Perhitungan akuntansi pada perusahaan akan lebih efisien, dengan menggunakan accounting software integration. Selain efisien, perangkat lunak ini juga dapat mengatur mulai dari account payable, account receivable, hingga buku besar.
Umumnya perusahaan menggunakan staf akuntan untuk mengurus laporan keuangan perusahaan. Namun di saat banyaknya invoice dan billing, maka perhitungan secara manual dinilai kurang efektif. Maka itu, sebuah software akuntansi akan dibutuhkan.
Salah satu accounting software yang dapat digunakan yaitu Peakflo, yang baru-baru ini bekerjasama dengan Mekari Jurnal. Sebagai program ERP (enterprise resource planning), software ini akan memberikan enam kelebihan. Berikut penjelasannya:
Table of Contents
Konversi PQ ke PO dan Billing Matching Lebih Mudah
Pada dasarnya, setiap PQ (purchase quotation) perlu diubah menjadi PO (purchase order), apabila sudah disetujui supplier/vendor. PQ merupakan dokumen mengenai keterangan barang atau servis yang belum dikonfirmasi.
Untuk mengubahnya menjadi PO, perusahaan yang menggunakan akuntan akan melakukan konversi satu per satu. Konversi akan dilakukan secara billing/invoice matching, yaitu mencocokan data pada PQ dengan invoice supplier.
Namun apabila perusahaan sedang sibuk, maka akuntan akan mulai kewalahan. Setiap hari, akuntan perlu mengecek banyaknya PQ yang dibuat perusahaan. Hal ini dapat memungkinkan terjadinya keterlambatan proses, serta kelalaian.
Sebab itu, dengan accounting software integration, konversi tersebut dapat dilakukan dengan cepat. Berkat sistem automasi, akuntan dapat mencocokan PQ dengan invoice supplier/vendor dengan sekali klik. Billing matching akan terasa sangat mudah.
Namun jika hasil pencocokan PQ dengan invoice tidak sesuai, bagaimana akuntan bisa mengetahuinya? Untungnya, software ini akan memberikan warning pada setiap ketidakcocokan. Hasil konversi PQ ke PO akan menjadi lebih akurat.
Memasukan Data Secara Otomatis
Kelebihan utama dari accounting software integration Jurnal dan Peakflo berada pada pemasukkan data akuntansi. Setiap data akuntansi perusahaan yang penting, akan perlu dimasukkan ke dalam jurnal. Data-data yang dimasukkan ini dapat berupa:
- Invoice, yaitu rincian mengenai pembayaran atau transaksi dari perusahaan kepada supplier/vendor.
- Purchase order (PO), yaitu dokumen mengenai informasi servis atau barang yang sudah dikonfirmasi supplier/vendor.
- Account payable, yaitu utang dagang yang harus dilunasi perusahaan kepada supplier/vendor.
- Account receivable, yaitu pembukuan mengenai utang dagang yang harus dilunasi klien kepada perusahaan.
- Buku besar (general ledger), yaitu sekumpulan transaksi yang dilakukan perusahaan kepada supplier/vendor.
Dilihat dari banyaknya data-data tersebut, maka tugas akuntan dapat menjadi terlalu berat apabila menumpuk. Tidak hanya memakan waktu, namun rentan terjadinya kesalahan tidak dapat dipungkiri. Lalu, bagaimana solusinya?
Solusinya yaitu dengan menggunakan software accounting sistem automasi. Software ini memiliki fitur OCR (optical character recognition), dimana nantinya pendataan akan dilakukan secara otomatis. OCR dapat memindai invoice dan lainnya dengan akurat.
Mengurangi Adanya Miskomunikasi dengan Vendor
Miskomunikasi merupakan hal yang kerap terjadi bahkan pada tim profesional sekalipun. Hal ini juga bisa terjadi kepada perusahaan yang ingin menghubungi kembali vendor. Biasanya, vendor akan diberikan email secara manual oleh tim akuntan.
Untuk meminimalkan kelalaian, tim akuntan akan melakukan pengecekan dulu. Invoice harus dipastikan memang berasal dari vendor yang ingin dihubungi, karena bisa fatal jika salah kirim. Ditambah lagi, vendor perusahaan tidak hanya satu.
Apabila perusahaan ingin menghubungi puluhan vendor pada waktu bersamaan, ini dapat memicu terjadinya kelalaian. Email-email yang menumpuk juga akan sulit untuk dipantau. Lantas, bagaimana upaya yang bisa dilakukan?
Untungnya, perusahaan dapat memilih untuk memakai software accounting system integration. Berbeda dengan manual, software akuntansi ini menggunakan sistem sentralisasi. Koordinasi antara akuntan dengan vendor akan lebih terjaga.
Pasalnya, software akan membantu tim akuntan dengan vendor untuk membahas mengenai masalah pada invoice atau bila ada perubahan. Perangkat ini juga dapat digunakan untuk pengecekan keuangan apabila sedang membutuhkan audit.
Persetujuan dan Pengawasan Invoice Lebih Cepat
Kelebihan selanjutnya dari software akuntansi adalah mengenai approval process. Persetujuan (approval) terhadap invoice biasanya dilakukan secara multi-level. Approval akan dilakukan oleh seluruh pihak yang terkait, sebelum di data.
Adapun proses approval yang dibutuhkan akan melibatkan setidaknya empat pihak. Proses approval dimulai dari akuntan manajer junior, akuntan manajer, akuntan manajer senior hingga akuntan manajer umum.
Meski metode ini sudah dianggap sebagai tim akuntan yang ideal, namun masih ada kekurangannya. Tidak hanya kurangnya jumlah tim untuk mengelola banyak approval, sistem ini hanya dapat dipakai untuk satu jenis transaksi saja.
Dengan mengandalkan accounting software integration, perusahaan dapat membuat approval workflow yang lebih besar. Adapun tim akuntan yang dapat membuat persetujuan dapat menjadi 10 pihak. Workflow ini juga dapat dikustomisasi.
Selain itu, proses approval dapat diberikan secara bebas pada berbagai jenis dokumen. Misalnya, jika ingin mengecek billing, tinggal atur melalui software tersebut. Pengawasan (tracking) invoice juga akan menjadi sangat efektif.
Pengawasan Budget Secara Otomatis
Dalam perusahaan, budget tracking merupakan hal yang perlu dilakukan. Hal ini berguna untuk mengetahui alokasi budget yang tepat sasaran, saat membuat sebuah proyek besar. Seperti lainnya, budget tracking dilakukan oleh departemen akuntan.
Budget tracking juga dapat memberikan gambaran mengenai berapa banyak budget yang sudah dipakai. Apabila ada kesalahan dalam perencanaan, maka akuntan dapat langsung mengubahnya sebelum digunakan sia-sia.
Namun sejatinya, akuntan tidak memiliki banyak visibilitas terhadap keuangan perusahaan secara penuh. Perusahaan yang tidak memiliki akuntan juga akan sulit untuk membuat keputusan untuk kedepannya.
Dengan menggunakan accounting software integration, maka budget tracking dapat dilakukan secara efisien dan otomatis. Akuntan akan memiliki akses mengenai keuangan perusahaan. Software juga memungkinkan pengecekan real-time.
Namun apa yang terjadi apabila pengeluaran budget sudah hampir melewati batas? Tidak masalah, sebab software akan memberikan peringatan dini. Alhasil, akuntan akan mudah mengelola pengeluaran budget, serta membuat data mengenai budget.
Pembayaran Vendor Secara Otomatis
Terakhir, kelebihan accounting software adalah sistem pembayaran vendor secara otomatis. Bila secara manual, biasanya akuntan akan perlu menghampiri bank lokal untuk transfer. Alhasil, proses ini dapat memakan waktu yang lama.
Terkadang, adanya tugas yang menumpuk dapat membuat sebagian pembayaran menjadi delay. Vendor yang sebelumnya mau bekerja sama, akan menjadi curiga dengan kredibilitas perusahaan. Perusahaan akan berpotensi mengalami rugi.
Lalu bagaimana solusinya? Yaitu dengan menggunakan accounting software integration yang dapat memproses data secara otomatis. Tidak hanya secara otomatis, namun software juga dapat membuat skedul pembayaran.
Skedul pembayaran dapat dikirimkan dengan mudah kepada vendor lokal maupun internasional. Jadi, kelalaian seperti lupa atau menunda pemberian dapat dicegah. Pengiriman akan selalu diutamakan, untuk memastikan tidak ada kesalahan sama sekali.
Bagi vendor yang hanya memiliki dompet digital atau mata uang selain Indonesia, maka jangan perlu khawatir juga. Sebab, software akan dapat memproses pembayaran secara real-time. Pembayaran dapat menjadi lebih praktis dan efisien.
Demikian penjelasan mengenai accounting software integration dan berbagai keunggulannya, daripada masih menggunakan manual. Dengan kehadiran software akuntansi ini, perhitungan akan terasa lancar dan efisien jika dinilai secara penuh.
Sudah merupakan hal wajib perusahaan untuk mengaplikasikan keputusan terbaik. Pasalnya, perhitungan asal-asalan akan dapat mengubah keputusan strategis ke salah. Lantas, tertarik menggunakan software akuntansi online ini?
Ayo permudah kalkulasi dan input data akuntansi dengan account software integration ERP Peakflo x Mekari Jurnal. Anda bisa mencobanya dari free trial dahulu, dan apabila puas baru dapat berlangganan.
Jurnal + Peakflo: Jadikan Accounts Payable & Receivable-mu Berjalan Autopilot
Siap pangkas waktu pembayaran tagihan hingga 50% dan terima pembayaran 2x lebih cepat?
