Apa Itu Invoice Processing? Pengertian dan Cara Kerjanya

Dalam sebuah bisnis invoice processing atau pemrosesan faktur sangat penting untuk dipelajari pengusaha agar mampu memelihara catatan keuangan bisnis. Supaya lebih ringkas, maka Anda perlu menggunakan sebuah sistem atau software. Dengan demikian, pembuatan faktur menjadi lebih efektif dan konsisten.

Akan tetapi tidak semua orang memahami apa yang disebut dengan pemrosesan faktur beserta cara kerjanya. Padahal bahasan tersebut patut didiskusikan dalam perusahaan. Sebagai gambaran, berikut penjelasan terkait pemrosesan invoice serta bagaimana proses ini bekerja dengan baik:

Pengertian Invoice Processing

Accounts payable department bertindak untuk menangani pemrosesan faktur setelah tagihan diterima. Invoice processing adalah upaya dalam menerima, memeriksa, serta memenuhi pengajuan pembayaran dari pemasok maupun vendor. Serangkaian kegiatan tersebut, sangat penting dilaksanakan untuk kesuksesan perusahaan.

Terdapat dua jenis invoice yang perlu diketahui, yaitu invoice PO dan non-PO. Keduanya mempunyai pemrosesan yang berbeda, namun tetap disesuaikan dengan SOP dari perusahaan terkait pemrosesan faktur. Adapun tim akuntan perusahaan akan bekerja berdasarkan panduan tersebut.

SOP invoice, meliputi tahap-tahap penerimaan faktu sampai pembayaran dilaksanakan. Faktur bisa diterima dalam bentuk apapun, misalnya kertas, e-mail, file PDF, dan seterusnya. Meski tampak sederhana, ada banyak hal yang harus dicermati agar pemrosesan faktur berjalan lancar.

Kegagalan dalam membayar tagihan sesuai tempo yang diberikan dapat mengganggu aliran layanan serta merusak hubungan dengan vendor. Apabila tindakan ini berlanjut dengan keterlambatan pembayaran, maka perusahaan akan terkena masalah. Dengan demikian, pemrosesan invoice harus dilaksanakan dengan teliti.

Mengolah faktur dengan bantuan software disebut dengan invoice automation atau otomatisasi faktur. Misalnya aktivitas berupa penyusunan invoice processing flowchart. Perangkat lunak akan membantu dalam menyusun rencana sistematis untuk menangani faktur dari pemasok.

Mengapa Invoice Processing Penting?

Setelah memahami invoice processing definition diatas, Anda mungkin bertanya mengapa hal ini sangat penting dipelajari. Pasalnya pemahaman tentang pemrosesan faktur akan sangat menguntungkan bagi perusahaan dalam beberapa aspek. Salah satunya sebagai manajemen arus kas.

Pemrosesan faktur adalah bagian integral dari manajemen arus kas yang secara efektif berguna untuk organisasi Anda. Aktivitas tersebut, memungkinkan perusahaan tetap berada pada anggaran yang sudah ditentukan. Pemrosesan invoice juga berguna untuk melacak semua hutang yang masih belum terbayar.

Di samping itu, pemrosesan faktur berguna untuk menghemat waktu pembayaran. Dalam hal ini, pemrosesan dilaksanakan untuk mempermudah pembayaran tagihan dengan segera. Dengan struktur yang baik, maka pemrosesan dapat berjalan dengan efisien.

Melalui pemrosesan invoice, Anda dapat menghemat jam kerja karyawan secara efektif. Tindakan untuk mengalokasikan waktu sebaik mungkin membuat tugas-tugas dapat dijalankan dengan produktif. Hal ini mampu mengatur jam kerja karyawan pada perusahaan secara optimal.

Dari beberapa manfaat di atas, alasan paling penting dari pemrosesan faktur yaitu menjaga hubungan vendor. Efek positif ini ditimbulkan karena adanya sistem yang efisien, sehingga pihak luar bisa memastikan bahwa pembayaran tepat waktu. Itulah alasannya pemrosesan invoice sangat penting dipahami.

Bagaimana Invoice Processing Bekerja?

Saat ini pemrosesan faktur umumnya menggunakan bantuan software agar bisa berjalan otomatis. Dalam bentuk sederhana, invoice processing terdiri dari langkah-langkah yang diambil untuk menangani faktur mulai diterima sampai dibayar. Berikut tahapan sistem pemrosesan invoice bekerja dalam suatu perusahaan:

1. Menerima Tagihan

Pada awal pemrosesan invoice, Anda akan menerima sejumlah dokumen tagihan yang perlu dimasukkan dalam sistem pengarsipan. Tindakan ini sangat penting untuk dikerjakan dengan tujuan untuk memastikan bahwa, setiap invoice tidak hilang sebelum selesai diproses sesuai prosedur.

Agar lebih mudah dalam proses pengarsipan faktur, sebaiknya Anda membuat nomor unik untuk membedakan dengan pemasok atau vendor lain. Apabila suatu saat terjadi masalah dengan faktur, maka perusahaan akan lebih mudah dalam menemukan arsipnya melalui sistem.

2. Pemeriksaan Akurasi

Setelah faktur selesai diarsipkan, kemudian dilanjutkan dengan verifikasi terhadap pesanan pembelian serta penyerahan tanda terima pengiriman. Tindakan ini, dilakukan untuk memastikan apabila faktur tersebut sudah valid. Termasuk informasi yang terkait dengan pihak tertentu.

Anda juga perlu memastikan apabila ukuran dan tanggal pembayaran sudah sesuai. Meneliti kembali informasi dan catatan apa pun yang berkaitan dengan faktur sangat penting untuk menghindari kesalahan. Apabila total faktur berbeda dengan tanda terima, maka proses berakhir pada tahap ini.

3. Persetujuan Faktur

Struktur organisasi Anda, mungkin membutuhkan persetujuan dari beberapa anggota maupun departemen sebelum akhirnya diproses. Meski demikian, hal ini tergantung dari organisasi yang dijalankan. Persetujuan sangat penting untuk diminta, setelah faktur baru masuk ke dalam sistem.

Permintaan persetujuan juga berguna untuk membantu menjaga pemrosesan faktur agar berjalan sesuai dengan jadwal. Di samping itu, Anda juga dapat menawarkan waktu sebanyak mungkin pada pihak terkait untuk segera menyelesaikan proses persetujuan.

Setiap perusahaan kemungkinan menerapkan prosedur persetujuan faktur yang berbeda-beda. Namun, dalam kebanyakan tahapan ini sudah dapat diselesaikan dengan praktis melalui elektronik. Hal tersebut memungkinkan persetujuan faktur tercatat dengan baik tanpa ada yang terlewatkan.

4. Melakukan Pembayaran ke Supplier

Ketika menilai faktur, ada kemungkinan terdapat beberapa opsi paket pembayaran. Contohnya, faktur yang perlu dibayar penuh pada setiap akhir tiga bulan dan termasuk pembayaran bunga. Namun, pilihan terbaik adalah pembayaran faktur yang dilaksanakan dengan sesegera mungkin.

Perlu ditekankan bahwa, situasi di setiap perusahaan mungkin berbeda. Terkadang adanya kebutuhan mendesak perusahaan yang mengharuskan Anda perlu menyimpan jumlah yang lebih tinggi, lalu membayar bunganya di kemudian hari. Pemilihan paket pembayaran sangat penting pada tahap ini.

Setelah faktur ditinjau dan diterima, maka langkah selanjutnya yaitu melaksanakan pembayaran ke penyedia. Dalam hal ini, tim hutang akan mengatur setiap pembayaran berdasarkan ketetapan yang sudah disepakati. Termasuk adanya rencana pembayaran awal dengan pemasok.

Automasi Invoice Processing dengan Peakflo

Sebuah perusahaan akan mendapatkan keuntungan yang optimal apabila mampu menjalankan strategi yang sistematis. Terutama dalam menangani pemrosesan tagihan secara otomatis. Itulah sebabnya, Anda perlu mempertimbangkan untuk menerapkan prosedur otomatisasi pemrosesan faktur pada perusahaan.

Bagi pemula, pemrosesan tagihan mungkin akan sedikit menyulitkan dan memerlukan banyak referensi. Sebetulnya ada banyak kiat yang bisa dilakukan untuk memudahkan pemrosesan faktur. Apabila Anda menerapkan prosedur pemrosesan invoice, berikut beberapa tips yang dapat dilaksanakan:

• Kembangkan serta catat semua kebijakan faktur, sehingga memberikan kejelasan.
• Lakukan pemrosesan secara digital, agar mampu membuat keputusan yang efisien.
• Terapkan sistem pendanaan universal.
• Kelompokkan faktur serupa agar lebih mudah.
• Melaksanakan materi pelatihan bagi karyawan baru yang terlibat dengan interaksi faktur.

Pemrosesan faktur akan berjalan lebih singkat dengan automasi bersama Peakflo. Layanan kami hadir untuk mempermudah pekerjaan tim dan keuangan, sehingga Anda dapat fokus dalam mengembangkan bisnis. Melalui Peakflo, pembayaran faktur menjadi lebih mudah.

Peakflo mampu menjadi parter dalam usaha pengembangan bisnis suatu perusahaan. Anda dapat membuat dan mengirim purchase order ke pemasok atau vendor setelah approval process internal. Terlebih, pengelolaan invoice pembayaran menjadi lebih efisien berdasarkan budget. Coba Peakflo gratis sekarang!