Salah dalam mengambil keputusan menimbulkan efek negatif yang bisa merugikan bisnis itu sendiri.

Penggunaan BPM dalam perusahaan dapat mendorong pemilik usaha atau bisnis untuk mengambil keputusan berdasarkan keakuratan data yang telah dikumpulkan.

Dengan begitu, perbaikan ataupun peningkatan menjadi hasil yang diperoleh dari pengambilan keputusan yang didasarkan pada data.

Keuntungan:

• Mengambil keputusan berdasarkan bottleneck dalam proses bisnis.
• Mengambil keputusan berdasarkan informasi mengenai pemanfaatan sumber daya.
• Mengambil keputusan berdasarkan perilaku pelanggan.

Dengan Peakflo, tim keuangan Anda bisa:

Ingin mencapai lebih banyak dengan Peakflo?

Contoh Jenis-Jenis Business Process Management (BPM)

Business Process Management (BPM) terbagi menjadi beberapa jenis: integration-centric, human-centric, dan document-centric.

1. Integration-Centric BPM

Integration-centric BPM adalah jenis manajemen proses bisnis yang meminimalkan keterlibatan manusia dan lebih mendorong penggunaan teknologi.

Metodenya mengandalkan integrasi API atau Application Programming Interface ke seluruh sistem, seperti integrasi API ke Human Resource Management (HRM) ataupun Customer Relationship Management (CRM).

Singkatnya, keterlibatan peran manusia dalam Integration-centric BPM sangat minim karena metodenya terfokus pada pemanfaatan teknologi.

Kelebihan Integration-Centric BPM	Kekurangan Integration-Centric BPM
Proses bisnis disederhanakan dengan otomatisasi.	Memiliki kompleksitas, terutama kalau menggunakan banyak sistem dan aplikasi.
Tidak ada entri manual yang berarti tidak ada kesalahan yang tak perlu sehingga keakuratan data menjadi lebih baik.	Mensyaratkan sumber daya yang memiliki keterampilan teknis.
Meminimalkan cost untuk pekerjaan yang sifatnya manual.	Munculnya kendala teknis dalam pengoperasian sistem dan aplikasi.
Mendapatkan informasi real-time dari proses dan data sehingga pengambilan keputusan menjadi lebih baik.
Respons terhadap pelanggan lebih cepat.

2. Human-Centric BPM

Human-centric BPM adalah jenis manajemen proses bisnis yang mensyaratkan keterlibatan manusia yang nantinya berperan dalam pengambilan keputusan.

Dalam human-centric BPM, cara kerja individu menjadi penentu dalam desain dan penerapan proses bisnis. Nantinya pertanggungjawaban dengan mudahnya diminta ke individu yang terlibat dalam prosesnya.

Hal-hal yang dipertimbangkan dalam human-centric BPM meliputi gaya komunikasi, proses pengambilan keputusan, dan preferensi menyelesaikan tugas.

Kelebihan Human-Centric BPM	Kekurangan Human-Centric BPM
Produktivitas meningkat karena prosesnya efisien.	Perlu banyak waktu dalam melakukan analisis mendetail.
Meningkatkan pengalaman pengguna karena mempertimbangkan kebutuhan dan preferensi pelanggan.	Ada pertambahan biaya untuk menyediakan alat ataupun memberi pelatihan.
Mendorong kepuasan kerja karena mendukung proses yang lebih intuitif dan ramah pengguna.	Adanya kompleksitas karena mensyaratkan masukan dari banyak orang.
Menawarkan kemudahan dalam pengambilan keputusan untuk menjalankan solusi.	Bisa saja ada 2 atau lebih karyawan yang menolak terjadinya perubahan.
Membantu bisnis lebih gesit dan responsif terhadap perubahan di pasar.	Sulit untuk diukur yang berarti penilaian dari karyawan atau pelanggan bisa bias atau subjektif.

3. Document-Centric BPM

Document-Centric BPM adalah jenis manajemen proses bisnis yang terfokus pada dokumen yang spesifik semisal kontrak.

Jenis BPM ini memastikan ketersediaan akses bagi orang yang tepat ke dokumen yang tepat pada waktu yang tepat.

Contohnya saja, saat terjadinya pembelian produk atau layanan, prosesnya perlu melalui beberapa persetujuan yang mana ada kesepakatan dalam bentuk dokumen antara klien dan vendor.

Di sinilah Document-Centric BPM berperan dalam memudahkan dan menyederhanakan prosesnya.

Kelebihan Document-Centric BPM	Kekurangan Document-Centric BPM
Menyederhanakan proses pembuatan, berbagi, dan pengelolaan dokumen.	Mengesampingkan aspek lain karena terfokus pada dokumen yang digunakan.
Membantu dalam identifikasi bottleneck dan area mana yang perlu diperbaiki.	Membutuhkan software baru dan pelatihan karyawan.
Meningkatkan nilai kepatuhan terhadap regulasi dan kebijakan karena terkelolanya dokumen secara aman dan sesuai kebijakan.	Penolakan dari karyawan terhadap perubahan bisa saja terjadi.
Ketersediaan akses dokumen mendorong terciptanya kolaborasi antartim yang lebih efektif.	Munculnya masalah teknis sebagai akibat dari ketergantungan terhadap teknologi.

Langkah-Langkah dalam Business Process Management (BMP)

Pengaplikasian BPM dalam proses bisnis dapat membantu perusahaan untuk meningkatkan kegiatan operasional agar memperoleh hasil bisnis yang lebih baik.

Untuk mencapai hasil tersebut, tentu saja ada beberapa langkah dalam Business Process Management (BMP) yang harus dilakukan.

1. Analisis

Langkah pertama dimulai dengan melakukan analisis semisal analisis arus kas untuk menguraikan hingga mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan ataupun diperbaiki.

Area yang dimaksud untuk ditingkatkan ataupun diperbaiki adalah area yang menjadi bottleneck atau menjadi sebab terjadinya inefisiensi. Telusuri sejauh mana area itu berdampak terhadap aktivitas lainnya.

Prediksi cash in-flow dengan lebih akurat!

✅ Cari tahu kesehatan dan prediksi cash flow yang masuk di masa depan.

✅ Dapatkan gambaran besar mengenai invoice yang akan jatuh tempo.

✅ Pahami perilaku pembayaran pelanggan dengan laporan
yang didukung teknologi AI.

2. Pemodelan

Selesai melakukan analisis, cari cara bagaimana melakukan peningkatan ataupun perbaikan di area-area yang lemah.

Buatlah rancangan spesifik yang terfokus pada detail-detail, seperti timeline, deskripsi tugas, hingga aliran data dalam proses.

Rancangan ini berguna nantinya untuk menyederhanakan proses, mengeliminasi langkah-langkah yang tak memiliki nilai (non-value-added), hingga memutuskan area mana yang memerlukan automasi.

Untungnya, saat ini keberadaan BPM software bisa membantu perusahaan untuk melakukan pemodelan sehingga langkah ini menjadi tidak sulit dalam pelaksanaannya.

3. Eksekusi

Dari pemodelan, langkah selanjutnya adalah melakukan eksekusi dengan mengimplementasikan rancangan perubahan-perubahan yang diperlukan.

Eksekusi rancangan ini layaknya pengujian, apakah ada perubahan baik atau justru sebaliknya. Dokumentasikan perubahan apa yang terjadi dan mengapa hasilnya bisa demikian.

4. Pengamatan

Lakukan pengamatan setelah mengeksekusi rancangan. Kumpulkan data-data yang terkait dengan eksekusi rancangan.

Pantau prosesnya bagaimana, ukur apakah terjadi efisiensi atau tidak, hingga identifikasi bottleneck yang muncul.

5. Optimasi

Kekurangan yang muncul perlu dioptimasi agar terjadi peningkatan di area yang mendapat perbaikan.

Dalam prosesnya, langkah ini memerlukan waktu karena BPM merupakan metode berkelanjutan. Selama prosesnya berjalan, temukan cara baru demi terjadinya peningkatan.

Pertimbangkan pula area-area mana saja yang memungkinkan untuk diotomatisasi.

Otomatisasi saat ini menunjukkan perkembangannya yang signifikan, menyesuaikan diri seiring dengan meningkatnya kebutuhan perusahaan.

Terciptanya keuangan perusahaan yang optimal adalah pencapaian yang diraih perusahaan-perusahaan mapan.

Tentu saja pencapaian tersebut tak terlepas dari inovasi teknologi yang digunakan. Seperti inovasi teknologi yang ditawarkan Peakflo yang membantu perusahaan untuk menjaga keuangan tetap optimal meskipun kondisi ekonomi sedang tidak stabil.

Bagaimana Peakflo membantu pemilik usaha dan apa yang dilakukannya? Temukan jawabannya di A Guide to Automation for CFOs in 2023 [Free eBook].

Optimalisasi Keuangan Bisnis Anda dengan Peakflo

Manfaat-manfaat di atas akan bertambah optimal dengan menggunakan fitur-fitur inovatif dari Peakflo.

Sebagai informasi, teknologi yang dihadirkan Peakflo dapat menunjang proses BPM sehingga ada tambahan manfaat yang diperoleh, seperti:

✅ Meningkatnya produktivitas perusahaan berkat automasi pekerjaan-pekerjaan manual, seperti invoicing, billing, reporting, dan rekonsiliasi.

✅ Evaluasi yang lebih baik karena fitur Peakflo menyediakan laporan lengkap, mulai dari cash flow analytics, pelacakan invoice, kontrol kredit, sampai umur piutang dan utang.

✅ Meminimalkan terjadinya error sebagai dampak positif dari penggunaan teknologi OCR yang dapat memindai detail tagihan secara otomatis dan penginputan langsung ke sistem dengan akurasi yang tinggi.

Dapatkan gambaran bagaimana Peakflo membantu pemilik usaha dengan mengikuti Peakflo Product Tour.