Tiap aktivitas finansial perusahaan pasti harus dimasukkan ke dalam entri akuntansi. Sebagian entri dalam pembukuan merupakan aset atau liabilitas. Bagi pemilik baru, antara aset dan liabilitas bisa membingungkan. Contohnya utang usaha, apakah ini akan jadi entri di akun aset atau liabilitas?
Sebelum menjawab pertanyaan di atas, sebelumnya penting untuk memahami terlebih dahulu apa itu utang usaha. Ini merupakan salah satu aspek esensial dalam keuangan perusahaan. Memahami harus memasukkan utang usaha ke akun mana dalam laporan perusahaan tentunya sangat krusial.
Apa Itu Utang Usaha?
Utang usaha atau utang dagang adalah utang jangka pendek yang digunakan sebuah bisnis untuk pembelian barang, bahan-bahan, peralatan, atau jasa tertentu dari vendor. Ini biasa dilakukan dalam sebuah bisnis untuk membeli bahan mentah, suplai, inventaris, dan jasa lain yang dibutuhkan, tanpa membayar tunai. Tentunya utang ini tetap harus dibayar di tanggal jatuh tempo yang telah ditentukan sebelumnya.
Membayar utang usaha tepat waktu sangat penting, untuk menghindari dikenakannya denda dan kenaikan bunga. Pada umumnya, utang usaha jangka waktunya adalah 30 hari hingga beberapa bulan, tapi tak lebih dari satu tahun.
Sudah paham akan pengertian utang usaha? Tiap kali perusahaan kita melakukan pembelian secara kredit, kita harus mencatat transaksi non tunai tersebut ke dalam buku besar perusahaan. Kemudian, pengeluaran ini dicatat kembali di akun hutang neraca yang berada di bawah kewajiban lancar.
Mengapa Utang Usaha Itu Penting?
Hutang usaha perannya sangat penting dalam arus kas perusahaan. Definisi sederhana dari utang usaha adalah kewajiban yang harus dibayarkan perusahaan dalam jangka waktu pendek.
Bila perusahaan kita punya performa utang usaha yang baik, maka arus kas secara keseluruhan akan terlihat positif. Sebaliknya, performa utang usaha yang buruk akan memberikan dampak negatif bagi bisnis kita.
Satu-satunya cara untuk memiliki performa utang usaha yang baik sebenarnya sangat simpel, yaitu: jangan pernah membayar utang usaha terlalu awal atau sebaliknya, membayar telat. Kenapa tidak membayar lebih awal? Karena uangnya bisa digunakan untuk kebutuhan perusahaan yang lebih penting. Selain itu, membayar terlalu awal juga akan membuat arus kas perusahaan kita condong ke arah defisit.
Sebaliknya, membayar utang usaha terlambat juga harus dihindari. Kita ingin menjaga hubungan baik dengan berbagai vendor. Hubungan baik ini ke depannya memberi peluang untuk negosiasi dengan syarat yang lebih ringan. Tentunya ini akan berpengaruh pada arus kas perusahaan.
Ciri Utang Usaha
Utang usaha atau utang dagang atau account payable menjadi entri jurnal dalam laporan keuangan yang tercatat sebagai liabilitas (liabilities).
Berbeda dengan wesel bayar (note payable), utang usaha tidak dibebani bunga. Utang usaha dalam kondisi tertentu bisa saja diubah menjadi wesel bayar.
Utang usaha dicatat pihak atau perusahaan yang membeli barang atau jasa, tetapi meminta pembayarannya di waktu lain atau tidak saat itu juga.
Pihak atau perusahaan yang sepakat akan mencatatnya sebagai piutang usaha atau piutang dagang atau account receivable.
Piutang usaha atau piutang dagang atau account receivable masuk ke dalam laporan keuangan sebagai aset.
Agar lebih paham tentang utang usaha atau account payable, cek ciri-ciri utang usaha berikut ini.
- Utang usaha adalah utang jangka pendek yang tidak sampai 1 tahun.
- Utang usaha dicatat perusahaan yang menggunakan metode akuntansi accrual basis.
- Utang usaha tidak mengandung bunga layaknya pinjaman dari bank.
- Jangka waktu pembayaran antara 30 hari dan 90 hari sejak kesepakatan.
- Tercatat sebagai liabilitas dalam neraca keuangan (balance sheet).
Proses Utang Usaha
Proses utang usaha atau account payable process adalah proses yang dikerjakan tim atau departemen utang usaha atau account payable department.
Account payable department bertanggung jawab atas pembayaran ke pemasok (supplier) dan vendor yang menyediakan barang dan jasa. Departemen ini menangani tagihan dan faktur yang masuk ke perusahaan.
Detailnya, proses utang usaha menjalankan fungsi invoice processing yang meliputi:
- penerimaan tagihan atau invoice,
- meninjau tagihan atau invoice,
- menyetujui tagihan atau invoice,
- pembayaran tagihan ke pemasok atau vendor.
Mengelola Utang Usaha
Utang usaha atau account payable terjadi karena ada kesepakatan antara pihak yang menjadi pembeli (buyer) dan pemasok (supplier atau seller).
Dari sisi pembeli (buyer) yang menjadi pihak yang berutang, perlu menerapkan account payable management agar utang usaha terkelola dengan baik.
Account payable management adalah sistem yang digunakan untuk menangani utang usaha ke vendor atau pemasok yang mencakup pengelolaan pembelian, kredit, dan pengaturan syarat pembelian.
Penerapan account payable management ini menjadi penting karena membantu menjaga pembayaran bisa tepat waktu dan memastikan penggunaan anggaran yang efektif.
Untuk mengelola utang usaha, ada beberapa strategi yang bisa dijalankan.
1. Pemusatan Utang Usaha
Manfaatkan layanan atau jaringan yang sama untuk pemrosesan atau pelaporan utang usaha yang terpusat.
Pemusatan ini bertujuan agar semua yang terlibat dalam pembuatan utang dagang mengacu pada standar yang sama. Dengan begitu, evaluasi kinerja setiap orang bisa dengan mudah dilakukan.
2. Automasi Utang Usaha
Penggunaan software dalam akuntansi, khusus terkait pengelolaan utang usaha, dapat membantu dalam penjadwalan pembayaran utang secara otomatis.
Automasi utang usaha memberi jaminan pembayaran utang ke pemasok ataupun vendor dapat dilakukan tepat waktu dan akurat.
Di samping itu, penggunaan software memungkinkan automasi untuk pembuatan pesanan, menerima sekaligus memvalidasi faktur, pelacakan pembayaran, hingga pemindaian invoice. Hasilnya, ada efisiensi dari sisi waktu dan tenaga.
3. Membuat Portal Pemasok
Menyediakan portal pemasok dapat membantu pemasok ataupun vendor untuk mengetahui kebutuhan perusahaan.
Informasi-informasi yang tersedia di portal pemasok meliputi status pesanan, jadwal pengiriman, kekurangan produk, dan status pembayaran.
Informasi-informasi tersebut berguna bagi vendor ataupun pemasok dalam memantau transaksi serta membantu mereka memperoleh info terbaru.
4. Kenali Pemasok atau Vendor dengan Baik
Ada baiknya untuk mengenali dan mengetahui pemasok atau vendor demi kelancaran diskusi transaksi dan persetujuan syarat pembayaran.
Perlu juga adanya transparansi dalam penyampaian informasi agar satu sama lain saling memahami terkait dengan perjanjian yang hendak disepakati.
Pengertian Liabilitas dan Aset
Setelah memahami apa itu utang usaha, saatnya mengetahui apa itu aset dan liabilitas. Keduanya merupakan akun inti dari pembukuan perusahaan. Keduanya sangat berpengaruh pada arus kas. Berikut ini penjelasannya.
Apa Itu Liabilitas?
Liabilitas adalah kewajiban yang menjadi tanggungan perusahaan kita terhadap pihak lain, misalnya pada bank, vendor, dan penyedia utilitas. Dapat dikatakan, liabilitas adalah lawannya aset. Kalau aset merupakan millik perusahaan, maka liabilitas adalah sesuatu yang dipinjam perusahaan dari pihak lain.
Akun liabilitas dapat dibagi berdasarkan konversinya ke uang tunai, yaitu:
- Liabilitas Lancar, yaitu kewajiban yang harus dipenuhi perusahaan dalam waktu kurang dari 1 tahun. Kita dapat membayar kewajiban jangka pendek ini dengan aset perusahaan seperti uang tunai. Contoh liabilitas lancar di antaranya adalah pinjaman bank dan hutang dagang pada vendor.
- Liabilitas Jangka Panjang, merupakan kewajiban yang harus dibayarkan tapi jangka waktunya lebih dari 1 tahun. Contohnya adalah pinjaman bank jangka panjang dan jenis hutang lainnya yang jangka waktunya lebih dari 12 bulan.
Apa Itu Aset?
Aset adalah semua sumber daya yang dimiliki dan dikontrol oleh perusahaan kita. Sumber daya ini dapat membantu bisnis menghasilkan pendapatan untuk arus kas saat ini dan masa depan. Selain itu, aset perusahaan juga mampu meningkatkan nilai ekuitas perusahaan, meningkatkan kekayaan bersihnya.
Secara garis besar, akun aset terbagi menjadi dua berdasarkan likuiditasnya, yaitu:
- Aset Lancar; merupakan aset perusahaan yang paling likuid, dapat dikonversikan menjadi yang tunai dalam waktu kurang dari 1 tahun. Contoh aset lancar adalah uang tunai, instrumen yang setara dengan uang tunai, inventaris, piutang usaha, dan surat berharga seperti obligasi dan saham.
- Aset Tetap; aset yang sifatnya kurang lancar dibandingkan aset lancar. Untuk mengubah aset tetap menjadi uang tunai, biasanya dibutuhkan waktu lebih dari 1 tahun. Contoh aset tetap adalah tanah, bangunan dan peralatan perusahaan. Jika perusahaan tidak bermaksud menjualnya atau dicairkan dalam waktu kurang dari 1 tahun, maka menjadi aset tetap.
Selain dibagi berdasarkan likuiditas, aset juga dapat dibagi berdasarkan keberadaan fisiknya, yaitu:
- Aset Berwujud; merupakan aset apa saja yang memiliki bentuk fisik. Aset berwujud dapat berupa aset lancar maupun aset tetap. Contoh aset berwujud adalah uang tunai, tanah, inventaris, tanah dan peralatan.
- Aset Tak Berwujud; merupakan aset yang tidak memiliki keberadaan fisik. Misalnya hak paten, hak cipta, merek dagang, hingga rahasia dagang sebagai aset.
Aset masih bisa dibagi lagi menurut penggunaannya yaitu:
- Aset Operasional; merupakan aset perusahaan yang digunakan dalam aktivitas operasional perusahaan sehari-hari. Jadi ini adalah aset yang sangat diperlukan untuk mendapatkan penghasilan.
- Aset Non Operasional; merupakan aset yang tidak dianggap sebagai bagian dari aktivitas operasional perusahaan. Misalnya saja tanah yang tidak atau belum digunakan, peralatan tambahan, investasi, dan lain sebagainya.
Utang Usaha: Liabilitas atau Aset?
Jadi, utang usaha termasuk liabilitas atau aset? Seperti yang sudah disinggung sebelumnya, di dalam buku besar perusahaan, utang usaha termasuk ke dalam akun liabilitas. Utang usaha merupakan utang jangka pendek dengan periode umumnya di bawah 12 bulan. Sering kali hanya berlaku selama 30 – 90 hari saja.
Liabilitas lancar adalah kewajiban yang harus diselesaikan dalam waktu kurang dari 1 tahun. Jadi utang usaha adalah contoh liabilitas lancar yang sangat tepat. Utang usaha memang dapat membantu sirkulasi arus kas. Tapi ini tidak dianggal sebagai aset karena merepresentasikan kewajiban yang harus dibayar dalam waktu dekat.
Perusahaan mencatat utang usaha dalam buku besar bersamaan dengan kewajiban lancar lainnya yang harus dibayar dalam jangka pendek. Misalnya saja pinjaman dari bank dan utang pajak. Jadi sudah jelas posisi utang usaha di buku besar adalah di bawah kewajiban atau liabilitas lancar.
Automasi dapat mengatur perusahaan kita untuk mengatur utang usaha dengan lebih tertata. Kita tidak akan keliru memasukkan utang usaha menjadi aset. Selain itu, perusahaan akan terbantu dengan adanya pengingat pembayaran faktur vendor. Jadi perusahaan tidak akan telat membayar dan terkena denda maupun terlalu dini dan terlihat sebagai bisnis dengan finansial defisit.
