Dalam dunia jual beli, istilah purchase order cukup sering digunakan dalam industri accounting ataupun procurement. Di masa lalu, pembelian produk dapat dilakukan dengan mudah dengan menghubungi supplier. Misalnya melalui telepon atau email. Lain halnya dengan saat ini, dimana permintaan produk sangat masif.
Untuk itulah hadir pesanan pembelian sehingga dapat menunjukkan apa saja barang yang hendak dibeli. Tidak hanya itu, dokumen ini pun bermanfaat dalam membantu menjalankan bisnis. Sehingga bisa dipastikan semua pembelanjaan sudah sesuai anggaran yang dimiliki.
Apa Itu Pesanan Pembelian?
Pengertian purchase order adalah dokumen yang dibuat oleh pembeli untuk menunjukkan barang atau jasa yang hendak dibeli dari penjual. Dokumen ini bersifat resmi dan berisikan kontrak yang membentuk kesepakatan antara pembeli dan penjual. Pembeli membuatnya sebelum melakukan transaksi bisnis untuk menghindari kesalahan harga pembelian barang.
PO atau purchase order ini memuat daftar barang-barang yang hendak dibeli. Sementara itu untuk pihak penjual, PO berfungsi sebagai bukti kontrak terkait transaksi yang dilakukan. Barang akan dikirimkan, sesudah penjual sudah menerima dokumen tersebut.
Hal ini berarti, PO juga bisa dikatakan sebuah kontrak kesepakatan antara dua pihak, yakni pembeli dengan penjual terkait pembelian barang. Di dalamnya, ada informasi mengenai detail pesanan. Contohnya nama barang, harga, kuantitas, tanggal, dan lain-lain.
Semakin spesifik jenis pesanannya, begitu juga dengan rincian yang diikutsertakan. Dengan begitu, aktivitas pemesanan akan lebih efektif. Banyak yang salah kaprah menyamakan purchase order example dengan faktur.
Keduanya berbeda pada aspek waktu. PO diterbitkan pada awal proses pada saat pembeli memesan barang. Lain dengan faktur atau invoice, yang diterbitkan di akhir proses. Pembuatan faktur dilakukan penjual berdasarkan informasi PO yang sudah dibuat untuk melakukan penagihan.
Sekarang ini membuat PO bisa lebih mudah dengan bantuan aplikasi. Ada banyak account payable software yang dapat digunakan untuk menunjang kelancaran bisnis.
Salah satu contohnya adalah Peakflo. Dengan procurement management software ini, pembuatan PO menjadi singkat dan mudah dalam beberapa langkah:
1. Tidak perlu lagi Google Form untuk membuat purchase order. Anda dapat langsung membuatnya di Peakflo, formatnya pun sudah mendukung berbagai kebutuhan dari pengadaan barang hingga jasa.
2. Anda akan dibawa ke tab purchase order, di mana Anda perlu mengisi semua kolom kosong yang tertera, mulai dari detail barang-barang yang dibeli, keterangan vendor, sampai total pengeluaran beserta pajak. Pastikan tidak ada informasi terlewat.
3. Jika dibutuhkan, tambahkan dokumen dukungan seperti file PDF atau lainnya.
Fungsi dari Purchase Order (PO)
Ada banyak hal yang mendasari mengapa perlu membuat PO. Berikut merupakan berbagai fungsi dari adanya PO, sehingga dapat bermanfaat untuk pihak penjual maupun yang membeli:
1. Mencegah Double Order
Pemesanan ganda bukan tidak mungkin terjadi. Ini termasuk situasi yang cukup sering terjadi akibat kesalahan kecil. Kekeliruan jumlah, kesalahan spesifikasi produk, dan risiko lainnya dapat dicegah dengan membuat pesanan pembelian.
Biasanya PO digunakan untuk usaha ritel, sehingga pesanannya cenderung banyak. Dengan mengisi PO secar mendetail, akan memudahkan untuk memeriksa lagi pesanannya. Double order dapat diatasi dengan mencatat secara benar dan teratur.
Di Peakflo contohnya, entri ganda dapat dieliminasi begitu saja. Sistem akan memberi tahu jika ada PO atau tagihan yang terduplikasi untuk menghindari kesalahan manusia.
2. Meminimalkan Kesalahan Order dan Pengiriman
Selain mencegah terjadi pemesanan ganda, fungsi purchase order PO adalah mengatasi kekeliruan pesanan. Jika pesanannya keliru, tentu akan berdampak juga pada pengiriman. Misalnya mengirimkan ke orang yang salah, ketidaksesuaian metode pengiriman, dan lain-lain.
Baik pembeli maupun penjual sama-sama bisa lalai. Untuk itulah pembeli bisa membuat PO, yang kemudian dikirimkan kepada penjual. Sebelum PO dikirimkan, pembeli wajib memeriksa lagi item pesanannya dengan seksama.
Selanjutnya pihak penjual juga harus mengecek kembali barang-barang pesanan pembeli sebelum dikirimkan. Jika PO tidak ada, dapat dibayangkan seberapa rumitnya proses untuk klaim bila terjadi kekeliruan pesanan atau pengiriman. Sebab, tidak terdapat bukti otentik akan adanya transaksi.
Beberapa software bahkan menghadirkan teknologi canggih yang dapat memidai detail tagihan secara akurat. Teknologi ini yang disebut dengan OCR (Optical Character Recognition), fitur unggulan Peakflo yang meminimalisir kesalahan sedari awal prosedur.
3. Sebagai Bukti Transaksi dan Informasi Data
Fungsi yang ketiga dari PO yaitu menjadi bukti adanya transaksi serta sumber informasi. Dengan informasi dari PO, penjual bisa mengirimkan tagihan ke pembeli sesuai dengan waktu yang telah disepakati bersama.
Bisa melalui online invoice dari email, bisa juga dengan cara yang lain. PO tersebut memuat waktu pesanan, perkiraan barang datang, jenis, serta jumlah barang yang dibeli oleh pihak pembeli. Data-data tersebut, kemudian akan digunakan sebagai acuan untuk menyusun invoice.
Untuk pembeli, PO bisa menjadi sumber informasi untuk mencatat stok barang, inventaris, hingga biaya pengeluaran serat data jenis barangnya. Informasi ini sangat penting, untuk kepentingan stok opname. Sehingga dapat membuat pembukuan arus keuangan, serta strategi pengembangan usaha.
Sayangnya, seringkali bukti transaksi yang sensitif seperti PO tercecer, terlebih lagi jika pengelolaannya manual. Peakflo menghadirkan automasi untuk pelacakan PO yang lebih mudah, disajikan dalam dasbor user-friendly yang terpusat. Data juga tampil secara real-time, ditarik langsung dari accounting software yang Anda gunakan dan tersinkronisasi dua arah.
Bagaimana Cara Kerja Purchase Order?
Sebelumnya telah dijelaskan mengenai definisi serta fungsi dari PO. Selain itu, penting untuk mengetahui seperti apa cara kerja dari dokumen ini. Sehingga, bisa mendapatkan gambaran terkait penggunaannya secara langsung.
Secara garis besar, cara kerja dari PO adalah menjembatani apa yang dibutuhkan pembeli dari penjual. Dimulai dari pembuatan PO yang berisi informasi lengkap terkait kebutuhan pembeli. Contohnya nama produk, kuantitas, tanggal transaksi, harga, dan sebagainya.
Barulah dokumen tersebut digunakan oleh penjual untuk melakukan pemeriksaan akan kesanggupannya memenuhi permintaan. Jika disetujui, maka bisa segera membuat faktur serta pengiriman setelah pembayarannya dilakukan.
Menjalankan PO ini memerlukan ketelitian serta kecermatan agar kedua pihak sama-sama diuntungkan. Demi memastikan purchase order workflow berjalan dengan lancar, terdapat beberapa aspek yang wajib diperhatikan:
- Pemesan wajib mencantumkan identitas perusahaannya dengan benar dan jelas. Sertakan informasi mendetail tentang barang-barang yang dipesan. Mulai dari merek, jumlah, nama barang, dan sebagainya.
- Sertakan juga nama supplier pilihan. Sebutkan media tempat mengiklankan produknya (apabila dirasa perlu).
- Sebutkan bentuk serta jumlah pesanannya dengan lengkap. Jika perlu, buat daftar di tabel sehingga lebih mudah melakukan penelusuran dan pelayanan.
- Jelaskan cara pengiriman yang diinginkan, waktu yang harus dipenuhi, metode pembayaran, dan informasi terkait lainnya.
- Cantumkan juga nomor. Sehingga bisa sewaktu-waktu melakukan penelusuran jika mengalami permasalahan.
Pastikan bahwa PO Anda memiliki semua informasi yang dibutuhkan serta format yang beragam untuk menghindari miskomunikasi dengan vendor. Berikut contoh penawaran pembelian yang telah disesuaikan dengan praktik terbaik di industri. Purchase order ini dibuat di Peakflo, yang mana dapat dikustomisasi sesuai branding perusahaan untuk impresi profesional yang lebih kuat.
Langkah-langkah Proses Purchase Order
PPO berperan besar untuk memastikan kelancaran pesanan yang dilakukan pembeli hingga pembayarannya diterima penjual dan barang dikirimkan. Cara kerjanya sederhana, namun perlu melalui beberapa tahap. Berikut adalah gambaran umum langkah-langkah yang biasa dilakukan oleh perusahaan:
- Daftar berisi permintaan barang dikeluarkan. Biasanya divisi purchasing yang menerima surat permintaan ini. Surat tersebut memuat jenis serta jumlah barang-barang yang dibutuhkan perusahaan.
- Divisi purchasing mencari informasi tentang supplier mana yang bisa memenuhi kebutuhannya. Biasanya sudah memiliki daftar tersendiri dari transaksi yang pernah dilakukan sebelumnya, maupun dari berbagai sumber.
- Selanjutnya divisi purchasing membuat surat mengenai barang-barang yang akan dipesankan. Surat ini diajukan kepada supplier untuk mencantumkan harga barang-barang yang ingin dipesan.
- Melakukan seleksi supplier dengan harga yang paling baik. Untuk itulah surat permintaan dibuat agar perusahaan bisa memilih supplier terbaik.
- Selanjutnya barulah mengeluarkan purchase order work menuju pihak supplier yang sudah dipilih.
- Supplier akan melakukan peninjauan terkait pesanan, apakah bisa memenuhi pesanannya sesuai waktu yang diajukan atau tidak. Untuk mempercepat peninjauan, Anda dapat melakukannya dengan workflow Peakflo untuk persetujuan PO. Anda tidak perlu lagi bolak-balik follow-up penyetuju, Peakflo yang akan melakukannya untuk Anda.
- Apabila sanggup, maka supplier akan menyetujui dengan mengirimkan salinan dari PO tersebut ke pemesan. Tahap ini fungsinya sudah mengikat secara hukum. Untuk menghindari permasalahan hukum, Peakflo memudahkan proses ini karena PO yang sudah disetujui akan langsung dikirim ke vendor.
- Supplier akan melakukan peninjauan terkait pesanan, apakah bisa memenuhi pesanannya sesuai waktu yang diajukan atau tidak.
- Apabila sanggup, maka supplier akan menyetujui dengan mengirimkan salinan dari PO tersebut ke pemesan. Tahap ini fungsinya sudah mengikat secara hukum.
- Supplier bertugas memenuhi pesanan sesuai dengan kesepakatan. Termasuk mengirimkan faktur/invoice menuju pihak pemesan.
- Tahap selanjutnya adalah menyelesaikan pembayaran sesuai kesepakatan. Misalnya melalui tunai atau transfer. Sesudah barangnya dikirimkan, penjual berhak mengirimkan invoice sehingga pembeli wajib membayar sesuai harga yang tertera. Dengan Peakflo, Anda dapat mempersingkat waktu pembayaran sampai 2x lipat, dan langsung lunasi tagihan dari vendor domestik atau internasional dengan dompet digital.
Itu tadi informasi mengenai purchase order yang sangat penting untuk proses transaksi jual dan beli. Keberadaan PO bisa mengatasi terjadinya perselisihan kedua pihak. Sebab, dokumen PO bersifat resmi sehingga dapat berperan menjadi bukti kontrak penjual dengan pembelinya.
Buat Proses PO Management Lebih Cepat dengan Peakflo
Manajemen PO adalah komponen penting dari bisnis apa pun, karena dapat menentukan keberhasilan atau kegagalan seluruh perusahaan. Karena itu, penting untuk memahami masalah terbesar yang muncul dalam manajemen PO. Jika Anda melakukan PO management secara manual akan memukan 3 isu terbesar yaitu entri data, PO matching, dan approval.
Dengan software seperti Peakflo, Anda dapat mengatasi ketiga masalah tersebut dengan lebih mudah:
- Entri data di Peakflo diotomatisasi dengan Optical Character Recognition (OCR), yang memungkinkan akurasi tinggi. Teknologi OCR memungkinkan perangkat lunak untuk dengan cepat dan akurat mengenali teks, angka, simbol, dan karakter lain dari dokumen yang dipindai atau gambar digital. Hal ini membuat entri data lebih cepat dan lebih akurat daripada memasukkan data secara manual. Ini juga meniadakan kesalahan akibat kesalahan manusia.
- Otomatisasi PO matching di Peakflo menggunakan teknologi bertenaga AI untuk mencocokkan purchase order dengan bill secara cepat dan akurat, menghilangkan waktu dan upaya yang diperlukan untuk mencari data secara manual.
- Proses approval bisa dipercepat dengan approval workflow, bahkan sekarang Peakflo dalam proses membuat auto-approve untuk PO.
Bagaimana, tertarik untuk meningkatkan proses PO management Anda dengan Peakflo? Yuk, jadwalkan konsultasi gratis dengan finance expert kami dan dapatkan free trial selama 30 hari.
